Приложение. Порядок осуществления учета и контроля за использованием в избирательных комиссиях, комиссиях референдума технологического оборудования и иных основных средств

Приложение
к постановлению избирательной
комиссии Смоленской области
от 9 июня 2023 года N 43/462-7

Порядок
осуществления учета и контроля за использованием в избирательных комиссиях, комиссиях референдума технологического оборудования и иных основных средств

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок осуществления учета и контроля за использованием в избирательных комиссиях, комиссиях референдума технологического оборудования и иных основных средств (далее - Порядок) разработан с учетом положений Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", нормативов технологического оборудования для участковых комиссий при проведении выборов, референдумов в Российской Федерации, утвержденных постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 29 января 2014 года N 214/1405-6 (далее - Нормативы), Положения о реализации учетной политики избирательной комиссии Смоленской области, утвержденного распоряжением председателя избирательной комиссии Смоленской области от 1 апреля 2019 года N 01-08/11-р (далее - Учетная политика).

Для отражения в бухгалтерском учете информации о технологическом оборудовании и иных основных средствах (далее при совместном упоминании - имущество), а также операций с ними в избирательной комиссии Смоленской области (далее - Комиссия) применяются:

- формы первичных учетных документов, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 года N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и методических указаний по их применению" (далее - приказ Минфина России N 52н);

- формы электронных документов, утвержденные приказом Минфина России от 15 апреля 2021 года N 61н "Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению" (далее - приказ Минфина России N 61н);

- формы первичных учетных документов, разработанные Комиссией самостоятельно в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".

1.2. Основными задачами учета имущества являются:

- обеспечение сохранности и осуществление контроля за своевременностью и полнотой поступления, перемещения, списания имущества;

- формирование достоверных сведений о наличии имущества в Комиссии и его техническом состоянии;

- осуществление текущего контроля за целесообразностью приобретения по количеству и виду имущества с учетом Нормативов.

1.3. Основные требования, предъявляемые к учету имущества:

- сплошное, непрерывное и полное отражение наличия имущества и его движения (приход, расход, перемещение);

- учет количества имущества и его технического состояния;

- соответствие данных фактического наличия имущества и данных бухгалтерского учета об остатках и движении имущества.

1.4. Все операции по движению (поступление, перемещение, списание) имущества в Комиссии должны оформляться первичными учетными документами.

1.5. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по формам, предусмотренным Учетной политикой Комиссии, Порядком, и содержат следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилию и инициалы;

- личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции, требований соответствующих нормативных актов и методических указаний по бухгалтерскому учету, а также технологии обработки учетной информации. Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и (или) электронных носителях информации.

1.6. Размещение имущества в местах хранения должно обеспечивать его надлежащее хранение, быстрое отыскание и проверку комплектации.

1.7. На местах хранения должен соблюдаться соответствующий режим хранения имущества (температурно-влажностный и другие) с тем, чтобы не допускать его порчу.

2. Поступление имущества

2.1. Имущество поступает в Комиссию путем:

- приобретения по государственным контрактам в соответствии с действующим законодательством;

- получения безвозмездно.

2.2. Приемка приобретенного имущества на склад должна сопровождаться проверкой соответствия поставленных товаров условиям и требованиям контракта, наличия товаросопроводительных документов: счетов, счетов-фактур, товарных накладных, паспортов завода-изготовителя, сертификатов и иной документации.

3. Учет имущества на местах его хранения

3.1. В качестве основных средств принимается к учету имущество,

независимо от его стоимости, со сроком полезного использования более 12 месяцев, предназначенное для неоднократного или постоянного использования в процессе деятельности Комиссии, для осуществления государственных полномочий (функций) Комиссии, территориальных

избирательных комиссий муниципальных образований Смоленской области (далее - ТИК) и участковых избирательных комиссий (далее также - УИК).

Имущество принимается к учету по его первоначальной стоимости. Первоначальной стоимостью имущества признается сумма фактических вложений в приобретение и изготовление имущества с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных поставщиками и подрядчиками. Изменение первоначальной стоимости имущества производится лишь в случаях дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации (разукомплектации), а также переоценки имущества.

Нераспределенное между ТИК имущество подлежит хранению на складе Комиссии.

3.2. Учет имущества в Комиссии.

3.2.1. Учет имущества осуществляется по балансовой стоимости в рублях и копейках.

3.2.2. Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью объектов основных средств каждому инвентарному объекту имущества, кроме объектов стоимостью до 10000 рублей включительно, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер (далее - инвентарный номер), который состоит из восьми знаков.

Когда объект является сложным, т.е. включает те или иные обособленные элементы, составляющие вместе с ним одно целое, на каждом таком элементе должен быть обозначен тот же инвентарный номер, что и на основном, объединяющем их объекте.

Инвентарный номер, присвоенный объекту имущества, сохраняется за ним на весь период его нахождения на учете в Комиссии.

3.3. Учет имущества в ТИК и УИК.

3.3.1. Прием, хранение и учет имущества возлагается на соответствующих должностных лиц (председателей ТИК, а в случае их отсутствия - иных членов ТИК), которые несут ответственность за правильный прием, учет и сохранность вверенного им имущества, а также за правильное и своевременное оформление операций по его движению.

