Приложение 1. Требования по запуску и реализации проектов повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства

Приложение 1
к распоряжению главы
администрации города Шахтерска
от 22.08.2022 N 414р

Требования по запуску и реализации проектов повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства

I. Общие положения

1. Настоящие Требования по запуску и реализации проектов повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства (далее - Требования) разработаны для их применения в администрации города Шахтерска, её самостоятельных структурных подразделениях, территориальных органах, на предприятиях и учреждениях муниципальной собственности, на территории, подконтрольной администрации города Шахтерска и её территориальных органов (далее - Объекты).

2. Целью разработки Требований является организация проектной деятельности по направлению "Эффективный регион" для повышения эффективности деятельности (процессов, услуг) и управления за счет применения принципов, методов и инструментов бережливого производства на Объектах.

3. Основные направления инициации и открытия проектов повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства:

а) социально-экономическое развитие территории, подконтрольной администрации города Шахтерска и её территориальным органам;

б) нормативные правовые акты Объектов;

в) мероприятия, направленные на обеспечение повышения качества жизни населения на территории, подконтрольной администрации города Шахтерска и её территориальным органам;

г) оптимизация внутренних процессов на Объектах, сокращение трудозатрат.

4. Концепция бережливого производства предполагает формирование определенного способа мышления у работников и государственных гражданских служащих, замещающих должности на Объектах (далее - сотрудники), рассматривая каждый элемент деятельности сотрудников с точки зрения ценности для потребителя. Прямым следствием данного подхода является ориентация на сокращение всех видов потерь, под которыми понимаются любые действия, не добавляющие ценности для потребителя, но расходующие время сотрудников и ресурсы организации.

5. Использование бережливых технологий позволит постоянно повышать удовлетворенность потребителей продукции/услуг, увеличивать результативность и эффективность внутренних процессов, упрощать организационную структуру и улучшать процессы управления, а также оперативно реагировать на внешние изменения.

II. Основные понятия

6. Основные понятия, применяемые в настоящих Требованиях:

"Эффективный регион" - это система взаимодействия субъектов бережливого производства, которые совместно и последовательно используют в своей деятельности принципы бережливого производства.

Бережливое производство - концепция управления, основанная на постоянном стремлении к устранению всех видов потерь в процессах.

Визуализация - один из приемов представления различной информации, в том числе о размещении подразделений, кабинетов, инструментов, материалов, в виде, удобном для зрительного наблюдения и анализа, доступном для восприятия и использования каждым участником процесса.

Владелец процесса - руководитель Объекта, который управляет процессом и несет ответственность за его результат и эффективность.

Время протекания процесса (ВПП) - время, за которое сотрудники или предметы (инструменты, материалы) проходят (перемещаются) по маршруту потока создания ценности от начала до окончания.

Заказчик проекта - должностное лицо, заинтересованное в повышении эффективности улучшаемого процесса, руководитель Объекта, реализующего проект, который утверждает карточку проекта, план мероприятий по его реализации, отвечает за обеспечение ресурсами и решение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя вышеуказанного проекта, принимает результаты проекта.

Исполнитель проекта - Объект, участвующий в реализации проекта повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства и включенного в портфель проектов по направлению "Эффективный регион".

Карта текущего состояния - наглядное отображение (схема) информационных и материальных потоков, потерь, отражающих фактические показатели потока на рассматриваемую дату.

Карта целевого состояния - наглядное отображение (схема) информационных и материальных потоков, отражающих состояние потока, в котором устранены проблемы, которые можно решить в рамках проекта.

Команда проекта - группа инициативных сотрудников, выполняющая деятельность по планированию, реализации и достижению целей проекта.

Карточка проекта - документ, оформленный на бумажном носителе, в котором отражена значимая информация о выбранном проекте повышения эффективности процесса, плановый эффект, сроки и последовательность реализации, состав команды, обоснование выбора данного проекта, его ключевые события.

Картирование - инструменты визуализации и анализа материальных и информационных потоков применяемые с целью выявления существующих потерь и определения необходимых мероприятий по их устранению.

Координатор проекта - лицо, ответственное за методологическое сопровождение проектов и участвующее в межотраслевом взаимодействии по проектам.

Периметр проекта - Объекты, на которых протекает оптимизируемый процесс.

Потери - действия, которые могут осуществляться на любом из уровней создания продукта/услуги, потребляющие и расходующие как временные, так и материальные ресурсы, не добавляющие ценности создаваемому продукту/услуге.

