Приложение. Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Тамбовской области

Приложение
Утвержден
распоряжением
Правительства Тамбовской области
от 06.07.2023 N 522-р

Порядок
организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Тамбовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Тамбовской области (далее - Порядок) разработан в целях организации работы в Правительстве Тамбовской области (далее - Правительство области), его структурных подразделениях по своевременному и полному рассмотрению обращений, поступивших в письменной форме, устной форме, а также в форме электронного документа (далее - обращение) от граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане или заявители), направлению ответов в срок, установленный законодательством Российской Федерации.

1.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве области осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Тамбовской области Российской Федерации, законами Тамбовской области, постановлениями и распоряжениями Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области, а также настоящим Порядком.

1.3. Порядок определяет сроки и последовательность действий, связанных с реализацией гражданами конституционного права на обращение к Главе Тамбовской области, в Правительство области и его должностным лицам, а также устанавливает порядок взаимодействия Правительства области и его должностных лиц с исполнительными органами Тамбовской области и их должностными лицами, органами местного самоуправления муниципальных образований Тамбовской области (далее - органы местного самоуправления), Тамбовской областной Думой, Уполномоченным по правам человека в Тамбовской области, Уполномоченным по правам ребенка в Тамбовской области, федеральными органами государственной власти и гражданами при рассмотрении обращений.

1.4. Должностные лица - Глава Тамбовской области, заместители Главы Тамбовской области, руководители структурных подразделений Правительства области, руководитель аппарата Правительства Тамбовской области, заместитель руководителя аппарата Правительства области (далее - уполномоченные лица), ответственные за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, несут ответственность за нарушение настоящего Порядка в соответствии с действующим законодательством.

Лица, которым поручено рассмотрение обращений (далее - исполнители) несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за рассмотрение обращений в части, касающейся каждого.

1.5. При рассмотрении обращений граждан в Правительстве области уполномоченные лица:

обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращений документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

дают письменный ответ по существу поставленных в обращениях вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 3.3.1, 3.3.2 настоящего Порядка.

1.6. Организационно-методическое сопровождение работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве области, контроль за соблюдением положений настоящего Порядка осуществляется управлением по работе с обращениями граждан Правительства Тамбовской области (далее - Управление).

1.7. Делопроизводство по обращениям граждан в Правительстве области ведется отдельно от других видов делопроизводства посредством заполнения информационной системы обращений граждан (далее - Информационная система) и формирования дел по результатам рассмотрения обращений граждан, в которых содержатся все материалы по рассмотрению обращений.

2. Информирование граждан о приеме и рассмотрении обращений

2.1. Граждане вправе обратиться к Главе Тамбовской области, в Правительство области и его должностным лицам, используя различные каналы связи, а именно:

2.1.1. направить обращение в форме электронных документов посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет":

через официальный сайт Правительства области в разделе "Интернет-приемная": https://www.tambov.gov.ru/;

через электронную почту Правительства области: post@post.tambov.gov.ru;

через единый портал государственных (муниципальных) услуг: https://www.gosuslugi.ru/;

2.1.2. направить обращение посредством почтового отправления и (или) передать письменное обращение посредством личного обращения в приемную граждан Правительства области, расположенную по адресу: ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, Тамбовская область, 392017. Режим работы Правительства области: понедельник - пятница с 8.30 до 17.30; предпраздничные дни с 8.30 до 16.30; перерыв с 12.30 до 13.30; суббота и воскресенье - выходные дни.

2.2. Информация об организации работы по рассмотрению обращений уполномоченными лицами Правительства области предоставляется:

непосредственно в Правительстве области;

посредством телефонной связи (с соблюдением требований федерального законодательства о защите персональных данных и информации ограниченного доступа), информирования по адресу электронной почты.

Информация предоставляется:

об исполнителях;

о направлении обращений в государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу по компетенции;

о невозможности рассмотрения обращений с указанием оснований для этого;

о продлении сроков рассмотрения обращений с указанием оснований для этого.

