Приложение. Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Тамбовской области

Приложение
Утвержден
распоряжением
Правительства Тамбовской области
от 06.07.2023 N 522-р

Порядок
организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Тамбовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Тамбовской области (далее - Порядок) разработан в целях организации работы в Правительстве Тамбовской области (далее - Правительство области), его структурных подразделениях по своевременному и полному рассмотрению обращений, поступивших в письменной форме, устной форме, а также в форме электронного документа (далее - обращение) от граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства (далее - граждане или заявители), направлению ответов в срок, установленный законодательством Российской Федерации.

1.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве области осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Тамбовской области Российской Федерации, законами Тамбовской области, постановлениями и распоряжениями Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области, а также настоящим Порядком.

1.3. Порядок определяет сроки и последовательность действий, связанных с реализацией гражданами конституционного права на обращение к Главе Тамбовской области, в Правительство области и его должностным лицам, а также устанавливает порядок взаимодействия Правительства области и его должностных лиц с исполнительными органами Тамбовской области и их должностными лицами, органами местного самоуправления муниципальных образований Тамбовской области (далее - органы местного самоуправления), Тамбовской областной Думой, Уполномоченным по правам человека в Тамбовской области, Уполномоченным по правам ребенка в Тамбовской области, федеральными органами государственной власти и гражданами при рассмотрении обращений.

1.4. Должностные лица - Глава Тамбовской области, заместители Главы Тамбовской области, руководители структурных подразделений Правительства области, руководитель аппарата Правительства Тамбовской области, заместитель руководителя аппарата Правительства области (далее - уполномоченные лица), ответственные за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, несут ответственность за нарушение настоящего Порядка в соответствии с действующим законодательством.

Лица, которым поручено рассмотрение обращений (далее - исполнители) несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за рассмотрение обращений в части, касающейся каждого.

1.5. При рассмотрении обращений граждан в Правительстве области уполномоченные лица:

обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

запрашивают, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращений документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

дают письменный ответ по существу поставленных в обращениях вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 3.3.1, 3.3.2 настоящего Порядка.

1.6. Организационно-методическое сопровождение работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве области, контроль за соблюдением положений настоящего Порядка осуществляется управлением по работе с обращениями граждан Правительства Тамбовской области (далее - Управление).

1.7. Делопроизводство по обращениям граждан в Правительстве области ведется отдельно от других видов делопроизводства посредством заполнения информационной системы обращений граждан (далее - Информационная система) и формирования дел по результатам рассмотрения обращений граждан, в которых содержатся все материалы по рассмотрению обращений.

2. Информирование граждан о приеме и рассмотрении обращений

2.1. Граждане вправе обратиться к Главе Тамбовской области, в Правительство области и его должностным лицам, используя различные каналы связи, а именно:

2.1.1. направить обращение в форме электронных документов посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет":

через официальный сайт Правительства области в разделе "Интернет-приемная": https://www.tambov.gov.ru/;

через электронную почту Правительства области: post@post.tambov.gov.ru;

через единый портал государственных (муниципальных) услуг: https://www.gosuslugi.ru/;

2.1.2. направить обращение посредством почтового отправления и (или) передать письменное обращение посредством личного обращения в приемную граждан Правительства области, расположенную по адресу: ул. Интернациональная, д. 14, г. Тамбов, Тамбовская область, 392017. Режим работы Правительства области: понедельник - пятница с 8.30 до 17.30; предпраздничные дни с 8.30 до 16.30; перерыв с 12.30 до 13.30; суббота и воскресенье - выходные дни.

2.2. Информация об организации работы по рассмотрению обращений уполномоченными лицами Правительства области предоставляется:

непосредственно в Правительстве области;

посредством телефонной связи (с соблюдением требований федерального законодательства о защите персональных данных и информации ограниченного доступа), информирования по адресу электронной почты.

Информация предоставляется:

об исполнителях;

о направлении обращений в государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу по компетенции;

о невозможности рассмотрения обращений с указанием оснований для этого;

о продлении сроков рассмотрения обращений с указанием оснований для этого.

