Распоряжение администрации города Красноярска от 1 июня 2023 г. N 156-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города от 07.05.2014 N 150-р"

В целях совершенствования и повышения эффективности документационного обеспечения управления в администрации города, руководствуясь статьями 41, 58, 59 Устава города Красноярска:

1. Внести в приложение к распоряжению администрации города от 07.05.2014 N 150-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Красноярска" следующие изменения:

1) пункт 1.9 изложить в следующей редакции:

"1.9. В Инструкции используются следующие основные понятия:

бланк документа - лист бумаги стандартного размера с идентифицирующими автора официального документа реквизитами;

визирующий - пользователь системы электронного документооборота (далее - СЭД), проставляющий визу в карточке визы электронного листа согласования;

внешнее согласование - согласование вне органов администрации города;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

документ - зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом в установленном порядке и включенная в документооборот;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

карточка визы - документ подсистемы "Согласование" СЭД, в котором визирующий изучает согласуемые документы, создает замечания или новую редакцию проекта документа, просматривает переписку и ход согласования, проставляет визу;

карточка листа согласования (лист согласования) - документ подсистемы "Согласование" СЭД, в котором вводятся, изменяются, хранятся и используются данные о согласуемом документе, визирующих, проставляемых визах и ходе согласования в целом;

карточка переписки - документ подсистемы "Согласование" СЭД, с помощью которого участники процесса согласования обмениваются информацией, создают и хранят файлы замечаний/пояснений, осуществляют создание и/или связывание с документами других подсистем в СЭД;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, формируемый с указанием сроков их хранения;

обращения - изложенные в письменной или устной форме заявления, предложения, жалобы, ходатайства граждан;

подлинник (оригинал) документа - первый или единственный экземпляр документа;

пользователь СЭД - работник органа администрации города или подведомственных организаций, использующих СЭД;

портал (далее - Портал) - внутренний информационный WEB-ресурс корпоративной сети администрации города;

представление - поименованный набор данных, выводимый в табличном виде (экранная форма), в подсистемах СЭД;

регистрационно-контрольная карточка (далее - РКК) - документ СЭД, содержащий реквизиты, позволяющие его однозначно идентифицировать с тем или иным бумажным видом документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;

система электронного документооборота - комплекс программно-технических средств, обеспечивающих автоматизированный документооборот в администрации города Красноярска;

служба делопроизводства - структурное подразделение (отдел) либо отдельные работники органов администрации города, на которых возложены функции по ведению делопроизводства в данных органах;

электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, зарегистрированный в СЭД;

электронный документооборот - система автоматизации документооборота, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях;

электронный лист согласования - пакет электронных документов о результатах согласования проекта документа в подсистеме "Согласование" в СЭД, имеющий иерархическую топологию с вершиной - карточкой листа согласования и ответными к ней карточками визы и карточками переписки;

электронный образ документа - переведенная в электронную форму машинным способом копия документа (например, в результате сканирования).";

2) абзац первый пункта 2.2.2 изложить в следующей редакции:

"2.2.2. Документы печатаются с применением текстового формата, с использованием шрифта Times New Roman N 14 (для правовых актов - N 15) и одинарного межстрочного интервала. Текст выравнивается по ширине. Полужирный шрифт не применяется.";

3) пункт 2.3.16 изложить в следующей редакции:

"2.3.16. Согласование проекта документа оформляется тремя способами - грифом согласования, визой, поставленной на листе согласования, или визой на документе. В случае электронного согласования визирование проектов правовых актов осуществляется в соответствии с пунктом 2.3.18.1.";

4) пункт 2.3.17 изложить в следующей редакции:

"2.3.17. Гриф согласования документа - реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другом органе (организации) и его согласии с содержанием документа, состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа либо организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования или названия документа, подтверждающего согласование, его даты, индекса, например:

---------------------------------------------------------------------------------------------

СОГЛАСОВАНО

Ректор государственного

образовательного учреждения

высшего профессионального образования

"Сибирская аэрокосмическая

академия им. академика М.Ф. Решетнева"

Подпись И.О. Фамилия

23.04.2013

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо КГКУ "Государственный архив Красноярского края"

от 03.02.2013 N 01-15-155

---------------------------------------------------------------------------------------------

Внешнее согласование документа может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании в свободной форме, документом, в котором зафиксировано согласие с содержанием проекта документа, документом, подписанным ЭЦП.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами.