2.3. Сведения о режиме работы Правительства области, о графике личного приема граждан уполномоченными лицами, контактных и справочных телефонах, размещаются:

на официальном сайте Правительства области;

на информационных стендах в приемной граждан Правительства области.

2.4. На информационных стендах размещается также следующая информация:

настоящий Порядок;

извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по рассмотрению обращений граждан;

почтовый адрес Правительства области;

перечень оснований для оставления обращений граждан без рассмотрения;

порядок обжалования решений, действий (бездействия) Правительства области и его должностных лиц, принятых (совершенных) в рамках рассмотрения обращений граждан.

2.5. Гражданам предоставляется информация о порядке рассмотрения их обращений.

Предоставление информации осуществляется при личном обращении, посредством официального сайта Правительства области в разделе "Интернет-приемная": https://www.tambov.gov.ru, телефонной связи, информирования по адресу электронной почты.

3. Организация работы по рассмотрению обращений граждан

3.1. Организация работы

Обращения, поступившие в Правительство области по каналам связи, перечисленным в пункте 2.1 настоящего Порядка, либо поступившие из государственных органов, органов местного самоуправления или их должностных лиц, подлежат обязательному рассмотрению, с учетом особенностей, установленных пунктами 3.3.1, 3.3.2 настоящего Порядка.

3.2. Прием и регистрация обращений граждан

3.2.1. Прием, обработка и регистрация обращений граждан в Правительстве области осуществляется посредством внесения данных в Информационную систему Управлением в течение трех дней с момента поступления.

Датой поступления обращения считается дата регистрации обращения, указанная на входящем штампе Правительства области.

Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу.

В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2.2. Письменные обращения граждан, поступившие в Правительство области принимаются специалистами департамента государственных, муниципальных услуг и документооборота аппарата Правительства области (далее - Департамент) и передаются в день их поступления для регистрации в Управление.

В случае, если обращения поступили нарочно и (или) на адрес электронной почты уполномоченных лиц Правительства области, они незамедлительно направляются для регистрации в Управление.

3.2.3. Поступившая в Управление корреспонденция, не относящаяся к обращениям граждан, в течение рабочего дня передается сотрудниками Управления в Управление документооборота для дальнейшей обработки.

3.2.4. Обращения, поступившие через официальный сайт Правительства области раздела "Интернет-приемная" (https://www.tambov.gov.ru), адресованные в иные государственные органы, органы местного самоуправления и(или) их должностным лицам, не подлежат рассмотрению в Правительстве области и направляются соответствующему адресату для рассмотрения, о чем гражданин уведомляется Управлением.

3.2.5. На обращение гражданина, в котором при вскрытии конверта или при рассмотрении обращения обнаруживается отсутствие документов, указанных гражданином в обращении в качестве приложений, или текста обращения, составляется акт о вскрытии конверта по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку, о чем уведомляется гражданин. При обнаружении поврежденного документа составляется акт о выявлении повреждений документов по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку.

На обращение, полученное с ценными бумагами (облигации, акции и т.д.) и деньгами, сотрудниками Управления составляется акт о наличии ценных бумаг и денег в двух экземплярах по форме согласно приложению N 3 к настоящему Порядку. Один экземпляр акта остается в деле, второй экземпляр направляется гражданину с одновременным уведомлением о необходимости получения ценных бумаг и (или) денежных средств.

3.2.6. Конверты с пометкой "Лично", поступившие в адрес уполномоченных лиц, не вскрываются, на них проставляется регистрационный штамп, и они передаются Департаментом адресату в срок не позднее следующего рабочего дня с момента регистрации. В случае, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция в течение одного рабочего дня направляется в Управление для регистрации и организации работы по рассмотрению.

В случае если пометка "Лично" указана гражданином непосредственно на обращении, такое обращение направляется на рассмотрение в общем порядке.

3.2.7. При получении обращений сотрудник Управления осуществляет прочтение, определяет содержание вопросов обращений, проверяет правильность адресации корреспонденции и регистрирует обращение в Информационной системе.

