Приложение. Положение о муниципальном проектном офисе по внедрению технологий бережливого производства в деятельности органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений

Приложение
к постановлению Администрации
Поронайского городского округа
от 20.06.2023 N 662

Положение
о муниципальном проектном офисе по внедрению технологий бережливого производства в деятельности органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений

1. Общие положения

1.1. Проектный офис по внедрению технологий бережливого производства в деятельности органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений (далее - Проектный офис) создается в целях обеспечения коллегиального рассмотрения целесообразности и реализуемости проектных идей для организации процессов по внедрению технологий бережливого производства в деятельности органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений.

1.2. Основной целью деятельности Проектного офиса является реализация мероприятий, направленных на оптимизацию административно-управленческой деятельности путем устранения всех видов необоснованных затрат (трудозатраты, время, занятые помещения, расходные материалы и т.д.) в деятельности органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений, и высвобождения дополнительных ресурсов для решения поставленных задач.

Выявление посредством механизмов бережливого производства и последующее устранение проблемных зон в муниципальном управлении позволит сократить сроки принятия управленческих решений, сократить сроки и процедуры, необходимые для получения населением муниципальных услуг.

1.3. Проектный офис руководствуется в своей деятельности действующим законодательством, правовыми актами органов местного самоуправления муниципального образования Поронайский городской округ, настоящим Положением.

2. Основные задачи и функции Проектного офиса

2.1. Основной задачей Проектного офиса является организация и внедрение практики бережливого производства, реализуемые органами и структурными подразделениями Администрации Поронайского городского округа и подведомственными учреждениями, а также разработка мероприятий, направленных на популяризацию практики бережливого производства во всех сферах муниципальной деятельности, координация деятельности участников проектов.

Проектный офис в соответствии с возложенной на него задачей:

- внедряет инструктивную и методическую документацию, связанную с реализацией мероприятий, соответствующих муниципальных проектов по внедрению технологий бережливого производства (далее - муниципальных проектов);

- производит сбор, анализирует и обобщает информацию о реализации на территории муниципального образования Поронайский городской округ муниципальных проектов;

- проводит мониторинг основных параметров и целевых показателей реализации на территории муниципального образования Поронайский городской округ муниципальных проектов;

- планирует и контролирует деятельность лиц, ответственных за разработку муниципальных проектов на территории муниципального образования Поронайский городской округ;

- осуществляет контроль за ходом исполнения муниципальных проектов на территории муниципального образования Поронайский городской округ;

- обеспечивает информационную открытость мероприятий по реализации на территории муниципального образования Поронайский городской округ муниципальных проектов;

- предоставляет в Министерство эффективного управления Сахалинской области, а также заинтересованные органы исполнительной власти информацию и предложения по вопросам реализации муниципальных проектов.

2.2. Основные функции Проектного офиса:

- осуществляет мониторинг реализации муниципальных проектов;

- анализирует информацию, содержащуюся в отчете по муниципальному проекту, на предмет ее достоверности, актуальности и полноты;

- осуществляет проверку и свод информации о реализации муниципальных проектов, направленных на достижение целей, показателей и результатов;

- обеспечивает методическое сопровождение проектной деятельности в органах местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений;

3. Порядок формирования и деятельности Проектного офиса

3.1. В состав Проектного офиса входит руководитель Проектного офиса, заместитель руководителя Проектного офиса, менеджер портфеля проектов и членов Проектного офиса.

Состав Проектного офиса утверждается распоряжением Администрации Поронайского городского округа.

3.2. Руководителем Проектного офиса является вице-мэр Поронайского городского округа.

3.3. Руководитель Проектного офиса (в его отсутствие заместитель руководителя Проектного офиса):

- руководит деятельностью Проектного офиса;

- принимает решение о дате проведения заседания и повестке;

- подписывает протоколы заседаний Проектного офиса;

- контролирует выполнение решений Проектного офиса.

Руководитель Проектного офиса председательствует на заседаниях Проектного офиса, в его отсутствие заместитель руководителя проектного офиса.

3.4. Менеджер портфеля проектов:

- выполняет сбор информации о ходе реализации муниципальных проектов, реализуемых на территории муниципального образования Поронайский городской округ;

- осуществляет подготовку и организацию проведения заседаний Проектного офиса, формирует соответствующие протоколы;

3.5. Члены муниципального проектного офиса выполняют функции, возложенные на муниципальный проектный офис, в соответствии с настоящим Положением и поручениями руководителя муниципального проектного офиса в рамках реализации муниципальных проектов.

