Приложение N 1

Приложение N 1
к приказу Министерства
строительства и модернизации
жилищно-коммунального
комплекса Республики Бурятия
от 21.06.2023 N 06-ПР106/23

Приложение N 1
к приказу Министерства строительства
и модернизации жилищно-коммунального
комплекса Республики Бурятия
от 08.06.2015 N 037-62

Правила обработки персональных данных в Министерстве строительства и модернизации жилищно-коммунального комплекса Республики Бурятия

Раздел 1. Общие положения

1. Настоящие Правила обработки персональных данных в Министерстве строительства и модернизации жилищно-коммунального комплекса Республики Бурятия (далее - Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Федеральный закон), постановлением Правительства Российской Федерации от 21.03.2012 N 211 "Об утверждении перечня мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, операторами, являющимися государственными или муниципальными органами" и устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение в Министерстве строительства и модернизации жилищно-коммунального комплекса Республики Бурятия (далее - оператор, министерство) нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных (далее - законодательство о персональных данных), а также определяют цели обработки персональных данных, для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований.

2. В настоящих Правилах используются основные понятия, определенные в статье 3 Федерального закона.

Отношения, не урегулированные настоящими Правилами, регулируются в соответствии с законодательством о персональных данных.

3. Действие настоящих Правил не распространяется на отношения, указанные в части 2 статьи 1 Федерального закона.

Раздел 2. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений в министерстве законодательства о персональных данных

4. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством о персональных данных, в министерстве используются следующие процедуры:

1) назначение ответственного за организацию обработки персональных данных;

2) осуществление обработки персональных данных в соответствии с принципами и условиями обработки персональных данных, установленными законодательством о персональных данных;

3) осуществление внутреннего контроля и (или) аудита соответствия обработки персональных данных Федеральному закону и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, политике оператора в отношении обработки персональных данных, правовым актам оператора;

4) ознакомление государственных гражданских служащих Республики Бурятия в министерстве (далее - гражданские служащие), непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства о персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику оператора в отношении обработки персональных данных, правовыми актами оператора по вопросам обработки персональных данных и (или) обучение указанных гражданских служащих;

5) ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

6) иные процедуры, предусмотренные законодательством.

Раздел 3. Цели обработки персональных данных

5. Целями обработки персональных данных оператором являются:

1) осуществление кадровой работы в министерстве;

2) реализация иных возложенных на министерство в соответствии с законодательством полномочий, включая осуществление функций, предусмотренных Положением о Министерстве строительства и модернизации жилищно-коммунального комплекса Республики Бурятия, утвержденным постановлением Правительства Республики Бурятия от 14.04.2009 N 131, и осуществление (оказание) соответствующих государственных услуг и функций (далее - иная деятельность).

Раздел 4. Содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения при осуществлении кадровой работы в Министерстве

6. Обработка персональных данных при осуществлении кадровой работы в министерстве осуществляется в отношении следующих категорий субъектов:

1) министра строительства и модернизации жилищно-коммунального комплекса Республики Бурятия;

2) лиц, замещающих должности государственной гражданской службы Республики Бурятия в министерстве (далее - гражданские служащие);

3) лиц, замещающих в министерстве должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы Республики Бурятия (далее - работники);

4) лиц, претендующих на замещение должностей, указанных в подпункте 2 настоящего пункта;

5) лиц, замещавших должности, указанные в подпунктах 2, 3 настоящего пункта;

6) лиц, с которыми министерство заключило договоры о целевом обучении с обязательством последующего прохождения государственной гражданской службы Республики Бурятия после окончания обучения;

7) лиц, проходящих производственную практику в министерстве;

8) лиц, состоящих в кадровом резерве министерства (далее - кадровый резерв);

9) супругов и несовершеннолетних детей лиц, которые замещают должности (претендуют на замещение должностей), указанных в подпункте 2 настоящего пункта, и в соответствии с законодательством Российской Федерации обязаны представлять сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера;

10) членов конкурсной комиссии, аттестационной комиссии, с которыми министерством заключен договор на оказание экспертных услуг;

11) лиц, предложенных для включения в общественный совет при министерстве;

12) лиц, представляемых к награждению государственными наградами, ведомственными наградами соответствующих федеральных органов исполнительной власти, наградами Республики Бурятия и почетными званиями Республики Бурятия, и в отношении которых министерством дается соответствующее заключение.

7. Содержание обрабатываемых персональных данных субъектов, указанных в пункте 6 настоящих Правил, определяется в соответствии с Перечнем персональных данных, обрабатываемых в министерстве в связи с реализацией служебных или трудовых отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций, который утверждается правовым актом министерства.

8. Срок хранения документов, содержащих персональные данные субъектов, указанных в пункте 6 настоящих Правил, определяется в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", если иным законодательством в отношении соответствующей категории субъектов персональных данных не установлены специальные требования.

9. Формирование, ведение и хранение в течение установленного срока личных дел гражданских служащих, иных материалов, содержащих их персональные данные, а также хранение личных дел лиц, уволенных с государственной гражданской службы Республики Бурятия из министерства, осуществляются кадровой службой министерства в порядке, определенном Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609.

В случаях проведения конкурсов на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы Республики Бурятия в министерстве, на включение в кадровый резерв министерства хранение документов, содержащих персональные данные субъектов, указанных в подпункте 4 пункта 6 настоящих Правил, осуществляется с соблюдением требований, установленных Положением о конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 N 112.

