Приложение. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области

Приложение
Утверждена
распоряжением
Правительства Тамбовской области
от 14.07.2023 N 542-р

Инструкция
по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче для хранения в департамент государственных, муниципальных услуг и документооборота аппарата Правительства Тамбовской области (далее - Департамент) и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Правительстве Тамбовской области.

1.2. Для работы с электронными документами (их создания, изменения, хранения и маршрутизации) в Правительстве Тамбовской области используется региональная система электронного документооборота Тамбовской области (далее - РСЭД).

Обмен служебной корреспонденцией между должностными лицами Правительства Тамбовской области и участниками РСЭД, её обработка осуществляются в электронном виде посредством РСЭД.

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, в том числе в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области (далее - гражданские служащие), работников Правительства Тамбовской области, работников исполнительных органов Тамбовской области, занимающих должности служащих, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Тамбовской области (далее - работники), при подготовке проектов правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области и иных документов, подписание которых осуществляется должностными лицами Правительства Тамбовской области. Указанные лица ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, за исключением общедоступной информации о деятельности Правительства Тамбовской области, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Подготовка проектов правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области осуществляется исключительно гражданскими служащими в соответствии с должностными обязанностями, закрепленными в должностных регламентах.

1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с обращениями граждан и организаций, с секретными документами и другими документами ограниченного доступа.

Делопроизводство по обращениям граждан и организаций, секретное делопроизводство ведется отдельно от других видов делопроизводства.

1.6. Понятия и термины, приведенные в настоящей Инструкции, используются в значениях, определяемых в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

1.7. Внедрение и сопровождение информационных технологий в Правительстве Тамбовской области осуществляется департаментом цифрового развития, информационных технологий и связи Правительства Тамбовской области.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении Правительства Тамбовской области возлагается на гражданских служащих, работников, права, обязанности и ответственность которых определяются их должностными регламентами, должностными инструкциями (далее - ответственный за делопроизводство).

1.9. Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с настоящей Инструкцией и знакомит всех гражданских служащих, работников подразделения с правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

1.10. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, перемещением или увольнением гражданские служащие, работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения другому гражданскому служащему, работнику.

При смене ответственного за делопроизводство составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.11. При утрате документов ответственный за делопроизводство информирует руководителя структурного подразделения и Департамент, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. Переписка между структурными подразделениями Правительства Тамбовской области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не допускается, за исключением случаев, определенных указаниями Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.

1.13. Работать с документами на бумажных носителях вне служебных помещений запрещается. В случае перевода работников на дистанционную работу при наличии служебной необходимости допускается работа с документами на бумажных носителях вне служебных помещений, за исключением документов, содержащих информацию ограниченного доступа. Выдача и возврат документов на бумажных носителях осуществляются по решению руководителя соответствующего структурного подразделения Правительства Тамбовской области с занесением записи о выдаче (возврате) документов на бумажном носителе в журнал под роспись работника, переведенного на дистанционную работу. Ведение журнала, а также осуществление выдачи и приема документов осуществляет ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Правительства Тамбовской области.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. При подготовке документов рекомендуется использовать форматы электронных документов: ODT - для подготовки электронных документов и PDF - для электронных образов документов и электронных презентаций, применять шрифт РТ Astra Serif размером 14 пт (для оформления табличных материалов допускаются размеры шрифта 10 пт, 11 пт, 12 пт, 13 пт).

2.2. Состав реквизитов и порядок их расположения определены в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело, Термины и определения (приведены в приложении N 1 к настоящей Инструкции).

2.3. При оформлении документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.4. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.5. Для создания документов в Правительстве Тамбовской области используются бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения, приказы и др.) и бланк письма, а именно:

бланк постановления Главы Тамбовской области (приложение N 2 к настоящей Инструкции);

бланк постановления Правительства Тамбовской области (приложение N 3 к настоящей Инструкции);

бланк распоряжения Главы Тамбовской области (приложение N 4 к настоящей Инструкции);

бланк распоряжения Правительства Тамбовской области (приложение N 5 к настоящей Инструкции);

бланк приказа структурного подразделения Правительства Тамбовской области (приложение N 6 к настоящей Инструкции). Размещение герба Тамбовской области на бланках структурных подразделений Правительства Тамбовской области не допускается;

бланк письма Главы Тамбовской области угловой (черно-белый, приложение N 7 к настоящей Инструкции);

бланк письма Главы Тамбовской области продольный (черно-белый, приложение N 8 к настоящей Инструкции);

бланк письма Главы Тамбовской области продольный (цветной);

бланк письма Правительства Тамбовской области (черно-белый, приложение N 9 к настоящей Инструкции);

бланк письма структурного подразделения Правительства Тамбовской области (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

При переписке между структурными подразделениями Правительства Тамбовской области бланк структурного подразделения Правительства Тамбовской области не используется.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210x297 мм).

Допускается использование цветных бланков писем Главы Тамбовской области, которые изготавливаются типографским способом с проставлением порядковых номеров и подлежат учету.

Бланки Правительства Тамбовской области размещаются на внутреннем информационном ресурсе Правительства Тамбовской области по адресу: intranet.tambov.gov.ru (далее - внутренний портал).

2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.

2.6.1. Реквизит герб Тамбовской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Тамбовской области от 27.03.2003 N 108-З "О гербе Тамбовской области".

Размещение герба Тамбовской области на бланках структурных подразделений Правительства Тамбовской области не допускается.

2.6.2. Реквизит наименование структурного подразделения Правительства Тамбовской области, в котором подготовлен документ, должно соответствовать наименованию структурного подразделения Правительства Тамбовской области, закрепленному в положении о структурном подразделении.

2.6.3. Реквизит справочные данные об организации - авторе документа проставляются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

2.6.4. Реквизит наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности), например: постановление, распоряжение.

2.6.5. Реквизит дата документа:

на документах, оформленных на бланках, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита;

на документах, оформленных на стандартных листах бумаги, проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько структурных подразделений Правительства Тамбовской области, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дату документа оформляют цифровым способом (арабскими цифрами) в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: дату 5 апреля 2023 г. следует оформлять цифровым способом: 05.04.2023 (в конце точка не ставится, использование слова "год" или "г." не допускается) либо словесно-цифровым способом: 5 апреля 2023 г.

2.6.6. Реквизит регистрационный номер документа состоит из условного обозначения структурного подразделения Правительства Тамбовской области, в котором подготовлен документ, индекса дела по номенклатуре дел и его порядкового номера.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями Правительства Тамбовской области, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.6.7. Реквизит ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Данный реквизит обязателен для писем, которые являются ответами на поступившие запросы. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки, повышает оперативность доставки исполнителю.

2.6.8. Реквизит место составления (издания) документа включает в себя указание на наименование соответствующего населенного пункта.

2.6.9. Реквизит гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В состав грифа входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально") с указанием номера экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. Например:

Для служебного пользования

Экз. N_____

На оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляются сведения о количестве отпечатанных экземпляров, адреса рассылки экземпляров, фамилия и инициалы исполнителя документа, рабочий телефон и дата печати документа. Например:

отп. 2 экз. экз. N 1 - в адрес экз. N 2 - в дело исп. и печ. Фамилия Имя Отчество, (телефон) дата

2.6.10. Реквизит адресат располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Министерство экономического

развития Российской Федерации

Департамент макроэкономического

анализа и прогнозирования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Министру спорта

Тамбовской области

Фамилия И.О.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям исполнительных

органов Тамбовской области

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)", например:

Руководителям исполнительных

органов Тамбовской области

(по списку)

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному врачу государственного бюджетного учреждения здравоохранения "Тамбовская областная детская клиническая больница" Фамилия И.О.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Публичное акционерное общество

"Инвестиционная строительная

компания "Тамбовинвестстрой"

Куйбышева ул., д. 12а, г. Тамбов,

392002

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

Фамилия И.О. Советская ул., д. 5, кв. 2, г. Моршанск, Тамбовская обл., 393920

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки оригинала по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:

Федеральное бюджетное учреждение "Наименование организации" электронный адрес

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа, который прилагается к документу.

Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ.

В случае направления документов посредством РСЭД распечатка документа не осуществляется. В случае если адресат не является участником РСЭД, документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству таких адресатов.

2.6.11. Реквизит гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом или решением коллегиального органа.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

	УТВЕРЖДАЮ Начальник управления организации проектной деятельности Правительства Тамбовской области
	подпись	И.О. Фамилия
	дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО распоряжением Правительства Тамбовской области от 27.03.2023 N 190-р

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола.

УТВЕРЖДЕНО протоколом оперативного штаба по предупреждению завоза и распространения в области новой коронавирусной инфекции от 14.03.2023 N 2

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, прилагается (приложение N 11 к настоящей Инструкции).

2.6.12. Реквизит заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Например: постановление "о чем?" (О порядке работы...), (О выделении...), (Об изменении...) протокол "чего?" заседания экспертной комиссии, акт "чего?" передачи имущества и т.д.

Заголовок должен содержать две основные части: тему/предмет, вопрос и действие, которое производится или должно быть произведено. Например: "О подготовке проекта договора".

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок должен быть сформулирован обобщенно.

Заголовок документа составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок документа печатается от левой границы текстового поля при угловом расположении реквизитов либо центрируется относительно ширины рабочего поля при продольном расположении реквизитов. Заголовок документа, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце не ставится.

К текстам документов, не превышающим 4-5 строк, заголовок документа допускается не указывать.

2.6.13. Реквизит текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации, изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Содержание и структура текста документа определяются функциональным назначением документа.

Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках или сносках.

В тексте документа (за исключением текстов правовых актов) допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений наименований федеральных органов государственной власти и субъектов Российской Федерации, предусмотренных в соответствующих правовых актах.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей должно приводиться полностью.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

вступительное обращение, например:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются;

заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: вид документа, наименование организации, подготовившей документ, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В постановлениях, распоряжениях Главы Тамбовской области изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("постановляю").

В постановлениях, распоряжениях Правительства Тамбовской области, документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

Тексты протоколов излагают от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ").

В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить...", "направляем на рассмотрение...");

от первого лица единственного числа ("прошу подготовить..., "прошу предоставить...");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...", "Правительство Тамбовской области направляет...").

Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков).

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Текст выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Текст документов, подготовленных к изданию типографским способом, печатается через два межстрочных интервала на стандартных листах бумаги формата А4.

2.6.14. Реквизит отметка о приложении в сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах оформляется через один межстрочный интервал после основного текста от границы левого поля следующим образом:

Приложение: на 8 л. в 3 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

Приложение:	1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз.
	2. Проект ... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

Инструкция по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области и приложения к ней, всего на 100 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: электронный носитель в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложения имеют гриф ограничения доступа, то их наименования перечисляются с указанием учетного номера, количества экземпляров, количества листов в каждом экземпляре и грифа конфиденциальности. Например:

Приложение:	1. Справка о..., уч. N___, 1 экз., экз. N___, на 3 л., для служебного пользования.
	2. Проект ..., уч. N 100дсп, 3 экз., экз. N 1 - 3, на 5 л. каждый, для служебного пользования.

Если приложения к документу направляются в электронном формате, то отметку о наличии такого приложения оформляют следующим образом:

Приложение: в электронном виде.

Приложения к правовым актам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку "ПРИЛОЖЕНИЕ" с указанием вида документа, его даты и номера. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ к постановлению Правительства Тамбовской области от 20.03.2023 N 108

Если приложением к правовому акту является документ, утверждаемый данным правовым актом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на правовой акт) и гриф утверждения, в котором указываются данные правового акта, которым утвержден документ-приложение. Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 УТВЕРЖДЕНО распоряжением Правительства Тамбовской области от 18.01.2023 N 18-р

2.6.15. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер. Например:

СОГЛАСОВАНО Министр просвещения Российской Федерации подпись И.О. Фамилия дата
СОГЛАСОВАНО письмом Росархива от 11.01.2023 N 2/234-А
СОГЛАСОВАНО протоколом ЭПК министерства культуры Тамбовской области от 13.06.2023 N 12

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом (располагается ниже наименования должности лица, подписавшего документ, от края левого поля документа);

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций или структурных подразделений.