3.6. Организационной формой работы Проектного офиса являются заседания, которые проводятся по мере необходимости.

Заседание Проектного офиса считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины от общего числа членов Проектного офиса.

3.6. Решения Проектного офиса принимаются открытым голосованием простым большинством голосов присутствующих на заседании членов Проектного офиса. При равенстве голосов решающим являются голоса председательствующего на заседании руководителя Проектного офиса, а в случае его отсутствия - заместителя руководителя Проектного офиса. Решение муниципального проектного офиса излагается в письменной форме и оформляется протоколом.

3.7. Копии протокола заседания Проектного офиса в течение пяти рабочих дней с даты его подписания направляются членам Проектного офиса.

4. Порядок внедрения технологий бережливого производства

4.1. Внедрение технологий бережливого производства в деятельность в деятельности органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений осуществляется в следующих фазах:

- открытие проекта;

- диагностика и определение целевого состояния;

- внедрение улучшений;

- закрытие проекта;

4.2. Фаза открытие проекта включает в себя следующие этапы:

- определение проблемы и выбор направления проекта (процесса);

- проведение анкетирования участников процесса (при необходимости);

- создание команды проекта, утверждается распоряжением Администрации Поронайского городского округа;

- проведение обучения рабочей группы методике реализации проекта (при необходимости);

- разработка карточки проекта по улучшениям по форме согласно приложению N 1 к настоящему Положению;

- организация проектной комнаты;

- проведение совещания по открытию проекта;

4.3 Фаза диагностики и определения целевого состояния включает в себя определение текущего состояния и проведения хронометража процесса.

4.4. Фаза внедрения улучшений включает в себя следующие этапы:

- согласование предложений по улучшению с руководителями органов местного самоуправления Поронайского городского округа;

- составление плана мероприятий по внедрению улучшений;

- реализация плана мероприятий по внедрению улучшений.

4.5. Фаза закрытия проекта заключается в анализе достижения целей, разработке соответствующего стандарта работы.

4.6. Вся работа по реализации проектов ведется в информационной системе "Эффективный регион" - "База знаний".

5. Организационно-методическое сопровождение, мониторинг и контроль внедрения технологий бережливого производства

5.1. Организационно-методическое сопровождение внедрения технологий бережливого производства в деятельность органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений обеспечивают руководители органов и подведомственных учреждений.

5.2 Организационно-методическое сопровождение внедрения технологий бережливого производства в деятельность органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений заключается в:

- разработке и утверждении методических рекомендаций по внедрению технологий бережливого производства, ведению проектов в органах местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений, иных типовых документов, необходимых для реализации проектов;

- организации разработки ведомственного проекта (при необходимости);

- организации обучения сотрудников методике реализации проектов по улучшениям;

- оценке уровня внедрения технологий бережливого производства в деятельность органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений для составления индивидуального плана развития соответствующего органа.

5.3. Мониторинг реализации мероприятий по внедрению технологий бережливого производства в соответствующих сферах деятельности проводится ежеквартально.

5.4. Отчет о результатах внедрения технологий бережливого производства предоставляются руководителями органов местного самоуправления Поронайского городского округа и подведомственных учреждений в Проектный офис по внедрению практики бережливого производства по форме согласно приложению N 2 к настоящему Положению. В зависимости от стадии реализации проекта (текущий, завершенный) отчет содержит следующую информацию и подтверждающие материалы:

- Наименование проекта;

- Краткое описание стартового совещания, фотоотчет:

- Карточка проекта;

- Состав команды;

- Список проблем (с указанием первопричины проблемы, несколькими вариантами решений и вкладом в оптимизацию процесса);

- План реализации проекта с кратким описанием результатов о проделанной работе;

- Фотография и информация о проведении итогового совещания.

6. Права и полномочия Проектного офиса

6.1. Проектный офис имеет право:

- запрашивать сведения и материалы, необходимые для выполнения возложенных на Проектный офис задач;

- разрабатывать нормативные методические документы и правовые акты, обязательные для исполнения участниками проектов;

- давать разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Проектного офиса;

- участвовать в совещаниях и иных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы, находящиеся в компетенции Проектного офиса.