Приложение. Положение об информационной системе "Региональная система электронного документооборота Тамбовской области"

Приложение
Утверждено
постановлением
Правительства Тамбовской области
от 25.05.2023 N 412

Положение
об информационной системе "Региональная система электронного документооборота Тамбовской области" (далее - Положение)

1. Термины, определения и сокращения

1.1. В настоящем Положении используются следующие сокращения:

1.1.1. РСЭД - информационная система "Региональная система электронного документооборота Тамбовской области";

1.1.2. СТП - служба технической поддержки;

1.1.3. ПЭП - простая электронная подпись;

1.1.4. УКЭП - усиленная квалифицированная электронная подпись;

1.1.5. МСПД - межведомственная сеть передачи данных Тамбовской области;

1.1.6. РЦОД - региональный центр обработки данных Тамбовской области.

1.2. В настоящем Положении используются следующие термины и определения:

1.2.1. организация - исполнительный орган Тамбовской области, государственное учреждение Тамбовской области, орган местного самоуправления Тамбовской области, муниципальное учреждение Тамбовской области, иные государственные органы Тамбовской области;

1.2.2. иная организация - организация, не предусмотренная подпунктом 1.2.1 настоящего Положения;

1.2.3. соглашение - соглашение о предоставлении доступа к РСЭД;

1.2.4. регламент администрирования - регламент администрирования РСЭД;

1.2.5. регламент техподдержки - регламент оказания технической поддержки РСЭД.

2. Общие положения

2.1. Настоящее Положение определяет цели создания, назначение и структуру РСЭД, состав участников информационного взаимодействия в РСЭД и их полномочия, порядок предоставления доступа к РСЭД, а также порядок развития и совершенствования предметной области и технического обеспечения РСЭД.

2.2. РСЭД создается с целью повышения эффективности документооборота организаций, а также иных организаций, подключенных к РСЭД, с целью оперативности проведения процессов принятия управленческих решений на основе использования электронных документов.

2.3. РСЭД предназначена для работы с электронными документами: их создания, изменения, хранения и маршрутизации, автоматизации процессов взаимодействия между организациями.

2.4. РСЭД представляет собой единую информационную систему, обеспечивающую формирование и обработку данных, сведений, необходимых для обеспечения поддержки принятия управленческих решений в сфере государственного и муниципального управления, в том числе для документационного взаимодействия организаций, реализации делопроизводства.

2.5. РСЭД размещается на аппаратных мощностях РЦОД, доступ осуществляется из МСПД.

2.6. РСЭД функционирует с использованием единой базы данных, программных и аппаратных компонентов системы электронного документооборота и делопроизводства.

2.7. Состав участников РСЭД:

2.7.1. оператор - Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение "Региональный информационно-технический центр", ответственное за централизованное техническое обеспечение процессов эксплуатации РСЭД и исполнение требований информационной безопасности при работе в РСЭД;

2.7.2. методолог - департамент государственных, муниципальных услуг и документооборота аппарата Правительства Тамбовской области, ответственный за организационное и методологическое обеспечение реализации процессов делопроизводства с помощью РСЭД;

2.7.3. уполномоченный орган - департамент цифрового развития, информационных технологий и связи Правительства Тамбовской области, ответственный за инфраструктуру РСЭД, развитие РСЭД и техническое обеспечение функционирования РСЭД;

2.7.4. участник - организация, подключенная к РСЭД и использующая ее в повседневной деятельности по ее прямому назначению;

2.7.5. новый участник - организация, подавшая заявку на подключение к РСЭД;

2.7.6. пользователь - сотрудник участника, осуществляющий деятельность в РСЭД.

2.8. Выполнение требований настоящего Положения обязательно для обеспечения процесса эксплуатации РСЭД. Участник обеспечивает ознакомление своих сотрудников, являющихся пользователями РСЭД, с настоящим Положением. Вновь принятые сотрудники - пользователи РСЭД - должны быть ознакомлены с настоящим Положением в обязательном порядке.

2.9. При эксплуатации РСЭД участник и пользователи должны руководствоваться настоящим Положением и технической документацией к РСЭД.