Поток создания ценности (ПСЦ) - все операции в процессе (как добавляющие, так и не добавляющие ценность), направленные на преобразование материалов и информации в продукт или услугу для заказчика (например, от момента обращения заказчика за получением услуги до момента ее оказания).

Проект повышения эффективности процесса - проект, нацеленный на оптимизацию повторяющегося процесса или решение конкретных проблем в процессе с применением инструментов бережливого производства.

Процесс - совокупность последовательных действий, направленных на достижение определенного результата.

Руководитель проекта - один из участников команды проекта, отвечающий за оперативное управление проектом и достижение его целей, соблюдение сроков реализации проекта, своевременное и объективное информирование о ходе проекта, а также формирование отчетности по результатам реализации проекта в целом и на отдельных этапах его реализации.

Система 5С - система организации и рационализации рабочего пространства с целью безопасного и эффективного выполнения работы, повышения уровня качества создаваемого организацией продукта/услуги, снижения количества дефектов/брака, создания комфортного психологического климата, унификации и стандартизации рабочих мест, повышения производительности труда за счет сокращения времени на поиск предметов в рамках рабочего пространства.

Стандарт - нормативный документ, в котором зафиксирован наилучший образец (опыт), полученный при выполнении какой-либо работы с использованием приемов, наиболее эффективных с точки зрения сокращения потерь, удобства и скорости ее исполнения, принимаемый за эталон с целью сопоставления с ним других подобных образцов.

III. Организация проектной деятельности по направлению "Эффективный регион"

7. Функции Заказчика проекта:

принимает решение о реализации проекта на Объекте, которое оформляется распоряжением (приказом) Заказчика проекта;

создает команду проекта и утверждает её состав своим распоряжением (приказом), а также определяет Руководителя проекта. В состав команды проекта включаются Координатор проекта, а также, при необходимости и по согласованию, сотрудники других структурных подразделений (учреждений, предприятий).

8. Функции Руководителя проекта:

осуществляет реализацию проекта, обеспечивая достижение целей, показателей, результатов проекта;

представляет материалы проекта для согласования Координатору проекта;

организует совещания по защите подходов реализации проекта с приглашением Координатора проекта и Заказчика проекта, в том числе на Проектном комитете по направлению "Эффективный регион";

инициирует проведение совещаний команды проекта по вопросам разработки и реализации проекта;

ведет мониторинг хода исполнения плановых мероприятий, формирует отчетность о ходе реализации проекта;

участвует в контрольных мероприятиях, организованных с целью мониторинга реализации проекта;

после выполнения всех мероприятий по устранению выявленных проблем, готовит итоговый отчет о достигнутых результатах и направляет предложения Координатору проекта по завершению проекта.

9. Функции Координатора проекта:

оказывает методологическую поддержку при реализации проекта;

согласовывает основные материалы проекта;

осуществляет аудит реализуемых мероприятий проекта;

принимает решение о готовности проекта к защите подходов реализации проекта, в том числе на Проектном комитете по направлению "Эффективный регион".

10. Функции Проектного комитета по направлению "Эффективный регион":

рассматривает реализованные проекты, принимает решение о направлении проекта на доработку, начале реализации мероприятий и закрытии проекта.

IV. Этапы реализации проекта повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства

11. Принято выделять следующие этапы реализации проекта повышения эффективности процесса с применением методов бережливого производства (далее - проект):

Этап 1. "Подготовка и открытие проекта".

Этап 2. "Диагностика и целевое состояние".

Этап 3. "Внедрение улучшений".

Этап 4. "Закрепление результатов и закрытие проекта".

12. На этапе 1 "Подготовка и открытие проекта" осуществляется:

12.1. Определение проблемы и выбор темы проекта.

12.2. Определение периметра проекта и границ процесса.

12.3. Формирование пакета распорядительных документов о запуске проекта повышения эффективности процесса и об утверждении состава команды проекта.

12.4. Проведение стартового совещания и подготовка карточки проекта.

12.5. Оформление информационного стенда проекта (по решению Координатора проекта).

13. На этапе 2 "Диагностика и целевое состояние" осуществляется:

13.1. Разработка карты процесса текущего состояния.

13.2. Сбор фактических данных (производственный анализ 1).

13.3. Разработка карты процесса целевого состояния.

13.4. Разработка плана мероприятий.

14. На этапе 3 "Внедрение улучшений" осуществляется:

14.1. Совещание по защите подходов реализации проекта.