2.3. Сведения о режиме работы Правительства области, о графике личного приема граждан уполномоченными лицами, контактных и справочных телефонах, размещаются:

на официальном сайте Правительства области;

на информационных стендах в приемной граждан Правительства области.

2.4. На информационных стендах размещается также следующая информация:

настоящий Порядок;

извлечения из нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по рассмотрению обращений граждан;

почтовый адрес Правительства области;

перечень оснований для оставления обращений граждан без рассмотрения;

порядок обжалования решений, действий (бездействия) Правительства области и его должностных лиц, принятых (совершенных) в рамках рассмотрения обращений граждан.

2.5. Гражданам предоставляется информация о порядке рассмотрения их обращений.

Предоставление информации осуществляется при личном обращении, посредством официального сайта Правительства области в разделе "Интернет-приемная": https://www.tambov.gov.ru, телефонной связи, информирования по адресу электронной почты.

3. Организация работы по рассмотрению обращений граждан

3.1. Организация работы

Обращения, поступившие в Правительство области по каналам связи, перечисленным в пункте 2.1 настоящего Порядка, либо поступившие из государственных органов, органов местного самоуправления или их должностных лиц, подлежат обязательному рассмотрению, с учетом особенностей, установленных пунктами 3.3.1, 3.3.2 настоящего Порядка.

3.2. Прием и регистрация обращений граждан

3.2.1. Прием, обработка и регистрация обращений граждан в Правительстве области осуществляется посредством внесения данных в Информационную систему Управлением в течение трех дней с момента поступления.

Датой поступления обращения считается дата регистрации обращения, указанная на входящем штампе Правительства области.

Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу.

В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

3.2.2. Письменные обращения граждан, поступившие в Правительство области принимаются специалистами департамента государственных, муниципальных услуг и документооборота аппарата Правительства области (далее - Департамент) и передаются в день их поступления для регистрации в Управление.

В случае, если обращения поступили нарочно и (или) на адрес электронной почты уполномоченных лиц Правительства области, они незамедлительно направляются для регистрации в Управление.

3.2.3. Поступившая в Управление корреспонденция, не относящаяся к обращениям граждан, в течение рабочего дня передается сотрудниками Управления в Управление документооборота для дальнейшей обработки.

3.2.4. Обращения, поступившие через официальный сайт Правительства области раздела "Интернет-приемная" (https://www.tambov.gov.ru), адресованные в иные государственные органы, органы местного самоуправления и(или) их должностным лицам, не подлежат рассмотрению в Правительстве области и направляются соответствующему адресату для рассмотрения, о чем гражданин уведомляется Управлением.

3.2.5. На обращение гражданина, в котором при вскрытии конверта или при рассмотрении обращения обнаруживается отсутствие документов, указанных гражданином в обращении в качестве приложений, или текста обращения, составляется акт о вскрытии конверта по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку, о чем уведомляется гражданин. При обнаружении поврежденного документа составляется акт о выявлении повреждений документов по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку.

На обращение, полученное с ценными бумагами (облигации, акции и т.д.) и деньгами, сотрудниками Управления составляется акт о наличии ценных бумаг и денег в двух экземплярах по форме согласно приложению N 3 к настоящему Порядку. Один экземпляр акта остается в деле, второй экземпляр направляется гражданину с одновременным уведомлением о необходимости получения ценных бумаг и (или) денежных средств.

3.2.6. Конверты с пометкой "Лично", поступившие в адрес уполномоченных лиц, не вскрываются, на них проставляется регистрационный штамп, и они передаются Департаментом адресату в срок не позднее следующего рабочего дня с момента регистрации. В случае, когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция в течение одного рабочего дня направляется в Управление для регистрации и организации работы по рассмотрению.

В случае если пометка "Лично" указана гражданином непосредственно на обращении, такое обращение направляется на рассмотрение в общем порядке.

3.2.7. При получении обращений сотрудник Управления осуществляет прочтение, определяет содержание вопросов обращений, проверяет правильность адресации корреспонденции и регистрирует обращение в Информационной системе.

