Приложение

Приложение
к решению
Совета депутатов
городского округа
город Елец
от 30 июня 2023 г. N 84

"Приложение
к решению
Совета депутатов
города Ельца
от 25 ноября 2008 г. N 316/6

Положение об управлении записи актов гражданского состояния и архива администрации городского округа город Елец Липецкой области Российской Федерации

1. Общие положения

1.1. Управление записи актов гражданского состояния и архива администрации городского округа город Елец Липецкой области Российской Федерации (далее - Управление) является функциональным органом администрации городского округа город Елец Липецкой области Российской Федерации, осуществляющим переданные полномочия по государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с Законом Липецкой области от 04.05.2000 N 88-ОЗ "Об органах записи актов гражданского состояния Липецкой области и наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по образованию и деятельности органов записи актов гражданского состояния и государственной регистрации актов гражданского состояния", государственными полномочиями области в сфере архивного дела в соответствии с Законом Липецкой области от 30.11.2000 N 117-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Липецкой области в сфере архивного дела".

1.2. Управление в своей деятельности подотчетно Главе городского округа город Елец (далее - Глава города), координирует работу Управления управляющий делами администрации городского округа город Елец.

1.3. Управление является юридическим лицом, имеет муниципальное имущество, закрепленное за ним на праве оперативного управления, имеет самостоятельный баланс, печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и своим наименованием, штампы и бланки, необходимые для его деятельности, а также лицевые счета, открытые в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.4. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативно-методическими документами Министерства юстиции Российской Федерации и Федерального архивного агентства, нормативными правовыми актами Липецкой области, управления ЗАГС и архивов Липецкой области, Уставом городского округа город Елец, иными муниципальными нормативными правовыми актами городского округа город Елец и настоящим Положением.

1.5. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами государственной власти Российской Федерации, органами государственной власти Липецкой области, иными государственными органами, органами местного самоуправления, юридическими и физическими лицами.

1.6. Полное наименование Управления - Управление записи актов гражданского состояния и архива администрации городского округа город Елец Липецкой области Российской Федерации.

Сокращенное наименование Управления - Управление ЗАГС и архива.

1.7. Место нахождения Управления: 399770, Липецкая область, город Елец, улица Октябрьская, дом 120.

2. Задачи управления

2.1. Управление выполняет следующие задачи:

2.1.1. Осуществление государственной регистрации актов гражданского состояния и других юридически значимых действий в соответствии с Законом Липецкой области от 04.05.2000 N 88-ОЗ "Об органах записи актов гражданского состояния Липецкой области и наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по образованию и деятельности органов записи актов гражданского состояния и государственной регистрации актов гражданского состояния".

2.1.2. Обеспечение учета и хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния в течение ста лет со дня их составления с последующей передачей их в государственный архив.

2.1.3. Организация хранения, комплектования, учета и использования документов органов местного самоуправления городского округа город Елец (далее - органы местного самоуправления города), организаций, расположенных на территории городского округа город Елец (далее - город), входящих в состав Государственного Архивного фонда Российской Федерации, а также документов ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника) независимо от их формы собственности, действовавших на территории города.

2.1.4. Координация деятельности органов местного самоуправления города, организаций, расположенных на территории города, в сфере архивного дела, оказание организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства.

2.1.5. Анализ состояния и развития архивного дела на территории города.

3. Функции управления

3.1. Управление в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1.1. Производит государственную регистрацию рождения, заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, усыновления (удочерения), перемены имени, смерти.

3.1.2. Составляет заключения о внесении исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния и вносит изменения или исправления в записи актов гражданского состояния.

3.1.3. Восстанавливает и аннулирует в установленном законодательством Российской Федерации порядке записи актов гражданского состояния.

3.1.4. Выдает повторные свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния и иные документы, подтверждающие наличие или отсутствие факта государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.1.5. Направляет в установленном порядке извещения о расторжении брака, о внесении исправлений, изменений в записи актов гражданского состояния.