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу. Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: "Лист согласования прилагается".

2.6.16. Внутреннее согласование документа оформляют визой.

Документ может быть согласован в электронном виде средствами РСЭД.

Виза выражает мнение должностного лица, визирующего проект документа, и включает в себя должность визирующего документ, его подпись расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:

Директор правового департамента Правительства Тамбовской области подпись И.О. Фамилия дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются. Директор департамента контроля и протокола Правительства Тамбовской области подпись И.О. Фамилия дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Правительстве Тамбовской области (постановление, распоряжение и т.п.), визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из Правительства Тамбовской области, визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа (письмо, справка, отчет и т.п.).

Оформление виз документа возможно и на отдельном листе согласования. Например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ к проекту ...
Директор правового департамента Правительства Тамбовской области	подпись	И.О. Фамилия	дата
Директор департамента контроля и протокола Правительства Тамбовской области	подпись	И.О. Фамилия	дата
Начальник управления организации проектной деятельности Правительства Тамбовской области	подпись	И.О. Фамилия	дата

Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.

Согласование проекта правового акта Правительства Тамбовской области оформляют в соответствии с пунктом 3.17 настоящей Инструкции.

2.6.17. В состав реквизита подпись входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); собственноручная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Например:

Директор

подпись

И.О. Фамилия

При оформлении реквизита подпись на бланке письма Главы Тамбовской области наименование должности лица не указывается, например:

подпись

И.О. Фамилия

Проекты документов представляются на подпись должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документы готовились.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

При массовой рассылке копий документов подписывается только один экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные его копии.

При подписании документа несколькими лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей статусу должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Например:

Министр труда и занятости населения Тамбовской области			Министр спорта Тамбовской области
подпись	И.О. Фамилия		подпись	И.О. Фамилия

В документе, составленном комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей, например:

Председатель комиссии	подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	подпись	И.О. Фамилия
	подпись	И.О. Фамилия

Недопустимо помещать перед наименованием должности при подписании документов всех видов предлог "за" или косую черту.

В случаях, когда исполнение обязанностей руководителя возлагается на его заместителя или другое должностное лицо, издается соответствующий правовой акт, в котором определяются сроки и причины возложения исполнения обязанностей.

В период исполнения обязанностей руководителя его заместители или иное должностное лицо в реквизите "Подпись" указывает исполняемую им должность, свои инициалы и фамилию. Например:

И.о. директора

подпись

И.О. Фамилия

2.6.18. Реквизит отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа РСЭД, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и иные государственные органы, органы прокуратуры, органы местного самоуправления, организации, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица Правительства Тамбовской области, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Отметка об электронной подписи формируется автоматически средствами РСЭД и в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Директор

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2022 по 01.03.2024

И.О. Фамилия

2.6.19. Реквизит печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оттиск печати следует проставлять с соблюдением ориентации относительного его изображения таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности должностного лица, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

2.6.20. Реквизит отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне листа внизу слева и печатается шрифтом меньшего размера. Например:

Фамилия Имя Отчество, телефон

2.6.21. Реквизит отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа.

Заверение надлежащим образом копий законов Тамбовской области, правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области, договоров и соглашений, заключаемых Правительством Тамбовской области, иных документов осуществляется заместителем директора Департамента - начальником управления документооборота на основании запроса, в котором указывается, в том числе, необходимое количество экземпляров заверенных копий документов и цель изготовления заверенных копий документов.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы имени, отчества, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например:

	Верно. Заместитель директора департамента государственных, муниципальных услуг и документооборота аппарата Правительства Тамбовской области - начальник управления документооборота	подпись	И.О. Фамилия
	дата

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

наименования документов, копии которых направляются получателю;

названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;

дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: "Приложение к письму от (дата) N ...".

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.6.22. Реквизит отметка о поступлении документа в организацию содержит номер по номенклатуре дел, очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты) и может проставляться с помощью штампа.

Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа.

2.6.23. Реквизит резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется средствами РСЭД либо рукописным способом на бланке резолюции, который скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью. Резолюция может проставляться на самом документе между адресатом и текстом или на свободном поле документа.

В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. Например:

		Фамилия И.О. Прошу подготовить проект распоряжения к 07.05.2023 подпись
		дата

В случаях, если поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, ответственным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым или отдельно обозначенное, которое организует работу по его исполнению. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

В случае указания исполнителей, не являющихся участниками РСЭД, копии документов и резолюций на бумажном носителе или в электронном виде направляются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.

Ответственный исполнитель обязан подготовить и направить сводную информацию (ответ) по поставленным поручениям. Соисполнители обязаны направить информацию в части, касающейся, ответственному исполнителю в срок, не позднее половины срока, установленного поручением, если иное не установлено правовыми актами.

Ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций должностным лицам, непосредственно им подчиненным. Руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области, являясь ответственными исполнителями или соисполнителями, вправе давать поручения в виде резолюций руководителям учреждений, в отношении которых структурное подразделение обеспечивает реализацию Правительством Тамбовской области функций и полномочий учредителя.

2.6.24. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" или буквой "К" на верхнем поле документа.

2.6.25. Реквизит отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

В дело N 01-18 за 2022 г. Заместитель Главы Тамбовской области
подпись	И.О. Фамилия
дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

3. Требования к подготовке и оформлению проектов постановлений и распоряжений Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области

3.1. Глава Тамбовской области на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Устава (Основного Закона) Тамбовской области Российской Федерации и законов Тамбовской области издает постановления и распоряжения Главы Тамбовской области.

Правительство Тамбовской области в пределах своей компетенции издает постановления и распоряжения Правительства Тамбовской области.

Постановления Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области оформляются по формам согласно приложениям N 12, 13 к настоящей Инструкции.

Распоряжения Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области оформляются по формам согласно приложениям N 14, 15 к настоящей Инструкции.

3.2. Проекты постановлений и распоряжений Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области (далее - правовые акты) вправе вносить заместители Главы Тамбовской области, руководитель аппарата Правительства Тамбовской области, заместитель руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области (исполнительных органов Тамбовской области).

Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

соответствовать нормам действующего законодательства Российской Федерации и Тамбовской области;

иметь краткое и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого толкования;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием, исключающие необходимость принятия правовых актов такого же уровня в дополнение или изменение основного;

содержать поручения конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Ответственность за качество подготовки, правильность оформления проекта правового акта, за соответствие содержащихся в нем норм требованиям Конституции Российской Федерации, федерального и областного законодательства в пределах своих полномочий несут соответственно заместители Главы Тамбовской области, руководитель аппарата Правительства Тамбовской области, заместитель руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области, разработавшие проект правового акта.

3.3. Правовые акты издаются на соответствующих бланках установленной формы (приложения N 2 - 6 к настоящей Инструкции).

3.4. Учет правовых актов и их проектов ведется в информационной системе "Интегрированная база данных" (далее - Информационная система) в модуле "Учет постановлений и распоряжений Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области".

Инструкция по работе с Информационной системой сопровождается департаментом цифрового развития, информационных технологий и связи Правительства Тамбовской области и размещается на внутреннем портале.

Ответственность за ведение учета проектов правовых актов и контроль за их движением возлагается на структурные подразделения Правительства Тамбовской области и исполнительные органы Тамбовской области, вносящие проект.

Ответственность за ведение учета правовых актов возлагается на Департамент.

3.5. К проекту правового акта прилагаются следующие документы:

справка, подготовленная с использованием Информационной системы, содержащая, в том числе информацию о согласовании проекта правового акта уполномоченными должностными лицами, действия которых затрагивает проект, перечень лиц, органов государственной власти, организаций (учреждений), которым рассылается принятый правовой акт;

пояснительная записка, подписанная руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области, подготовившего проект, содержащая обоснование необходимости и правомерности принятия правового акта, развернутую характеристику предлагаемого решения, его основных положений, финансово-экономическое обоснование (в случаях когда реализация предлагаемых решений потребует финансовых и иных затрат), предложения по подготовке и принятию правовых актов, необходимых для реализации предлагаемых решений, информацию о размещении проекта нормативного правового акта Тамбовской области на статьей 8.1 Закона Тамбовской области от 04.06.2007 N 205-З "О противодействии коррупции в Тамбовской области";

заключение об оценке регулирующего воздействия в отношении проектов нормативных правовых актов, затрагивающих вопросы, перечисленные в части 1 статьи 53 Федерального закона от 21.12.2021 N 414-ФЗ "Об общих принципах организации публичной власти в субъектах Российской Федерации".

В случае если подготавливаемый проект правового акта влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого правового акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.

3.6. Подготовка проектов правовых актов, направленных на реализацию принятого закона Тамбовской области, должна быть организована таким образом, чтобы обеспечить их принятие (издание) в течение одного месяца со дня вступления в силу закона, если самим законом не установлен иной срок.

3.7. Наименование проекта правового акта должно быть точным, четким и отражать предмет правового регулирования с тем расчетом, чтобы по наименованию правового акта можно было определить его основное содержание, сферу правового регулирования.

Наименование проекта правового акта печатается с прописной буквы, полужирным шрифтом, выравнивается по центру и отвечает на вопрос "О чем подготовлен правовой акт?". Наименование, состоящее из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал и продлевается до границы правого поля документа. Точка в конце заголовка не ставится.

3.8. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается через один межстрочный интервал от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При подготовке текста (за исключением текста в табличном формате) использование расстановки переносов (переносов слов) не допускается.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Если содержание проекта правового акта не нуждается в пояснении, то преамбула отсутствует.

В констатирующей части кратко могут излагаться цели, задачи, факты, события, послужившие основанием для издания правового акта.

В преамбуле проекта правового акта указывается во исполнение какого правового акта (его статьи, пункта) издается данный правовой акт либо в целях реализации каких полномочий он издается. При ссылке указывается вид документа, дата, номер и его наименование. Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно, например:

"В соответствии со статьей 13 Закона Тамбовской области от 05.12.2007 N 316-З "О регулировании земельных отношений в Тамбовской области".

При ссылках на кодексы Российской Федерации дата подписания и регистрационный номер федерального закона не указываются.

Если в преамбуле необходимо сделать ссылку на решение соответствующей комиссии или другого рабочего органа, то она оформляется следующим образом:

"В соответствии с Федеральным законом от 21.12.2001 N 178-ФЗ "О приватизации государственного и муниципального имущества", Законом Тамбовской области от 27.10.2004 N 241-З "Об управлении государственной собственностью Тамбовской области", Законом Тамбовской области от 13.12.2019 N 431-З "О прогнозном плане (программе) приватизации государственного имущества Тамбовской области на 2020 - 2022 годы" и решением комиссии по организации и проведению продажи имущества, находящегося в государственной собственности Тамбовской области (протокол от 12.01.2023 N 1) Правительство Тамбовской области постановляет: ..." (межсимвольный интервал слова "постановляет" составляет 5 пт).

Преамбула в проектах постановлений Главы Тамбовской области завершается словом постановляю:, в проектах постановлений Правительства Тамбовской области завершается словами - Правительство Тамбовской области постановляет:.

Распорядительная часть содержит пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием сроков их исполнения;

точное наименование исполнителей задания;

порядок обеспечения выполнения заданий материально-технической базой и финансированием (при необходимости);

поручения по контролю исполнения правового акта или его отдельных пунктов (при необходимости) с указанием, на кого возложен контроль. Фамилии лиц, замещающих государственные должности, гражданских служащих, на которых возлагается контроль документа в целом и его отдельных пунктов, указываются также в справке к проекту, формируемой с помощью Информационной системы;

указание о признании утратившим силу действующего правового акта, если издаваемый правовой акт отменяет действующий.

Каждый пункт проекта правового акта должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, предложить, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки: "решить вопрос", "обратить внимание" и т.п. в правовых актах не допускается.

Документы (программы, положения, порядки, схемы, планы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту правового акта.

Нормативные правовые акты Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области вступают в силу после их официального опубликования в соответствии с Законом Тамбовской области от 23.06.2006 N 51-З "О правовых актах Тамбовской области".