3.2.8. При регистрации обращений в Информационной системе вносится следующая информация об обращении:

дата поступления обращения;

вид обращения (предложение, заявление, жалоба);

данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество (при наличии), адрес места проживания (пребывания), адрес электронной почты (для обращений, поступивших в форме электронного документа), контактный телефон (при наличии);

вопрос (вопросы), поставленные в обращении;

данные о наличии приложений к обращению;

данные об уполномоченном лице Правительства области, к компетенции которого относится решение поставленных в обращении вопросов;

данные об исполнительных органах области и органах местного самоуправления, организациях, осуществляющих публично-значимые функции и (или) их должностных лицах, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

данные об ответственном исполнителе (при наличии), который определяется для подготовки сводного ответа гражданину, в случае направления обращения по компетенции для рассмотрения двум и более исполнителям;

данные о сотруднике Управления, ответственном за регистрацию и организацию (контроль) рассмотрения обращения.

В Информационной системе прикрепляются сканированные копии обращения и документов, поступивших вместе с обращением.

В разделе "Примечание" указывается дополнительная информация по поступившему обращению (при наличии).

3.2.9. На поступившее обращение сотрудник Управления ставит входящий штамп Правительства области и присваивает регистрационный номер.

Регистрационный номер обращения состоит из трех реквизитов, разделенных тире:

буквы (по первой букве фамилии гражданина или группы букв "Кол" - в случае поступления коллективного обращения, "БП" - в случае поступления обращения, не подписанного автором);

цифрового кода, присвоенного Информационной системой при регистрации обращения;

номера обращения, который является уникальным для данного обращения в течение календарного года.

Если обращение поступило в форме электронного документа, после порядкового номера ставится буква "Э".

Если рассмотрение обращения поставлено на контроль (требуется направление копии ответа на обращение или информации адресату), в Информационной системе в соответствующем разделе обращения проставляется отметка "К".

3.2.10. По просьбе гражданина сотрудником Управления на копии или втором экземпляре принятого обращения проставляется отметка о принятии, содержащая дату, время поступления обращения и фамилию лица, принявшего обращение.

3.3. Рассмотрение обращений

3.3.1. Особенности рассмотрения отдельных обращений.

В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, указанное обращение направляется сотрудником Управления в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации сотрудником Управления возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

Письменное обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов, о чем сотрудником Управления сообщается гражданину о недопустимости злоупотребления правом.

В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сотрудником Управления в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, уполномоченное лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Правительство области или одному и тому же должностному лицу. О принятом решений сотрудник Управления уведомляет гражданина, направившего обращение.

Решение о прекращении переписки ввиду безосновательности рассмотрения очередного обращения принимается уполномоченным лицом, которое оформляется резолюцией "Переписку прекратить" на докладной записке, подготовленной сотрудником Управления или исполнителем, с предложением о признании обращения гражданина безосновательным и принятии решения о прекращении переписки. В докладной записке в обязательном порядке приводятся доводы о безосновательности обращения гражданина и основания для прекращения с ним переписки.

В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сотрудником Управления сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

В случае, если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сотрудником Управления сообщается гражданину, направившему обращение.

В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с частью 4 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ) на официальном сайте Правительства области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", гражданину, направившему обращение, сотрудником Управления в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

3.3.2. Обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства области и его должностных лиц, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, о чем сотрудником Управления уведомляется гражданин и вносятся соответствующие данные в Информационную систему.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, сотрудником Управления направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел и высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о направлении его обращения.

Решение о направлении обращения на рассмотрение по компетенции принимается Управлением исходя из его содержания в форме сопроводительного письма к обращению за подписью начальника Управления. Управление вправе запросить информацию о результатах рассмотрения обращения.

О направлении обращения по компетенции гражданин уведомляется посредством указания вторым адресатом в сопроводительном письме о направлении обращения для рассмотрения по компетенции либо оформляется уведомление гражданину отдельным письмом (в этом случае оно подписывается сотрудником Управления).