14.2. Внедрение мероприятий по достижению целей проекта.

15. На этапе 4 "Закрепление результатов и закрытие проекта" осуществляется:

15.1. Мониторинг достигнутых результатов (анализ 2).

15.2. Оформление карты достигнутого состояния.

15.3. Подготовка отчетной презентации с приложениями.

15.4. Защита реализованного проекта.

15.5. Оценка результатов проекта и проведение завершающего совещания.

15.6. Разработка стандарта/норматива и тиражирование.

V. Методика и порядок оформления документов

16. Порядок оформления карточки проекта.

16.1. В заголовке карточки проекта указывается наименование проекта, которое отражает конкретный процесс, взятый для улучшения, соотносится с целью и результатами проекта и формулируется одним предложением, раскрывающим его суть либо отражающим эффект от его реализации, например: "Оптимизация процесса формирования отчёта...".

16.2. Блок 1: "Вовлечённые лица и рамки проекта".

Данный блок размещается в левом верхнем углу паспорта проекта.

16.3. Блок 2: "Обоснование выбора".

Данный блок размещается в правом верхнем углу паспорта проекта.

В данном блоке указывается ключевой риск - событие, которое может произойти (например, несоблюдение сроков оказания услуги, невыполнение плана профилактических осмотров, штрафные санкции), если выбранный процесс не будет оптимизирован.

В блоке рекомендуется отразить следующие аспекты:

1. Влияние на цели/задачи.

2. Масштаб процесса (кросс-функциональность).

3. Трудоёмкость процесса.

4. Причины неудовлетворенности заказчиков процесса.

16.4. Блок 3: "Цели и плановый эффект".

Данный блок размещается в левом нижнем углу паспорта проекта.

Цели должны быть:

1. Актуальными, конкретными, достижимыми, ограниченными во времени, измеримыми (указываются с соответствующими единицами измерения).

2. Направлены на решение проблем процесса.

Цели не должны содержать:

1. Мероприятий, направленных на улучшение процесса.

2. "Лозунгов" (например, повысить эффективность работы персонала и т.п.).

16.5. Для проектов, в которых заранее неизвестно базовое состояние, значения в таблице показателей не заполняются. В этих случаях значения вносятся в карточку проекта после проведения картирования. И карточка проекта подписывается с пустыми графами базового и целевого состояния.

16.6. Блок 4: "Ключевые события проекта".

Данный блок размещается в правом нижнем углу паспорта проекта.

16.7. Форма карточки проекта является стандартной и не подлежит изменениям.

16.8. При составлении карточки проекта:

16.8.1. Название, обоснование выбора и цели проекта должны быть связаны.

16.8.2. Карточка проекта оформляется отдельно на каждый проект на одном листе формата А4 в альбомной ориентации. Лист визуально делится на 4 части (по числу блоков).

16.8.3. Карточка проекта должна быть подписана руководителем проекта, утверждена заказчиком проекта и согласована с Координатором проекта.

16.8.4. При продолжительности проекта 6 месяцев и более необходимо разделить проект на несколько проектов с меньшим периодом реализации.

17. Методика картирования.

17.1. Одним из первых шагов при совершенствовании процессов является построение карт потока создания ценности (далее - карты ПСЦ).

17.2. Картирование потока - это инструмент, с помощью которого можно визуализировать и проанализировать перемещения людей и предметов по потоку создания ценности, увидеть потери в работе, выявить проблемы.

17.3. Картирование потока осуществляется в три этапа:

первый этап - построение карты текущего состояния выполняется путём сбора информации на месте выполнения рабочего процесса - площадке. На этом этапе происходят подготовительная работа, сбор, нанесение информации, описывающей показатели процесса, на карту текущего состояния, фиксация выявленных проблем, потерь, "узких мест";

второй этап - построение карты целевого состояния;

третий этап - построение карты достигнутого состояния (после внедренных мероприятий и проведения анализа).

17.4. Первый этап. Построение карты текущего состояния ПСЦ.

Шаг 1. Указать на карте наименование рассматриваемого процесса.

Шаг 2. Выстроить операции последовательно, схематично представить основные стадии процесса.

Начать составлять карту с визуализацией шагов картируемого потока, каждую операцию потока представить в виде прямоугольника (возможно использование стикеров) с подписью, раскрывающей проводимые действия с указанием места их реализации.

