Приложение. Положение о контроле исполнения поручений в министерстве юстиции Новосибирской области

ПРИЛОЖЕНИЕ
к приказу министерства юстиции
Новосибирской области
от 07.06.2023 N 5-НПА

Положение о контроле исполнения поручений в министерстве юстиции Новосибирской области

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о контроле исполнения поручений в министерстве юстиции Новосибирской области (далее - Положение) определяет порядок организации контроля исполнения поручений, указанных в пункте 4 настоящего Положения.

2. Контроль исполнения поручений в министерстве юстиции Новосибирской области (далее - министерство) ведется:

исполнения документов (поручений) по существу - министром юстиции Новосибирской области (далее - министр), иными должностными лицами министерства, определенными резолюциями министра;

сроков исполнения документов (поручений) - лицами, ответственными за организацию контроля исполнения (далее - контролеры), с использованием регистрационных баз данных в государственной информационной системе "Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области" (далее - СЭДД).

3. Контроль исполнения поручений включает в себя: постановку на контроль, упреждающий контроль, периодический контроль, внутренний контроль, регулирование сроков исполнения, контроль своевременности и качества исполнения, снятие с контроля, учет фактического исполнения, обобщение и подготовку информации о результатах исполнения.

4. Контролю подлежит исполнение:

1) поступивших в министерство:

а) поручений и указаний Президента Российской Федерации, данных высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации и поступивших в виде указов, распоряжений, директив, перечней поручений, поручений и указаний Президента Российской Федерации (далее - поручения Президента Российской Федерации);

б) поручений, данных Губернатором Новосибирской области:

во исполнение правовых актов Правительства Российской Федерации, предусматривающих задания высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации или высшим исполнительным органам субъектов Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации с указанием сроков исполнения;

во исполнение содержащихся в поручениях, перечнях поручений Правительства Российской Федерации, протоколах заседаний под председательством Председателя Правительства Российской Федерации,

заместителя Председателя Правительства Российской Федерации, предусматривающих задания высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации или высшим исполнительным органам субъектов Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации;

на заседаниях Правительства Новосибирской области, на аппаратных совещаниях, встречах с населением Новосибирской области, других мероприятиях и оформленных в виде единичного поручения или перечня поручений Губернатора Новосибирской области;

во исполнение входящих документов, содержащих сроки и (или) указания по их исполнению и (или) требующих ответа;

2) поручений:

а) содержащихся в правовых актах Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, предусматривающих задания;

б) данных первым заместителем Губернатора Новосибирской области на совещаниях и других мероприятиях и оформленных в виде единичного поручения или перечня поручений первого заместителя Губернатора Новосибирской области;

в) данных первым заместителем Председателя Правительства Новосибирской области на совещаниях и других мероприятиях и оформленных в виде единичного поручения или перечня поручений первого заместителя Председателя Правительства Новосибирской области;

3) поручений:

а) данных министром;

б) содержащихся в правовых актах министерства.

5. В целях исполнения поручений, указанных в подпунктах 1, 2 пункта 4 настоящего Положения, в регистрационно-контрольной карточке документа (далее - РКК) в СЭДД оформляются резолюции министра, определяются ответственный исполнитель и соисполнители, устанавливаются сроки исполнения поручений в порядке, установленном разделом II настоящего Положения.

Поручения, указанные в подпункте 3 пункта 4 настоящего Положения, оформляются в СЭДД в виде резолюций министра, поручений министра и документов.

6. Должностное лицо министерства, указанное министром в поручении первым (единственным), является ответственным исполнителем.

Если поручение дано нескольким должностным лицам и при этом исполнение поручения должно быть организовано каждым из них в курируемой сфере, то каждое должностное лицо является ответственным исполнителем.

В случае отсутствия в правовом акте министерства указания на ответственного за его исполнение (контроль исполнения) ответственным исполнителем является руководитель структурного подразделения министерства, разработавшего проект правового акта.

7. Ответственный исполнитель:

1) организует и координирует работу по исполнению поручения;

2) определяет сроки и порядок исполнения поручения;

3) проводит при необходимости совещания;

4) представляет информацию об исполнении поручения и несет ответственность за его исполнение;

5) вправе внести министру в письменном виде:

в течение трех рабочих дней с даты внесения поручения в СЭДД, а по поручениям, содержащим указания "срочно", "незамедлительно" (далее - срочные поручения), "оперативно", "в кратчайшие сроки" (далее - оперативные поручения), "весьма срочно" - незамедлительно в день внесения поручения в СЭДД, мотивированное предложение о необходимости замены ответственного исполнителя, изменения состава соисполнителей;

мотивированное предложение о продлении срока исполнения поручения при невозможности исполнения поручения в установленный срок, о корректировке срока исполнения поручения в рамках периодического контроля либо при наличии документа, содержащего уточненные (измененные) сроки исполнения находящегося на контроле поручения.