3.3.3. В случае направления обращения для рассмотрения двум и более адресатам в сопроводительном письме делается отметка "Для рассмотрения в части касающейся".

3.3.4. Сопроводительные письма в федеральные органы государственной власти и (или) их территориальные органы, исполнительные органы субъектов Российской Федерации подписываются начальником Управления.

3.3.5. В случае, если в обращениях содержатся доводы о несогласии с результатами рассмотрения обращения уполномоченными лицами Правительства области, исполнительных органов Тамбовской области, их должностных лиц, сотрудник Управления в течение одного рабочего дня со дня регистрации обращения готовит и направляет проект резолюции с обращением в адрес Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области в соответствии с распределением обязанностей, установленным соответствующим распоряжением.

3.3.6. При подготовке Управлением проекта резолюции в ней указываются исполнители (соисполнители). Ответственным за рассмотрение обращения является лицо, указанное в резолюции первым или с обозначением "ответственный".

Резолюция оформляется на специальном бланке формата А6 и должна содержать следующие сведения: фамилия исполнителя (соисполнителей); текст поручения и срок исполнения (при необходимости); подпись лица, давшего поручение; номер обращения; дата подписания.

После подписания (неподписания) резолюции обращение в течение одного рабочего дня возвращается в Управление для организации дальнейшей работы либо для доработки проекта резолюции.

Подписание резолюции осуществляется лично либо с использованием штампа факсимильного воспроизведения подписи (по согласованию).

Сотрудники Управления в Информационную систему вносят данные об исполнителе (соисполнителе), о сроках рассмотрения обращения и содержании резолюции.

3.3.7. Сотрудник Управления готовит копии обращений граждан и приложенных к ним документов по числу исполнителей (соисполнителей). Ответственному исполнителю направляется подлинник обращения, соисполнителям - копии обращений.

3.3.8. Соисполнители обязаны представить ответственному исполнителю необходимую информацию в установленные резолюцией сроки.

В случае, если в резолюции не установлен срок, информацию в адрес ответственного исполнителя необходимо представить за семь рабочих дней до окончания срока рассмотрения обращения.

Ответственный исполнитель готовит проект ответа и осуществляет его согласование с лицами, определенными резолюцией уполномоченного лица. Согласование проекта ответа осуществляется в течение двух рабочих дней для каждого согласующего.

В случае несвоевременного представления соисполнителем необходимой информации ответственному исполнителю, соисполнитель несет ответственность в установленном законодательством порядке.

Ответственный исполнитель при подготовке ответа на обращение вправе запросить у соисполнителей дополнительную информацию по доводам обращения.

3.3.9. В случае, если обращение стоит на контроле в Правительстве области, сотрудник Управления вносит в Информационную систему соответствующую информацию и осуществляет контроль сроков исполнения.

3.3.10. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

3.3.11. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 3.3.10 настоящего Порядка, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, сотрудником Управления жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решения или действия (бездействие) в суд.

3.4. Направление ответа на обращение

3.4.1. Ответы на обращения граждан оформляются на бланке Правительства области и подписываются уполномоченным лицом.

Сотрудник Управления фиксирует итоги рассмотрения обращения путем заполнения соответствующих разделов и прикрепляет отсканированную копию ответа гражданину в Информационной системе, формирует дело для учета и хранения с дальнейшей передачей в архив.

3.4.2. Ответ гражданину направляется на адрес, указанный в обращении, путем почтового отправления или на адрес электронной почты, если обращение поступило в форме электронного документа.

После подписания ответа на обращение уполномоченным лицом Правительства области и его регистрации исполнителем, ответ гражданину передается в Управление документооборота для организации почтового отправления.

Ответы на обращения, поступившие в форме электронного документа, направляются сотрудником Управления в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному гражданином в течение одного дня после подписания ответа.

3.4.3. При рассмотрении коллективных обращений ответ направляется каждому заявителю, указавшему в обращении свою фамилию, почтовый и (или) электронный адрес.

В случае, если в обращении нет данных об адресах всех граждан, ответ направляется в адрес гражданина, указавшего адрес, или того, кто значится в обращении первым адресатом с пометкой "для сообщения другим авторам обращения".