3.1.6. Обеспечивает в установленном порядке исполнение международных обязательств Российской Федерации в части истребования и пересылки документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории иностранных государств в соответствии с приказом МИД России и Минюста Российской Федерации от 29.06.2012 N 10489/124 "Об утверждении Административного регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации и Министерства юстиции Российской Федерации по предоставлению государственной услуги по истребованию личных документов".

3.1.7. Представляет сведения о государственной регистрации актов гражданского состояния по запросам компетентных органов и в случаях, установленных федеральными законами.

3.1.8. Обеспечивает конфиденциальность сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.1.9. Осуществляет учет, хранение и использование бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.1.10. Составляет и анализирует статистическую отчетность о регистрации актов гражданского состояния.

3.1.11. Предоставляет в управление ЗАГС и архивов Липецкой области в установленные сроки отчеты по государственной регистрации актов гражданского состояния и о расходовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.1.12. Разрабатывает в пределах компетенции Управления и вносит на рассмотрение Главы города проекты нормативных правовых актов, а также предложения по повышению качества и доступности результатов предоставления государственных и муниципальных услуг, предоставляемых Управлением.

3.1.13. Обеспечивает исполнение налогового законодательства Российской Федерации в части взимания государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершаемые Управлением другие юридически значимые действия.

3.1.14. Оформляет свою часть решения о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и совершаемые Управлением другие юридически значимые действия; направляет материалы о возврате излишне уплаченной суммы государственной пошлины в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

3.1.15. Направляет материалы об уточнении вида и принадлежности платежа для уплаты государственной пошлины за государственную регистрацию актов гражданского состояния и другие юридически значимые действия в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

3.1.16. Передает в установленном порядке удостоверения личности умерших в отделения Федеральной миграционной службы России, находящиеся на территории городского округа город Елец.

3.1.17. Обеспечивает сохранность и учет архивных документов, подлежащих постоянному и временному хранению, в том числе:

- хранение и учет документов, принятых в Управление;

- представление в установленном порядке учетных данных в управление ЗАГС и архивов Липецкой области;

- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов, принятых в Управление, и обеспечению их физической сохранности;

- представление предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Управлении, и их реализация.

3.1.18. Обеспечивает хранение:

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- архивных документов на различных видах носителей, являющихся государственной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации;

- архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;

- архивных документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды Управления;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности.

3.1.19. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в Управление на основании договоров (соглашений), заключаемых между собственниками документов и Управлением.

3.1.20. Комплектование Управления документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города, в том числе:

- составление списков организаций - источников комплектования Управления, утверждаемых администрацией городского округа города Елец, систематическая работа по их уточнению;

- отбор и прием документов постоянного (временного) хранения в Управление;

- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Управлении.

3.1.21. Оказание организационно-методической помощи в деятельности ведомственных архивов и в организации делопроизводства органов местного самоуправления города, организаций, расположенных на территории города, в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:

- проведение в соответствии с действующим законодательством оценки состояния делопроизводства и хранения документов, в том числе по личному составу;

- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования Управления и других организациях, находящихся на территории города;

- рассмотрение положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел, описей организаций - источников комплектования Управления, с последующим представлением их в управление ЗАГС и архивов Липецкой области для согласования экспертно-проверочной комиссией управления ЗАГС и архивов Липецкой области;

- изучение и обобщение практики работы архивов и делопроизводственных служб организаций - источников комплектования Управления;

- оказание организационно-методической помощи, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы архивов организаций - источников комплектования Управления, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению квалификации работников.

3.1.22. Информационное обеспечение органов местного самоуправления города, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:

- информирование органов местного самоуправления города, организаций, находящихся на территории города, и граждан о составе и содержании документов Управления;

- организация работы пользователей с архивными документами;

- подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации;

- выдача архивных справок, архивных копий и архивных выписок;

- рассмотрение обращений граждан и юридических лиц;

- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам Управления, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.