2.10. Участник, осуществляющий обработку персональных данных в РСЭД, является оператором персональных данных и обязан соблюдать требования по обработке персональных данных в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

3. Структура РСЭД

3.1. РСЭД является облачным сервисом, предоставляющим возможность участникам на условиях, определенных настоящим Положением и технической документацией к РСЭД, осуществлять документооборот организации в электронном виде в едином информационном пространстве.

3.2. Структура РСЭД представляет собой единое информационное пространство документооборота, ядром которого является структура иерархического типа, с распределенным доступом.

3.3. Новые участники включаются в единую организационную структуру и имеют доступ к информации в соответствии с положением, занимаемым в этой структуре.

3.4. МСПД используется в качестве сетевой инфраструктуры для организации доступа в РСЭД.

3.5. РСЭД имеет следующие интеграционные механизмы:

3.5.1. межведомственный электронный документооборот (далее - МЭДО);

3.5.2. интеграция с иными информационными системами в порядке, определенном действующим законодательством (при необходимости).

4. Основные задачи РСЭД и процессы документационного обеспечения, реализуемые с использованием РСЭД

4.1. Основные задачи, реализуемые в РСЭД:

4.1.1. обеспечение процессов электронного делопроизводства;

4.1.2. обеспечение электронного документооборота, в том числе юридически значимого электронного документооборота;

4.1.3. обеспечение согласования документов;

4.1.4. обеспечение подписания документов;

4.1.5. обеспечение контроля за исполнением поручений.

4.2. Основные процессы документационного обеспечения в РСЭД:

4.2.1. создание, заполнение и сохранение регистрационной карточки электронного документа;

4.2.2. наложение и исполнение резолюции по электронному документу;

4.2.3. согласование и дополнительное согласование электронного документа;

4.2.4. подписание электронного документа ПЭП и проверка подлинности ПЭП;

4.2.5. подписание электронного документа УКЭП и проверка подлинности УКЭП;

4.2.6. отнесение электронного документа к делу соответствующей номенклатуры;

4.2.7. регистрация документа, получение регистрационного номера, отправка электронного документа адресату;

4.2.8. ознакомление с электронным документом;

4.2.9. хранение и учет электронных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4.2.10. контроль исполнительской дисциплины.

4.3. Процессы документационного обеспечения в РСЭД в зависимости от типа, способа приема и передачи документов делятся на следующие типы:

4.3.1. обработка входящих и исходящих документов на бумажном носителе, созданных, поступивших и включенных в РСЭД путем регистрации и создания электронной копии документов посредством их сканирования (включая документы, полученные средствами почтовой, электронной, фельдъегерской связи или поступившие другими способами доставки), за исключением информации ограниченного доступа;

4.3.2. обработка электронных входящих, исходящих, внутренних документов, созданных в РСЭД;

4.3.3. обработка электронных документов, полученных или переданных по системе МЭДО;

4.3.4. обработка договорных документов в РСЭД.

4.4. Документы, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, не требуют распечатки в процессе обработки.

5. Полномочия участников РСЭД

5.1. Оператор:

5.1.1. обеспечивает работоспособность РСЭД;

5.1.2. осуществляет администрирование РСЭД;

5.1.3. обеспечивает работоспособность и модернизацию аппаратных, программных и коммуникационных средств РСЭД;

5.1.4. осуществляет резервное копирование РСЭД и в случае необходимости восстановление баз данных РСЭД;

5.1.5. обеспечивает защиту информации, содержащейся в РСЭД, в соответствии с требованиями законодательства в области защиты информации государственных информационных систем;

5.1.6. направляет на рассмотрение уполномоченному органу предложения по развитию функциональных возможностей РСЭД;

5.1.7. направляет на рассмотрение уполномоченному органу предложения по сопровождению и развитию инфраструктуры РСЭД;

5.1.8. контролирует исполнение требований по информационной безопасности участниками;

5.1.9. предоставляет доступ к РСЭД администратору участника с правами, необходимыми для заведения и актуализации пользователей участника;

5.1.10. обеспечивает работу по закупке услуг по сопровождению и развитию РСЭД и инфраструктуры РСЭД в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации о контрактной службе в сфере закупок товаров, работ, услуг.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "законодательства Российской Федерации о контрактной службе" имеется в виду "законодательства Российской Федерации о контрактной системе"

5.2. Методолог:

5.2.1. организует и разрабатывает методику реализации процессов делопроизводства с помощью РСЭД;

5.2.2. при необходимости участвует в приемо-сдаточных испытаниях реализации изменений и доработок в рамках развития функциональных возможностей РСЭД.