3.2.8. При регистрации обращений в Информационной системе вносится следующая информация об обращении:

дата поступления обращения;

вид обращения (предложение, заявление, жалоба);

данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес места проживания (пребывания), адрес электронной почты (для обращений, поступивших в форме электронного документа), контактный телефон (при наличии);

вопрос (вопросы), поставленные в обращении;

данные о наличии приложений к обращению;

данные об уполномоченном лице Правительства области, к компетенции которого относится решение поставленных в обращении вопросов;

данные об исполнительных органах области и органах местного самоуправления, организациях, осуществляющих публично-значимые функции и (или) их должностных лицах, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

данные об ответственном исполнителе (при наличии), который определяется для подготовки сводного ответа гражданину, в случае направления обращения по компетенции для рассмотрения двум и более исполнителям;

данные о сотруднике Управления, ответственном за регистрацию и организацию (контроль) рассмотрения обращения.

В Информационной системе прикрепляются сканированные копии обращения и документов, поступивших вместе с обращением.

В разделе "Примечание" указывается дополнительная информация по поступившему обращению (при наличии).

3.2.9. На поступившее обращение сотрудник Управления ставит входящий штамп Правительства области и присваивает регистрационный номер.

Регистрационный номер обращения состоит из трех реквизитов, разделенных тире:

буквы (по первой букве фамилии гражданина или группы букв "Кол" - в случае поступления коллективного обращения, "БП" - в случае поступления обращения, не подписанного автором);

цифрового кода, присвоенного Информационной системой при регистрации обращения;

номера обращения, который является уникальным для данного обращения в течение календарного года.

Если обращение поступило в форме электронного документа, после порядкового номера ставится буква "Э".

Если рассмотрение обращения поставлено на контроль (требуется направление копии ответа на обращение или информации адресату), в Информационной системе в соответствующем разделе обращения проставляется отметка "К".

3.2.10. По просьбе гражданина сотрудником Управления на копии или втором экземпляре принятого обращения проставляется отметка о принятии, содержащая дату, время поступления обращения и фамилию лица, принявшего обращение.

3.3. Рассмотрение обращений

3.3.1. Особенности рассмотрения отдельных обращений.

В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, указанное обращение направляется сотрудником Управления в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации сотрудником Управления возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов, о чем сотрудником Управления сообщается гражданину о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сотрудником Управления в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Правительство области или одному и тому же должностному лицу. О принятом решений сотрудник Управления уведомляет гражданина, направившего обращение.

Решение о прекращении переписки ввиду безосновательности рассмотрения очередного обращения принимается уполномоченным лицом, которое оформляется резолюцией "Переписку прекратить" на докладной записке, подготовленной сотрудником Управления или исполнителем, с предложением о признании обращения гражданина безосновательным и принятии решения о прекращении переписки. В докладной записке в обязательном порядке приводятся доводы о безосновательности обращения гражданина и основания для прекращения с ним переписки.

В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сотрудником Управления сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае, если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сотрудником Управления сообщается гражданину, направившему обращение.

В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с частью 4 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ) на официальном сайте Правительства области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, сотрудником Управления в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

3.3.2. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства области и его должностных лиц, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, о чем сотрудником Управления уведомляется гражданин и вносятся соответствующие данные в Информационную систему.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, сотрудником Управления направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о направлении его обращения.

Решение о направлении обращения на рассмотрение по компетенции принимается Управлением исходя из его содержания в форме сопроводительного письма к обращению за подписью начальника Управления. Управление вправе запросить информацию о результатах рассмотрения обращения.

О направлении обращения по компетенции гражданин уведомляется посредством указания вторым адресатом в сопроводительном письме о направлении обращения для рассмотрения по компетенции либо оформляется уведомление гражданину отдельным письмом (в этом случае оно подписывается сотрудником Управления).

3.3.3. В случае направления обращения для рассмотрения двум и более адресатам в сопроводительном письме делается отметка "Для рассмотрения в части касающейся".

3.3.4. Сопроводительные письма в федеральные органы государственной власти и (или) их территориальные органы, исполнительные органы субъектов Российской Федерации подписываются начальником Управления.