Официальным опубликованием нормативных правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области является размещение (опубликование) на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru); в газете "Тамбовская жизнь" или на сайте сетевого издания "Тамбовская жизнь" (www.tamlife.ru), о чем в текстах правовых актов должны содержаться соответствующие указания.

Для опубликования ненормативных правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области в газете "Тамбовская жизнь" либо их размещения (опубликования) на сайте сетевого издания "Тамбовская жизнь" (www.tamlife.ru) в текстах правовых актов должны содержаться соответствующие указания.

Если в проекте правового акта Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области необходимо указать порядок вступления в силу правового акта, он указывается в отдельном пункте в соответствии со статьей 29 Закона Тамбовской области от 23.06.2006 N 51-З "О правовых актах Тамбовской области".

Правовые акты Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области ненормативного характера, а также нормативные акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, вступают в силу с даты их подписания, если в актах не установлен иной срок вступления их в силу.

При подготовке проектов правовых актов нельзя отделять арабские и римские цифры от единицы измерения и поясняющих слов, например, неправильно писать на одной строке "13", а на следующей - "января 2023 г.", или соответственно "72" - "км", "XXI" - "век".

При переносе с одной строки на другую нельзя отделять фамилию от инициалов имени и отчества.

При наличии в тексте правового акта знака "N", следует отделять этот знак от цифр неразрывным пробелом.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки. Например:

Выделить бюджетные ассигнования в размере 423 595 (четыреста двадцать три тысячи пятьсот девяносто пять) рублей 40 копеек. Увеличить бюджетные ассигнования на сумму 75 210 760 (семьдесят пять миллионов двести десять тысяч семьсот шестьдесят) рублей.

Если в тексте правового акта необходимо изменить цифры, то в проекте правового акта о внесении изменений делается запись: "в пункте 2 цифры "31" заменить цифрами "38".

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин "слова":

"в пункте 2 слова "на 2020 год" заменить словами "на 2021 год".

Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами. При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится. Например:

"в пункте 3 абзац первый изложить в следующей редакции:

"3. Министерству образования и науки области Тамбовской области (Котельникова):".

Предписания, адресуемые исполнительным органам Тамбовской области и подведомственным им учреждениям, структурным подразделениям Правительства Тамбовской области и подведомственным им учреждениям, формулируются в категоричной форме.

В отношении организаций, не находящихся в подчинении Правительства Тамбовской области, применяются глаголы "предложить", "рекомендовать" и т.п. Категоричная форма обращения возможна в случаях, если правовой акт издается по тем вопросам компетенции Главы Тамбовской области (Правительства Тамбовской области), по которым он вправе давать обязательные указания.

Включение в списки комиссий, рабочих групп, советов и т.д. сотрудников (работников) организаций, не находящихся в подчинении Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области, происходит по согласованию с руководителями этих организаций, о чем в списке делается соответствующая запись. Например:

"Иванов Иван Иванович - заместитель генерального директора общества с ограниченной ответственностью "Факел" (по согласованию)".

В проектах правовых актов должны употребляться полные официальные наименования органов, организаций.

Все изменения, вносимые в ранее принятый правовой акт, должны соответствовать структуре основного правового акта.

3.9. Содержание издаваемых правовых актов не должно противоречить ранее принятым актам или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

3.10. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

При наличии приложений к проекту правового акта в тексте на них обязательно делается ссылка.

При необходимости в последнем пункте распорядительной части могут содержаться сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта.

Пункт об изменении (дополнении) отдельных положений действующего правового акта строится по схеме:

"Внести в постановление Правительства Тамбовской области от ___________ N ___ "(наименование постановления)" следующие изменения:

пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. ... (текст новой редакции пункта)";

в пункте 4 абзац пятый изложить в следующей редакции:

"..... (текст новой редакции абзаца)".

При необходимости дополнения новым абзацем в конце структурной единицы рекомендуется использовать следующую конструкцию:

"пункт 2 дополнить абзацем следующего содержания:

"(текст нового абзаца)".

При необходимости дополнить структурную единицу новым абзацем между уже имеющимися абзацами рекомендуется использовать следующие конструкции:

"пункт 2 дополнить абзацем третьим следующего содержания:

"(текст нового абзаца)"

или

"пункт 2 после абзаца второго дополнить абзацем следующего содержания:

"(текст нового абзаца)".

При необходимости одновременного дополнения структурной единицы новым абзацем между уже имеющимися абзацами и внесения изменений в абзацы, которые следуют после дополненного абзаца, рекомендуется излагать данную структурную единицу в новой редакции.

Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

Пункт о внесении изменений в приложение к правовому акту строится по следующим схемам:

"Внести в приложение к постановлению Правительства Тамбовской области от _____________ N ___ "(наименование постановления)" следующие изменения:"

или

"Внести в Положение о правовом департаменте Правительства Тамбовской области, утвержденное постановлением Главы Тамбовской области от 04.10.2022 N 8 (далее - Положение), следующие изменения:

пункт 4 изложить в следующей редакции:

"4. ... (текст новой редакции пункта)";

в пункте 8 в абзаце третьем слова "___________" исключить".

В случае если приложение к правовому акту имеет многоступенчатую структуру (программа, порядок, правила, положение и т.п.) пункт о внесении изменений в него строится по схеме:

"в разделе "......." в подразделе "......." в пункте 5 в абзаце шестом слова "......." заменить словами ".......".

Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

"пункт 4 после слов "__________" дополнить словами "____________".

3.11. Изменения в правовой акт вносятся только в основной правовой акт.

Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт не допускается. Отступление от данного правила возможно только при необходимости устранения технической ошибки.

Исключению подлежат только отдельные слова, цифры или предложения, находящиеся в тексте структурных единиц правового акта. Структурные единицы правового акта (разделы, подразделы, пункты, подпункты, абзацы) подлежат признанию утратившими силу. Однако до тех пор, пока правовой акт или отдельные его структурные единицы не вступят в силу, признавать их утратившими силу не допускается.

Еще не вступившие в силу, но потерявшие свое значение структурные единицы правового акта, подлежат отмене.

При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующего правового акта, требующих его переработки по существу и не позволяющих ограничиться новой редакцией отдельных структурных единиц, правовой акт подлежит признанию утратившим силу и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

3.12. Пункт о признании утратившими силу действующих правовых актов или их отдельных пунктов (абзацев) следует начинать со слов: "Признать утратившим (утратившими) силу...".

Если подлежащий признанию утратившим силу пункт содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то признается утратившим силу только этот пункт, а приложение отдельно не указывается, при этом оно также считается утратившим силу.

Если правовой акт еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, то правовой акт подлежит отмене.

Пункт об отмене правовых актов или их отдельных пунктов (абзацев) следует начинать со слова: "Отменить...".

Изменение, отмена и признание утратившими силу правовых актов могут осуществляться только актами того же вида, принятыми (изданными) тем же органом, если иное не установлено законодательством Российской Федерации и Тамбовской области.

3.13. Перечень утрачиваемых силу правовых актов приводится с указанием даты, номера и наименования каждого правового акта в хронологической последовательности. В пределах одной и той же даты подписания правовые акты располагаются в порядке возрастания их регистрационных номеров.

Перечень, содержащий более пяти утрачиваемых силу правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт о признании утратившими силу правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области формулируется следующим образом:

"Признать утратившими силу постановления Правительства Тамбовской области по перечню согласно приложению".

3.14. Приложения к проектам правовых актов оформляются на стандартных листах бумаги формата А4, нумеруются самостоятельно начиная со второго листа.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов правовых актов.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

Если в тексте документа дается ссылка "согласно приложению" или (приложение), то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", следующая строка содержит ссылку на постановление (распоряжение) и размещается через один межстрочный интервал. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один межстрочный интервал.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению Правительства Тамбовской области
	от	N

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить согласно приложению" (положение, список комиссии, программа и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу листа располагаются слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" и "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Тамбовской области
	от	N

Слова "УТВЕРЖДЕНО", "УТВЕРЖДЕН" согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, нормативы - УТВЕРЖДЕНЫ.

При наличии нескольких приложений с грифом утверждения над этим грифом проставляется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ" и его номер. Например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ N 3 УТВЕРЖДЕНО постановлением Правительства Тамбовской области
	от	N

Наименование приложения печатается по центру.

Наименование приложения отделяется от даты и номера акта 2-3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2-3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их наименования печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце наименования не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.

Графы и строки таблицы должны иметь наименования (заголовки), выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, нумерация граф таблицы повторяется на каждой странице. В таблице самостоятельная графа "Номер по порядку" не указывается, порядковый номер размещается непосредственно перед текстом пункта или наименованием показателя.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии нескольких приложений на втором и последующих листах каждого в правом верхнем углу проставляется "Продолжение приложения N 1" или "Продолжение приложения N 2".

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой: ... ^* или цифрой: ... ¹. Текст сноски печатается шрифтом N 10 через один межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

На протяжении всего приложения следует применять один вид знака сноски.

В случае необходимости к тексту приложения могут дополнительно прилагаться документы, при этом в правом верхнем углу следует писать:

ПРИЛОЖЕНИЕ к Положению о проведении регионального конкурса многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг "Лучший многофункциональный центр Тамбовской области"

При наличии нескольких листов в таком приложении на втором и последующих листах в правом верхнем углу проставляется:

Продолжение приложения к Положению о проведении регионального конкурса многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг "Лучший многофункциональный центр Тамбовской области"

Приложения к проекту правового акта (приложения к приложению проекта правового акта) визируются руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области или исполнительного органа Тамбовской области, которым вносится проект, на оборотной стороне последнего листа приложения в нижней его части.

В случае если принимается правовой акт о выделении ассигнований, то в тексте проекта в обязательном порядке должна быть формулировка "утвердить смету согласно приложению". Смета подписывается заместителем Главы Тамбовской области, в компетенции которого находится вопрос, для разрешения которого предполагается выделение ассигнований.

3.15. На оборотной стороне последнего листа проекта правового акта указываются фамилия, имя и отчество гражданского служащего, подготовившего проект правового акта (далее - исполнитель), номер его телефона. Например:

Фамилия Имя Отчество, телефон

3.16. К проекту правового акта прилагается справка установленного образца (приложение N 16 к настоящей Инструкции), составленная исполнителем с использованием Информационной системы, завизированная руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области или исполнительного органа Тамбовской области. Электронная версия прилагаемой справки передается структурным подразделением Правительства Тамбовской области, исполнительным органом Тамбовской области, разработавшим проект правового акта (далее - разработчик), в Департамент вместе с полностью оформленным проектом правового акта.

При внесении изменений в оформляемую к проекту правового акта справку, в том числе изменений, связанных с изменением (дополнением) перечня должностных лиц, согласующих проект правового акта, эти изменения должны вноситься разработчиком проекта правового акта в ее электронную версию.

3.17. Разработчик проекта правового акта обязан оценивать законность и обоснованность предлагаемого регулирования перед его согласованием с заинтересованными должностными лицами и проведением правовой экспертизы. Подготовленный проект визирует: исполнитель, руководитель структурного подразделения, разработавшего проект, руководитель структурного подразделения (гражданский служащий), осуществляющий правовое обеспечение исполнительного органа Тамбовской области (при наличии должности в штатном расписании); руководитель структурного подразделения Правительства Тамбовской области или исполнительного органа Тамбовской области, который представил проект. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта документа в нижней его части от края левого поля и включают наименование должности, инициалы имени, отчества, фамилию, собственноручную подпись визирующего, а также дату визирования документа.

Проекты правовых актов проходят процедуру согласования и правовую экспертизу. Проекты правовых актов должны вноситься разработчиками на согласование заблаговременно с учетом установленных настоящим пунктом сроков для своевременного представления на подпись Главе Тамбовской области и соблюдения сроков реализации подписанных правовых актов.

Проект правового акта направляется на согласование заместителям Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителям структурных подразделений Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области, иных государственных органов и организаций в соответствии с их компетенцией, связанной с правовым регулированием, устанавливаемым проектом правового акта (далее - должностные лица).

Ответственность за нарушение сроков согласования несут должностные лица, участвующие в согласовании проектов правовых актов.