8. Должностное лицо министерства, указанное в поручении министра после ответственного исполнителя, является соисполнителем.

Соисполнитель:

1) представляет ответственному исполнителю информацию по исполнению поручения не позднее истечения половины срока, отведенного на исполнение поручения, по срочным поручениям - не позднее чем за один день до истечения срока исполнения поручения в случае, если исполнитель не установил иной срок;

2) отвечает за качество проработки и своевременность представления информации по исполнению поручения ответственному исполнителю;

3) участвует по указанию ответственного исполнителя в совещаниях;

4) вправе внести:

министру в течение трех рабочих дней с даты внесения поручения в СЭДД, а по срочным, оперативным поручениям, поручениям с пометкой "весьма срочно" - незамедлительно в день внесения поручения в СЭДД, мотивированное предложение о необходимости изменения состава соисполнителей с уведомлением об этом ответственного исполнителя;

ответственному исполнителю мотивированное предложение по вопросу о продлении срока исполнения поручения при невозможности исполнения поручения в установленный срок, о корректировке срока исполнения поручения в рамках периодического контроля либо при наличии документа, содержащего уточненные (измененные) сроки исполнения находящегося на контроле поручения.

9. Должностное лицо министерства (руководитель, сотрудник структурного подразделения министерства), определенное резолюцией ответственного исполнителя, соисполнителя, является исполнителем.

Исполнитель:

1) проводит мероприятия по исполнению поручения в сроки и в порядке, определенные ответственным исполнителем, соисполнителем;

2) инициирует при необходимости совещания;

3) информирует ответственного исполнителя о ходе исполнения поручения;

4) вправе внести ответственному исполнителю предложение о порядке исполнения поручения;

5) представляет информацию об исполнении поручения ответственному исполнителю на согласование и несет ответственность за ее достоверность, своевременность и полноту.

10. Исполнение поручения Президента Российской Федерации осуществляется в соответствии с планом, утвержденным в порядке, установленном постановлением Губернатора Новосибирской области от 21.09.2011 N 238 "Об утверждении Порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации" (далее - план).

11. Если исполнителями поручения Президента Российской Федерации определены несколько руководителей структурных подразделений министерства, они обеспечивают их исполнение в пределах установленной компетенции. При этом сводная информация об исполнении поручения Президента Российской Федерации готовится и направляется руководителем структурного подразделения министерства, являющегося ответственным исполнителем.

12. Ответственный исполнитель поручения Президента Российской Федерации, указанный в резолюции министра:

1) вправе внести министру в течении двух рабочих дней с даты внесения резолюции Губернатора Новосибирской области в СЭДД, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно в день внесения резолюции Губернатора Новосибирской области в СЭДД мотивированное предложение о необходимости замены ответственного исполнителя либо соисполнителя поручения, изменения состава соисполнителей;

2) организует и координирует работу по исполнению поручения Президента Российской Федерации в сроки и порядке, определенные планом;

3) осуществляет сбор, обобщение и подготовку информации об исполнении поручения Президента Российской Федерации;

4) устанавливает в РКК сроки и порядок предоставления соисполнителями информации по исполнению поручения Президента Российской Федерации, сроки подготовки итогового проекта информации об исполнении поручения Президента Российской Федерации и согласования его между соисполнителями;

5) представляет информацию об исполнении поручения Президента Российской Федерации министру на согласование и несет ответственность за ее достоверность, полноту и своевременность;

6) проводит при необходимости совещания с соисполнителями;

7) готовит проект сопроводительного письма и доклада об исполнении поручения либо информацию по исполнению поручения в порядке и в сроки, установленные Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, утвержденным постановлением Губернатора Новосибирской области от 21.09.2011 N 238 "Об утверждении Порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации";

8) информирует при необходимости министра о несвоевременности представления предложений или их недоработке соисполнителями.

13. Контролеры осуществляют контроль за:

1) подготовкой плана, а также полнотой включения в него мероприятий, обеспечивающих исполнение поручения в установленные сроки и по существу;

2) соблюдением установленных сроков представления промежуточной информации, направления ответов на запросы, подготовки проектов докладов о ходе и результатах исполнения поручений;

3) своевременностью и полнотой выполнения мероприятий, запланированных в целях исполнений поручений (планов мероприятий, "дорожных карт", протоколов совещаний и др.);

4) соответствием доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации требованиям Порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, утвержденного постановлением Губернатора Новосибирской области от 21.09.2011 N 238 "Об утверждении Порядка исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации", в том числе в части отражения в докладе конкретных результатов исполнения поручения;

5) полнотой, достоверностью сведений об организации и результатах исполнения поручений Президента Российской Федерации;

6) исключением фактов отражения в представляемой по исполнению поручений Президента Российской Федерации информации (промежуточная информация, доклад, ответ на запрос и др.) неполных, недостоверных и противоречивых сведений.