5.3. Уполномоченный орган:

5.3.1. организует работы по развитию функциональных возможностей РСЭД;

5.3.2. формирует функциональные требования по развитию функциональных возможностей РСЭД;

5.3.3. осуществляет администрирование РСЭД;

5.3.4. осуществляет мероприятия для финансового обеспечения процессов сопровождения и развития РСЭД и инфраструктуры РСЭД;

5.3.5. организует работы по сопровождению и развитию РСЭД и инфраструктуры РСЭД;

5.3.6. осуществляет разработку интеграционных механизмов со сторонними информационными системами;

5.3.7. организует и контролирует деятельность оператора.

5.4. Участник:

5.4.1. обеспечивает работоспособность программно-аппаратных средств автоматизированных рабочих мест пользователей РСЭД;

5.4.2. обеспечивает работоспособность программно-технических средств и телекоммуникационного оборудования своих локально-вычислительных сетей;

5.4.3. обеспечивает защиту информации, содержащейся в РСЭД, в соответствии с требованиями, установленными правовыми актами уполномоченных федеральных органов исполнительной власти к аттестованным информационным системам и предъявляемыми оператором;

5.4.4. осуществляет взаимодействие с оператором по вопросам оказания технической поддержки РСЭД;

5.4.5. обеспечивает соблюдение организационных и технических требований информационной безопасности пользователями РСЭД;

5.4.6. направляет на рассмотрение уполномоченному органу предложения по развитию функциональных возможностей РСЭД;

5.4.7. обеспечивает информационную безопасность автоматизированных рабочих мест, используемых для работы с РСЭД участниками.

6. Порядок развития РСЭД

6.1. Развитие РСЭД осуществляется по следующим направлениям:

6.1.1. развитие функциональных возможностей РСЭД;

6.1.2. развитие инфраструктуры РСЭД.

6.2. Направления развития функциональных возможностей РСЭД и инфраструктуры РСЭД определяет уполномоченный орган.

6.3. Развитие функциональных возможностей РСЭД осуществляется путем внесения изменений в программный код специального программного обеспечения РСЭД.

6.4. Развитие инфраструктуры РСЭД включает в себя:

6.4.1. развитие аппаратной части, на которой размещена РСЭД, - РЦОД;

6.4.2. развитие системной части - программного обеспечения средств виртуализации, операционных систем, систем управления баз данных и базового программного обеспечения;

6.4.3. развитие каналов связи для организации доступа пользователей к РСЭД - МСПД;

6.4.4. развитие интеграционных механизмов РСЭД для взаимодействия со сторонними информационными системами.

6.5. Развитие РСЭД по мероприятиям, предусмотренным пунктом 6.4 настоящего Положения, реализуется уполномоченным органом.

6.6. Уполномоченный орган:

6.6.1. разрабатывает/формирует функциональные требования на развитие функциональных возможностей РСЭД, в том числе с учетом поступающих предложений по развитию функциональных возможностей от участников РСЭД;

6.6.2. формирует техническое задание на развитие функциональных возможностей РСЭД;

6.6.3. разрабатывает/формирует проект технического задания на развитие инфраструктуры РСЭД, в том числе с учетом поступающих предложений по развитию инфраструктуры РСЭД от оператора.

6.7. Развитие РСЭД осуществляется за счет бюджета Тамбовской области.

7. Условия и требования при предоставлении доступа к РСЭД

7.1. Условия, на которых будет осуществляться доступ нового участника к РСЭД, определяет оператор. При определении условий доступа оператор руководствуется пунктом 7.2 настоящего Положения.