Согласование проекта правового акта возможно последовательным способом (проект правового акта на бумажном носителе согласовывается последовательно всеми указанными в справке к проекту должностными лицами) или параллельным (проект правового акта вместе с сопроводительным письмом направляется на согласование одновременно всем указанным в справке к проекту должностным лицам).

При согласии проект правового акта визируется заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителями структурных подразделений Правительства Тамбовской области (исполнительных органов Тамбовской области), иных государственных органов и организаций проставлением визы согласования на прилагаемой к проекту правового акта справке в установленном месте.

При согласовании проекта правового акта последовательным способом согласование оформляется визой в справке к проекту правового акта, которая включает наименование должности, инициалы и фамилию, собственноручную подпись визирующего, дату визирования документа.

При согласовании проекта правового акта параллельным способом в прилагаемой к проекту правового акта справке (на бумажном носителе) разработчиком указываются дата и номер письма о согласовании проекта правового акта, а также наименование должности, инициалы и фамилию лица, его согласовавшего.

Дополнительный список лиц, согласовывающих проекты правовых актов, может определяться Главой Тамбовской области, директором правового департамента Правительства Тамбовской области (далее - правовой департамент).

Если в процессе доработки в проект правового акта вносятся изменения концептуального характера, то он подлежит повторному визированию лицами, указанными в абзаце первом настоящего пункта, а также повторному согласованию лицами, указанными в абзаце третьем настоящего пункта, с проставлением новой даты согласования.

Срок действия визы согласования составляет не более трех месяцев до даты представления проекта правового акта в правовой департамент. Если срок действия визы согласования истек, проект правового акта подлежит повторному визированию лицами, указанными в абзаце первом настоящего пункта, а также повторному согласованию лицами, указанными в абзаце третьем настоящего пункта.

Срок согласования срочных проектов правовых актов не должен превышать 1 рабочего дня (срочность определяется Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области).

Срок согласования проектов правовых актов - не более 2 рабочих дней. При визировании проектов правовых актов, предусматривающих выделение бюджетных ассигнований из бюджета Тамбовской области, затрагивающих финансовые интересы области, срок визирования заместителем главы Тамбовской области, министром финансов Тамбовской области - до 7 рабочих дней.

Согласование проектов правовых актов Тамбовской области об утверждении государственных программ Тамбовской области (о внесении изменений в государственные программы Тамбовской области) осуществляется в сроки, установленные постановлением администрации Тамбовской области от 16.11.2021 N 840 "Об утверждении Порядка разработки, утверждения и реализации государственных программ Тамбовской области".

Если в процессе согласования в материалах подготовки проекта правового акта имеются заключения, содержащие противоречивые замечания и позиции, то разработчиком проекта должны быть приняты меры к устранению таких противоречий. В случае устранения замечаний доработанный проект правового акта направляется для повторного согласования должностному лицу, завизировавшему проект с замечаниями, для проставления визы и отметки об отсутствии замечаний.

В случае согласования доработанного проекта правового акта в электронном виде в прилагаемой к проекту правового акта пояснительной записке должно быть указано о том, что имевшиеся замечания в проекте учтены.

В случае если разработчик проекта правового акта не согласен с представленным заключением, им готовится мотивированное письмо с изложением своей позиции, которое вместе с представленным заключением прикладывается к проекту правового акта.

После получения согласования лиц, указанных в справке к проекту правового акта, он направляется на проверку на соответствие проекта правового акта требованиям настоящей Инструкции и визирование в Департамент.

Проект правового акта после его согласования с заместителем директора Департамента - начальником управления документооборота визируется директором Департамента в срок не более 3 рабочих дней после дня поступления проекта.

Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области путем письменного поручения или наложения резолюции "Сокращенный порядок" срок визирования директором Департамента проекта правового акта может быть сокращен на срок, указанный в резолюции.

После визирования проекта правового акта директором Департамента он направляется на правовую экспертизу в правовой департамент.

Срок проведения правовой экспертизы - не более 5 рабочих дней (в отношении документов объемом до 10 страниц) (без учета срока согласования проектов нормативных правовых актов прокуратурой Тамбовской области) с даты регистрации проекта правового акта в системе электронного документооборота правового департамента. Для правовой экспертизы проектов документов объемом более 10 страниц - не более 7 рабочих дней (без учета срока согласования проектов нормативных правовых актов прокуратурой Тамбовской области) с даты регистрации проекта правового акта в системе электронного документооборота правового департамента. Срок проведения правовой экспертизы проекта закона Тамбовской области (постановления Тамбовской областной Думы) - 10 рабочих дней с даты регистрации проекта закона Тамбовской области (постановления Тамбовской областной Думы) в правовом департаменте Правительства Тамбовской области.

В исключительных случаях, когда требуется дополнительный анализ правового регулирования, предусматриваемого проектом правового акта, директором правового департамента путем наложения резолюции "Продлеваю" срок правовой экспертизы проекта правового акта может быть продлен на срок, указанный в резолюции.

Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области путем письменного поручения или наложения резолюции "Сокращенный порядок" срок правовой экспертизы проекта правового акта может быть сокращен на срок, указанный в резолюции, о чем делается запись в пояснительной записке к проекту.

В ходе проведения правовой экспертизы проекта правового акта оценивается: форма проекта акта, наличие пакета документов, предусмотренного пунктом 3.5 настоящей Инструкции, его цели и задачи, предмет правового регулирования, содержащиеся в нем нормы на соответствие Конституции Российской Федерации, федеральному законодательству и законодательству Тамбовской области. Также оценивается соблюдение разработчиком проекта правового акта правил юридической техники.

Целесообразность принятия представленного для проведения правовой экспертизы проекта правового акта, вопросы дальнейшего правоприменения и оптимизации управленческих решений, финансовая составляющая, а также соотношение с параметрами государственных программ (структурных элементов государственных программ), национальных проектов, региональных проектов предметом правовой экспертизы не являются. Данные вопросы оцениваются разработчиком и согласующими должностными лицами.

При проведении правовой экспертизы проекта правового акта оценивается имеющееся к проекту заключение согласующего с замечаниями, поступившее в процессе согласования, а также мотивированное письмо разработчика с изложенной позицией.

При согласии правового департамента с позицией разработчика, изложенной в мотивированном письме, правовая экспертиза проекта правового акта проводится с учетом данного мотивированного письма, по результатам которой осуществляется подготовка заключения и визирование проекта правового акта в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

В случае если замечания, содержащиеся в заключении на проект правового акта, признаны правовым департаментом обоснованными, проект возвращается разработчику на доработку для урегулирования возникших разногласий в порядке, предусмотренном абзацем сорок вторым настоящего пункта.

Урегулирование отдельных спорных ситуаций при подготовке (согласовании) проектов правовых актов осуществляется путем проведения совещаний под руководством заместителя Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, координирующего и контролирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области.

В случае, если замечания, содержащиеся в заключении на проект правового акта, относятся к вопросам правоприменения либо после проведения правовой экспертизы остаются неурегулированные разногласия, правовой департамент уведомляет разработчика о необходимости проведения совещания под руководством заместителя Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителя секретариата Правительства Тамбовской области, координирующего и контролирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Правительства Тамбовской области (исполнительного органа Тамбовской области), в целях выработки единой позиции в отношении концепции проекта правового акта с участием представителей заинтересованных структурных подразделений Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области, правового департамента.

В случае отсутствия курирующих должностных лиц в Правительстве Тамбовской области, замещающих друг друга, либо если деятельность структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области непосредственно координирует и контролирует Глава Тамбовской области, совещание в целях выработки единой позиции в отношении концепции проекта правового акта организуется и проводится под председательством руководителя структурного подразделения Правительства Тамбовской области (исполнительного органа Тамбовской области), являющегося разработчиком проекта, с участием представителей заинтересованных структурных подразделений Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области, правового департамента.

По результатам проведения правовой экспертизы правовым департаментом подготавливается заключение о соответствии (несоответствии) положений проекта правового акта законодательству: нормам Конституции Российской Федерации и (или) федеральным законам, иным нормативным правовым актам органов государственной власти Российской Федерации, а также законам Тамбовской области, правовым актам Главы Тамбовской области (Правительства Тамбовской области) и наличии представленного пакета документов, предусмотренного пунктом 3.5 настоящей Инструкции.

Заключение о соответствии положений проекта правового акта законодательству визируется лицом, проведшим экспертизу, его непосредственным руководителем, подписывается заместителем директора правового департамента - начальником управления правотворческой деятельности, которое прикладывается к проекту правового акта, направляемому директору правового департамента для подписания. Заключение о соответствии положений проекта правового акта законодательству по инициативе правового департамента может быть направлено разработчику.

При положительном заключении лицо, проводившее экспертизу, согласовывает проект правового акта путем проставления штампа, подтверждающего проведение правовой экспертизы, на оборотной стороне каждого листа проекта правового акта (не более 30 листов) в левом нижнем углу и проект правового акта визируется директором правового департамента.

После проведения правовой экспертизы проектов нормативных правовых актов их электронные копии направляются разработчиками для согласования в прокуратуру Тамбовской области.

Доработка проектов нормативных правовых актов, подготовленных во исполнение заключений, поступивших из прокуратуры Тамбовской области, осуществляется разработчиком в срок не более 7 рабочих дней со дня поступления разработчику заключений прокуратуры Тамбовской области.

После устранения нарушений, указанных в заключениях, поступивших из прокуратуры Тамбовской области, оригинал проекта правового акта разработчиком передается в правовой департамент вместе с первоначальным текстом проекта правового акта.

Правовая экспертиза исправленного проекта нормативного правового акта проводится в сроки, установленные абзацем двадцать вторым настоящего пункта.

Положительное заключение на проект нормативного правового акта с указанием об отсутствии замечаний прокуратуры Тамбовской области визируется лицом, проводившим экспертизу, его непосредственным руководителем и подписывается заместителем директора правового департамента - начальником управления правотворческой деятельности.

Проверенный Департаментом на соответствие настоящей Инструкции проект правового акта со всеми визами направляется на визирование в порядке, предусмотренном абзацем третьим настоящего пункта, заместителю Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителю секретариата Правительства Тамбовской области, курирующему структурное подразделение Правительства Тамбовской области или исполнительный орган Тамбовской области, который разработал проект.

Заключение о несоответствии положений проекта правового акта законодательству визируется лицом, проводившим экспертизу, его непосредственным руководителем, заместителем директора правового департамента - начальником управления правотворческой деятельности, подписывается директором правового департамента и направляется разработчику вместе с проектом правового акта с отметкой в регистрационной карточке проекта в системе электронного документооборота правового департамента о наличии заключения.

С согласия разработчика ему возвращается для доработки проект правового акта с устными замечаниями с отметкой в регистрационной карточке проекта в системе электронного документооборота правового департамента о возвращении на доработку.

На основании заключения о несоответствии положений проекта правового акта законодательству (устных замечаний правового департамента) разработчик проекта правового акта в срок не более 7 рабочих дней с даты получения заключения дорабатывает его, а в случае устных замечаний - со дня возврата проекта правового акта на доработку, и передает его для дальнейшего согласования в правовой департамент вместе с первоначальным текстом проекта правового акта.

При наличии возражений к проекту правового акта лицо, проводившее правовую экспертизу, согласовывает проект правового акта с замечаниями, которые визируются им, его непосредственным руководителем, заместителем директора правового департамента - начальником управления правотворческой деятельности и подписываются директором правового департамента и направляются вместе с согласованным проектом на визирование курирующему структурное подразделение Правительства Тамбовской области (исполнительный орган Тамбовской области), заместителю Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителю секретариата Правительства Тамбовской области.

3.18. Перед подписанием Главой Тамбовской области правового акта исполнитель должен передать в Департамент электронную копию окончательно оформленного проекта правового акта, полностью соответствующую его оригиналу на бумажном носителе в Информационной системе.

3.19. Правовые акты подписывает Глава Тамбовской области, а в его отсутствие - исполняющий обязанности Главы Тамбовской области на основании соответствующего акта.

Подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи, инициала имени и фамилии. Слова "Глава" и "Тамбовской области" печатаются в две строки через один межстрочный интервал. Инициал имени и фамилия Главы Тамбовской области печатаются у правой границы текстового поля.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом и фамилией.

Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Собственноручная подпись Главы Тамбовской области проставляется только на подлиннике правового акта и не подлежит копированию.

3.20. Правовые акты регистрируются Департаментом в Информационной системе.

Нумерация правовых актов ведется раздельно по видам документов и по годам. Регистрационный номер документа состоит из знака N и порядкового номера документа.

К порядковому номеру распоряжения Правительства Тамбовской области через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р.

К порядковому номеру распоряжений по вопросам государственной гражданской службы в отношении гражданских служащих, замещающих должности государственной гражданской службы в Правительстве Тамбовской области, через дефис добавляются буквы "ргс", например, N 122-ргс.

К порядковому номеру распоряжений по кадровым вопросам в отношении работников Правительства Тамбовской области, чьи должности не являются должностями государственной гражданской службы области, а также руководителей областных организаций, в отношении которых заместитель руководителя аппарата Правительства Тамбовской области наделен полномочиями работодателя, добавляются буквы "рк", например, N 12-рк.

К распоряжениям по вопросам направления в командировки через дефис добавляется буква "к", например, N 2-к.

К правовым актам ограниченного доступа через дефис добавляются буквы "ДСП", например, N 25-ДПС.

3.21. Все подписанные правовые акты регистрируются и рассылаются в соответствии со списком рассылки не позднее 3 рабочих дней.

Основной формой доведения правовых актов до заинтересованных структурных подразделений Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области, администраций муниципальных образований является их рассылка по электронной почте.

Департамент изготавливает электронные образы (документы на бумажном носителе, преобразованные в электронную форму путем сканирования с сохранением их реквизитов) правовых актов, размещает их на официальном сайте Правительства Тамбовской области (www.tambov.gov.ru), представляет для размещения на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru) и на сайте сетевого издания "Тамбовская жизнь" (www.tamlife.ru).

Гражданский служащий Департамента в соответствии с должностным регламентом направляет на официальные адреса электронной почты заинтересованных сторон уведомления о принятии правовых актов в соответствии со списком рассылки.

Рассылка электронных образов правовых актов производится с использованием официальных адресов электронной почты, размещенных на внутреннем портале в соответствии со списком рассылки, сформированным в Информационной системе.

Правовой акт может иметь копию на бумажном носителе в том случае, если он содержит персональные данные граждан, если его выполнение предусматривает представление копий в учреждения и организации, не включенные в сетевую структуру Правительства Тамбовской области, либо в случаях, если использование электронного документооборота противоречит нормам действующего законодательства Российской Федерации.

Федеральным органам государственной власти, прокуратуре Тамбовской области, главному федеральному инспектору в Тамбовской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, Тамбовской областной Думе копии правовых актов рассылаются в срок не позднее 7 календарных дней после их принятия на бумажных носителях.

Нормативные правовые акты Главы Тамбовской области направляются в Тамбовскую областную Думу в день их официального опубликования.

3.22. Копии правовых актов и приложений к ним удостоверяются печатью управления документооборота Департамента.

3.23. Правовые акты систематизируются гражданскими служащими Департамента с ежемесячным составлением реестров и направлением их в прокуратуру Тамбовской области. В Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области реестр нормативных правовых актов составляется и направляется еженедельно.

Еженедельные реестры принятых правовых актов направляются в департамент государственной службы и кадровой политики аппарата Правительства Тамбовской области, в Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Тамбовской области.

4. Особенности работы с проектами законов Тамбовской области, постановлений Тамбовской областной Думы и законами Тамбовской области в Правительстве Тамбовской области

4.1. Подготовка проектов законов Тамбовской области, постановлений Тамбовской областной Думы и сопроводительных документов к ним, вносимых в Тамбовскую областную Думу Главой Тамбовской области в порядке законодательной инициативы, осуществляется структурными подразделениями Правительства Тамбовской области, исполнительными органами Тамбовской области с соблюдением требований, установленных Законом Тамбовской области от 23.06.2006 N 51-З "О правовых актах Тамбовской области", распоряжением Главы Тамбовской области от 07.04.2023 N 117 "Об обеспечении взаимодействия Правительства Тамбовской области и исполнительных органов Тамбовской области с Тамбовской областной Думой в сфере законопроектной деятельности" и Методическими рекомендациями Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по юридико-техническому оформлению законопроектов.

4.2. Письмо Главы Тамбовской области о внесении проекта закона Тамбовской области, постановления Тамбовской областной Думы в Тамбовскую областную Думу подготавливается в соответствии с требованиями подраздела 5.2 настоящей Инструкции и визируется заместителем Главы Тамбовской области по компетенции, директором правового департамента, руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области, подготовившего проект закона Тамбовской области, постановления Тамбовской областной Думы.

4.3. Справка к проекту распоряжения Главы Тамбовской области о внесении проекта закона Тамбовской области, постановления Тамбовской областной Думы в Тамбовскую областную Думу и назначении официального представителя Главы Тамбовской области, перечень законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие данного акта, подготавливаются с использованием Информационной системы.

Проект закона Тамбовской области, постановления Тамбовской областной Думы визируется на лицевой стороне последнего листа руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области подготовившего его. На первой странице текста проекта закона Тамбовской области, постановления Тамбовской областной Думы от правой границы текстового поля печатаются слова "Проект внесен Главой Тамбовской области".

Проект распоряжения Главы Тамбовской области о внесении проекта закона Тамбовской области, постановления Тамбовской областной Думы в Тамбовскую областную Думу и назначении официального представителя Главы Тамбовской области, справка к нему визируются и согласовываются в порядке, установленном настоящей Инструкцией для подготовки проектов правовых актов Главы Тамбовской области (Правительства Тамбовской области).

4.4. Тамбовская областная Дума обеспечивает передачу законов Тамбовской области, принятых в целом, в двух экземплярах на подпись Главе Тамбовской области. После подписания Главой Тамбовской области законы Тамбовской области в двух экземплярах поступают в Департамент. На оборотной стороне каждого листа оригинала закона Тамбовской области должна быть отметка Тамбовской областной Думы. Помимо оригиналов Тамбовская областная Дума передает в Департамент электронные версии законов Тамбовской области (в формате ODT).

4.5. Законы Тамбовской области регистрируются Департаментом. Нумерация законов Тамбовской области ведется раздельно по созывам Тамбовской областной Думы. Регистрационный номер закона Тамбовской области состоит из знака N и порядкового номера документа. К порядковому номеру закона области через дефис добавляется буква "З", например, N 153-З.

4.6. Департамент изготавливает электронные образы законов Тамбовской области.

Копии законов Тамбовской области на бумажных носителях в обязательном порядке изготавливаются для направления в:

прокуратуру Тамбовской области;

Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Тамбовской области;

парламентскую библиотеку Российской Федерации.

Одновременно с копиями на бумажном носителе в Центр специальной связи и информации Федеральной службы охраны Российской Федерации в Тамбовской области Департаментом направляются электронные образы законов Тамбовской области и тексты законов Тамбовской области в формате ODT.

По электронной почте Департаментом направляются электронные образы законов Тамбовской области и тексты законов Тамбовской области в формате ODT в:

редакцию газеты "Тамбовская жизнь";

Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области;

общество с ограниченной ответственностью "Плюс Гарантия Тамбов";

общество с ограниченной ответственностью "Консультант-Юрист".

Департамент представляет электронные образы законов Тамбовской области для размещения (опубликования) на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru) и на сайте сетевого издания "Тамбовская жизнь" (www.tamlife.ru).

4.7. Гражданский служащий Департамента в соответствии с должностным регламентом в Информационной системе в модуле "Регистратор законов" вносит в карточку закона сведения об источниках официального опубликования, дате опубликования и номере специального выпуска газеты "Тамбовская жизнь".

Гражданский служащий Департамента в соответствии с должностным регламентом направляет на официальные адреса электронной почты заинтересованных сторон уведомления о принятии в целом законов Тамбовской области в соответствии со списком рассылки.

4.8. Подлинники законов Тамбовской области, переданные в Правительство Тамбовской области, хранятся в Департаменте.

5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

5.1. Протокол

5.1.1. Деятельность по совместной выработке решений на совещаниях (заседаниях) оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании аудиозаписей, произведенных во время совещания (заседания), записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

Обязательные реквизиты протоколов: наименование организации; вид документа; вид совещания (заседания); место проведения совещания (заседания); дата протокола; регистрационный номер протокола; текст протокола; подпись (подписи).

В Правительстве Тамбовской области составляются следующие виды протоколов:

по итогам заседаний Правительства Тамбовской области;

по итогам оперативных и тематических совещаний у Главы Тамбовской области;

по итогам заседаний координационных, совещательных (консультативных) и других рабочих органов.

Протокол заседания Правительства Тамбовской области готовится департаментом контроля и протокола Правительства Тамбовской области совместно с Департаментом в течение 14 календарных дней с даты проведения заседания Правительства Тамбовской области, согласовывается с заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителем секретариата Правительства Тамбовской области и подписывается Главой Тамбовской области.

Решения оперативных совещаний у Главы Тамбовской области оформляются протоколом в течение 3 календарных дней с даты проведения оперативного совещания. Ведение протокола оперативных совещаний у Главы Тамбовской области осуществляет заместитель руководителя секретариата Правительства Тамбовской области - начальник управления по обеспечению деятельности Главы Тамбовской области.

Ведение протокола тематического совещания у Главы Тамбовской области осуществляется инициатором тематического совещания либо сотрудниками управления по обеспечению деятельности Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области в соответствии с распределением обязанностей.

Протокол тематического совещания подписывается председательствующим на совещании и хранится у соответствующего помощника (советника) либо у уполномоченного государственного гражданского служащего Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области, ответственного за подготовку тематического совещания. Копии протоколов или выписки из них, содержащие принятые решения, рассылаются ответственным исполнителям, а также заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки в течение 3 календарных дней со дня проведения совещания, содержащих срочные поручения - в течение 1 календарного дня.

Заседания координационных, совещательных (консультативных) и других рабочих органов протоколируются в соответствии с правовым актом, регламентирующим деятельность соответствующего коллегиального органа.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при использовании которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

5.1.2. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

вид совещания либо наименование проводившегося заседания рабочей группы (координационного органа) или заседания Правительства Тамбовской области;

инициалы, фамилия председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на совещании (заседании) и, при необходимости, приглашенных лиц.

Например:

Присутствовали: 30 человек (список прилагается).

Если в совещании (заседании) принимают участие представители разных государственных органов и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: или РЕШИЛИ:

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Образец оформления протокола в полной форме приведен в приложении N 17 к настоящей Инструкции.

Если проект решения, представленный для рассмотрения на заседании, требует доработки, он передается соответствующему заместителю Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области для внесения изменений с учетом замечаний и предложений, высказанных на заседании при его обсуждении. Доработка проводится в течение 5 рабочих дней после заседания.

Контроль за исполнением протокольных решений осуществляют помощники (советники) управления по обеспечению деятельности Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области, управления по обеспечению деятельности заместителей Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области или уполномоченные государственные гражданские служащие структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области, ответственные за подготовку совещания, по поручению соответствующего должностного лица, председательствующего на совещании.

Решения заседания, координационного совещания по обеспечению правопорядка в Тамбовской области могут содержать рекомендации о подготовке проекта правового акта Правительства Тамбовской области.

5.1.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

В вводной части указываются инициалы и фамилия председателя (председательствующего), а также инициалы, фамилии лиц, присутствующих на заседании (совещании).

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Дополнительные поручения, данные по итогам рассмотрения вопросов, не включенных в повестку совещания (заседания), вносятся в раздел "Иное".

5.1.4. Проект протокола визируется руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области, ответственного за проведение совещания (заседания), и представляется на подпись председательствующему на совещании (заседании).

Датой протокола является дата совещания (заседания). Если совещание (заседание) продолжается несколько дней, указывается дата начала совещания (заседания) и через тире - дата окончания: 22 - 23 мая 2023 г.

Образец оформления протокола в краткой форме приведен в приложении N 18 к настоящей Инструкции.

5.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства Тамбовской области, протоколы совещаний (заседаний) рабочих групп.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью управления документооборота Департамента.

