Персонифицированный учет: основные требования при подаче сведений за 2002 год (Е. Бондарь, Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 6, февраль 2003 г.)

Персонифицированный учет: основные требования при подаче сведений за 2002 год

Напомним, что в последнее время в индивидуальном (персонифицированном) учете обязательного пенсионного страхования произошли многочисленные изменения. Во-первых, Федеральным законом от 31 декабря 2002 г. N 198-ФЗ внесены изменения и дополнения в Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования". Во-вторых, постановлением ПФР от 21 октября 2002 г. N 122п утверждены новые формы документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования. Каковы же основные требования к порядку представления указанных сведений?

Кто и когда должен представить сведения

Согласно ст.11 Федерального закона N 27-ФЗ все страхователи обязаны представить один раз в год, но не позднее 1 марта в органы Пенсионного фонда РФ по месту своей регистрации сведения об уплачиваемых страховых взносах и сведения о страховом стаже. Как установлено ст.1 этого Закона, страхователями являются:

юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения;

международные организации, осуществляющие свою деятельность на территории РФ (в отношении застрахованных лиц в соответствии с Федеральным законом от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ);

родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования; крестьянские (фермерские) хозяйства;

граждане, в том числе иностранные, лица без гражданства, проживающие на территории Российской Федерации, и индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием на работу по трудовому договору, а также заключающие договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

органы службы занятости в отношении безработных, а также организации, в которых лица, осужденные к лишению свободы, привлекаются к труду.

Что должен сообщить страхователь?

В соответствии с п.2 ст.11 Федерального закона N 27-ФЗ страхователь в сведениях о каждом работающем у него застрахованном лице должен указать:

страховой номер индивидуального лицевого счета;

фамилию, имя и отчество;

дату приема на работу (для застрахованного лица, принятого на работу данным страхователем в течение отчетного периода) или дату заключения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

дату увольнения (для застрахованного лица, уволенного данным страхователем в течение отчетного периода) или дату прекращения договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;

периоды деятельности, включаемые в стаж на соответствующих видах работ, определяемый особыми условиями труда, работой в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;

сумму заработка (дохода), на который начислялись страховые взносы обязательного пенсионного страхования;

сумму начисленных страховых взносов обязательного пенсионного страхования;

другие сведения, необходимые для правильного назначения трудовой пенсии;

суммы страховых взносов, уплаченных за застрахованное лицо, являющееся субъектом профессиональной пенсионной системы;

периоды трудовой деятельности, включаемые в профессиональный стаж застрахованного лица, являющегося субъектом профессиональной пенсионной системы.

Обратите внимание, что сведения об уплачиваемых страховых взносах указываются на основании данных бухгалтерского учета, а сведения о страховом стаже - на основании приказов и других документов по учету кадров.

О формах индивидуальных сведений

Отметим, что форма индивидуальных сведений о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица (СЗВ-3), которые представлялись в ПФ РФ в 2002 г. за 2001 г., теперь заменена новыми формами индивидуальных сведений о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованного лица - СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 (списочная).

Форма СЗВ-4-1 заполняется при представлении сведений о застрахованном лице, если у него в расчетном периоде были какие-либо условия для назначения досрочной трудовой пенсии, которые отражаются в таблице "Стаж работы за отчетный период", либо при необходимости выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т.д.;

форма СЗВ-4-2 (списочная форма) заполняется при представлении сведений о застрахованных лицах, не имеющих в расчетном периоде каких-либо условий для досрочного назначения трудовой пенсии, кроме указываемых в реквизите "Территориальные условия" формы АДВ-6-1.

Порядок оформления указанных форм изложен в Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 21 октября 2002 г. N 122п (далее - Инструкция).

Порядок передачи документов в пенсионный фонд

Согласно п.6 Инструкции страхователь (работодатель) группирует представляемые в территориальный орган ПФР документы в пачки. В каждой из них должно быть не более 200 документов. Неотъемлемой частью пачки документов, передаваемых в ПФР, является опись.

Следует обратить внимание, что индивидуальные сведения, передаваемые в ПФР, начиная с 2002 г. сопровождаются формой АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР". При этом в состав пачки могут входить документы только одного наименования. Кроме того, для форм СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 устанавливаются дополнительные ограничения. Отдельными пачками формируются формы:

СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию;

СЗВ-3, СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, подаваемые на различные категории застрахованных лиц;

СЗВ-3 с типом формы "корректирующая", СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, содержащие корректирующие сведения;

СЗВ-3 с типом формы "отменяющая", СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, содержащие отменяющие сведения;

СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, содержащие корректирующие сведения;

СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, подаваемые о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, содержащие отменяющие сведения;

СЗВ-4-2, подаваемые о застрахованных лицах, работающих в различных территориальных условиях.

В соответствии с п.12 Инструкции по согласованию с территориальным органом ПФР допускается следующий порядок оформления пачки документов, содержащей формы СЗВ-1, СЗВ-3, СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, СЗВ-К:

пачка прошивается и пронумеровывается;

концы скрепляющей нити выводятся с тыльной стороны пачки, связываются и заклеиваются листом бумаги, на который ставится печать организации и делается надпись: "В пачке прошито, пронумеровано и скреплено печатью ... листов";

к пачке прикладывается список застрахованных лиц, на которых представляются сведения, в произвольной форме; указанный список брошюруется в пачке после описи;

все документы, входящие в пачку, заверяются печатью организации и подписью руководителя, проставляемыми на описи, которая дополняется словами: "Заверяю, что содержание всех документов, входящих в пачку, состоящую из вышеприведенного числа форм, верно";

заверенная подписью руководителя и печатью организации пачка документов не подлежит расшиванию.

Пачка входящих документов может сопровождаться машинным носителем информации (дискетой), который формируется в соответствии с Правилами подготовки документов персонифицированного учета, представляемых работодателями и органами, осуществляющими пенсионное обеспечение, в ПФР на машинном носителе информации (формат данных), приведенными в Приложении 3 к Инструкции.

В том случае когда пачка документов на машинном носителе информации (дискете) заверяется электронной подписью, наличие документов в письменной форме не требуется. В случае представления информации на магнитных носителях в качестве документов допускается использование распечаток в форме, согласованной с территориальным органом ПФР. При этом каждой пачке документов, сопровождаемой машинным носителем информации (дискетой), страхователь (работодатель) присваивает порядковый номер, который указывается на описи документов, передаваемых в ПФР. Машинный носитель после обработки информации возвращается страхователю (работодателю).

Ответственность страхователей

Согласно ст.17 Федерального закона N 27-ФЗ за непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в ПФР.

Отметим, что взыскание вышеуказанной суммы производится органами ПФР в судебном порядке.

Е. Бондарь,

ведущий эксперт "БП"

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 6, февраль 2003 г.