3.3.5. В случае, если в обращениях содержатся доводы о несогласии с результатами рассмотрения обращения уполномоченными лицами Правительства области, исполнительных органов Тамбовской области, их должностных лиц, сотрудник Управления в течение одного рабочего дня со дня регистрации обращения готовит и направляет проект резолюции с обращением в адрес Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области в соответствии с распределением обязанностей, установленным соответствующим распоряжением.

3.3.6. При подготовке Управлением проекта резолюции в ней указываются исполнители (соисполнители). Ответственным за рассмотрение обращения является лицо, указанное в резолюции первым или с обозначением "ответственный".

Резолюция оформляется на специальном бланке формата А6 и должна содержать следующие сведения: фамилия исполнителя (соисполнителей); текст поручения и срок исполнения (при необходимости); подпись лица, давшего поручение; номер обращения; дата подписания.

После подписания (неподписания) резолюции обращение в течение одного рабочего дня возвращается в Управление для организации дальнейшей работы либо для доработки проекта резолюции.

Подписание резолюции осуществляется лично либо с использованием штампа факсимильного воспроизведения подписи (по согласованию).

Сотрудники Управления в Информационную систему вносят данные об исполнителе (соисполнителе), о сроках рассмотрения обращения и содержании резолюции.

3.3.7. Сотрудник Управления готовит копии обращений граждан и приложенных к ним документов по числу исполнителей (соисполнителей). Ответственному исполнителю направляется подлинник обращения, соисполнителям - копии обращений.

3.3.8. Соисполнители обязаны представить ответственному исполнителю необходимую информацию в установленные резолюцией сроки.

В случае, если в резолюции не установлен срок, информацию в адрес ответственного исполнителя необходимо представить за семь рабочих дней до окончания срока рассмотрения обращения.

Ответственный исполнитель готовит проект ответа и осуществляет его согласование с лицами, определенными резолюцией уполномоченного лица. Согласование проекта ответа осуществляется в течение двух рабочих дней для каждого согласующего.

В случае несвоевременного представления соисполнителем необходимой информации ответственному исполнителю, соисполнитель несет ответственность в установленном законодательством порядке.

Ответственный исполнитель при подготовке ответа на обращение вправе запросить у соисполнителей дополнительную информацию по доводам обращения.

3.3.9. В случае, если обращение стоит на контроле в Правительстве области, сотрудник Управления вносит в Информационную систему соответствующую информацию и осуществляет контроль сроков исполнения.

3.3.10. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

3.3.11. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 3.3.10 настоящего Порядка, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, сотрудником Управления жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решения или действия (бездействие) в суд.

3.4. Направление ответа на обращение

3.4.1. Ответы на обращения граждан оформляются на бланке Правительства области и подписываются уполномоченным лицом.

Сотрудник Управления фиксирует итоги рассмотрения обращения путем заполнения соответствующих разделов и прикрепляет отсканированную копию ответа гражданину в Информационной системе, формирует дело для учета и хранения с дальнейшей передачей в архив.

3.4.2. Ответ гражданину направляется на адрес, указанный в обращении, путем почтового отправления или на адрес электронной почты, если обращение поступило в форме электронного документа.

После подписания ответа на обращение уполномоченным лицом Правительства области и его регистрации исполнителем, ответ гражданину передается в Управление документооборота для организации почтового отправления.

Ответы на обращения, поступившие в форме электронного документа, направляются сотрудником Управления в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному гражданином в течение одного дня после подписания ответа.

3.4.3. При рассмотрении коллективных обращений ответ направляется каждому заявителю, указавшему в обращении свою фамилию, почтовый и (или) электронный адрес.

В случае, если в обращении нет данных об адресах всех граждан, ответ направляется в адрес гражданина, указавшего адрес, или того, кто значится в обращении первым адресатом с пометкой "для сообщения другим авторам обращения".

3.5. Сроки рассмотрения обращений

3.5.1. Обращения, поступившие в Правительство области или его должностному лицу, рассматриваются в течение тридцати дней со дня регистрации обращения, за