Приложение 1. Положение об организации проектной деятельности в мэрии города Череповца

УТВЕРЖДЕНО
постановлением
мэрии города
от 22.06.2023 N 1838
(приложение 1)

Положение
об организации проектной деятельности в мэрии города Череповца (далее - Положение)

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и осуществления проектной деятельности в мэрии города.

1.2. Основными целями проектной деятельности являются:

обеспечение достижения задач социально-экономического развития города;

обеспечение достижения показателей и результатов муниципальных и стратегических проектов;

повышение эффективности использования ресурсов;

повышение результативности внутриведомственного, межведомственного и межуровневого взаимодействия органов местного самоуправления, а также взаимодействия с иными организациями, привлекаемыми мэрией города, за счет использования единых подходов проектного управления.

2. Понятия, определения, применяемые в настоящем Положении

Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

проект - комплекс взаимосвязанных мероприятий, направленных на получение уникальных результатов в условиях временных и ресурсных ограничений;

муниципальный проект - проект, обеспечивающий достижение целей, показателей и результатов регионального проекта, которые относятся к вопросам местного значения городского округа город Череповец Вологодской области, связанный с реализацией национального проекта;

стратегический проект - проект, обеспечивающий достижение целей, показателей и результатов, определенных стратегией социально-экономического развития города, в том числе входящий в перечень муниципальных флагманских проектов стратегии социально-экономического развития города;

проектная деятельность - деятельность, связанная с инициированием, планированием, реализацией, мониторингом, контролем и завершением проектов;

паспорт проекта - документ, содержащий общие сведения о проекте, целях, ожидаемых результатах и показателях, бюджете, связях проекта;

муниципальный проектный офис - постоянный орган управления проектной деятельностью в мэрии города, созданный для выполнения функций, связанных с инициированием, планированием, реализацией, мониторингом, контролем и завершением проектов, а также осуществлением методологической поддержки участников проектной деятельности (далее - проектный офис);

куратор проекта - мэр города, обеспечивающий координацию работы по достижению целей, показателей и результатов проекта;

руководитель проекта - уполномоченное лицо мэрии города, ответственное за достижение целей, показателей и результатов проекта, выполнение мероприятий реализации проекта;

администратор муниципального проекта - должностное лицо, определенное руководителем проекта, ответственное за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство при реализации проекта;

администратор стратегического проекта - представитель управления проектной деятельности мэрии, отвечающий за организацию и поддержку коммуникаций (сбор, обработку, передачу информации) между участниками проекта, делопроизводство при реализации проекта, методологическую поддержку проекта, мониторинг исполнения мероприятий проекта и подготовки отчетности по проекту;

команда проекта - группа специалистов, сформированная из сотрудников мэрии города, иных органов и организаций, деятельность которой направлены на достижение целей, показателей, результатов и мероприятий проекта.

Иные понятия и термины, используемые в настоящем Положении, применяются в значениях, установленных постановлением Правительства Российской Федерации от 31.10.2018 N 1288 "Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации" и постановлением Правительства Вологодской области от 01.03.2017 N 224 "Об организации проектной деятельности в Правительстве области и органах исполнительной государственной власти области".

3. Муниципальный проект

3.1. Инициирование муниципального проекта (далее по тексту раздела 3 - муниципальный проект, проект).

3.1.1. Основанием для начала разработки проекта является:

решение о предоставлении денежных средств бюджету города Череповца на реализацию регионального проекта;

соглашение о реализации на территории города регионального проекта;

иной документ, содержащий в себе информацию о целях, показателях и результатах реализации регионального проекта.

3.1.2. Руководителем проекта является заместитель мэра города, ответственный за выполнение целей, показателей и результатов регионального проекта на территории города.

3.1.3. Администратором проекта является руководитель органа мэрии, ответственный за выполнение целей, показателей и результатов регионального проекта на территории города.

3.1.4. Администратор проекта:

в срок 10 рабочих дней формирует паспорт проекта по форме согласно приложению 1 к настоящему Положению и согласовывает его с руководителем проекта, заинтересованными органами мэрии, в том числе с проектным офисом (с финансовым управлением мэрии города - при наличии финансирования на реализацию проекта в части финансового обеспечения проекта). Согласование паспорта проекта осуществляется путем направления соответствующего поручения через единую систему электронного документооборота "Directum RX" (далее - СЭД "Directum RX");

утверждает согласованный паспорт проекта у руководителя проекта и направляет в проектный офис.

3.1.5. Проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня поступления паспорта проекта вносит проект в реестр проектов, форма которого утверждена приложением 2 к настоящему Положению.

3.2. Мониторинг реализации и управление изменениями муниципального проекта.

3.2.1. Датой начала реализации муниципального проекта является дата внесения проекта в реестр проектов.

3.2.2. В паспорт муниципального проекта могут вноситься изменения на основании:

- изменений регионального проекта, на достижение целей, показателей и результатов которых направлен муниципальный проект;

- поручений главы города, мэра города;

- по инициативе руководителя муниципального проекта;

- необходимости приведения муниципального проекта в соответствие с решением Череповецкой городской Думы о городском бюджете на очередной финансовый год и плановый период (о внесении изменений в городской бюджет) в части финансового обеспечения.

3.2.3. Внесение изменений в паспорт муниципального проекта осуществляется посредством подготовки администратором проекта запроса на изменение паспорта проекта по форме приложения 3 к настоящему Положению (далее - запрос на изменение).

3.2.4. Администратор проекта:

в срок 10 рабочих дней формирует запрос на изменение и организует согласование с заинтересованными органами мэрии, в том числе с проектным офисом (с финансовым управлением мэрии города - в случае изменений в финансировании проекта). Согласование запроса на изменение осуществляется путем направления соответствующего поручения через СЭД "Directum RX";

утверждает согласованный запрос на изменение у руководителя проекта и направляет в проектный офис.

3.2.5. Проектный офис в течение 2 рабочих дней со дня поступления запроса на изменение вносит сведения в реестр проектов.

3.2.6. Мониторинг реализации муниципального проекта осуществляется с даты внесения проекта в реестр проектов.

3.2.7. В ходе мониторинга реализации муниципального проекта администратором проекта формируются и представляются в проектный офис отчеты о реализации проекта по форме приложения 4 к настоящему Положению (далее - отчет):

- ежеквартально в срок до 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом, с нарастающим итогом;

- по дополнительному запросу проектного офиса в соответствии со сроком, указанным в запросе.

Отчеты формируются в электронном виде.

3.2.8. Проектный офис рассматривает и согласовывает отчеты в течение 10 рабочих дней со дня поступления отчета. В случае необходимости отчет направляется на доработку администратору проекта.

3.2.9. Проектный офис размещает согласованный отчет на официальном сайте мэрии города Череповца в разделе "Национальные проекты" в течение 30 календарных дней с даты окончания отчетного периода.

3.3. Завершение муниципального проекта.

3.3.1. Завершение муниципального проекта осуществляется:

планово - в соответствии со сроками, указанными в паспорте проекта;

досрочно - при прекращении реализации регионального проекта, на достижение целей, показателей и результатов которых направлен муниципальный проект.

3.3.2. Администратор проекта:

в срок 10 рабочих дней со дня принятия решения о завершении проекта формирует итоговый отчет о реализации проекта по форме приложения 4 к настоящему Положению и организует согласование отчета с заинтересованными органами мэрии, в том числе с проектным офисом (с финансовым управлением мэрии города - в случае наличия финансирования на реализацию проекта). Согласование итогового отчета осуществляется путем направления соответствующего поручения через СЭД "Directum RX";

утверждает согласованный итоговый отчет у руководителя проекта и направляет в проектный офис.

3.3.3. Проектный офис в течение 5 рабочих дней со дня поступления итогового отчета о реализации проекта:

вносит сведения о завершении проекта в реестр проектов;

размещает итоговый отчет на официальном сайте мэрии города Череповца в разделе "Национальные проекты".

3.3.4. Муниципальный проект считается завершенным со дня утверждения итогового отчета.

4. Стратегический проект

4.1. Инициирование стратегического проекта (далее по тексту раздела 4 - стратегический проект, проект).

4.1.1. Инициаторами проектов выступают глава города, мэр города, заместители мэра города.

4.1.2. Проектный офис готовит резюме проекта в свободной форме с указанием цели проекта, ожидаемых результатов от реализации проекта, планируемых затрат и выносит проект для рассмотрения на заседание оперативного совета по стратегическому планированию (далее - оперативный совет) в соответствии с положением об организационных структурах процесса стратегического планирования в городе Череповце, утвержденным постановлением мэрии города.

4.1.3. По результатам рассмотрения резюме проекта оперативный совет принимает одно из следующих решений:

о реализации проекта;

об отклонении проекта;

о направлении резюме проекта на доработку.

По проекту, принятому к реализации, оперативным советом назначается руководитель проекта.

В случае отклонения проекта в протокол оперативного совета включается обоснование такого решения.

Резюме проекта, направленное на доработку, корректируется проектным офисом в сроки, определенные протоколом заседания оперативного совета, и направляется на повторное рассмотрение на заседании оперативного совета.

4.2. Организация реализации, мониторинга и управления изменениями стратегического проекта.

4.2.1. Датой начала реализации проекта считается дата подписания протокола оперативного совета.

Стратегические проекты, включенные в перечень муниципальных флагманских проектов, считаются принятыми в реализацию с момента утверждения стратегии социально-экономического развития города.

4.2.2. Реализация проекта осуществляется командой проекта.

Состав команды проекта определяется руководителем проекта и может меняться в ходе реализации проекта в зависимости от поставленных задач и реализуемых этапов. При необходимости состав команды проекта утверждается правовым актом мэрии города.

4.2.3. Администратор проекта формирует паспорт проекта по форме согласно приложению 5 к настоящему Положению, который утверждается руководителем проектного офиса.

После утверждения паспорта проект вносится в реестр проектов.

4.2.4. Руководители органов мэрии несут персональную ответственность за создание благоприятных условий для эффективной проектной деятельности работников, привлеченных к проекту, и в случае необходимости принимают решение о перераспределении текущей и проектной нагрузки с целью обеспечения эффективного исполнения проектов.

В случае конфликта между текущей и проектной нагрузкой работников приоритет имеют проектные задачи.

Финансовое обеспечение реализации проектов осуществляется за счет бюджетных ассигнований городского бюджета, а также дополнительных ресурсов и привлекаемых средств федерального бюджета, средств областного бюджета и внебюджетных источников.

Объемы и источники финансирования проекта за счет внебюджетных источников определяются руководителем проекта совместно с заинтересованными в реализации проекта сторонами.

4.2.5. Команда проекта в рамках регулярных встреч по вопросу реализации проекта определяет этапы и перечень приоритетных задач проекта со сроками исполнения. Перечень этапов и задач может быть пересмотрен в зависимости от изменения условий реализации проекта.

С инициативой внесения изменений в проект может выступить любой участник команды проекта.

Руководитель проекта проводит анализ предложенных изменений, при необходимости организует обсуждение с куратором проекта.

Решение о согласовании либо отклонении предложенных изменений принимается руководителем проекта в ходе очередной встречи команды проекта.

В случае если принятые решения требуют внесения изменений в паспорт проекта, соответствующие изменения в паспорт вносятся администратором проекта и утверждаются руководителем проектного офиса.

4.2.6. Организация реализации и мониторинга проекта осуществляется всеми участниками команды проекта с использованием программного обеспечения "Битрикс 24" (далее - Битрикс), предназначенного для организации управления внутренними процессами проекта.

4.2.7. Администратор проекта формирует в Битриксе профиль проекта, доступ к которому предоставляется всем участникам команды проекта, и осуществляет еженедельный мониторинг его реализации в части выполнения поставленных задач и запланированных мероприятий проекта.

Профиль проекта в Битриксе содержит информацию о задачах и мероприятиях проекта, их сроках, нормативную документацию, материалы по проекту и иные документы по проекту.

4.2.8. Руководитель проектного офиса доводит риски и проблемы реализуемых проектов до первого заместителя мэра города при отсутствии единой позиции с руководителем проекта.

4.2.9. Администратор проекта по запросу руководителя или куратора проекта формирует промежуточные отчеты по реализации проекта, которые содержат перечень планируемых/реализуемых/завершенных задач.

4.3. Завершение стратегического проекта.

4.3.1. Завершение стратегического проекта осуществляется:

планово - в соответствии со сроками, указанными в паспорте проекта;

досрочно - по решению руководителя проекта, согласованному с куратором проекта.

4.3.2. Администратор проекта готовит отчет об итогах реализации стратегического проекта по форме приложения 6 к настоящему Положению.

4.3.3. Отчет об итогах реализации проекта рассматривается на заседании оперативного совета.

4.3.4. По результатам рассмотрения отчета об итогах реализации проекта оперативный совет принимает одно из следующих решений:

об одобрении отчета и завершении проекта;

о направлении отчета на доработку.

Отчет, направленный на доработку, корректируется проектным офисом в сроки, определенные протоколом заседания оперативного совета, и направляется на повторное рассмотрение на заседании оперативного совета.