Гриф согласования располагается ниже реквизитов "Отметка о наличии приложения", "Подпись", "Оттиск печати", в нижней части листа документа.";

5) дополнить пунктом 2.3.18.1 следующего содержания:

"2.3.18.1. Визирование проектов правовых актов в системе электронного документооборота.

Визирование проекта правового акта является его согласованием внутри администрации города и осуществляется в электронном виде в СЭД в порядке, установленном разделом XVI "Согласование проекта документа в системе" Порядка работы в системе электронного документооборота в администрации города Красноярска, утвержденного распоряжением администрации города от 16.07.2010 N 45-орг.

Представляемые на согласование проекты правовых актов визируются в карточке визы электронного листа согласования.

Направленные на согласование документы доступны в разделе "Согласуемые документы" в карточке визы.

Виза проставляется в разделе "Решение" с обязательной установкой флага "Решение" и выбором визы из предлагаемого списка.

Карточка переписки создается визирующим с помощью кнопки "Создать редакцию" в карточке визы.

В разделе "Решение" проставляется виза, для чего устанавливается флаг "Решение", выбирается нужная виза, после чего решение необходимо подписать.

При наличии замечаний, дополнений к проекту правового акта заносятся в реквизит "Замечания" в карточке визы и с помощью кнопки "Замечания, пояснения" создается новая или связывается ранее созданная карточка внутреннего письма.

Разработчик проекта правового акта учитывает полученные замечания и вносит изменения в файл документа.

Изменения, внесенные в проект правового акта, становятся доступны в листе согласования и в карточках визы всех участников согласования в разделе "Согласуемые документы".

Сроки согласования проектов правовых актов определяются в порядке, установленном Регламентом администрации города.

Отказ от визирования не допускается. Проставленная виза не подлежит изменению.

Визирование проекта правового акта проводится участниками согласования до подписания его должностным лицом.";

6) абзац второй пункта 3.1.21 изложить в следующей редакции:

"Приложения в виде таблиц большого объема оформляются отдельным файлом в расширениях doc, docx, xls, xlsx. Требования к оформлению отметок о приложении и названий приложений одинаковые для всех программ.";

7) пункт 3.1.23 изложить в следующей редакции:

"3.1.23. В проектах правовых актов, прошедших техническую доработку и подготовленных к подписанию, приложения заканчиваются горизонтальной чертой, расположенной по ширине текста. Приложения, текст которых заканчивается таблицей, черты не имеют.";

8) абзац первый пункта 3.1.24 изложить в следующей редакции:

"3.1.24. Пояснительная записка к проекту правового акта готовится в электронном виде с использованием страницы формата А4 и шрифта Timse New Roman N 14.";

9) пункт 3.2.1 изложить в следующей редакции:

"3.2.1. Подготовленные и оформленные в установленном порядке проекты правовых актов проходят процедуру согласования.

Порядок и сроки согласования проектов правовых актов определяются Регламентом администрации города.

Согласование может быть электронным либо на бумажном носителе. Процедура согласования может быть последовательной и параллельной.

Процедура электронного согласования осуществляется только параллельно до стадии согласования в юридическом управлении администрации города. Согласованию в электронном виде подлежат проекты правовых актов, согласуемые органами администрации города, за исключением проектов правовых актов, относящихся к документам для служебного пользования, проектов правовых актов об утверждении муниципальных программ города Красноярска и о внесении в них изменений, а также проектов правовых актов, которые согласовываются только с юридическим управлением администрации города или с юридическим управлением администрации города и первым заместителем Главы города, в компетенцию которого входит рассматриваемый в правовом акте вопрос. Процедура электронного согласования оформляется в системе электронного документооборота согласно разделу 3.4 настоящей Инструкции.";

10) дополнить разделом 3.4 следующего содержания:

"

3.4. Электронное согласование проектов правовых актов

3.4.1. Подготовленные и оформленные в установленном порядке проекты правовых актов проходят процедуру электронного согласования.

Согласование проекта правового акта осуществляется в СЭД в порядке, установленном разделом XVI "Согласование проекта документа в системе" Порядка работы в системе электронного документооборота в администрации города, утвержденного распоряжением администрации города от 16.07.2010 N 45-орг.

Порядок и сроки согласования проектов правовых актов определяются Регламентом администрации города.

3.4.2. Разработчик направляет на согласование заполненную РКК проекта правового акта путем создания листа согласования.

Лист согласования создается выбором команды в меню "Согласование" в проекте правового акта.

Загруженная по команде карточка листа согласования содержит реквизиты, заполненные автоматически и реквизиты, требующие заполнения.