3.3.2. При смене председателя ТИК все имущество передается по Накладной на внутреннее перемещение технологического оборудования и иных основных средств (далее - Накладная на внутреннее перемещение) в соответствии с приложением 6 к настоящему Порядку по каждому виду имущества, которая подписывается председателем ТИК, передающим имущество, и должностным лицом, принимающим имущество. Если на момент передачи имущества председатель ТИК не назначен, то имущество принимает иной член соответствующей ТИК, который после назначения нового председателя ТИК передает имущество назначенному председателю ТИК по Накладной на внутреннее перемещение согласно приложению 6 к настоящему Порядку.

С указанными должностными лицами Комиссией заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации (далее - материально ответственное лицо).

3.3.3. Имущество передается Комиссией председателям ТИК по Ведомостям выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (код формы по ОКУД 0504210), копии которых после оформления направляются соответствующему должностному лицу в ТИК. ТИК по мере необходимости и учитывая Нормативы распределяет имущество на соответствующей территории между УИК и передает его председателям УИК по Актам приема-передачи технологического оборудования и иных основных средств согласно приложению 7 к настоящему Порядку. Переданное в УИК имущество подлежит хранению в месте, определенном для его постоянного хранения. Нераспределенное между УИК и (или) высвободившееся имущество подлежит хранению в месте, определенном ТИК, до последующего перераспределения или списания.

3.3.4. Все операции по движению (поступление, перемещение) имущества в ТИК должны оформляться в соответствии с настоящим Порядком.

3.3.5. Материально ответственные лица ведут учет наличия имущества по каждому виду, указанному в приложении 4 к настоящему Порядку, на соответствующих территориях по формам согласно приложениям к настоящему Порядку. Сведения по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку направляются в Комиссию в том числе и в электронном виде. В случае движения (поступление, перемещение, списание) имущества сведения, содержащиеся в приложениях 1 и 2 к настоящему Порядку, подлежат незамедлительной актуализации. Актуализированные сведения по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку в течение 5 дней направляются в Комиссию.

3.3.6. Имуществу присваивается учетный дополнительный номер (далее - УДН).

Структура УДН состоит из одиннадцати цифровых знаков (таблица):

1) номер, присвоенный ТИК соответствующей территории, согласно приложению 3 к настоящему Порядку (1-2 разряды);

2) номер, присвоенный виду имущества, согласно приложению 4 к настоящему Порядку (3-4 разряды);

3) год получения имущества (5-8 разряды);

4) номер участковой избирательной комиссии, где хранится имущество (в случае если хранится в ТИК, то присваивается номер ТИК соответствующей территории согласно приложению 3 к настоящему Порядку с добавлением в начале числа цифры "0") (9-11 разряды).

Таблица

Номер ТИК соответствующей территории		Номер вида технологического оборудования и иных основных средств		Год получения технологического оборудования и иных основных средств				Номер территориальной/участковой избирательной комиссии
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11

3.3.7. Материально ответственное лицо обеспечивает обозначение присвоенного имуществу инвентарного номера и УДН (далее при совместном упоминании - код) путем прикрепления к имуществу наклейки с кодом, нанесения краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки. В случае если объект основного средства (имущество) является сложным и включает в себя обособленные элементы, составляющие вместе с ним единое целое, то на каждом таком элементе должен быть обозначен код, присвоенный такому имуществу.

3.3.8. В случае перемещения имущества, которому уже присвоен УДН, такому имуществу присваивается и обозначается новый УДН в соответствии с пунктами 3.3.6 и 3.3.7 настоящего Порядка. Сведения о присвоении имуществу нового УДН актуализируются в соответствии с пунктом 3.3.5 настоящего Порядка.

4. Списание имущества

4.1. Списание имущества, пришедшего в негодность по причине износа или несоответствия Нормативам, осуществляется на основании ходатайств председателей ТИК в Комиссию, составленных в том числе на основании письменных обращений председателей УИК на соответствующей территории.

4.2. Определение целесообразности (пригодности) дальнейшего использования имущества, возможности и эффективности восстановления объекта осуществляется постоянно действующей комиссией, утвержденной распоряжением председателя Комиссии, которая готовит заключение о состоянии объектов и производит оформление необходимой документации на списание и утилизацию.

4.3. Информация о списанном имуществе оформляется по каждой ТИК отдельно в соответствии с приложением 5 к настоящему Порядку и доводится до председателей ТИК. После ознакомления председатели ТИК доводят информацию о списанном имуществе до председателей соответствующих УИК. Сведения по списанному имуществу актуализируются в соответствии с пунктом 3.3.5 настоящего Порядка.

4.4. Списанное имущество передается из УИК в ТИК по Актам приема-передачи технологического оборудования и иных основных средств согласно приложению 7 к настоящему Порядку для последующей утилизации его Комиссией в соответствии с решением постоянно действующей комиссии, указанной в пункте 4.2 настоящего Порядка.

5. Инвентаризация имущества

5.1. Проведение инвентаризации имущества обязательно в следующих случаях:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности на основании распоряжения председателя Комиссии;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- по распоряжению председателя Комиссии.

5.2. Инвентаризация проводится в порядке, установленном Учетной политикой и иными нормативными документами, для чего в Комиссии распоряжением председателя Комиссии создаются:

- постоянно действующая инвентаризационная комиссия;

- рабочие инвентаризационные комиссии.

5.3. Финансово-плановый отдел Комиссии обязан:

- осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

- следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

- отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

5.4. По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете имущества.