Приложение N 1

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
к приказу министерства ФК и С НСО
от 6 июля 2023 г. N 379

Правила обработки персональных данных в министерстве физической культуры и спорта Новосибирской области

I. Общие положения

1. Обработка персональных данных в министерстве физической культуры и спорта Новосибирской области (далее - Министерство) выполняется с использованием средств автоматизации или без использования таких средств и включает сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных субъектов персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве.

Обработка персональных данных без использования средств автоматизации может осуществляться в виде документов на бумажных носителях и в электронном виде (файлы, базы данных) на электронных носителях информации.

2. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, а также настоящими Правилами.

3. К субъектам персональных данных, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве, в соответствии с настоящими Правилами относятся:

1) государственные гражданские служащие Министерства (далее - гражданские служащие Министерства);

2) работники Министерства, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Новосибирской области (далее - работники Министерства);

3) лица, замещающие должности руководителей организаций, находящихся в ведении Министерства;

4) граждане, претендующие на замещение должностей руководителей организаций;

5) супруги (в том числе бывшие, супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов), лица, состоящие в родстве (свойстве) с субъектами персональных данных, указанными в подпунктах 1-3 настоящего пункта, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

6) уволенные гражданские служащие Министерства и работники Министерства;

7) лица, включенные в кадровый резерв Министерства;

8) лица, обработка персональных данных которых осуществляется в связи с исполнением государственного контракта, заключаемого Министерством;

9) лица, обработка персональных данных которых осуществляется в связи с исполнением гражданско-правовых договоров, заключаемых Министерством;

10) лица, состоящие в состав общественного совета при Министерстве;

11) лица, обработка персональных данных которых осуществляется в связи с выполнением возложенных законодательством Российской Федерации на Министерство функций, полномочий и обязанностей;

12) граждане, обратившиеся в соответствии с Федеральным законом от 02.05. 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

13) пользователи официального сайта Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет";

14) лица, представляемые к награждению, наградные материалы по которым представлены в Министерство.

Обработка персональных данных лиц, указанных в настоящем пункте Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" осуществляется без согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на Министерство функций, полномочий и обязанностей.

Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

II. Цели, условия и порядок обработки персональных данных и соответствующие им перечни обрабатываемых персональных данных

4. Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1-7 пункта 3 настоящих Правил, обрабатываются в целях обеспечения исполнения законодательства о государственной, гражданской службе, Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации", содействия в выполнении осуществляемой работы, организации и прохождения конкурса на замещение вакантных должностей гражданской службы, формирования кадрового резерва гражданской службы, обучения и должностного роста, учета результатов исполнения работниками должностных обязанностей, обеспечения личной безопасности государственных служащих Министерства, руководителей подведомственных организаций и членов их семей, обеспечения установленных законодательством Российской Федерации условий труда, гарантий и компенсаций, сохранности принадлежащего им имущества, противодействия коррупции.

Персональные данные субъектов персональных данных, указанных в подпункте 14 пункта 3 настоящих Правил, обрабатываются в целях признания и учета результатов исполнения государственными служащими Министерства должностных обязанностей, за высокие показатели в работе, достижения, активную общественную деятельность в отрасли физической культуры и спорта.

5. В целях, указанных в пункте 4 настоящих Правил, обрабатываются следующие категории персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 7, 14 пункта 3 настоящих Правил:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии) (в том числе прежние фамилии, имена и (или) отчества (при наличии), в случае их изменения);

2) дата рождения;

3) место рождения;

4) сведения о гражданстве (в том числе о прежних гражданствах, иных гражданствах);

5) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа, код подразделения органа, выдавшего его, дата выдачи;

6) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, наименование органа, выдавшего его, дата выдачи;

7) адрес места жительства, дата регистрации по месту жительства (месту пребывания);

8) номер телефона или сведения о других способах связи;

9) сведения, содержащиеся в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования или документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

10) идентификационный номер налогоплательщика;

11) реквизиты страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

12) реквизиты свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

13) сведения о семейном положении, составе семьи и о близких родственниках (в том числе бывших супругах);

14) сведения о трудовой деятельности, включая работу по совместительству, предпринимательскую и иную деятельность, военную службу;

15) отношение к воинской обязанности, сведения о воинском учете и реквизиты документов воинского учета (серия, номер, дата выдачи документов воинского учета, наименование органа, выдавшего его);

16) сведения об образовании с указанием наименования образовательной организации, года ее окончания, квалификации, специальности и (или) направления подготовки, наименования и реквизитов документа об образовании;

