Приложение 2

Приложение 2
к распоряжению Администрации
города Симферополя Республики Крым
от 02.06.2023 N 232-р

Приложение 2
к распоряжению Администрации
города Симферополя Республики Крым
от 26.07.2019 N 380-р

Положение о секторе документооборота и контроля муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Сектор документооборота и контроля муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Сектор) является структурным подразделением муниципального казенного учреждения Департамент городского хозяйства Администрации города Симферополя Республики Крым (далее - Департамент).

1.2. Сектор возглавляет заведующий, который назначается на должность и освобождается от должности главой администрации города Симферополя по представлению начальника Департамента.

1.3. В своей деятельности Сектор руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Республики Крым, законами и иными нормативными правовыми актами Республики Крым, нормативными правовыми актами муниципального образования городской округ Симферополь Республики Крым, а также настоящим Положением.

1.4. Положение пересматривается при изменении структурного подразделения, внедрении новых форм и методов организации труда, новой технологии обработки и подготовки документов, изменении действующего законодательства, в иных случаях, требующих пересмотра Положения.

2. Основные задачи

Основными задачами Сектора являются:

2.1. Осуществление контроля и обеспечение реализации, в пределах полномочий Сектора, правовых актов органов местного самоуправления муниципального образования городского округ Симферополь Республики Крым (далее - городской округ Симферополь).

2.2. Ведение приема, регистрации, распределения и передачи всех поступивших в Департамент документов, обращений физических и юридических лиц, иной корреспонденции для исполнения согласно резолюции начальника Департамента, его заместителя.

2.3. Осуществление контроля за своевременным и качественным рассмотрением документов, обращений физических и юридических лиц.

2.4. Формирование дел в соответствии с номенклатурой.

2.5. Подготовка информационно-аналитических, справочных и других материалов по вопросам исполнения документов.

2.6. Хранение документов, образовавшихся в ходе деятельности Сектора.

2.7. Разработка проектов муниципальных правовых актов по вопросам, относящимся к компетенции Сектора.

3. Функции

В соответствии с возложенными задачами Сектор осуществляет следующие функции:

3.1. Прием, регистрацию, распределение и передачу всех поступивших в Департамент документов, обращений физических и юридических лиц, иной корреспонденции (в т.ч. в электронном виде) для исполнения согласно резолюции начальника Департамента, его заместителя.

3.2. При наличии резолюции руководства о передаче документов нескольким исполнителям обеспечивает их тиражирование (копирование) и передачу по назначению, осуществляет контроль за исполнением документов, обращений физических и юридических лиц.

3.3. Ведет прием, регистрацию и отправку исходящей корреспонденции и документов (в т.ч. в электронном виде), подписанных начальником Департамента, его заместителем, иными уполномоченными должностными лицами.

3.4. Предупредительный контроль по документам, находящимся на исполнении.

3.5. Обеспечивает сохранность документов, поступивших в Департамент, служебных бланков и соблюдение необходимых условий для использования документов в процессе делопроизводства.

3.6. Использует в работе программные продукты обработки документов.

3.7. Составляет сводную номенклатуру дел, контролирует правильное формирование дел в Департаменте, его структурных подразделениях.

3.8. Формирует дела в соответствии с номенклатурой и передает их в установленные сроки архивным органам на хранение.

3.9. Производит регистрацию и учет приказов по основной деятельности, в том числе обеспечивает ознакомление работников Департамента с приказами.

3.10. Осуществляет просмотр и рассылку электронной почты Департамента.

3.11. Осуществляет работу по организации личного приема физических и юридических лиц руководством Департамента, организационно-техническую работу по подготовке заседаний, совещаний и иных мероприятий.

3.12. Осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов по вопросам местного значения, отнесенным к полномочиям Сектора.

3.13. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, относящихся к коммерческой, служебной и иной, охраняемой законом тайне.

3.14. Осуществляет иные функции в пределах возложенных на Сектор задач.

4. Права и ответственность

Сектор имеет право:

4.1. Запрашивать и получать в установленном порядке необходимую информацию от отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя, органов местного самоуправления, исполнительных органов Республики Крым, предприятий, учреждений и организаций независимо от форм собственности.

4.2. Привлекать в установленном порядке специалистов отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя, муниципальных учреждений (предприятия) к подготовке документов по выполнению поручений главы администрации города Симферополя.