3.5. Сроки рассмотрения обращений

3.5.1. Обращения, поступившие в Правительство области или его должностному лицу, рассматриваются в течение тридцати дней со дня регистрации обращения, за исключением случая, указанного в абзаце втором настоящего пункта.

Письменное обращение, поступившее Главе Тамбовской области и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение двадцати дней со дня регистрации письменного обращения.

3.5.2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 12 Федерального закона N 59-ФЗ, уполномоченное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения, но не более чем на тридцать дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

3.5.3. Обращения граждан, поставленные Правительством области на контроль, рассматриваются в сроки, установленные резолюцией, но не позднее срока, установленного Федеральным законом N 59-ФЗ. Если срок не указан, то обращения рассматриваются в установленные законодательством сроки.

3.5.4. В случае запроса в Правительстве области информации по обращениям, запрашиваемая информация должна быть подготовлена уполномоченным лицом в течение пятнадцати дней с момента регистрации поступившего запроса, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3.5.5. Если последний день, установленного законом срока рассмотрения или направления обращений приходится на нерабочий (выходной, праздничный) день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

4. Личный прием граждан

4.1. Личный прием граждан в Правительстве области (далее - Прием) осуществляют Глава Тамбовской области, заместители Главы Тамбовской области, руководители структурных подразделений Правительства области, уполномоченные ими должностные лица.

Прием осуществляется в приемной граждан Правительства области и общественных приемных Главы Тамбовской области, расположенных в муниципальных образованиях области.

В случае необходимости на Прием приглашаются руководители структурных подразделений Правительства области, исполнительных органов Тамбовской области, органов местного самоуправления, а также иные лица.

Прием Главой Тамбовской области, в том числе проводится в приемной Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе по поручению Президента Российской Федерации.

4.2. Прием проводится в соответствии с графиком, формируемым Управлением по согласованию с уполномоченными лицами и утверждаемым распоряжением Правительства Тамбовской области.

График Приема размещается на официальном сайте Правительства области в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" во вкладке "Интернет-приёмная" в разделе "Справочная информация" и в приемной граждан Правительства области.

4.3. Допускается замена лиц, осуществляющих Прием в соответствии с утвержденным графиком, или перенос даты и (или) времени Приема, о чем уведомляется Управление для организации работы приемной граждан Правительства области и информирования граждан.

4.4. Прием может проводиться в режиме видеоконференцсвязи. Граждане при наличии технической возможности могут участвовать в Приеме по месту жительства в соответствующем муниципальном округе.

4.5. Граждане, изъявившие желание записаться на Прием, по мере поступления от них письменных обращений, в форме электронных документов, а также полученных при помощи телефонной связи, согласно установленному графику приглашаются на Прием.

При записи на Прием заявитель сообщает свои фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес проживания, а также вопрос, требующий разрешения.

4.6. Запись на Прием осуществляет сотрудник Управления. В зависимости от характера поставленных вопросов, сотрудник Управления также разъясняет гражданину, в какие государственные органы, органы местного самоуправления, иные организации, осуществляющие публично-значимые функции, следует обратиться для решения вопросов.

4.7. Список граждан, записавшихся на Прием, материалы, связанные с проведением приема (при наличии), сотрудники Управления передают лицу, осуществляющему Прием, не позднее одного рабочего дня до дня проведения Приема.

4.8. Прием граждан осуществляется по предъявлению документа, удостоверяющего личность.

Прием осуществляется в порядке очередности.

Граждане, которые пришли в день Приема без записи, принимаются после того, как будут приняты граждане, записавшиеся на Прием.

4.9. Во время Приема гражданину должна быть разъяснена возможность изложить свое обращение устно либо представить в письменной форме.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе Приема. О наличии согласия гражданина лицом, осуществляющим Прием, делается соответствующая запись в карточке личного приема гражданина по форме согласно приложению N 4 к настоящему Порядку. Карточки личного приема гражданина регистрируются Управлением в Информационной системе.