Автоматически в лист согласования из РКК проекта правового акта переносятся значения реквизитов заголовка (вид документа, заголовок, подпись, проект готовил и его телефон, инициатор и его телефон, номер и дата проекта) и согласуемые файлы, размещаемые в разделе "Согласуемые документы".

В листе согласования вручную заполняются следующие данные:

1) в закладке "Параметры" вводятся участники согласования с указанием для каждого количества дней (часов) на согласование и способа направления проекта правового акта (последовательный либо параллельный), указывается категория согласования (внешнее, внутренние), определяется общий регламентированный срок согласования занесением значения в реквизит "Дней (часов) на согласование" вводом с клавиатуры или с помощью кнопки "синхронизировать с участниками";

2) в закладке "Связи" устанавливаются связи с другими правовыми актами или иными документами в СЭД, необходимыми для согласования (если таковые имеются).

После заполнения листа согласования процесс согласования запускается с помощью кнопки "Начать процесс согласования", по результату:

создается электронный лист согласования в подсистеме "Согласование" с автоматически установленными параметрами;

создается информационный документ о согласовании к РКК проекта правового акта в подсистеме "Правовые акты";

заносится информация о согласовании в РКК проекта правового акта в подсистеме "Правовые акты";

направляется уведомление участнику согласования в представление "На согласование" в подсистеме "Портал АСЭД".

3.4.3. Электронное согласование предусматривает направление проекта правового акта одновременно всем должностным лицам, участвующим в согласовании, кроме юридического управления администрации города и первых заместителей Главы города.

После разработчиком формируется дело проекта правового акта в соответствии с пунктом 3.1.5 настоящей Инструкции, передается на бумажном носителе на согласование в юридическое управление администрации города и одновременно направляется проект правового акта в СЭД для проведения правовой экспертизы проекта.

Юридическое управление администрации города проставляет визу на бумажном носителе проекта правового акта и в СЭД, возвращает бумажный экземпляр разработчику проекта правового акта.

Проекты правовых актов, подписываемые Главой города, передаются разработчиком на согласование на бумажном носителе с делом проекта правового акта в соответствии с пунктом 3.1.5 настоящей Инструкции, печатной версией листа согласования первому заместителю Главы города, в ведении которого находится рассматриваемый в проекте правового акта вопрос, а также первому заместителем Главы города, в ведении которого находятся вопросы организационного и правового обеспечения деятельности администрации города.

Визирование проекта правового акта первым заместителем Главы города, в ведении которого находится рассматриваемый в проекте правового акта вопрос, а также первым заместителем Главы города, в ведении которого находятся вопросы организационного и правового обеспечения деятельности администрации города, осуществляется визой на печатной версии листа согласования.

После проект правового акта на бумажном носителе с делом проекта правового акта в соответствии с пунктом 3.1.5 настоящей Инструкции, печатной версией листа согласования передается на техническую доработку в управление делами администрации города, где проекты правовых актов, распечатанные на бланках установленного образца, передаются соответствующим должностным лицам для подписания. Делопроизводители технической доработки направляют проект правового акта в СЭД на подпись.

3.4.4. Печатная версия листа согласования распечатывается разработчиком правового акта из карточки листа согласования в СЭД и состоит из лицевой и оборотной стороны.

На лицевой стороне автоматически указывается вид документа, его наименование, фамилия, инициалы, должность разработчика (заместителя руководителя, начальника отдела органа, ответственного за разработку проекта), а также приводится перечень должностных лиц, которыми будет проведено согласование проекта правового акта.

На оборотной стороне автоматически размещается список рассылки копий правового акта должностным лицам, органам, организациям, учреждениям, которым будет направлена копия правового акта после его подписания, номер проекта в СЭД, фамилия, имя, отчество (полностью), должность специалиста, непосредственно осуществлявшего подготовку текста проекта правового акта, даты передачи проекта на техническую доработку и подписание.

В случае если лист согласования состоит из нескольких страниц, они вручную нумеруются в правом верхнем углу лицевой стороны (допускается от руки в печатной версии листа согласования).

При невозможности размещения перечня всех участников согласования на одной странице листа согласования допускается указание только должности, фамилии, инициалов, визы в виде собственноручной подписи и даты (в случаях, предусмотренных абзацем шестым настоящего пункта, также времени) согласования должностного лица, ответственного за подготовку правового акта, и должности, фамилии, инициалов должностного лица, которому передается на согласование проект правового акта. Изменения вносятся разработчиком в электронном виде в печатную версию листа согласования. В таком случае для информирования согласующих лиц об остальных участниках согласования их перечень прикладывается на отдельном листе в простой текстовой форме.