В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц в виде выписок из протоколов, которые подписываются председателем (председательствующим) и секретарем или заверяются по правилам заверения копий документов.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

5.1.6. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 размером шрифта N 14 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово "Протокол" печатается от границ верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру, отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами.

Вид совещания (заседания) - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру.

Место проведения совещания (заседания) - указывается: где (у какого должностного лица) проводится совещание (заседание), печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид совещания (заседания)" и выравнивается по центру.

Дата протокола оформляется словесно-цифровым или цифровым способом и печатается через один межстрочный интервал ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию):

Наименование должности председательствующего

подпись

И.О. Фамилия

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

5.2. Служебные письма

5.2.1. В форме служебных писем Правительства Тамбовской области, структурных подразделений Правительства Тамбовской области готовятся:

информация (ответы) по исполнению поручений Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителей структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Тамбовской области, другим документам;

ответы на запросы организаций и граждан;

инициативные письма.

Обязательные реквизиты служебных писем: адресат; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложений; виза; подпись; отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа); отметка об исполнителе.

5.2.2. Тексты служебных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителей структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

5.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.2.4. Текст служебного письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("Правительство Тамбовской области считает...", "Министерство экономической и инвестиционной политики Тамбовской области рассмотрело").

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

5.2.5. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.2.6. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях Правительства Тамбовской области и должностных регламентах гражданских служащих.

5.2.7. Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от края левого поля листа.

5.2.8. Если письмо подготовлено на бумажном носителе, виза проставляется на последнем листе второго экземпляра письма на нижнем поле. Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, собственноручную подпись с расшифровкой и дату. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области для подписания Главой Тамбовской области, визируются исполнителем и курирующим заместителем Главы Тамбовской области.

5.3. Телеграмма

5.3.1. Телеграмма - сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи. Используется преимущественно в междугородной переписке.

5.3.2. Передача служебного документа по телеграфу допускается лишь в тех случаях, когда его пересылка почтой замедляет исполнение.

5.3.3. Текст телеграмм составляется кратким и печатается через 2 межстрочных интервала прописными буквами без предлогов, союзов, местоимений, знаков препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания обозначаются сокращенными сочетаниями: ТЧК - точка, ЗПТ - запятая, ВСКЛ - восклицательный знак, ДВТЧ - двоеточие, КВЧ - кавычки; текст телеграммы подписывается Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области. Текст вместе с подписью руководителя отчеркивается сплошной чертой, под которой пишутся реквизиты Правительства Тамбовской области, номер счета, дата составления телеграммы, подпись директора департамента административно-хозяйственной работы и контрактной службы аппарата Правительства Тамбовской области (приложение N 19 к настоящей Инструкции). Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания, в тексте телеграммы он не передается, и стоимость его не оплачивается.

5.4. Телефонограмма

5.4.1. Телефонограмма служит для передачи официальных сообщений, передаваемых по каналам телефонной связи. Телефонограммы используются для оперативной передачи сообщений служебного характера (извещений, приглашений, экстренных сообщений и др).

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

5.4.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагаются список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

5.4.3. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 или в журнал.

При передаче следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

5.5. Акт

5.5.1. Акт - документ, составляемый группой лиц, подтверждающий установленные ими факты или события и утверждаемые должностным лицом.

Акты составляются, как правило, комиссиями как постоянно действующими, так и определяемыми распорядительными документами.

Обязательные реквизиты актов: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

5.5.2. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

5.5.3. В акте перед текстом проставляется заголовок, начинающийся с предлога "О" и формулируемый с помощью отглагольного существительного.

5.5.4. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова "Составлен" с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

5.5.5. При наличии приложений к акту на них делается ссылка.

5.5.6. Текст акта завершают подписи председателя комиссии и всех членов комиссии. При подписании должность перед фамилией не указывается.

5.5.7. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать акт с оговоркой о несогласии и изложить свое особое мнение, которое оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

5.6. Справка

5.6.1. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение фактов, событий.

Справки делятся на две группы:

с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям;

удостоверяющие какой-либо юридический факт.

5.6.2. Справки информационного характера составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, выдаваемые (направляемые) Правительством Тамбовской области, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри - оформляются на стандартном листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Обязательные реквизиты справок: дата, адресат, заголовок, текст, подпись.

Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные, например, справка "О подведении итогов конкурса в 2023 году". Справка должна объективно отражать состояние дел. В ней могут быть приведены таблицы, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные данные.

5.6.3. Справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, например, о подтверждении занимаемой должности, заработной плате и т.п., как правило, типовые и при их написании могут применяться унифицированные формы документов. Иногда формы бланков справок прилагаются к правовым актам.

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте справки не допускаются архаичные обороты, словосочетания "настоящая справка", "действительно учится" и т.п. На справке ставятся дата ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.

5.7. Доверенность

5.7.1. Доверенность оформляется для представления интересов и совершения действий от имени Тамбовской области как субъекта Российской Федерации, Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области.

5.7.2. Доверенность оформляется в простой письменной форме на бланке письма Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области, за исключением случаев, требующих обязательного нотариального удостоверения, в соответствии с законодательством Российской Федерации. Доверенность составляется в трех экземплярах, один из которых - визовый.

5.7.3. Обязательными реквизитами доверенности являются:

наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; текст документа; подпись должностного лица; печать.

5.7.4. Подпись должностного лица заверяется гербовой печатью.

5.7.5. Доверенности, выданные для представления интересов и совершения действий от имени Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области, Тамбовской области как субъекта Российской Федерации регистрируются в Департаменте и имеют порядковую нумерацию в пределах календарного года. Факт выдачи доверенности фиксируется в журнале учета выдачи доверенностей.

5.7.6. Подлинный и визовый экземпляр доверенности передаются в структурное подразделение Правительства Тамбовской области (подведомственное ему учреждение), исполнительный орган Тамбовской области (подведомственное ему учреждение) для хранения и передачи лицу, указанному в доверенности в качестве представителя. Третий экземпляр доверенности хранится в Департаменте.

5.7.7. В случае истечения срока действия доверенности, освобождения (увольнения) лица, указанного в доверенности в качестве представителя, от замещаемой (занимаемой) должности до истечения срока действия доверенности, а также изменения иных данных доверенного лица, выданная ему доверенность подлежит возврату в структурное подразделение Правительства Тамбовской области (подведомственное ему учреждение), исполнительный орган Тамбовской области (подведомственное ему учреждение).

Доверенности, выданные для представления интересов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области, Тамбовской области как субъекта Российской Федерации, во всех судах, составляющих судебную систему Российской Федерации, при наступлении обстоятельств, указанных в абзаце первом настоящего пункта, подлежат возврату в правовой департамент Правительства Тамбовской области.

6. Организация документооборота и исполнения документов

6.1. Организация документооборота

6.1.1. Движение документов в Правительстве Тамбовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки образует документооборот, который осуществляется посредством РСЭД.

6.1.2. Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота - обеспечить доступ к документам пользователям РСЭД в соответствии с предоставленными им правами.

6.1.3. В условиях применения РСЭД в Правительстве Тамбовской области используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

6.1.4. Организация документооборота основывается на принципах:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения входящих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

6.1.5. Все документы в Правительстве Тамбовской области делятся на документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация, разрабатываемая в Правительстве Тамбовской области и не направляемая за ее пределы.

6.1.6. Порядок прохождения документов регламентируется настоящей Инструкцией.

6.1.7. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, определен постановлением администрации Тамбовской области от 07.03.2014 N 256 "Об утверждении Положения о порядке организации и проведения работ по обработке и защите конфиденциальной информации".

6.2. Организация доставки документов

6.2.1. Доставка документов в Правительство Тамбовской области осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), РСЭД).

Если отправитель документа является участником РСЭД, доставка документа осуществляется в РСЭД без дублирования его на бумажном носителе (за исключением документов, направление которых возможно исключительно на бумажном носителе).

С помощью почтовой связи и нарочным доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких посылок.

Корреспонденция, поступившая фельдъегерской связью, принимается по описи. Гражданский служащий, работник Департамента, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается на экземпляре описи, представленной фельдъегерями, сверяя корреспонденцию по количеству и адресам отправителей, а также на предмет совпадения номеров на конвертах с номерами в описи.

Документы, поступившие фельдъегерской связью по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются в приемной Главы Тамбовской области.

6.2.2. По каналам электросвязи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Гражданские служащие Правительства Тамбовской области, ответственные за работу с официальными электронными адресами, в соответствии со своими должностными регламентами обязаны отслеживать входящие электронные сообщения каждые 2 часа с начала рабочего дня.

6.3. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающих документов

6.3.1. Прием, обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в Правительство Тамбовской области, производятся в централизованном порядке Департаментом.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "Вручить лично", вскрываются. Конверт с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом. Конверты, адресованные Главе Тамбовской области с пометкой "Вручить лично", передаются заместителю руководителя секретариата Правительства Тамбовской области - начальнику управления по обеспечению деятельности Главы Тамбовской области.

Гражданскими служащими, работниками Департамента проверяются правильность доставки, целостность упаковки.

При повреждении конверта, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр остается в Департаменте, а другой - направляется отправителю документа.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемая корреспонденция, адресованная структурным подразделениям Правительства Тамбовской области, передается представителям этих подразделений Департаментом (информация, протокол).

На входящих документах проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (при отсутствии свободного места - на свободном месте правого поля), содержащий наименование организации (Правительство Тамбовской области) с указанием даты поступления и регистрационного номера.

Регистрация поступивших документов производится в Департаменте с вводом информации о них в РСЭД.

Все поступающие в Правительство Тамбовской области документы на бумажных носителях сканируются Департаментом для использования в РСЭД.

Не подлежат сканированию следующие документы:

содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Конфиденциально";

содержащие кадровую информацию и персональные данные, в том числе о государственных гражданских служащих Правительства Тамбовской области;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.);

оформленные на листах формата большего, чем формат А4;

оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57 г/м или более 120 г/м).

Электронные копии документов, поступающие на официальный адрес электронной почты Правительства Тамбовской области, подлежат учету. Регистрация осуществляется в общем порядке.

Распределение поступающей корреспонденции осуществляется Департаментом в соответствии с распределением обязанностей между Главой Тамбовской области и лицами, замещающими государственные должности области в Правительстве Тамбовской области, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам деятельности структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

Документы, поступившие из прокуратуры Тамбовской области и Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тамбовской области, направляются непосредственно адресату.

Документы, поступившие из судов (в том числе судебные повестки, судебные постановления (акты), исковые заявления и иные процессуальные документы) с почтовыми конвертами направляются в правовой департамент.

Законы Тамбовской области, принятые Тамбовской областной Думой и подписанные Главой Тамбовской области, направляются в Департамент для их регистрации, рассылки и официального опубликования.

Письменные обращения граждан передаются в управление по работе с обращениями граждан Правительства Тамбовской области.

6.3.2. Документы, адресованные Главе Тамбовской области, заместителям Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения Правительства Тамбовской области предварительно анализируются в Департаменте.

Предварительный анализ документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие рассмотрения Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области и на направляемые непосредственно в структурные подразделения Правительства Тамбовской области.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям Правительства Тамбовской области или государственным гражданским служащим Правительства Тамбовской области.

Документы, требующие обязательного рассмотрения Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата

Правительства Тамбовской области, регистрируются Департаментом в РСЭД и направляются средствами РСЭД Главе Тамбовской области, заместителям Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.

После рассмотрения документов Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области их помощники (советники) вносят в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) содержание резолюций, направляют документы руководителям структурных подразделений Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области, указанным в резолюции, с использованием РСЭД, при необходимости направляют копии документов на бумажном носителе с резолюцией Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области руководителям учреждений и организаций, указанным в резолюции, для исполнения.

6.3.3. Поступившие правительственные телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, сканируются Департаментом для использования в РСЭД, регистрируются и оперативно передаются на рассмотрение Главе Тамбовской области, заместителям Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителям структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

6.4. Организация обработки и передачи исходящих документов

6.4.1. Исходящие документы, отправляемые электронно (посредством РСЭД, МЭДО, электронной почты), создаются, согласовываются и подписываются в РСЭД.