II. Постановка на контроль и контроль исполнения поручений

14. Постановка на контроль поручений осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления поручения в СЭДД.

Поручения, данные во исполнение входящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, подлежат постановке на контроль контролерами после их получения на бумажном носителе. Контролеры обеспечивают оперативное получение документа на бумажном носителе и его передачу ответственному исполнителю.

Поручение, данное во исполнение входящего документа, поступившего с истекшим сроком исполнения либо предполагающего направление ответа в день поступления, а также поручения Губернатора Новосибирской области "Доложите", "Зайдите", "Поясните", "Прошу переговорить" и аналогичные поручения ставятся на контроль незамедлительно и исполняются ответственными исполнителями в срок не позднее четырех рабочих дней со дня постановки их на контроль, если не установлен иной срок.

Постановка на контроль правового акта министерства осуществляется в течение рабочего дня, следующего за днем размещения правового акта в СЭДД.

15. Контролеры определяют срок исполнения поручений в соответствии с:

датой (периодом) исполнения, установленной Губернатором Новосибирской области, первым заместителем Губернатора Новосибирской области, первым заместителем Председателя Правительства Новосибирской области;

датой (периодом) исполнения, указанной в резолюции министра, поручении министра, документе.

16. Контролеры осуществляют постановку на контроль поручения в СЭДД с указанием:

1) текста поручения в целом либо по его отдельным структурным элементам (пунктам, подпунктам, абзацам и др.);

2) ответственного исполнителя, соисполнителей согласно установленной компетенции;

3) отчетной даты исполнения поручения;

4) срока исполнения поручения;

5) отметки о периодическом контроле.

17. Устанавливаются следующие сроки исполнения поручения: контрольные, упреждающие, периодические.

18. В отсутствие даты исполнения (периода исполнения) документа, во исполнение которого дано поручение, устанавливаются следующие контрольные сроки исполнения:

1) общий срок исполнения поручения - 30 календарных дней со дня начала течения срока исполнения, если федеральным законодательством и (или) законодательством Новосибирской области не установлены иные сроки для исполнения;

2) оперативных поручений - 10 рабочих дней со дня начала течения срока исполнения;

3) срочных поручений - 3 рабочих дня со дня начала течения срока исполнения;

4) поручений по исполнению документов, содержащих указание "для подготовки предложений", - 10 календарных дней со дня начала течения срока исполнения;

5) поручений по исполнению документов, содержащих указание "весьма срочно", - в течение одного дня;

6) поручений по исполнению документов, содержащих указание "ежемесячно", - до 1 числа месяца, следующего за отчетным;

7) поручений по исполнению документов, содержащих указание "ежегодно", - до 1 числа года, следующего за отчетным;

8) поручений по исполнению документов, содержащих указание "постоянно", - 30 календарных дней со дня регистрации поручения в СЭДД с последующей корректировкой срока исполнения в случае инициативы ответственного исполнителя;

9) по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

10) по запросам сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;

11) по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг - 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок.

19. Днем начала течения срока исполнения является день регистрации поручения в СЭДД.

20. В целях упреждающего контроля в РКК устанавливается отчетная дата исполнения поручений, которая определяется:

1) по оперативным и срочным поручениям - за один рабочий день до даты исполнения, указанной в поручении (документе), а в случае отсутствия даты - до даты исполнения, установленной в соответствии с пунктом 18 настоящего Положения;

2) по поручениям, не указанным в подпунктах 1, 3, 4 настоящего пункта, - за три рабочих дня до даты исполнения, указанной в поручении (документе), если иной срок не установлен Губернатором Новосибирской области;

3) по поручениям, указанным в подпунктах 1, 2 пункта 4 настоящего Положения, в случае если министерство является соисполнителем, - не позднее чем за три рабочих дня до истечения первой половины установленного срока, по исполнению плана - не позднее чем за три рабочих дня до наступления срока исполнения мероприятия;

4) по поручениям, требующим подготовки ответа (информации) за подписью Губернатора Новосибирской области - за семь рабочих дней до даты исполнения, если в поручении не установлен иной срок.

21. При наличии в поручении (документе), во исполнение которого дано поручение, даты его исполнения, перед которой стоит предлог "по" или указание "не позднее", поручение подлежит исполнению в указанную дату до окончания рабочего времени.

