Приложение 1. Требования по запуску и реализации проектов повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства

Приложение 1
к распоряжению главы
администрации города Шахтерска
от 22.08.2022 N 414р

Требования по запуску и реализации проектов повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства

I. Общие положения

1. Настоящие Требования по запуску и реализации проектов повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства (далее - Требования) разработаны для их применения в администрации города Шахтерска, её самостоятельных структурных подразделениях, территориальных органах, на предприятиях и учреждениях муниципальной собственности, на территории, подконтрольной администрации города Шахтерска и её территориальных органов (далее - Объекты).

2. Целью разработки Требований является организация проектной деятельности по направлению "Эффективный регион" для повышения эффективности деятельности (процессов, услуг) и управления за счет применения принципов, методов и инструментов бережливого производства на Объектах.

3. Основные направления инициации и открытия проектов повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства:

а) социально-экономическое развитие территории, подконтрольной администрации города Шахтерска и её территориальным органам;

б) нормативные правовые акты Объектов;

в) мероприятия, направленные на обеспечение повышения качества жизни населения на территории, подконтрольной администрации города Шахтерска и её территориальным органам;

г) оптимизация внутренних процессов на Объектах, сокращение трудозатрат.

4. Концепция бережливого производства предполагает формирование определенного способа мышления у работников и государственных гражданских служащих, замещающих должности на Объектах (далее - сотрудники), рассматривая каждый элемент деятельности сотрудников с точки зрения ценности для потребителя. Прямым следствием данного подхода является ориентация на сокращение всех видов потерь, под которыми понимаются любые действия, не добавляющие ценности для потребителя, но расходующие время сотрудников и ресурсы организации.

5. Использование бережливых технологий позволит постоянно повышать удовлетворенность потребителей продукции/услуг, увеличивать результативность и эффективность внутренних процессов, упрощать организационную структуру и улучшать процессы управления, а также оперативно реагировать на внешние изменения.

II. Основные понятия

6. Основные понятия, применяемые в настоящих Требованиях:

"Эффективный регион" - это система взаимодействия субъектов бережливого производства, которые совместно и последовательно используют в своей деятельности принципы бережливого производства.

Бережливое производство - концепция управления, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь в процессах.

Визуализация - один из приемов представления различной информации, в том числе о размещении подразделений, кабинетов, инструментов, материалов, в виде, удобном для зрительного наблюдения и анализа, доступном для восприятия и использования каждым участником процесса.

Владелец процесса - руководитель Объекта, который управляет процессом и несет ответственность за его результат и эффективность.

Время протекания процесса (ВПП) - время, за которое сотрудники или предметы (инструменты, материалы) проходят (перемещаются) по маршруту потока создания ценности от начала до окончания.

Заказчик проекта - должностное лицо, заинтересованное в повышении эффективности улучшаемого процесса, руководитель Объекта, реализующего проект, который утверждает карточку проекта, план мероприятий по его реализации, отвечает за обеспечение ресурсами и решение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя вышеуказанного проекта, принимает результаты проекта.

Исполнитель проекта - Объект, участвующий в реализации проекта повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства и включенного в портфель проектов по направлению "Эффективный регион".

Карта текущего состояния - наглядное отображение (схема) информационных и материальных потоков, потерь, отражающих фактические показатели потока на рассматриваемую дату.

Карта целевого состояния - наглядное отображение (схема) информационных и материальных потоков, отражающих состояние потока, в котором устранены проблемы, которые можно решить в рамках проекта.

Команда проекта - группа инициативных сотрудников, выполняющая деятельность по планированию, реализации и достижению целей проекта.

Карточка проекта - документ, оформленный на бумажном носителе, в котором отражена значимая информация о выбранном проекте повышения эффективности процесса, плановый эффект, сроки и последовательность реализации, состав команды, обоснование выбора данного проекта, его ключевые события.

Картирование - инструменты визуализации и анализа материальных и информационных потоков применяемые с целью выявления существующих потерь и определения необходимых мероприятий по их устранению.

