Приложение N 5

Приложение N 5
к постановлению
Администрации города
от 07.06.2023 N 1201-ПА

Раздел 1. Характеристика и анализ текущего состояния деятельности архивов и Раздел 3. "План мероприятий по выполнению подпрограммы 3" подпрограммы N 3 "Обеспечение деятельности по комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов на территории города Нижний Тагил до 2025 года"

Архивные документы являются составной частью информационных ресурсов, открытость и доступность которых закреплена в статье 24 Конституции Российской Федерации, Федеральных законах от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Документы Архивного фонда Российской Федерации являются специфическим видом имущества, которое не отражается в балансе архивов и не подлежит приватизации и уничтожению.

По состоянию на 1 января 2023 года в муниципальных архивах города Нижний Тагил сосредоточено 455,7 тысяч единиц хранения архивных документов, составляющих наиболее ценную и информационно насыщенную часть историко-документального наследия, а также гарантирующих защиту конституционных прав граждан. Более 50 тысяч дел (11,2% всего объема документации), хранящихся в муниципальных архивах города, являются государственной собственностью Свердловской области.

Ежегодно документальные ресурсы города пополняются различными видами архивных документов, в том числе на электронных носителях.

В течение последних 5 лет удалось:

1) сформировать современную систему муниципального управления в области архивного дела, опирающуюся на нормативно закрепленное разграничение полномочий между уровнями государственной власти и местного самоуправления;

2) обеспечить стабильное финансирование муниципальных архивных учреждений;

3) достичь положительной динамики роста ключевых показателей деятельности муниципальных архивов (таблица 1):

Таблица 1

Наименование показателей	Единица измерения	2018 год	2022 год
Проведение информационных мероприятий	мероприятие	248	322
Количество посещений сайтов муниципальных архивов	посещение	14 047	15 520
Пользователи архивной информацией	пользователь	33 976	52 703
Количество просмотров виртуальных выставок архивных документов, размещенных в сети Интернет	просмотр	20 455	30 458

4) улучшения состояния материально-технической базы муниципальных архивов (таблица 2):

Таблица 2

Наименование показателей	Единица измерения	2018 год	2022 год
Доля помещений, оснащенных автоматическими системами пожаротушения	процентов	20	22
Доля помещений, оснащенных системами кондиционирования	процентов	38	41
Доля помещений, оснащенных системами видеонаблюдения	процентов	19,5	20
Количество работников на 1 компьютер	человек	1,4	1,5

Как следствие, архивная служба Нижнего Тагила занимает лидирующие позиции среди муниципальных образований Свердловской области в Уральском федеральном округе по приоритетным направлениям.

Однако имеются и нерешенные проблемы. Современное состояние архивного дела в городе Нижний Тагил определяется спецификой его развития, во-первых, высокой долей архивных документов крупнейших промышленных предприятий, прошедших процедуру акционирования, во-вторых, долговременной концентрацией архивных документов в архивах организаций муниципальной формы собственности. Снижение объемов принимаемых документов обусловлено отсутствием площадей для приема документов постоянного хранения. Введение персонифицированного учета в системе Пенсионного фонда Российской Федерации вызвало уменьшение поступления количества запросов, в том числе социально-правового и имущественного характера.

Неукоснительное соблюдение законодательно установленных сроков исполнения запросов граждан является одним из основных показателей деятельности архивов.

Интенсивное использование архивных документов влияет на физическое состояние их материальной основы, возникновению эффекта угасающего текста, вследствие чего архивные документы становятся недоступными для пользователей и могут быть безвозвратно утрачены для общества. Применение современных технологий оцифровки архивных документов позволяет обеспечить их сохранность и сделать более доступными для пользователей, ускоряет процессы поиска и получения информации. На сайте Нижнетагильского городского исторического архива (далее - НТГИА) размещена в свободном круглосуточном доступе информационно-поисковая система "Электронные описи НТГИА" с возможностью просмотра информации на уровне фонда и единицы хранения, в электронный вид переведено 39 900 документов с прикреплением образов в системе "Электронные описи НТГИА". Оцифровка описей дел, особо ценных и часто используемых архивных документов позволяет, во-первых, защитить материальный носитель и текст архивного документа в процессе использования, во-вторых, ускорить процесс получения необходимой пользователю информации.

Обеспечение единого информационного пространства, доступ пользователей к архивным документам достигается путем предоставления архивных документов в читальном зале Нижнетагильского городского исторического архива, через создание "электронного архива" виртуальных выставок архивных документов, размещение в информационно-телекоммуникационной сети Интернет справочно-поисковых средств к архивным документам в электронном виде.

Развитие информационного потенциала Архивного фонда Российской Федерации на территории города Нижний Тагил задерживается отсутствием площадей муниципальных архивохранилищ. Загруженность архивохранилищ муниципальное казенное учреждение "Нижнетагильский городской исторический архив" (далее - МКУ "Нижнетагильский городской исторический архив") составляет 100%.

Снижение объемов принимаемых документов обусловлено отсутствием площадей для приема документов постоянного хранения. По состоянию на 01.12.2022 в архивах организаций хранится сверх установленного законом срока более 5 580 дел управленческой документации за 1937 - 2018 годы. Промедление с приемом документов на муниципальное хранение может привести к утрате документов Архивного фонда Российской Федерации.

В соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" (далее - Правила), нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов, созданием оптимальных противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива, применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки).

Муниципальные архивы города Нижний Тагил размещаются в приспособленных помещениях, расположенных в 7 зданиях. Два архивохранилища Муниципального казенного учреждения "Муниципальный архив социально-правовых документов" (далее - МКУ "Муниципальный архив социально-правовых документов") занимают цокольные помещения жилых домов. Практика размещения архивов в приспособленных помещениях, как в Свердловской области, так и в других субъектах Российской Федерации, показала, что достижение нормативных условий хранения архивных документов в таких зданиях требует значительных финансовых вложений.

Остаются нерешенными в полном объеме проблемы соблюдения противопожарного и температурно-влажностного режимов в муниципальных архивах. Только 22 процента архивохранилищ оборудованы автоматическими системами пожаротушения. Системы кондиционирования воздуха установлены в 41% помещений архивов. В 2020 - 2022 годах проведена модернизация системы видеонаблюдения в МКУ "Нижнетагильский городской исторический архив"

В МКУ "Нижнетагильский городской исторический архив" организована работа по созданию фонда пользования на особо ценные и часто используемые документы. По состоянию на 01.01.2023 созданы 39 900 электронных образов документов.

Установленные объемы финансовых средств, штатной численности архива, отсутствие специального дорогостоящего оборудования не позволяют увеличить темпы работ по оцифровке и созданию фонда пользования на особо ценные и часто используемые архивные документы.

Одним из сложных направлений в деятельности архивной службы до 2032 года будет являться оптимизация системы управления и эффективного использования ресурсов отрасли в части:

- создания и развития интегрированной системы архивного и социального мониторинга, позволяющей обеспечить принятие оптимальных, своевременных и эффективных управленческих решений на основе использования современных информационных технологий. Необходимо обеспечить качественное улучшение прогнозно-аналитической работы при обработке результатов мониторинга, обеспечении органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан информацией о месте хранения различных комплексов архивных документов, динамике, масштабах изменения видов носителей документов, оценке угрозы утраты документов, определении предупредительных мер и принятии корректирующих действий по предупреждению утраты, прогнозированию сценариев возможных последствий и оценке ущерба;

- внедрения современных технологических процессов, направленных на повышение производительности труда и эффективности деятельности архивов, в том числе расширения и модернизации парка современной компьютерной техники, интеграции имеющихся баз данных в создаваемую единую информационно-поисковую систему, их пополнения и использования, размещения электронных баз данных в сети Интернет, модернизации архивами собственных сайтов. Предполагается объединение информационных ресурсов различных ведомственных систем, осуществляющих хранение архивных документов, на единой информационной, технической и методической основе;

- повышения эффективности административного регулирования, совершенствования организационных и контрольных мероприятий за соблюдением на территории города Нижний Тагил законодательства и муниципальных правовых актов об архивном деле в сфере архивного дела (разработка новых форм плановой документации, расширение круга организационных мероприятий, проверок и обследований, распространения положительного опыта работы, привлечение к ответственности за несоблюдение законодательства и нормативно-правовых актов в сфере архивного дела);

- обеспечения стабильной работы архивных учреждений, в том числе увеличения размеров финансирования из разных источников.

В условиях устойчивого роста востребованности архивной информации необходимо обеспечить не только качественно новый уровень развития информационных технологий в деятельности архивов города, но и на основе внедрения инновационных технологий осуществить модернизацию и технологическое обновление инфраструктуры архивных учреждений.

Продолжится работа, направленная на сохранение и укрепление кадрового потенциала, совершенствование системы непрерывного обучения и повышения квалификации, создание условий для профессионального роста специалистов и формирование резерва кадров, привлечение молодых специалистов.

На 1 января 2023 года в муниципальных архивах города хранится 51 005 единиц хранения архивных документов, отнесенных к государственной собственности Свердловской области, 404 757 единиц хранения архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности. Ежегодно документальные ресурсы города пополняются управленческой и специальной документацией, документами по личному составу. Для приема и дальнейшего хранения и использования этих документов необходимо создать нормативные условия.

Реализация мероприятий Подпрограммы позволит создать условия для удовлетворения потребностей населения, органов власти, организаций города Нижний Тагил, Свердловской области в ретроспективной информации и сохранения для общества и государства исторического наследия, обеспечит повышение качества и сокращение сроков оказания муниципальных услуг по запросам граждан и организаций, поступающим в муниципальные архивы.

Раздел 3. План мероприятий по выполнению подпрограммы N 3

Финансирование Подпрограммы осуществляется за счет средств местного бюджета и субвенций из бюджета Свердловской области.

Порядок предоставления и расходования субвенций из областного бюджета бюджету города Нижний Тагил на осуществление государственного полномочия Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области, утвержден постановлением Правительства Свердловской области от 26.12.2012 N 1581-ПП "Об утверждении Порядка предоставления и расходования субвенций из областного бюджета местным бюджетам на осуществление государственного полномочия Свердловской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Свердловской области".

Исполнителями мероприятий Подпрограммы являются Отдел по делам архивов Администрации города, МКУ "Муниципальный архив социально-правовых документов города Нижний Тагил", МКУ "Нижнетагильский городской исторический архив".