При наличии в поручении (документе), во исполнение которого дано поручение, даты его исполнения, перед которой стоит предлог "до" или "к", поручение подлежит исполнению в день, непосредственно предшествующий указанной дате до окончания рабочего времени.

При совпадении последнего дня срока исполнения поручения с нерабочим днем поручение подлежит исполнению в рабочий день, предшествующий дню срока исполнения поручения.

22. Поручения, указанные в подпунктах 1, 2 пункта 4 настоящего Положения, подлежат постановке на внутренний контроль в РКК резолюцией министра.

Внутренние сроки упреждающего контроля выставляются путем обратного отсчета от отчетных дат, установленных в РКК департаментом контроля и документационного обеспечения администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области:

первый - за семь календарных дней до контрольного срока представления на подпись министру проекта письма о выполнении поручения;

второй - как, правило, равный дате, на две недели предшествующей дате исполнения поручения.

23. Если срок исполнения поручения превышает один месяц, контролерами проводится предварительный контроль и напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения поручения с использованием электронной почты.

24. В СЭДД осуществляется автоматическое уведомление ответственных исполнителей, соисполнителей о поставленных на контроль поручениях, о приближении отчетной даты исполнения поручения, о наступлении отчетной даты исполнения поручения - в отчетную дату, затем ежедневно до момента внесения в СЭДД информации об исполнении поручения, а также об истечении срока исполнения поручения, в том числе по поручениям с просроченным сроком исполнения.

III. Регулирование исполнения поручений

25. Решение о замене ответственного исполнителя, об изменении состава соисполнителей поручения принимается министром.

26. В случае если в ходе исполнения поручения (за исключением поручений Президента Российской Федерации) возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем по истечении двух третей срока исполнения поручения, а если срок исполнения поручения превышает два месяца - в течение первого месяца срока, отведенного на исполнение поручения, проставляет в РКК информационный отчет о необходимости продления срока с указанием причин продления и даты исполнения.

27. Срок исполнения поручения в рамках упреждающего контроля, периодического контроля корректируется контролерами.

Сроки исполнения срочных поручений, поручений по исполнению документов, содержащих указание "весьма срочно", не продлеваются и не корректируются.

28. В случае отсутствия аргументированных объяснений о причинах неисполнения и принимаемых мерах либо ненадлежащего исполнения поручения контролеры информируют об этом министра для определения мер ответственности исполнителя.

29. В случае если в ходе исполнения поручения Президента Российской Федерации возникают обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за три недели до истечения установленного срока представляет министру письменное сообщение с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения.

Решение о подготовке проекта доклада на имя Президента Российской Федерации за подписью Губернатора Новосибирской области о причинах, препятствующих своевременному исполнению поручения Президента Российской Федерации, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения, принимает министр, в случае, если министерство является ответственным исполнителем.

30. Решение о продлении срока исполнения поручений, данных министром, принимается министром, в РКК вносится соответствующая резолюция.

31. Ответственный исполнитель в случае неисполнения и в отсутствие принятого решения о продлении срока исполнения поручения представляет не позднее двух рабочих дней после истечения срока исполнения на имя министра объяснительную записку о причинах неисполнения поручения в установленный срок с предложением о дальнейшей работе по его исполнению.

IV. Снятие с контроля, проверка организации контроля исполнения

32. Должностные лица, исполнившие поручение, формируют в РКК отчет об исполнении поручения.

33. Поручение считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлено письмо об исполнении или дан ответ по существу заинтересованным лицам, в РКК создан отчет об исполнении, отчет об исполнении принят контролерами.

Промежуточная информация по исполнению поручения не является основанием для снятия его с контроля.

34. Решение о снятии с контроля исполнения поручения министра принимается министром или по его поручению контролерами с проставлением в РКК отметки об исполнении.

Снятие с контроля поручений министра осуществляют контролеры.

V. Учет, обобщение и подготовка информации о сроках и результатах исполнения

35. Контролеры еженедельно представляют министру обобщенную информацию о нарушении ответственными исполнителями исполнительской дисциплины.

36. Контролеры ежемесячно готовят информацию о сроках и результатах исполнения поручений и представляют данную информацию министру для рассмотрения на аппаратном совещании.

VI. Ответственность за исполнение поручений

37. Государственные гражданские служащие министерства и работники министерства, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Новосибирской области, за несвоевременное, неточное и неполное исполнение поручений могут привлекаться к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

38. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений Президента Российской Федерации возлагается на заместителей министра и руководителей структурных подразделений министерства.

39. Исполнительская дисциплина при исполнении поручений учитывается при поощрении государственного гражданского служащего министерства, работника министерства, замещающего должность, не являющуюся должностью государственной гражданской службы Новосибирской области.