Письменное обращение, принятое в ходе Приема, подлежит регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящим Порядком и Федеральным законом N 59-ФЗ.

4.10. При отсутствии возможности дать ответ в ходе Приема, лицом осуществляющим Прием, дается соответствующее поручение исполнителю о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина и передается в Управление в день проведения Приема, но не позднее следующего рабочего дня за днем проведения Приема для организации дальнейшей работы по рассмотрению обращения.

4.11. Ответственность за оформление обращения гражданина, поступившего в ходе Приема, в том числе карточки личного приема гражданина несет Управление.

4.12. Обращение, поступившее в ходе Приема может быть оставлено без рассмотрения, если гражданину ранее давался ответ по существу поставленных в обращении вопросов о чем уполномоченным лицом делается запись в карточке личного приема гражданина.

4.13. В случае, если в ходе Приема гражданином поставлен вопрос, решение которого не входит в компетенцию Правительства области и его должностных лиц, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В случае, если поставленные гражданином вопросы не входят в компетенцию Правительства области и его должностных лиц, обращение направляется сотрудником Управления в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов, в течение семи дней со дня регистрации.

5. Контроль за рассмотрением обращений

5.1. Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в целях обеспечения объективного, всестороннего и своевременного рассмотрения обращений граждан, принятия мер по выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

5.2. Координацию деятельности по рассмотрению обращений граждан, поступивших в Правительство области, осуществляет Управление.

Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан, исполнением поручений, данных во время Приема граждан уполномоченным лицом, осуществляет Управление.

5.3. Управление осуществляет контроль за следующими сроками рассмотрения обращений, поступивших от граждан в Правительство области:

рассмотрения запросов, поступивших в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 10 Федерального закона N 59-ФЗ;

направления обращений в иные органы в соответствии с их компетенцией;

рассмотрения обращений, поступивших в Правительство области из федеральных органов государственной власти и поставленных ими на контроль;

представления докладов в адрес Главы Тамбовской области и в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе по итогам Приемов, проведенных по поручению Президента Российской Федерации;

направления ответов по обращениям.

5.4. Датой завершения рассмотрения обращений и снятия их с контроля является дата ответа заявителю или дата направления их для рассмотрения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов.

Обращение считается рассмотренным, если приняты необходимые меры и (или) даны ответы на все поставленные в нем вопросы.

6. Формирование и хранение дел по обращениям

6.1. Материалы по обращениям граждан, рассмотренным в Правительстве области, формируются в дела сотрудниками Управления для их передачи в Департамент и последующего хранения.

После рассмотрения обращений дела по ним передаются на хранение в Управление (не реже одного раза в месяц).

6.2. Дела по обращениям граждан включают: обращения, резолюции (поручения) уполномоченного лица, запросы, поступившие ответы, справки, уведомления гражданину, иные информационные материалы.

Отметка о сдаче дела сотрудниками Управления вносится в Информационную систему.

6.3. В случае направления обращений для рассмотрения по компетенции в государственные органы, органы местного самоуправления и их должностным лицам, дела формируются без учета итогов рассмотрения таких обращений. Сопроводительное письмо о направлении обращения для рассмотрения по компетенции и уведомление гражданину являются основаниями для его оформления и передачи на хранение в Департамент.

6.4. Сотрудники Управления несут ответственность в соответствии с действующим законодательством за сохранность дел по обращениям граждан до их сдачи в архив.

6.5. Сведения, содержащиеся в обращениях и материалах, прилагаемые к ним, а также персональные данные граждан могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями.

Не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращениях, направление обращений в государственные органы, органы местного самоуправления, их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных вопросов.

6.6. Дела по обращениям граждан формируются по годам и располагаются в них в соответствии с порядковыми номерами, присвоенными Информационной системой.

Дела по обращениям, поступившим в ходе Приема, формируются отдельно в соответствии с порядковыми номерами и обозначением "ЛП", присвоенными Информационной системой.

6.7. По истечению срока хранения дел в Управлении, они передаются в архив для последующего хранения.