6.4.2. Исходящие документы на бумажных носителях направляются для подписания (визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены (далее - документы-основания). При этом к исходящему документу в хронологической последовательности прикладываются входящий документ-основание с указаниями по исполнению документа, докладные записки о переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа, и другие документы, связанные с его подготовкой.

6.4.3. Ответственность за правильность и полноту выполнения указаний по исполнению документа, за качество подготовленных проектов исходящих документов за подписью Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области возлагается на руководителей исполнительных органов Тамбовской власти, структурных подразделений Правительства Тамбовской области, помощников (советников) управления по обеспечению деятельности Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области, управления по обеспечению деятельности заместителей Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.

6.4.4. Неправильно или не полностью оформленные и (или) содержащие грамматические ошибки документы (как в электронном, так и в бумажном виде) возвращаются исполнителю для доработки и визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись Главе Тамбовской области, заместителям Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.

6.4.5. Все исходящие документы Правительства Тамбовской области подлежат обязательной регистрации в соответствии с настоящей Инструкцией. Не прошедший регистрацию документ на отправку не принимается.

6.4.6. Исходящие документы, подписанные Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, регистрируются Департаментом в РСЭД путем проставления даты и присвоения регистрационного номера документу.

6.4.7. Электронные документы, создаваемые в РСЭД, выводятся при необходимости на бумажный носитель средствами РСЭД, в том числе с отметкой об электронной подписи. Исходящие документы печатаются в количестве, необходимом для направления адресатам.

При подготовке исходящего документа на бумажном носителе, требующего собственноручной подписи Главы Тамбовской области, заместителя Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, также оформляется второй экземпляр, который является визовым, и в процессе согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области, соисполнителями, заместителями Главы Тамбовской области. Визовый экземпляр хранится в Департаменте.

6.4.8. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется Департаментом.

На отправку посредством системы МЭДО принимаются документы, имеющие дату текущего дня.

Документы, отправляемые иным способом (не по системе МЭДО), с датой давности два и более дня к отправке не принимаются.

6.4.9. Автор документа, направляемого посредством РСЭД, МЭДО, самостоятельно осуществляет контроль за получением документа адресатом.

6.4.10. Отправка исходящей документации структурных подразделений Правительства Тамбовской области за подписью их руководителей осуществляется ответственными за делопроизводство после ее регистрации.

6.4.11. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем) списка рассылки.

Копия списка рассылки при необходимости направляется всем указанным адресатам.

Срочная корреспонденция отправляется в первоочередном порядке:

фельдъегерской связью;

почтовой связью;

нарочным (сотрудником структурного подразделения Правительства Тамбовской области). Документы, отправленные с нарочным, передаются организациям-адресатам под расписку.

Документы, отправляемые одновременно одному адресату, вкладываются в один конверт.

6.4.12. Если подлинный экземпляр документа получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа (визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения. Соответствующая отметка проставляется в РСЭД.

6.4.13. При получении подлинного экземпляра документа доверенным лицом заявителя кроме подписи и даты получения делается отметка "по доверенности" и копия доверенности подшивается вместе с копией документа в дело.

6.4.14. Исходящие документы отправляются по РСЭД, фельдъегерской, почтовой или электросвязью (телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), по системе МЭДО. При отправке документов фельдъегерской связью составляется реестр на отправляемые документы в двух экземплярах, один из которых остается в Департаменте. При отправке документов почтовой связью соответствующая запись делается в журнале регистрации исходящих документов.

Если адресатом документа является сторона - участник РСЭД, документ адресату направляется в РСЭД без дублирования его на бумажном носителе (за исключением документов, направление которых возможно исключительно на бумажном носителе).

Направление документов по электронной почте осуществляется исполнителем - структурным подразделением Правительства Тамбовской области.

6.4.15. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234.

6.4.16. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.05.2022 N 968.

6.4.17. Документы, адресованные гражданам, отправляются через почтовые отделения связи и (или) по электронной почте.

6.4.18. Каждому гражданскому служащему, работнику в электронной почте создается индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через указанные почтовые ящики.

6.4.19. Отправитель электронного сообщения формирует файл сообщения посредством программы отправки почты, указывает имя документа, дату и время отправки. Сообщения формируются и редактируются с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии со списком рассылки.

6.4.20. При передаче текстов служебных документов по каналам электросвязи гражданские служащие, работники Правительства Тамбовской области обязаны руководствоваться следующими требованиями:

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

ответственность за передачу информации своевременно и уполномоченному лицу возлагается на сотрудника, который непосредственно ведет делопроизводство;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

поступившие факсограммы передаются в Департамент для их регистрации.

Контроль за исполнением указанных требований осуществляется руководителями структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

6.4.21. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания, но не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или заместителя директора Департамента - начальника управления документооборота.

6.4.22. Отправка документов в Администрацию Президента Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, государственные органы и организации осуществляется с использованием системы МЭДО при условии технической возможности получения документов указанными адресатами. При этом подготовка, согласование, направление на подписание и контроль состояния документов осуществляются в системе МЭДО.

6.4.23. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством системы МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754.

6.4.24. В системе МЭДО допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию и информацию, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации. Обмен между участниками МЭДО информацией, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации, осуществляется при выполнении участниками МЭДО требований по защите такой информации, установленных в отношении информационных систем электронного документооборота.

6.5. Учет количества документов

6.5.1. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области ведут учет документов по месту их регистрации за определенный период времени (неделя, квартал, год).

6.5.2. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы учитываются как один документ.

6.5.3. За единицу учета количества документа принимается сам документ с учетом копий, создаваемых при печатании и размножении.

6.6. Работа исполнителей с документами

6.6.1. Заместители Главы Тамбовской области, руководитель аппарата Правительства Тамбовской области, заместитель руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области обеспечивают рассмотрение документов и доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

6.6.2. При рассмотрении документов заместители Главы Тамбовской области, руководитель аппарата Правительства Тамбовской области, заместитель руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области определяют документы, требующие срочного исполнения, о чем в РСЭД проставляется соответствующая отметка.

6.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителями структурных подразделений Правительства Тамбовской области, подготовку к пересылке адресату.

6.6.4. При оперативном решении вопросов исполнитель делает отметки на листе бумаги, прикрепленном к документу: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

6.6.5. При наличии ответственного исполнителя все соисполнители обеспечивают своевременный и качественный анализ информации в пределах своей компетенции и представление ответственному исполнителю необходимых материалов (проекты документов, справки, сведения и т.д.).

Ответственный исполнитель и соисполнитель несут персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

7. Контроль исполнения документов (поручений)

7.1. Контроль исполнения документов (поручений) (далее - документов) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.2. Контроль исполнения документов обеспечивают Глава Тамбовской области, заместители Главы Тамбовской области, руководитель аппарата Правительства Тамбовской области, заместитель руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области, помощники (советники) управления по обеспечению деятельности Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области, управления по обеспечению деятельности заместителей Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, которые осуществляют учет контролируемых документов, а также ход и состояние их исполнения.

7.3. Сроки исполнения документов исчисляются для:

входящих документов - с даты их поступления;

внутренних - с даты подписания (утверждения) документа.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - не позднее 3 рабочих дней; имеющие пометку "оперативно" - не позднее 10 рабочих дней, остальные - в срок не позднее 30 календарных со дня получения;

по запросам сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Тамбовской областной Думы (депутатскому запросу) - не позднее 30 календарных дней со дня получения;

по поручениям Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, данным структурным подразделениям Правительства Тамбовской области, исполнительным органам Тамбовской области по подготовке проектов постановлений - не позднее 20 календарных дней, распоряжений - не позднее 10 календарных дней.

Сроки подготовки материалов к судебным заседаниям устанавливаются директором правового департамента исходя из сроков, указанных в судебных повестках или иных процессуальных документах.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКК.

Контроль за сроками прохождения документов, поступивших на рассмотрение заместителям Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителям структурных подразделений Правительства Тамбовской области, осуществляют помощники (советники) управления по обеспечению деятельности заместителей Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области или специально уполномоченные этими должностными лицами гражданские служащие.

7.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель обязан представить на имя Главы Тамбовской области либо заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области в соответствии с распределением обязанностей между Главой Тамбовской области и лицами, замещающими государственные должности области в Правительстве Тамбовской области, обоснование (мотивированную просьбу) о его продлении не позднее 3 рабочих дней до истечения этого срока.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

7.5. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями или исполнительными органами Тамбовской области подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

Исполнитель, указанный в резолюции первым или отдельно обозначенный, является ответственным исполнителем документа, организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за его неисполнение (ненадлежащее исполнение).

Соисполнители в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документа в части касающейся.

7.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

7.7. Снятие документа с контроля осуществляют Глава Тамбовской области, заместители Главы Тамбовской области, руководитель аппарата Правительства Тамбовской области, заместитель руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области, давшие контрольные поручения. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

7.8. Контроль исполнения поручений, поступающих от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации, осуществляется департаментом контроля и протокола Правительства Тамбовской области в соответствии с Порядком исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, запросов аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе в Правительство Тамбовской области, утвержденным распоряжением Главы Тамбовской области от 01.02.2023 N 39.

7.9. Ответы на запросы и письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, сенаторов Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, федеральных министров, депутатов Тамбовской областной Думы, депутатов представительных органов местного самоуправления готовятся за подписью должностного лица Правительства Тамбовской области, на имя которого был направлен запрос (письмо).

Ответы на запросы и письма руководителей, заместителей руководителей управлений Администрации Президента Российской Федерации, помощников и советников Президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, федеральных министров, поступившие в адрес Правительства Тамбовской области, а также корреспонденция в адрес указанных должностных лиц готовятся за подписью Главы Тамбовской области или заместителей Главы Тамбовской области в соответствии с распределением обязанностей; корреспонденция в адрес иных должностных лиц федеральных органов государственной власти может готовиться за подписью заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, курирующего соответствующее направление работы, или за подписью руководителей структурных подразделений Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области, если это определено в резолюциях Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области в соответствии с распределением обязанностей на поступивший в их адрес документ.

8. Обеспечение сохранности документов, печатей, штампов и их использование

8.1. Ответственные за делопроизводство обязаны обеспечить сохранность находящихся у них документов. Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи на хранение или уничтожение должны храниться в рабочих комнатах или в специально приспособленных закрывающихся помещениях, шкафах, располагаться вертикально корешками наружу, предохраняться от пыли и воздействия солнечного света. На корешке каждого дела указывается его индекс в соответствии с номенклатурой дел. Последовательность расположения дел на полке должна соответствовать последовательности заголовков по номенклатуре дел.

8.2. Изготовление, учет, использование, хранение печатей и штампов, факсимиле, необходимых для обеспечения деятельности Правительства Тамбовской области, производятся в соответствии с Порядком учета, использования, хранения, передачи и уничтожения печатей и штампов в Правительстве Тамбовской области.

9. Копировально-множительные и брошюровочные работы в Правительстве Тамбовской области

9.1. Выполнение копировально-множительных (в том числе в цветном исполнении) и брошюровочных работ в Правительстве Тамбовской области производится централизованно в Департаменте. В Правительстве Тамбовской области печатаются и тиражируются только материалы служебного характера.

9.2. Заявка на выполнение копировально-множительных работ оформляется на специальном бланке (приложение N 20 к настоящей Инструкции) и подписывается заместителем директора Департамента - начальником управления документооборота. Заявки выполняются в порядке очередности их поступления. Учет копируемых документов ведется по заявкам и по показаниям счетчиков копировальных машин.

Печать документов производится на бланках установленной формы или стандартных листах бумаги формата А4, А3. При печати документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документы, изготовленные с использованием компьютерной техники, передаются в Департамент на съемном носителе или по электронной почте.

9.3. Объемные материалы (свыше 500 печатных листов формата А4) изготавливаются по заявке департамента административно-хозяйственной работы и контрактной службы аппарата Правительства Тамбовской области в типографии.

10. Документальный фонд Правительства Тамбовской области

Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Правительства Тамбовской области, образуют его документальный фонд.

Создание документального фонда Правительства Тамбовской области осуществляется Департаментом путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и приема на хранение.

