Приложение 3. Порядок реализации проектов по улучшению с использованием методов бережливого производства в медицинской организации

Приложение 3
к приказу
управления здравоохранения
Липецкой области "Об участии
медицинских организаций области
в создании и тиражировании
"Новой модели медицинской
организации оказания медицинской
помощи" в 2023 году"

Порядок
реализации проектов по улучшению с использованием методов бережливого производства в медицинской организации

Проект по улучшению в медицинской организации реализуется комплексно, на всех уровнях системы организации медицинской помощи, с участием большинства сотрудников.

Внедрение принципов бережливого производства происходит "сверху вниз": необходимым условием успешной долгосрочной стратегии развития медицинской организации является сотрудничество между ее руководством и заинтересованными в переменах сотрудниками. Важным элементом является вовлеченность руководства в процесс положительных изменений в медицинской организации.

На старте проекта по улучшению задачей руководителя медицинской организации является формирование положительного отношения персонала медицинской организации к проектной деятельности, убеждения в важности начинаемой работы как для пациентов, так и для самих сотрудников, проявление личной заинтересованности и уверенности в успешной реализации проекта.

Руководитель медицинской организации должен принимать активное участие во внедрении принципов бережливого производства, в том числе подразумевающее приоритетное выделение необходимых ресурсов, консультирование команды по вопросам компетенции, проявление интереса к достижениям команды, присутствие на стартовых совещаниях, поощрение участников рабочей группы (команды) проекта по результатам работы.

Руководитель медицинской организации должен быть заинтересован в проведении обучения сотрудников философии, принципам, инструментам и методам бережливого производства.

Кроме того, руководитель должен пройти соответствующее обучение наряду с персоналом медицинской организации, формируя своим примером приверженность принципам бережливого производства у всего коллектива.

Типовые этапы реализации проектов по улучшению.

Принято выделять следующие этапы реализации проекта по улучшению:

Этап 1 - "Подготовка и открытие проекта" - 2-3 недели;

Этап 2 - "Диагностика и целевое состояние" - 4-5 недель;

Этап 3 - "Внедрение улучшений" - 8-10 недель;

Этап 4 - "Закрепление результатов и закрытие проекта" - 3-4 недели,

Этап 1 "Открытие и подготовка проекта" (2 - 3 недели).

На первом этапе осуществляется определение приоритетных (проблемных) направлений для улучшений, формирование команды проекта, обучение философии, принципам, инструментам и методам бережливого производства; формирование пакета распорядительных - документов о реализации в медицинской организации проектов по улучшениям, оформление стенда проекта.

Определение приоритетных (проблемных) направлений

Для этого используются несколько подходов:

1) принятие решения на общем собрании администрации медицинской организации и участников (владельцев) процесса после открытого обсуждения;

2) по результатам анкетирования пациентов и сотрудников медицинской организации;

3) с помощью использования листов проблем и листов предложений для пациентов и сотрудников медицинской организации;

4) принятие инициативного решения о тиражировании лучших практик, полученных по результатам реализации проектов по улучшениям в иных медицинских организациях, актуальных и имеющих область применения в данной медицинской организации.

Оптимальное количество проектов - не менее пяти одновременно.

Следует обратить внимание, что не все проблемы требуют открытия проекта по улучшению, возможно внедрение системы подачи и реализации предложений по улучшениям с утверждением положения, заполнением бланка заявления на предложение по улучшению и ведению журнала регистрации предложений (приложение N 6 Методических рекомендаций Министерства здравоохранения Российской Федерации "Новая модель медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь").

Формирование команды проекта по улучшению, обучение философии, принципам и методам бережливого производства.

Успешная разработка и реализация проекта по улучшению зависят от создания компетентной и сплоченной команды проекта по улучшению - рабочей группы.

Рабочая группа (команда) проекта по улучшению представляет собой временное организационное объединение инициативных сотрудников различных структурных подразделений медицинской организации с целью реализации конкретного проекта по улучшению.

Отличительными чертами деятельности рабочей группы проекта являются общая цель, совместная работа и ответственность.

Статус членов команды - равенство, делегирование полномочий, совместное решение задач, коммуникативность, сплоченность, командное обучение.

Задачи и цели деятельности рабочей группы проекта, ее полномочия и состав утверждаются приказом (распоряжением) руководителя медицинской организации.