7.2. Условия предоставления доступа к РСЭД:

7.2.1. организация подключается на основании заявки на подключение к РСЭД.

В случае если организация не подключена к МСПД, подключение осуществляется после самостоятельного приобретения сертифицированного программного обеспечения криптографической защиты каналов связи;

7.2.2. иная организация, предоставление доступа к РСЭД которой предусмотрено соглашением, подключается после самостоятельного приобретения сертифицированного программного обеспечения криптографической защиты каналов связи.

Предоставление доступа иной организации к РСЭД может быть осуществлено посредством направления заявки на подключение к РСЭД в адрес уполномоченного органа.

7.3. Организацию доступа к РСЭД осуществляет оператор. При организации работ по предоставлению доступа к РСЭД оператор проверяет нового участника на соответствие требованиям, предусмотренным пунктом 7.4 настоящего Положения.

7.4. Требования при предоставлении доступа к РСЭД:

7.4.1. наличие технической возможности;

7.4.2. обеспечение требований информационной безопасности;

7.4.3. соответствие и исполнение условий, установленных пунктом 7.2 настоящего Положения.

8. Порядок предоставления доступа к РСЭД

8.1. Организация направляет заявку на подключение к РСЭД в уполномоченный орган, получает статус нового участника и является таковой до момента подключения к РСЭД или получения отказа в предоставлении доступа к РСЭД.

8.2. После рассмотрения заявки на подключение к РСЭД уполномоченный орган передает ее оператору для обработки.

8.3. Оператор, получив заявку на подключение к РСЭД, в течение 5 рабочих дней с даты получения заявки в соответствии с разделом 7 настоящего Положения определяет условия, на которых будет осуществляться доступ нового участника к РСЭД, а также соответствие требованиям при предоставлении доступа к РСЭД.

8.4. В случае выявления несоответствия нового участника требованиям и условиям, предусмотренным разделом 7 настоящего Положения, оператор отказывает в предоставлении доступа к РСЭД и в течение 3 рабочих дней с даты окончания проверки направляет отказ заявителю и рекомендации об устранении выявленных несоответствий. Получив отказ, организация теряет статус нового участника.

8.5. Организация, получившая отказ и устранившая выявленные и указанные в отказе несоответствия, направляет повторную заявку на подключение к РСЭД. При направлении повторной заявки на подключение к РСЭД организация отражает информацию об исправленных несоответствиях. Направив повторную заявку на подключение к РСЭД, организация получает статус нового участника. Повторная заявка на подключение к РСЭД обрабатывается оператором в порядке, установленном пунктами 8.3, 8.4 настоящего Положения.

8.6. В случае соблюдения условий и требований, предусмотренных разделом 7 настоящего Положения, оператор в течение 5 рабочих дней проводит работы по созданию участника и осуществляет соответствующие настройки для работы в РСЭД, а также присваивает новому участнику статус участника.

8.7. Оператор создает учетную запись администратора участника и передает ее ответственному лицу участника, который создает учетные данные пользователей РСЭД.

8.8. Оператор по согласованию с уполномоченным органом приостанавливает доступ участника к РСЭД в случае нарушения им требований информационной безопасности до устранения выявленных нарушений. Оператор уведомляет участника о приостановлении доступа к РСЭД в течение 3 рабочих дней с даты принятия такого решения.

8.9. При устранении нарушений, повлекших отключение, участник подает уполномоченному органу заявку на восстановление доступа к РСЭД, прикладывая информацию об устраненных нарушениях. Оператор в течение 5 рабочих дней с момента принятия решения уполномоченным органом восстанавливает доступ участника.

9. Требования к обеспечению информационной безопасности при работе в РСЭД

9.1. РСЭД подлежит аттестации в соответствии с приказом Федеральной службы по техническому и экспортному контролю от 11.02.2013 N 17 "Об утверждении требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах".

9.2. За нарушение требований по информационной безопасности к обработке и защите персональных данных участники РСЭД несут ответственность в порядке, предусмотренном законодательством.