Шаг 3. Нанести линии движения/взаимодействия от одного процесса к другому. Если маршрутов движения возможно несколько, необходимо нанести их все.

Шаг 4. Отобразить на карте ПСЦ продолжительность каждого элемента, операции, манипуляции, длительность и дальность перемещений. На карту наносятся минимальная и максимальная продолжительность каждой операции, время ожидания и выявленные избыточные запасы (например, очередь).

Шаг 5. Вычисление времени протекания процесса (далее - ВПП).

ВПП высчитывается как сумма всех операций с добавлением времени ожидания, переходов с одной операции на другую. На карте ПСЦ отображается минимальное и максимальное ВПП.

Шаг 6. Поиск потерь, не создающих ценности. На этом шаге проводится обработка собранной информации для определения "узких мест", проблем.

Как только проблемы обнаружены, необходимо проанализировать причины их появления, чтобы выбрать наиболее эффективный метод устранения этих причин.

17.5. Второй этап. Построение карты целевого состояния.

После детального выявления потерь и "узких мест" составляется карта целевого ПСЦ.

Основа построения карты целевого ПСЦ состоит в выстраивании цепочки процессов, в которой отдельные процессы связаны с их потребителями либо непрерывным потоком, либо системой вытягивания, и каждый процесс должен по возможности производить только то, что нужно потребителям, и тогда, когда им это нужно.

Изображение карты целевого ПСЦ проводится по тем же принципам, что и карта текущего состояния. Как правило, на карте целевого потока отсутствуют основные потери и указаны мероприятия, направленные на устранение потерь.

Каждый раз после достижения целевого состояния улучшенные процессы должны быть стандартизированы. После этого в случае обнаружения дополнительно возможной оптимизации формируется новая карта целевого состояния. Таким образом реализуется принцип постоянного совершенствования. Стандартизация необходима для того, чтобы в последующем не повторялись потери, выявленные и устраненные ранее.

17.6. Третий этап. Построение карты достигнутого состояния.

Карта достигнутого состояния разрабатывается после внедрения мероприятий, целью данной карты является проверка достижения целевого состояния.

Принцип построения карты в точности совпадает с построением карты текущего состояния, за тем исключением, что на данной карте не указываются проблемы и мероприятия.

18. Сбор фактических данных (производственный анализ 1) осуществляется по длительности этапов процесса, а именно:

18.1. Анализ данных показателей относительно целей проекта и относительно друг друга.

18.2. Выявляются отклонения.

18.3. Определяются коренные причины отклонений.

18.4. Вырабатываются предложения решений по устранению коренных причин.

18.5. Проводится производственный анализ для каждого улучшаемого показателя процесса.

19. Составление плана мероприятий по достижению целевого состояния потока.

План мероприятий составляется для перехода от текущего состояния к целевому состоянию процесса. План мероприятий составляется в формате таблицы из 4-х столбцов, в этой таблице отображаются все запланированные мероприятия с указанием ответственных лиц и сроков их реализации.

20. Мониторинг достигнутых результатов (производственный анализ 2).

20.1. Для любого проекта крайне важными являются долгосрочность и устойчивость эффекта, полученного при реализации проекта. Результаты, достигаемые при использовании инструментов и методов бережливого производства в рамках оптимизации работы, на первом этапе могут быть нестабильными, имеется риск возврата к предыдущему состоянию.

20.2. Мониторинг является одной из функций управления проектом и помогает определить, насколько достигнуты запланированные цели, судить об эффективности, результативности и устойчивости результатов работы и, соответственно, минимизирует риск возврата к предыдущему состоянию.

20.3. Для проведения мониторинга необходимо:

20.3.1. Организовать сбор фактических данных по длительности этапов процесса.

20.3.2. Проанализировать данные показателей относительно целей проекта и друг друга.

20.3.3. Выявить отклонения.

20.3.4. Определить коренные причины отклонений.

20.3.5. Предложить решения по устранению коренных причин.

20.3.6. Провести производственный анализ для каждого улучшаемого показателя процесса.

20.3.7. Разместить результаты замеров на информационном стенде проекта.

20.3.8. Для мониторинга устойчивости внедренных улучшений рекомендовано использование графика, который в динамике будет отображать результаты внедренных улучшений.

21. Завершение проекта.

21.1. После выполнения всех мероприятий по устранению выявленных проблем, готовится итоговый отчет о достигнутых результатах.

21.2. В отчёте следует отразить:

карту процесса текущего и целевого состояния;

сбор фактических данных процесса.