17) сведения об ученой степени, ученом звании;

18) сведения о владении иностранными языками и языками народов Российской Федерации;

19) сведения о наличии либо отсутствии заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

20) фотография;

21) сведения о прохождении гражданской службы, в том числе: дата и основание поступления на гражданскую службу и назначения на должность гражданской службы, дата и основание назначения, перевода, перемещения на иную должность гражданской службы, наименование замещаемых должностей гражданской службы с указанием структурных подразделений, размера денежного содержания, результатов аттестации на соответствие замещаемой должности гражданской службы, а также сведения о прежнем месте работы;

22) сведения, содержащиеся в служебном контракте (трудовом договоре), дополнительных соглашениях к служебному контракту (трудовому договору);

23) сведения о пребывании за границей;

24) сведения о классном чине федеральной государственной гражданской службы и (или) гражданской службы субъекта Российской Федерации и (или) муниципальной службы, дипломатическом ранге, воинском и (или) специальном звании, классном чине правоохранительной службы, классном чине юстиции, а также сведения о том, кем и когда они присвоены;

25) сведения о наличии или отсутствии судимости;

26) сведения об оформленных допусках к государственной тайне;

27) сведения о государственных наградах, иных наградах и знаках отличия;

28) сведения о профессиональной переподготовке и (или) повышении квалификации;

29) сведения о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и отпусках без сохранения денежного содержания;

30) сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственного служащего Министерства, работников подведомственных организаций, гражданина, претендующего на замещение должности государственной гражданской службы в Министерстве, сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера супруги (супруга) и (или) несовершеннолетних детей государственного служащего Министерства, работников подведомственных организаций, гражданина, претендующего на замещение должности государственной гражданской службы в Министерстве, а также сведения о расходах государственного служащего Министерства, работников подведомственных организаций, его супруги (супруга) и (или) несовершеннолетних детей;

31) сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых государственным служащим Министерства, гражданином, претендующим на замещение должностей государственной гражданской службы, размещалась общедоступная информация, а также данные, позволяющие его идентифицировать;

32) номер расчетного счета;

33) номер банковской карты;

34) иные сведения, которые субъект персональных данных пожелал сообщить о себе и которые отвечают целям обработки персональных данных, указанным в пункте 4 настоящих Правил.

6. Обработка персональных данных и биометрических персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 7, 14 пункта 3 настоящих Правил, осуществляется без их согласия в целях, определенных пунктом 4 настоящих Правил, в соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 6 и частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" и Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации", Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", Федерального закона от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", Трудовым кодексом Российской Федерации.

7. Обработка специальных категорий персональных данных субъектов персональных данных осуществляется без их согласия в целях, указанных в пункте 4 настоящих Правил, в соответствии с подпунктом 2.3 пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", за исключением случаев получения персональных данных у третьей стороны в соответствии с пунктом 3 статьи 86 Трудового кодекса Российской Федерации.

8. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 7, 14 пункта 3 настоящих Правил, осуществляется с их согласия в следующих случаях:

1) при передаче персональных данных третьим лицам в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе и о противодействии коррупции;

2) при принятии решений, порождающих юридические последствия в отношении указанных лиц или иным образом затрагивающих их права и законные интересы, на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных.

9. В случаях, предусмотренных пунктом 8 настоящих Правил, согласие субъектов персональных данных оформляется в письменной форме, если иное не установлено Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

10. Обработка персональных данных субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 7, 14 пункта 3 настоящих Правил, осуществляется отделом организационной, правовой работы и контроля Министерства и включает в себя следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

11. Сбор, запись, систематизация, накопление и уточнение (обновление, изменение) персональных данных субъектов персональных данных осуществляется путем:

1) получения оригиналов необходимых документов (заявление, трудовая книжка, автобиография, иные документы, предоставляемые в кадровое подразделение отдела организационной, правовой работы и контроля Министерства (далее - оригиналы документов);

2) копирования оригиналов документов;

3) внесения сведений в учетные формы (на бумажных и электронных носителях);

4) формирования персональных данных в ходе работы;

5) внесения персональных данных в информационные системы персональных данных Министерства, используемые отделом организационной, правовой работы и контроля Министерства.

12. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу субъектов персональных данных, указанных в подпунктах 1 - 7, 14 пункта 3 настоящих Правил, персональные данные, не предусмотренные пунктом 5 настоящих Правил, в том числе касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни.

13. Персональные данные лиц, указанных в подпунктах 8 - 11 пункта 3 настоящих Правил, обрабатываются в целях реализации полномочий Министерства, установленных постановлением Правительства Новосибирской области от 08.10.2018 N 433-п "Об утверждении Положения о министерстве физической культуры и спорта Новосибирской области", а также предусмотренных другими нормативными правовыми актами.

14. В целях, указанных в пункте 13 настоящих Правил, обрабатываются следующие персональные данные лиц, указанных в подпунктах 8 - 11 пункта 3 настоящих Правил:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) дата и место рождения;

3) адрес места жительства, дата регистрации по месту жительства (месту пребывания);

4) сведения, содержащиеся в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования или документе, подтверждающим регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;

5) идентификационный номер налогоплательщика;

6) вид, серия, номер документа, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации, наименование органа, код подразделения органа, выдавшего его, дата выдачи;

7) номер телефона или сведения о других способах связи;

8) сведения о спортивных результатах, спортивных званиях, спортивных разрядах, почетных спортивных званиях, квалификационных категориях тренеров и квалификационных категориях специалистов в области физической культуры и спорта;

9) место прохождения спортивной подготовки или место работы;

10) иные персональные данные, которые отвечают цели обработки персональных данных, указанной в пункте 9 настоящих Правил.

15. Персональные данные лиц, указанных в подпункте 12 пункта 3 настоящих Правил, обрабатываются в целях обеспечения своевременного и в полном объеме рассмотрения устных и письменных обращений таких лиц в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

16. В целях, указанных в пункте 15 настоящих Правил, обрабатываются следующие персональные данные лиц, указанных в подпункте 12 пункта 3 настоящих Правил:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) адрес места жительства;

3) адрес электронной почты (при наличии);

4) иные персональные данные, указанные в обращении, а также ставшие известными в ходе личного приема или в процессе рассмотрения обращения.

17. Обработка персональных данных лиц, указанных в подпункте 13 пункта 3 настоящих Правил, осуществляется в целях организации доступа к информации о деятельности Министерства, размещаемой в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

18. В целях, указанных в пункте 17 настоящих Правил, обрабатываются следующие персональные данные лиц, указанных в подпункте 13 пункта 3 настоящих Правил:

1) фамилия, имя, отчество (при наличии);

2) адрес места жительства;

3) адрес электронной почты (при наличии);

4) иные сведения, которые представлены пользователем официального сайта Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Порядок обработки персональных данных в автоматизированных информационных системах

19. Обработка персональных данных в Министерстве может осуществляться с использованием автоматизированных информационных систем.

Перечень автоматизированных информационных систем утвержден настоящим приказом Министерства.

20. Доступ к автоматизированным информационным системам гражданских служащих Министерства, осуществляющих обработку персональных данных в автоматизированных информационных системах, реализуется посредством учетной записи, состоящей из имени пользователя и пароля.

21. Доступ к автоматизированным информационным системам предоставляется в соответствии с функциями, предусмотренными должностными регламентами гражданских служащих Министерства.

22. Информация может размещаться в автоматизированных информационных системах как в автоматическом, так и в ручном режиме, при получении информации на бумажном носителе или в ином виде, не позволяющем осуществлять ее автоматическую регистрацию.

Сроки обработки и хранения персональных данных.
Порядок уничтожения персональных данных

23. Хранение личных дел государственных служащих Министерства осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609.

24. Сроки хранения персональных данных в Министерстве определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236.

25. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.

26. Персональные данные подлежат уничтожению в следующих случаях:

1) при достижении цели обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в достижении цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

2) при изменении, признании утратившими силу нормативных правовых актов, устанавливающих правовые основания обработки персональных данных;

3) при выявлении факта неправомерной обработки персональных данных;

4) при отзыве субъектом персональных данных согласия, если иное не предусмотрено Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

27. Сотрудниками Министерства, ответственным за документооборот и архивирование, осуществляется систематический контроль и выявление документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения.

28. Вопрос об уничтожении документов, содержащих персональные данные с истекшими сроками хранения, рассматривается на заседании комиссии Министерства, состав которой утверждается приказом Министерства.

29. По итогам заседания комиссии Министерства составляются протокол и акт о выделении к уничтожению документов, опись уничтожаемых дел.

30. Уничтожение персональных данных по окончании срока их обработки на электронных носителях производится путем механического нарушения их целостности, не позволяющим произвести считывание и восстановление персональных данных, или удаления с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.