Координатор проекта - лицо, ответственное за методологическое сопровождение проектов и участвующее в межотраслевом взаимодействии по проектам.

Периметр проекта - Объекты, на которых протекает оптимизируемый процесс.

Потери - действия, которые могут осуществляться на любом из уровней создания продукта/услуги, потребляющие и расходующие как временные, так и материальные ресурсы, не добавляющие ценности создаваемому продукту/услуге.

Поток создания ценности (ПСЦ) - все операции в процессе (как добавляющие, так и не добавляющие ценность), направленные на преобразование материалов и информации в продукт или услугу для заказчика (например, от момента обращения заказчика за получением услуги до момента ее оказания).

Проект повышения эффективности процесса - проект, нацеленный на оптимизацию повторяющегося процесса или решение конкретных проблем в процессе с применением инструментов бережливого производства.

Процесс - совокупность последовательных действий, направленных на достижение определенного результата.

Руководитель проекта - один из участников команды проекта, отвечающий за оперативное управление проектом и достижение его целей, соблюдение сроков реализации проекта, своевременное и объективное информирование о ходе проекта, а также формирование отчетности по результатам реализации проекта в целом и на отдельных этапах его реализации.

Система 5С - система организации и рационализации рабочего пространства с целью безопасного и эффективного выполнения работы, повышения уровня качества создаваемого организацией продукта/услуги, снижения количества дефектов/брака, создания комфортного психологического климата, унификации и стандартизации рабочих мест, повышения производительности труда за счет сокращения времени на поиск предметов в рамках рабочего пространства.

Стандарт - нормативный документ, в котором зафиксирован наилучший образец (опыт), полученный при выполнении какой-либо работы с использованием приемов, наиболее эффективных с точки зрения сокращения потерь, удобства и скорости ее исполнения, принимаемый за эталон с целью сопоставления с ним других подобных образцов.

III. Организация проектной деятельности по направлению "Эффективный регион"

7. Функции Заказчика проекта:

принимает решение о реализации проекта на Объекте, которое оформляется распоряжением (приказом) Заказчика проекта;

создает команду проекта и утверждает её состав своим распоряжением (приказом), а также определяет Руководителя проекта. В состав команды проекта включаются Координатор проекта, а также, при необходимости и по согласованию, сотрудники других структурных подразделений (учреждений, предприятий).

8. Функции Руководителя проекта:

осуществляет реализацию проекта, обеспечивая достижение целей, показателей, результатов проекта;

представляет материалы проекта для согласования Координатору проекта;

организует совещания по защите подходов реализации проекта с приглашением Координатора проекта и Заказчика проекта, в том числе на Проектном комитете по направлению "Эффективный регион";

инициирует проведение совещаний команды проекта по вопросам разработки и реализации проекта;

ведет мониторинг хода исполнения плановых мероприятий, формирует отчетность о ходе реализации проекта;

участвует в контрольных мероприятиях, организованных с целью мониторинга реализации проекта;

после выполнения всех мероприятий по устранению выявленных проблем, готовит итоговый отчет о достигнутых результатах и направляет предложения Координатору проекта по завершению проекта.

9. Функции Координатора проекта:

оказывает методологическую поддержку при реализации проекта;

согласовывает основные материалы проекта;

осуществляет аудит реализуемых мероприятий проекта;

принимает решение о готовности проекта к защите подходов реализации проекта, в том числе на Проектном комитете по направлению "Эффективный регион".

10. Функции Проектного комитета по направлению "Эффективный регион":

рассматривает реализованные проекты, принимает решение о направлении проекта на доработку, начале реализации мероприятий и закрытии проекта.

IV. Этапы реализации проекта повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства

11. Принято выделять следующие этапы реализации проекта повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства (далее - проект):

Этап 1. "Подготовка и открытие проекта".

Этап 2. "Диагностика и целевое состояние".

Этап 3. "Внедрение улучшений".

Этап 4. "Закрепление результатов и закрытие проекта".

12. На этапе 1 "Подготовка и открытие проекта" осуществляется:

12.1. Определение проблемы и выбор темы проекта.

12.2. Определение периметра проекта и границ процесса.

12.3. Формирование пакета распорядительных документов о запуске проекта повышения эффективности процесса и об утверждении состава команды проекта.

12.4. Проведение стартового совещания и подготовка карточки проекта.

12.5. Оформление информационного стенда проекта (по решению Координатора проекта).

13. На этапе 2 "Диагностика и целевое состояние" осуществляется:

13.1. Разработка карты процесса текущего состояния.

13.2. Сбор фактических данных (производственный анализ 1).

13.3. Разработка карты процесса целевого состояния.

13.4. Разработка плана мероприятий.

14. На этапе 3 "Внедрение улучшений" осуществляется:

14.1. Совещание по защите подходов реализации проекта.

14.2. Внедрение мероприятий по достижению целей проекта.

15. На этапе 4 "Закрепление результатов и закрытие проекта" осуществляется:

15.1. Мониторинг достигнутых результатов (анализ 2).

15.2. Оформление карты достигнутого состояния.

15.3. Подготовка отчетной презентации с приложениями.

15.4. Защита реализованного проекта.

15.5. Оценка результатов проекта и проведение завершающего совещания.

15.6. Разработка стандарта/норматива и тиражирование.

V. Методика и порядок оформления документов

16. Порядок оформления карточки проекта.

16.1. В заголовке карточки проекта указывается наименование проекта, которое отражает конкретный процесс, взятый для улучшения, соотносится с целью и результатами проекта и формулируется одним предложением, раскрывающим его суть либо отражающим эффект от его реализации, например: "Оптимизация процесса формирования отчёта...".

16.2. Блок 1: "Вовлечённые лица и рамки проекта".

Данный блок размещается в левом верхнем углу паспорта проекта.

16.3. Блок 2: "Обоснование выбора".

Данный блок размещается в правом верхнем углу паспорта проекта.

В данном блоке указывается ключевой риск - событие, которое может произойти (например, несоблюдение сроков оказания услуги, невыполнение плана профилактических осмотров, штрафные санкции), если выбранный процесс не будет оптимизирован.

В блоке рекомендуется отразить следующие аспекты:

1. Влияние на цели/задачи.

2. Масштаб процесса (кросс-функциональность).

3. Трудоёмкость процесса.

4. Причины неудовлетворенности заказчиков процесса.

16.4. Блок 3: "Цели и плановый эффект".

Данный блок размещается в левом нижнем углу паспорта проекта.

Цели должны быть:

1. Актуальными, конкретными, достижимыми, ограниченными во времени, измеримыми (указываются с соответствующими единицами измерения).

2. Направлены на решение проблем процесса.

Цели не должны содержать:

1. Мероприятий, направленных на улучшение процесса.

2. "Лозунгов" (например, повысить эффективность работы персонала и т.п.).

16.5. Для проектов, в которых заранее неизвестно базовое состояние, значения в таблице показателей не заполняются. В этих случаях значения вносятся в карточку проекта после проведения картирования. И карточка проекта подписывается с пустыми графами базового и целевого состояния.

16.6. Блок 4: "Ключевые события проекта".

Данный блок размещается в правом нижнем углу паспорта проекта.

16.7. Форма карточки проекта является стандартной и не подлежит изменениям.

16.8. При составлении карточки проекта:

16.8.1. Название, обоснование выбора и цели проекта должны быть связаны.

16.8.2. Карточка проекта оформляется отдельно на каждый проект на одном листе формата А4 в альбомной ориентации. Лист визуально делится на 4 части (по числу блоков).

16.8.3. Карточка проекта должна быть подписана руководителем проекта, утверждена заказчиком проекта и согласована с Координатором проекта.

16.8.4. При продолжительности проекта 6 месяцев и более необходимо разделить проект на несколько проектов с меньшим периодом реализации.

17. Методика картирования.

17.1. Одним из первых шагов при совершенствовании процессов является построение карт потока создания ценности (далее - карты ПСЦ).

17.2. Картирование потока - это инструмент, с помощью которого можно визуализировать и проанализировать перемещения людей и предметов по