3.1.23. Реализация отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела на территории города в установленном порядке, в том числе контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и Липецкой области в области архивного дела.

3.1.24. Осуществляет размещение информации на официальном сайте администрации городского округа город Елец в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", относящейся к деятельности Управления.

3.1.25. Осуществляет рекомендательные работы с Порталом государственных и муниципальных услуг.

3.1.26. Осуществляет взаимодействие с многофункциональным центром, расположенным на территории города.

3.1.27. Осуществляет установленные законодательством Российской Федерации меры по противодействию коррупции в пределах своих полномочий.

3.1.28. Организует и проводит мероприятия, направленные на укрепление семейных ценностей, а также разъяснительную работу по семейному законодательству.

3.1.29. Составляет отчетность о расходовании субвенций и обеспечивает ее предоставление в установленные сроки в управление ЗАГС и архивов Липецкой области.

3.1.30. Обеспечивает рассмотрение обращений, поступивших в Управление, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в рамках компетенции Управления.

3.1.31. Ведет прием населения по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

3.1.32. Осуществляет иные функции, вытекающие из основных задач Управления в рамках установленной компетенции.

4. Права управления

4.1. Вносить на рассмотрение Главы города, Совета депутатов городского округа город Елец, управления ЗАГС и архивов Липецкой области предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

4.2. Взаимодействовать с органами государственной власти Российской Федерации по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

4.3. Принимать участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования документами Управления, организуемых управлением ЗАГС и архивов Липецкой области.

4.4. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях.

4.5. Принимать участие в работе экспертных комиссий, ликвидационных комиссий для решения вопросов сохранности документов.

4.6. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления города, организациями, управлением ЗАГС и архивов Липецкой области, общественными организациями.

5. Организация деятельности управления

5.1. Управление возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Главой города.

5.2. Начальник Управления, заместитель начальника Управления и специалисты Управления являются муниципальными служащими города.

5.3. Начальник Управления назначает и освобождает от должности заместителя начальника Управления и специалистов Управления.

5.4. На время отсутствия начальника Управления его обязанности исполняет заместитель начальника Управления.

5.5. Должностные инструкции начальника Управления, заместителя начальника Управления и специалистов Управления утверждаются Главой города.

5.6. Начальник Управления:

5.6.1. Организует деятельность Управления, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и функций.

5.6.2. Издает приказы, ведет контроль за их исполнением.

5.6.3. Действует без доверенности от имени Управления, выдает доверенности.

5.6.4. Отчитывается о работе Управления в установленном порядке.

5.6.5. Утверждает правила внутреннего трудового распорядка.

5.6.6. Осуществляет функции распорядителя средств бюджета города, предусмотренных на содержание Управления, и иных бюджетных средств, подписывает финансовые документы.

5.6.7. Организует использование материальных средств, предоставленных для осуществления переданных государственных полномочий по целевому назначению.

5.6.8. Ведет прием граждан по личным вопросам.

5.7. При смене начальника Управления прием-передача дел производится комиссией, созданной администрацией городского округа город Елец и включающей в состав представителей администрации городского округа город Елец и управления ЗАГС и архивов Липецкой области.

6. Имущество и средства управления

6.1. Управление владеет, пользуется принадлежащим ему на праве оперативного управления имуществом в соответствии с законодательством Российской Федерации.

6.2. Управление отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств.

6.3. Источниками формирования имущества и финансовых ресурсов Управления являются:

- субвенция федерального бюджета;

- средства бюджета Липецкой области;

- средства бюджета городского округа город Елец.

7. Ответственность

7.1. Сотрудники Управления несут ответственность за:

7.1.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них должностных обязанностей.

7.1.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных действующим административным, уголовным или гражданским законодательством Российской Федерации.

7.1.3. Причинение материального ущерба - в пределах определенных действующим законодательством Российской Федерации.

8. Реорганизация и ликвидация деятельности управления

8.1. Реорганизация или ликвидация Управления осуществляется в установленном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации."