Приложение N 1. Положение об архиве Управления делами Правительства Ленинградской области

Приложение N 1
к приказу Управления
делами Правительства
Ленинградской области
от 28 июня 2023 N 4

Положение
об архиве Управления делами Правительства Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Положение об архиве Управления делами Правительства Ленинградской области (далее - Управление делами) разработано в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42.

1.2. Управление делами разрабатывает положение об архиве Управления делами и согласовывает его с Центральной экспертно-проверочной методической комиссии (далее - ЦЭПМК) Архивного управления Ленинградской области.

После согласования ЦЭПМК положение об архиве Управления делами утверждается управляющим делами.

1.3. Архив Управления делами (далее - архив) создан для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение.

1.4. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов архива создается экспертная комиссия Управления делами (далее - ЭК).

1.5. Документы Управления делами, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, отнесенные в установленном порядке к составу Архивного фонда Российской Федерации подлежат передаче на государственное хранение в государственное казённое учреждение "Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге" (далее - ГКУ ЛОГАВ).

До передачи на государственное хранение эти документы временно, в течение 10 лет, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" хранятся в Управлении делами.

1.6. Управление делами обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в его деятельности. В соответствии с архивными правилами, утвержденными в установленном порядке, обеспечивают своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

За утрату и порчу документов, а также нарушение правил хранения комплектования, учета и использования архивных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, должностные лица управления делами несут ответственность в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

1.7. Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет средств областного бюджета Ленинградской области.

1.8. Управление делами обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием. В помещении архива хранятся документы только на бумажном носителе.

1.9. Ответственным за архив является главный специалист отдела бюджетного планирования, расчетов по переданным государственным полномочиям и учета финансовых активов финансового департамента Управления делами, обеспечивающий согласно должностному регламенту соблюдение Управлением делами требований законодательства об архивном деле в Российской Федерации (далее - ответственный за архив).

1.10. Ответственный за архив руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства Управления делами, правилами и другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, методическими документами Архивного управления Ленинградской области, настоящим положением.

1.11. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе документы по личному составу, передаются из структурных подразделений Управления делами в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения их делопроизводством.

1.12. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся в структурных подразделениях Управления делами и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

1.13. Дела временного хранения (до 10 лет) могут передаваться на хранение в архив при отсутствии места хранения в структурных подразделениях Управления делами.

1.14. Электронные документы хранятся в соответствующей информационной системе до момента проведения работ по отбору, экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение.

1.15. Контроль за ведением архива осуществляет руководство Управления делами.

2. Состав документов архива

2.1. В архиве хранятся:

- документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Управления делами;

- документы постоянного хранения и по личному составу учреждений - предшественников (при их наличии);

- документы временного хранения (до 10 лет) (при отсутствии места хранения в структурных подразделениях Управления делами);

- справочный аппарат к документам архива.

3. Задачи архива

К задачам по ведению архива относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.

3.2. Комплектование архива документами, образовавшимися в деятельности Управления делами.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в архиве.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в архиве.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение в ГКУ ЛOГAB.

3.6. Методическое руководство при формировании и оформлении дел в структурных подразделениях Управления делами, контроль за своевременной передачей дел в архив.

4. Функции архива

Для реализации возложенных на архив задач ответственный за архив осуществляет следующие функции:

4.1. Осуществляет прием документов постоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в ходе осуществления деятельности Управления делами, на хранение в архив.

4.2. Ведет учет документов, находящихся на хранении в архиве.

4.3. Подготавливает для представления в Архивное управление Ленинградской области учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив.

4.5. Подготавливает и представляет на рассмотрение и согласование ЭК:

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- акты об обнаружении документов.

4.6. Подготавливает для представления в Архивное управление Ленинградской области:

4.6.1. на утверждение ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области описи дел постоянного хранения;

4.6.2. на согласование ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области:

- описи дел по личному составу;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, с отметкой "ЭПК";

- акты об обнаружении документов.

4.7. Представляет на утверждение управляющему делами Правительства Ленинградской области, утвержденные (согласованные) ЦЭПМК:

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу;

- акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

- акты об утрате документов;

- акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

- акты об обнаружении документов.

4.8. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГКУ ЛОГАВ.

4.9. Организует экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению, участвует в работе экспертной комиссии.

4.10. Организует и проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве.

4.11. Организует использование документов, находящихся в архиве:

- информирует руководство и работников Управления делами о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива или во временное пользование;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам архива.

4.12. Участвует в разработке документов Управления делами по вопросам архивного дела.

4.13. Оказывает методическую помощь структурным подразделениям:

- в формировании и оформлении дел;

- в подготовке документов к передаче в архив;

- при внесении предложений в Сводную номенклатуру дел.

5. Права архива

Для реализации возложенных на архив задач ответственный за архив имеет право:

5.1. Представлять руководству Управления делами предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в архиве.

5.2. Запрашивать у структурных подразделений Управления делами сведения, в том числе данные об электронных документах (о делах в электронном виде), необходимые для работы архива.

5.3. Давать рекомендации структурным подразделениям Управления делами по вопросам, относящимся к компетенции архива.

5.4. Информировать структурные подразделения Управления делами о необходимости передачи документов в архив.

5.5. Принимать участие в заседаниях ЦЭПМК Архивного управления Ленинградской области.