Приложение N 1. Инструкция по работе с обращениями граждан в министерстве экономического развития Рязанской области

Приложение N 1
к приказу
министерства
экономического развития
Рязанской области
от 20.06.2023 N 176

Инструкция
по работе с обращениями граждан в министерстве экономического развития Рязанской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по работе с обращениями граждан в министерстве экономического развития Рязанской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон), Положением о министерстве экономического развития Рязанской области, утвержденным постановлением Правительства Рязанской области от 29.10.2019 N 329.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает порядок рассмотрения письменных, устных, а также направленных в электронном виде обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, (далее - обращение) и устанавливает порядок организации приема граждан в министерстве экономического развития Рязанской области (далее - министерство).

Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы министерства.

2. Ведение делопроизводства по обращениям граждан

2.1. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

2.2. Поступающие в министерство обращения должны быть учтены в журнале регистрации и контроля обращений граждан (далее - журнал учета), форма которого утверждается приказом министерства, и должны быть зарегистрированы в течение 3-х дней со дня их поступления.

2.3. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе, который проставляется на свободном месте первой страницы заявления. Регистрационный номер формируется автоматически в МСЭДД.

В аналогичном порядке регистрируются обращения граждан, поступившие с сопроводительным письмом из Администрации Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, Правительства Рязанской области и иных исполнительной органов, при этом регистрационный штамп проставляется на сопроводительном письме.

2.4. Письменное обращение, поступившее в министерство, после его регистрации и подготовки на него проекта резолюции направляется министру на утверждение и далее направляется на исполнение ответственному исполнителю.

2.5. Письма граждан с пометкой "лично" после прочтения их адресатом в случае, если в них ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в установленном порядке.

Если автор прислал несколько обращений с разными вопросами, то каждое обращение регистрируется отдельно.

Письмо, переданное министру при встречах с гражданами, регистрируется и направляется исполнителю в порядке, установленном Инструкцией.

2.6. Поручение (резолюция) министра по рассмотрению обращений пишется в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ заявителю, то в резолюции указывается "... для рассмотрения и подготовки ответа заявителю".

2.7. Сведения о пересылке (передаче) обращений, содержании поручений по ним, постановке этих документов на контроль, ходе их исполнения, о задержке в исполнении обращений, об окончательном их разрешении и сообщении заявителям о принятых решениях, а также списание этих документов в дела отражаются в журнале учета.

2.8. Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его просьбе решением.

При работе с повторными обращениями ответственный исполнитель формирует дело с уже имеющимися ранее документами по обращению данного заявителя.

Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер.

2.9. Обращение ставится на контроль.

3. Рассмотрение обращений граждан

3.1. Поступившее в министерство обращение рассматривается в течение 20 календарных дней со дня его первичной регистрации в МСЭДД, за исключением случаев, установленных частью 2 статьи 12 Закона, или, если действующим законодательством установлен меньший срок рассмотрения обращений.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие органы для представления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, министр вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока.

Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, оно направляется в течение семи дней со дня его регистрации в исполнительный орган, орган местного самоуправления, в другой компетентный орган с уведомлением гражданина о переадресации его обращения; если же поставленные вопросы полномочны решать несколько органов, то копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется каждому из них.

Письменное сообщение о переадресации обращения заявителю направляется на бланке министерства.

3.2. При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органы или их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Все сведения о ходе исполнения обращения (разрешение на продление срока, доклад министру, запрос в органы власти и т.д.) вносятся в журнал учета.

3.3. Передача зарегистрированных обращений граждан из одного подразделения в другое производится только через ответственное должностное лицо.

3.4. Ответ на обращение подписывается министром либо уполномоченным лицом.

Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданином в обращении. Если заявителю дан ответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращению, должно быть это указано. Если дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного решения поставленного вопроса. Ответ, подготовленный на основании правовых актов, должен содержать реквизиты этих документов с указанием даты и наименования. Ответ на коллективное обращение направляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, кому подлежит дать ответ.

3.5. Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью министра: на втором экземпляре проекта ответа обязательны визы непосредственного исполнителя, руководителя структурного подразделения, в котором готовится ответ, руководителей структурных подразделений, участвовавших в его подготовке.

3.6. Регистрационный номер ответа на обращения формируется автоматически в МСЭДД. Исполнитель осуществляет отправку ответа заявителю.

3.7. Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены ответственному должностному лицу со всеми относящимися к ним материалами. Ответственное должностное лицо проверяет правильность оформления отчетов (наличие подписи, виз на копии, адреса) и вносит необходимые записи в журнал учета.

3.8. Обращение считается исполненным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ в установленный срок.

3.9. После рассмотрения контрольного обращения исполнитель информирует о результатах его рассмотрения должностное лицо, давшее поручение, готовит ответ заявителю.

Если в письмах федеральных органов государственной власти, депутатов областной Думы содержатся просьбы проинформировать их о результатах рассмотрения обращений граждан, то исполнитель готовит и им ответы.

Если ответ в федеральный орган государственной власти, депутату областной Думы и заявителю подписан министром либо уполномоченным им лицом, то обращение считается исполненным и списанным в дело.

3.10. Ответственное должностное лицо ежеквартально, не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, размещает обзор обращений граждан (физических) лиц, организаций (юридических) лиц, общественных объединений на официальном сайте министерства.

4. Организация личного приема

4.1. В целях рассмотрения обращений, относящихся к компетенции министерства, личный прием граждан в министерстве осуществляется министром и его заместителями с учетом содержания обращений.

4.2. Личный прием граждан осуществляется в служебных кабинетах должностных лиц, указанных в пункте 4.1 настоящей Инструкции.

4.3. Личный прием граждан производится на основании графика личного приема граждан, утвержденного приказом министерства; информация об установленных для приема днях и часах размещается на официальном сайте министерства.

4.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема.

4.5. Для решения вопросов граждан должностные лица, осуществляющие прием, имеют право привлекать к рассмотрению указанных вопросов сотрудников соответствующих структурных подразделений министерства, которые обязаны представлять необходимые справочные и информационные материалы, оказывать консультационную и другую необходимую помощь.

4.6. Должностное лицо, осуществляющее личный прием, дает гражданам с их согласия устный ответ по существу каждого из поставленных вопросов или устное разъяснение, куда и в каком порядке им следует обратиться.

При невозможности решить поставленные вопросы во время личного приема от гражданина принимается письменное обращение, которое после регистрации направляется на рассмотрение в порядке, установленном для рассмотрения письменных обращений.

4.7. Результаты личного приема граждан отражаются в карточке личного приема граждан по форме, утвержденной приказом министерства, в которой обязательно указывается краткое содержание вопроса заявителя, принятые решения, данные поручения и их ответственные исполнители. Карточка личного приема регистрируется в МСЭДД.

4.8. По итогам личного приема гражданину направляется письменное уведомление о принятых мерах по его письменному заявлению.

Письменное уведомление подписывает должностное лицо, проводившее личный прием граждан или лицо, им уполномоченное.

5. Хранение обращений граждан

5.1. Устанавливается пятилетний срок хранения письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением.

5.2. По истечении установленных сроков хранения, документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральным архивным агентством (Росархив).

5.3. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на ответственное должностное лицо.