Оперативное хранение документов Правительства Тамбовской области до передачи их на хранение в Департамент или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области.

В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

10.1. Номенклатура дел

10.1.1. Номенклатура дел закрепляет группировку исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, для составления актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

10.1.2. Номенклатура дел Правительства Тамбовской области включается в состав РСЭД в качестве справочника, закрепляющего порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов, включаемых в РСЭД.

10.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательными и нормативно-методическими документами Российской Федерации в сфере архивного дела, Уставом (Основным Законом) Тамбовской области Российской Федерации, положениями о структурных подразделениях Правительства Тамбовской области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за прошедшие годы, локальными нормативными актами, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности Правительства Тамбовской области, перечнями документов с указанием сроков их хранения.

10.1.4. В Правительстве Тамбовской области составляются сводная номенклатура дел Правительства Тамбовской области (приложение N 21 к настоящей Инструкции) и номенклатуры дел структурных подразделений Правительства Тамбовской области (приложение N 22 к настоящей Инструкции).

10.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения Правительства Тамбовской области на следующий календарный год составляется ответственным за делопроизводство, подписывается руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области и представляется в Департамент до 1 декабря текущего года, в том числе и в электронном виде.

Вновь созданное структурное подразделение Правительства Тамбовской области обязано в месячный срок со дня создания разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в Департамент.

При включении в номенклатуру новых дел структурное подразделение Правительства Тамбовской области информирует Департамент письмом с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела.

10.1.6. Сводная номенклатура дел составляется в декабре текущего года на предстоящий календарный год Департаментом на основе номенклатур дел структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

10.1.7. Сводная номенклатура дел Правительства Тамбовской области подписывается директором Департамента, визируется должностным лицом, ответственным за хранение документов в Департаменте, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией Правительства Тамбовской области (далее - ЭК), экспертно-проверочной комиссией министерства культуры Тамбовской области (далее - ЭПК) (не реже одного раза в 5 лет) и утверждается заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.

10.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Правительства Тамбовской области получают выписки из соответствующих ее разделов на бумажном носителе или в электронной форме для использования в работе.

10.1.9. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах.

Первый экземпляр утвержденной сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Департамента.

Второй экземпляр используется в Департаменте в качестве рабочего.

Третий экземпляр направляется в Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Тамбовской области" (далее - ТОГБУ "ГАТО").

10.1.10. В случае изменения функций и структуры Правительства Тамбовской области сводная номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

10.1.11. Согласованная ЭПК сводная номенклатура дел Правительства Тамбовской области в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

10.1.12. Наименованиями разделов сводной номенклатуры дел Правительства Тамбовской области являются наименования структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

10.1.13. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Правительства Тамбовской области и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, при необходимости - копии документов.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

10.1.14. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного цифрового обозначения структурного подразделения Правительства Тамбовской области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения Правительства Тамбовской области.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения Правительства Тамбовской области, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Правительства Тамбовской области, для переходящих (незавершенных) дел индекс сохраняется.

Переходящие (незавершенные) дела структурного подразделения Правительства Тамбовской области переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. Например, долгосрочные планы, дела о строительстве объектов и т.д.;

в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей);

заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, справки, доклады, заключения и т.д.).

Например: "Документы о проведении совещаний (программы, списки, доклады)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с администрациями городских и муниципальных округов Тамбовской области по вопросам ...".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам ...".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: "Переписка с министерством культуры Тамбовской области по вопросам научно-методической работы".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: "Переписка с администрациями городских и муниципальных округов Тамбовской области по вопросам социальной защиты населения".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: "Отчеты структурных подразделений Правительства Тамбовской области за 1 квартал 2023 года".

При формировании дела из нескольких томов или частей, кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие непосредственную деятельность структурного подразделения Правительства Тамбовской области, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, переписку.

Если в течение года в деятельности Правительства Тамбовской области образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел предусматриваются резервные номера;

графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В данной графе указывается количество заведенных дел (томов) за текущий год.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело;

в графе 4 указывается срок хранения дела на бумажном и электронном носителях (исчисление которого производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства) в соответствии со статьями Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства Российской Федерации от 20.12.2019 N 236, федерального закона или иного нормативного правового акта;

в графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2022 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

Если дело формируется в РСЭД и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронной форме.

10.1.15. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении Правительства Тамбовской области оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временные сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в Департамент до 1 декабря (приложение N 23 к настоящей Инструкции). На основании полученных данных составляется итоговая запись сводной номенклатуры дел, отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

На основании данных, переданных из структурных подразделений Правительства Тамбовской области, в итоговую запись сводной номенклатуры дел Правительства Тамбовской области вносятся соответствующие сведения, о чем в номенклатуре проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

10.2. Формирование дел и их текущее хранение

10.2.1. Дела со дня их заведения до передачи на хранение в Департамент или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

10.2.2. Исполненные документы в десятидневный срок должны передаваться исполнителем ответственному за делопроизводство для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в РСЭД. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Тамбовской области или исполнитель в соответствии с индексом дела по номенклатуре.

10.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

приложения помещаются вместе с основными документами (приложения объемом свыше 100 листов могут выделяться в отдельные тома);

формировать в дело правильно и полностью оформленные документы со всеми необходимыми реквизитами;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

не включать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

помещать факсограммы, телефонограммы и телеграммы в дела с перепиской на общих основаниях;

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

10.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху-вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Локальные нормативные акты (положения, инструкции), утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Документы-основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10.2.5. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Тамбовской области в РСЭД, в которой они были созданы или в которую были включены. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в РСЭД.

Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки) отдельно от документов на бумажных носителях.

10.2.6. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Департаментом.

10.2.7. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурных подразделений Правительства Тамбовской области и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

10.2.8. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, сейфах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

10.2.9. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел проводятся ответственными за делопроизводство в случаях:

перед передачей документов на хранение в Департамент;

при перемещении дел;

при смене руководителя структурного подразделения Правительства Тамбовской области;

при реорганизации, ликвидации структурного подразделения Правительства Тамбовской области.

Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

По итогам проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки.

10.2.10. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области и представляется в Департамент.

Факт утраты дела (дел), внесенных в сводную опись дел, фиксируется в акте, составляемом должностным лицом, ответственным за хранение документов в Департаменте, и утверждаемом заместителем директора Департамента - начальником управления документооборота (приложение N 24 к настоящей Инструкции). Акт хранится в Департаменте.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченных документов их копиями.

10.2.11. Экспертиза ценности документов (далее - ЭЦД) в Правительстве Тамбовской области производится на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых Перечней документов с указанием сроков их хранения: при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в Департамент, в Департаменте.

10.2.12. Для организации и проведения ЭЦД в Правительстве Тамбовской области создается ЭК.

10.2.13. Задачи, функции и права ЭК, а также организация работы определяются положением, утверждаемым распоряжением Правительства Тамбовской области. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ТОГБУ "ГАТО".

10.2.14. ЭЦД осуществляется непосредственно ответственными за делопроизводство совместно с ЭК и под методическим руководством Департамента.

10.2.15. При проведении ЭЦД осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи на хранение в Департамент;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Описи дел составляются в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области под методическим руководством Департамента.

По описям дел структурных подразделений Правительства Тамбовской области документы передаются на хранение в Департамент.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

10.2.16. Описи дел структурных подразделений Правительства Тамбовской области вместе с делами представляются на хранение в Департамент не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечания.

При составлении описи дел структурного подразделения Правительства Тамбовской области соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением Правительства Тамбовской области со ссылкой на акт, о наличии копий.

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Правительства Тамбовской области.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.2.17. При составлении описи электронных дел (приложение N 25 к настоящей Инструкции) в опись включаются:

порядковый номер электронного дела по описи;

индекс электронного дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения дела;

объем электронного дела в Мб;

примечания.

В составе описи электронных дел в РСЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

10.2.18. Описи дел структурного подразделения Правительства Тамбовской области (приложение N 26 к настоящей Инструкции) подписываются ответственным за делопроизводство и должностным лицом, ответственным за хранение документов в Департаменте. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Правительства Тамбовской области, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства Тамбовской области, по которой сдаются дела на государственное хранение в ТОГБУ "ГАТО".

10.2.19. Дела передаются на хранение в Департамент в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным директором Департамента и согласованным с руководителями структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, электронные документы передаются на хранение в Департамент не ранее, чем через год, и не позднее, чем через 3 года после завершения их в делопроизводстве.

Передача дел на хранение в Департамент производится по описям дел структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

10.2.20. Должностное лицо, ответственное за хранение документов в Департаменте, проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Правительства Тамбовской области обязаны устранить в двухнедельный срок.

При приеме каждого дела на хранение в Департамент на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых на хранение дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи должностного лица, ответственного за хранение документов в Департаменте, и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписью должностного лица, ответственного за хранение документов в Департаменте.

10.2.21. Передача электронных документов на хранение в Департамент производится на основании описей электронных дел в РСЭД или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

10.2.22. В случае ликвидации структурного подразделения Правительства Тамбовской области при отсутствии правопреемника ликвидируемого структурного подразделения его руководитель в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Департамент независимо от сроков хранения, а в случае реорганизации структурного подразделения Правительства Тамбовской области - передает правопреемнику. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

10.2.23. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всех структурных подразделений Правительства Тамбовской области, название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (заголовки однородных дел вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе) (приложение N 27 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой "ЭПК", прошедшие ЭЦД, включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

10.2.24. Описи дел постоянного хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов рассматриваются на заседании ЭК Правительства Тамбовской области одновременно. После утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу ЭПК, акты утверждаются заместителем директора Департамента - начальником управления документооборота, после чего Правительство Тамбовской области имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

10.2.25. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Правительства Тамбовской области проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от _____________ N ____ с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

10.2.26. На электронные дела с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт.

Уничтожение электронных документов осуществляется программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные дела считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

10.2.27. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда Правительства Тамбовской области.

10.2.28. Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:

постоянного хранения - в четырех экземплярах на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

временного (свыше 10 лет) хранения - в двух экземплярах;

документов по личному составу - в трех экземплярах на бумажном носителе, один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

10.2.29. В ТОГБУ "ГАТО" передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в Департаменте.

10.2.30. На рассмотрение ЭПК представляются, не менее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел:

описи (годовые разделы описей) дел, документов постоянного хранения - для утверждения;

описи (годовые разделы описей) дел, документов по личному составу - для согласования.

После утверждения (согласования) годовых разделов описей ЭПК они утверждаются заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.

Внесение изменений в годовой раздел описи дел, документов после его утверждения (согласования) ЭПК допускается только на основании соответствующего решения ЭПК.

10.2.31. После проведения утверждения описей постоянного хранения ЭПК и по истечении 10 лет хранения в Департаменте документы с постоянным сроком хранения подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ТОГБУ "ГАТО".

10.3. Организация доступа к документам и их использования

10.3.1. Выдача дел, находящихся на хранении в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области или Департаменте гражданским служащим, работникам Правительства Тамбовской области для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Правительства Тамбовской области, запрашивающего дело (документ) и с разрешения директора Департамента или руководителя структурного подразделения Правительства Тамбовской области, документы которого запрашиваются.

10.3.2. Дела, документы выдаются во временное пользование гражданскому служащему, работнику Правительства Тамбовской области на срок не более одного месяца.

Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области или уполномоченного ими лица.

При необходимости срок использования документов может быть продлен.

10.3.3. В письменном запросе гражданских служащих Правительства Тамбовской области о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.

10.3.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.

На место изъятого подлинника документа директор Департамента или руководитель структурного подразделения Правительства Тамбовской области вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.

После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в структурное подразделение Правительства Тамбовской области и помещены в дело.

Работникам, не имеющим права доступа к РСЭД, электронные документы выдаются на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом.

10.3.5. Департаментом ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.

10.3.6. Гражданские служащие, работники Правительства Тамбовской области обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других структурных подразделений Правительства Тамбовской области или других организаций.

10.3.7. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности Правительства Тамбовской области, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

10.3.8. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями Правительства Тамбовской области и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

10.3.9. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.

10.3.10. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.