4.3. Формировать в случае служебной необходимости комиссии, рабочие группы с привлечением в них специалистов других отраслевых (функциональных) органов администрации города Симферополя и организаций для решения вопросов, находящихся в компетенции Сектора.

4.4. Представлять интересы администрации города Симферополя в организациях в пределах компетенции и полномочий Сектора.

4.5. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию Сектора.

4.6. Пользоваться в установленном порядке информационными ресурсами администрации города Симферополя для выполнения возложенных задач и функций.

4.7. Вносить предложения о совершенствовании деятельности Сектора.

4.8. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на Сектор задач и функций несет начальник Сектора.

4.9. Ответственность работников Сектора устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

5. Руководство

5.1. Сектор возглавляет заведующий, который является муниципальным служащим.

5.2. Квалификационные требования к начальнику Сектора:

5.2.1. Должен иметь: - высшее образование; - требования к стажу муниципальной службы или стажу работы по специальности, направлению подготовки не предъявляются.

5.2.2. Должен обладать знаниями в области законодательства Российской Федерации, Республики Крым, необходимыми для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности, правовыми знаниями основ: Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, Конституции Республики Крым, законов и иных нормативных правовых актов Республики Крым, нормативных правовых актов городского округа Симферополь, настоящего Положения, иных нормативных правовых актов, основ организации прохождения муниципальной службы, служебных документов, регулирующих соответствующую сферу деятельности применительно к исполнению конкретных должностных обязанностей; основ управления и организации труда; норм делового общения; порядка работы со служебной информацией; правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности.

5.2.3. Должен обладать следующими умениями и навыками, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности: руководство структурным подразделением; оперативное принятие и реализация управленческих решений; осуществление экспертизы проектов нормативных правовых актов; планирование работы, осуществление контроля, проведение анализа и прогнозирования последствий принимаемых решений; организация стимулирования достижения результатов; подбор и расстановка кадров; ведение деловых переговоров, публичное выступление; пользование оргтехникой и программными продуктами; работы в сфере, соответствующей направлению деятельности Сектора; обеспечение выполнения задач; планирование служебного времени; подготовка служебных документов; возможность использования современных информационных технологий в работе структурного подразделения.

5.3. Заведующий Сектором подчиняется непосредственно главе администрации города Симферополя, курирующему заместителю главы администрации города Симферополя, начальнику Департамента, заместителю начальника Департамента.

5.4. На период временного отсутствия заведующего Сектором его обязанности возлагаются на главного специалиста Сектора.

5.5. На заведующего Сектором возлагаются следующие обязанности:

5.5.1. Обеспечение выполнения возложенных на Сектор задач и функций.

5.5.2. Распределение обязанностей между работниками в пределах их должностных обязанностей.

5.5.3. Представление интересов Сектора в отношениях с другими отраслевыми (функциональными) органами администрации города Симферополя, органами местного самоуправления по вопросам компетенции Сектора.

5.5.4. Разработка положения о Секторе, должностных инструкций работников и других документов по вопросам, входящим в компетенцию.

5.5.5. Осуществление контроля за качеством и своевременностью выполнения должностных обязанностей работниками Сектора.

5.5.6. Обеспечение соблюдения работниками трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка.

5.5.7. Обеспечение соблюдения муниципальными служащими Сектора общих требований, ограничений и запретов, установленных действующим законодательством.

5.6. Заведующий Сектором имеет право:

5.6.1. Получать для исполнения должностных обязанностей необходимое материально-техническое, программное обеспечение.

5.6.2. Вносить предложения о приеме (согласовании) на должности работников Сектора.

5.6.3. Вносить предложения о поощрении, применении дисциплинарных взысканий к работникам Сектора в установленном порядке.

5.6.4. Визировать документы.

5.7. Заведующий Сектором несет ответственность за:

5.7.1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей.

5.7.2. Неосуществление Сектором функций с учетом предоставленных ему прав.

5.7.3. Несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, Кодекса этики и служебного поведения муниципальных служащих администрации города Симферополя.

5.7.4. Несоблюдение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил противопожарной безопасности и охраны труда работниками Сектора.

5.7.5. Некачественное составление документации в Секторе, ее несоответствие нормативным требованиям.

5.7.6. Разглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

5.7.7. Несоблюдение ограничений и запретов, выполнение обязанностей, установленных действующим законодательством о муниципальной службе.

Заместитель главы администрации города Симферополя

В.А. Ким

Начальник МКУ Департамент городского хозяйства администрации города Симферополя

Р.А. Гусынин