Оптимальная численность рабочей группы - от 5 до 7 человек. Для успешной деятельности рабочих групп в медицинской организации рекомендуется выделение отдельного помещения, в котором проходят совещания по реализации проектов по улучшению. Совещания рекомендуется проводить по мере необходимости, но не реже 1 раза в неделю. Работу команды проекта по улучшению возглавляет лидер проекта. Лидер проекта избирается из числа сотрудников за такие качества как инициативность и высокий уровень знаний, в том числе по направлению реализуемого проекта.

В функции лидера входит управление проектом, находящимся в зоне его ответственности и компетенции, осуществление защиты проекта перед руководством и сотрудниками медицинской организации, подбор новых членов команды. Немаловажной является поддержка лидера руководством медицинской организации. Лидер может возглавлять только один проект по улучшению.

Формирование пакета распорядительных документов о реализации в медицинской организации проектов по улучшениям.

Для реализации мероприятий проекта необходимо формирование пакета документов - приказов руководителя медицинской организации, которые должны содержать информацию о реализации проекта (проектов) по улучшению; создании рабочих групп по направлениям с указанием регламентированного времени их работы и распределении обязанностей (при наличии) в рабочих группах; внесении изменений в составы рабочих групп;

системе подачи предложений по улучшению. Копию приказа о реализации проекта необходимо направить в Региональный центр первичной медико-санитарной помощи Липецкой области на адрес электронной почты: Lean.med48@yandex.ru.

Данный этап завершается оформлением информационного стенда проекта (в составе инфоцентра), наполнение которого осуществляется в течение всего процесса реализации проекта по улучшению (приложение 3.1), и формированием паспорта проекта. Разработанные паспорта проекта необходимо направить на согласование в Региональный центр первичной медико-санитарной помощи Липецкой области на адрес электронной почты Lean.med48@yandex.ru.

После согласования утвердить руководителем медицинской организации.

Этап 2 "Диагностика и целевое состояние" (4-5 недель).

На данном этапе проводится картирование потока создания ценности (далее - ПСЦ) с анализом текущего состояния процессов, выявление проблем и работа с ними, составление карты целевого состояния.

Данный этап завершается общим стартовым совещанием (Kick-off), которое проводится на базе площадок по реализации мероприятий по созданию и тиражированию "Новой модели медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь".

Стартовое совещание рекомендуется проводить при участии представителей управления здравоохранения Липецкой области,

Территориального фонда обязательного медицинского страхования Липецкой области, Регионального центра организации первичной медико-санитарной помощи, руководства медицинской организации, команды проекта. На стартовом совещании происходит защита проекта (проектов) по улучшению и официально объявляется о начале реализации плана мероприятий по достижению целевого состояния. Для графической визуализации плана мероприятий рекомендовано использование тактического плана реализации или диаграммы Ганта. Протоколы стартовых совещаний направляются в Региональный центр организации первичной медико-санитарной помощи Липецкой области на адрес электронной почты: Lean.med48@yandex.ru Результатом данного этапа является разработка Плана мероприятий по достижению целевого состояния, утвержденный руководителем медицинской организации.

Этап 3 "Внедрение улучшений" (8 - 10 недель).

Данный этап формируется из следующих действий: выполнение плана мероприятий согласно установленным срокам; периодическая оценка достижения целевых показателей процесса и корректировка плана мероприятий при необходимости; еженедельный отчет команды проекта руководителю медицинской организации или его заместителям - о ходе реализации проекта по улучшению непосредственно на рабочей площадке. Результатами данного этапа является достижение целевого состояния или иного состояния, обусловленного объективными причинами.

Этап 4 "Закрепление результатов и закрытие проекта" (3 - 4 недели).

На данном этапе проводится мониторинг устойчивости улучшений, при необходимости - проведение корректирующих действий. Результатом данного этапа является стандартизация процесса с целью сохранения и стабилизации достигнутых результатов. Правила разработки стандартной операционной карты представлены в приложении N 8 Методических рекомендаций Министерства здравоохранения Российской Федерации "Реализация проектов по улучшению с использованием методов бережливого производства в медицинской организации, оказывающей первичную медико-санитарную помощь". Пересмотр разработанных стандартов улучшенных процессов должен происходить не реже 1 раза в год с обновлением имеющихся стандартов по мере необходимости, в том числе при дополнительном оснащении структурных подразделений новым медицинским оборудованием (техникой) или ее модернизации, внедрении новых методик и прочее. По результатам реализованных проектов оформляется итоговая презентация и направляется в Региональный центр организации первичной медико-санитарной помощи Липецкой области на адрес электронной почты: Lean.med48@yandex.ru.