Раздел 5. Содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения при осуществлении иной деятельности в Министерстве

10. Обработка персональных данных при осуществлении иной деятельности в министерстве осуществляется в отношении следующих категорий субъектов:

1) граждан;

2) должностных лиц, представителей органов государственной власти, государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных органов, организаций, общественных объединений;

3) индивидуальных предпринимателей.

11. Содержание обрабатываемых персональных данных субъектов, указанных в пункте 10 настоящих Правил, определяется в соответствии с Перечнем, указанным в пункте 7 настоящих Правил.

12. Документы, содержащие персональные данные субъектов, указанных в пункте 10 настоящих Правил, и являющиеся частью информационных ресурсов, хранятся в соответствии с правилами, установленными для соответствующего информационного ресурса, с учетом особенностей, установленных законодательством о персональных данных. Срок хранения указанных документов определяется номенклатурой дел структурного (внутриструктурного) подразделения министерства, в котором осуществляется их хранение, в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения", если иным законодательством в отношении соответствующей категории субъектов персональных данных не установлены специальные требования.

Раздел 6. Порядок уничтожения персональных данных в министерстве при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

13. Настоящий порядок определяет обязательные для всех исполнителей требования по уничтожению документов, содержащих персональные данные.

14. Документы, дела, книги и журналы учета, содержащие персональные данные, при достижении целей обработки, или при наступлении иных законных оснований (например, утратившие практическое значение, а также с истекшим сроком хранения), подлежат уничтожению в соответствии с законодательством.

15. Решение об уничтожении персональных данных принимает министр либо, лицо, его замещающее, на основании представления ответственного за обработку персональных данных.

16. Уничтожение документов производится комиссией по проведению внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных в структурных подразделениях требованиям к защите персональных данных (далее - Комиссия). Председатель Комиссии несет персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте документов.

17. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста, или сжигаются.

18. После уничтожения материальных носителей членами Комиссии подписывается акт (по форме, установленной приложением N 1 к настоящим Правилам), делается запись в журналах их учета и регистрации, а также в номенклатурах и описях дел проставляется отметка "Уничтожено. Акт N __ (дата)".

19. Уничтожение информации на машинных носителях необходимо осуществлять путем стирания информации с использованием сертифицированного программного обеспечения, установленного на персональной электронно-вычислительной машине с гарантированным уничтожением (в соответствии с заданными характеристиками для установленного программного обеспечения с гарантированным уничтожением) (по форме, установленной приложением N 2 к настоящим Правилам).

20. Перед уничтожением информации исполнитель сообщает ответственному за организацию обработки персональных данных (по форме, установленной приложением N 3 к настоящим Правилам).

Повествовательная форма.

21. - акт составляется раздельно на каждый способ уничтожения носителей;

- все листы акта, а также все произведенные исправления и дополнения в акте заверяются подписями всех членов Комиссии.

Приложение N 1
к Правилам обработки
персональных данных в Министерстве
строительства и модернизации
жилищно-коммунального комплекса
Республики Бурятия

Форма

Акт N _____
уничтожения документов, содержащих персональные данные субъектов персональных данных

Состав комиссии:

Председатель комиссии:

Члены комиссии:

Комиссия произвела отбор к уничтожению следующих документов, содержащих персональные данные субъекта ПДн:

N п/п	Наименование документа	Регистрационный номер документа	Дата регистрации	Номер экз.	Количество листов документа / приложения
1	2	3	4	5	6

Причина уничтожения:

достижение целей обработки;

решение субъектов ПДн;

недостоверные ПДн.

	Всего подлежит уничтожению		(		)	наименований полей базы данных.
		(цифрами)		(прописью)

Документы уничтожены путем измельчения на бумагорезательной машине.

Председатель комиссии
Члены комиссии

Приложение N 2
к Правилам обработки
персональных данных в Министерстве
строительства и модернизации
жилищно-коммунального комплекса
Республики Бурятия

Форма

Акт N _____
уничтожения полей баз данных, содержащих персональные данные субъекта

Состав комиссии:

Председатель комиссии:

Члены комиссии:

Комиссия произвела отбор к уничтожению следующих полей баз данных, содержащих персональные данные субъекта ПДн:

N п/п	Наименование базы данных	Идентификационный номер поля данных	Наименование полей данных
1	2	3	4

Причина уничтожения:

достижение целей обработки;

решение субъектов ПДн;

недостоверные ПДн.

	Всего подлежит уничтожению		(		)	наименований полей базы данных.
		(цифрами)		(прописью)

Поля баз данных уничтожены путем затирания информации на носителях информации (в том числе и резервных копиях).

Председатель комиссии
Члены комиссии

Приложение N 3
к Правилам обработки
персональных данных в Министерстве
строительства и модернизации
жилищно-коммунального комплекса
Республики Бурятия

Форма

Уведомление об удалении персональных данных

Уважаемый

__________________________________________________________________________________________.

Ф.И.О. субъекта персональных данных

Обработка Ваших персональных данных прекращена. Ваши персональные данные, которые обрабатывались, были уничтожены. Приложение: копия акта об уничтожении на ____ листах.

Председатель комиссии
Члены комиссии