В печатной версии листа согласования указывается дата передачи проекта правового акта должностному лицу на согласование и дата согласования проекта правового акта должностным лицом.

При согласовании проектов правовых актов по вопросам введения для соответствующих органов управления и сил городского звена территориальной подсистемы единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций Красноярского края режима повышенной готовности или режима чрезвычайной ситуации, введения особого противопожарного режима в печатной версии листа согласования разработчиком вводится вручную время передачи проекта правового акта должностному лицу на согласование и время согласования им проекта правового акта.

3.4.5. Ответственность за заполнение листа согласования, наличие обязательных документов, прилагаемых к проекту, запуск процесса согласования и соблюдение срока согласования в целом возлагается на разработчика проекта правового акта.

Ответственность за своевременное проставление визы в карточку визы возлагается на визирующего.

3.4.6. Согласование проекта правового акта осуществляется путем проставления визы в карточке визы в соответствии с пунктом 2.3.18.1 настоящей Инструкции.

Должностное лицо, осуществляющее правовую экспертизу проекта, согласовывает его путем проставления визы в карточке визы СЭД, а также на каждом листе бумажного варианта проекта правового акта.

3.4.7. В подразделение, осуществляющее правовую экспертизу проектов правовых актов, для согласования направляется проект правового акта, учитывающий замечания (заключения), внесенные должностными лицами, участвующими в согласовании проекта правового акта, принятые и внесенные разработчиком в проект в карточке листа согласования.

3.4.8. Согласование завершается автоматически, если каждый из участников согласования проставил визу "Согласен" или "Согласен с замечаниями" и считается положительно законченным.

3.4.9. Согласование может завершить разработчик проекта правового акта в меню "Завершить процесс" в карточке листа согласования, если в ходе согласования проставлена хотя бы одна виза "Не согласен" или "Отклонен от согласования", с помощью одной из команд:

"Завершить раздельным решением" (положительный результат согласования по решению вышестоящего руководителя высшего звена);

"Прекратить" (документ считается не согласованным, может быть направлен на повторное согласование);

"Отклонить от согласования" (документ не подлежит регистрации).

После завершения согласования разработчик, при необходимости, вносит изменения в РКК и в содержание проекта правового акта, обеспечивая идентичность версий текста проекта правового акта на электронном и бумажном носителях, и проект направляется на техническую доработку.

Разработчик не может вносить изменения в РКК и содержание проекта правового акта, если он направлен на техническую доработку.

3.4.10. После завершения согласования раздельным решением разработчик, при необходимости, вносит изменения в РКК и содержание проекта правового акта, обеспечивая идентичность версий текста правового акта в листе завершенного согласования и карточке электронного оригинала РКК правового акта, после проект направляется на техническую доработку в СЭД.

3.4.11. Техническая доработка проекта правового акта предполагает необходимое форматирование, корректорскую правку текста проекта правового акта и оформление его на бланке соответствующего вида правового акта (постановление, распоряжение, приказ).

3.4.12. Корректорская правка текстов проектов правовых актов осуществляется в целях обеспечения:

соответствия представленного текста проекта правового акта нормам современного русского литературного языка с учетом особенностей языка правовых актов;

устранения грамматических, орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок;

оформления проектов правовых актов в соответствии с требованиями, установленными настоящей Инструкцией.

Корректорская правка проектов правовых актов проводится после проведения правовой экспертизы, согласования первых заместителей Главы города.

3.4.13. В случае выявления замечаний лингвистического характера служба делопроизводства самостоятельно вносит соответствующие изменения в части лингвистического оформления проекта правового акта. Устранение логических, фактических, редакционно-технических ошибок и ошибок в использовании наименований и терминов осуществляется по согласованию с разработчиками проектов правовых актов, а также со специалистами, осуществляющими правовую экспертизу проектов.

После прохождения стадии технической доработки проекты правовых актов, распечатанные на бланках установленного образца, передаются соответствующим должностным лицам для подписания.

Делопроизводители технической доработки направляют проект правового акта в СЭД на подпись.

3.4.14. При необходимости дополнительные документы для согласования проектов правовых актов большого объема размещаются на общем защищенном ресурсе администрации города Красноярска, который создается и поддерживается управлением информатизации и связи администрации города.".

Глава города

В.А. Логинов