Приложение. Порядок организации и проведения мероприятий в администрации города Южно-Сахалинска

Приложение
к Регламенту администрации
города Южно-Сахалинска

Порядок
организации и проведения мероприятий в администрации города Южно-Сахалинска

1. Термины и определения

В данном Порядке используются следующие термины и определения:

ВКС - видеоконференцсвязь.

Внутренний портал - раздел для размещения внутренней информации, используемой в служебных целях сотрудниками аппарата администрации города, а также отраслевых (функциональных) органов аппарата администрации города, муниципальных учреждений, подведомственных администрации города, размещенный по адресу: https://start.ys.local/.

Заявитель - пользователь, формирующий заявку на техническую поддержку мероприятия.

ИТ - информационные технологии.

ОТРС - информационная система технической поддержки, предназначенная для автоматизации процессов приёма, учета и контроля выполнения обращений (заявок) пользователей.

2. Поступление информации о необходимости проведения мероприятия

Информация о необходимости проведения мероприятия может поступать по различным каналам связи: СЭД, СЭД ПСО, электронные письма и почта на бумажном носителе.

3. Назначение ответственных за проведение мероприятия

3.1. При получении информации о проведении мероприятия по каналам связи, указанным в п. 2 настоящего Порядка специалисты Отдела по работе с документами и контролю, направляют документ (поручение) посредством СЭД мэру города, первому вице-мэру, вице - мэру города или управляющему делами администрации города в зависимости от вида и состава участников мероприятия.

3.2. Сотрудники Департамента по организационной работе аппарата администрации города, исходя из распределения обязанностей, определяют ответственное за организацию проведения мероприятия Подразделение. Подразделения, являющиеся участниками мероприятия, формируют каждому Подразделению поручения по организации мероприятия/участию в мероприятии. Управление цифровых технологий МКУ "Муниципальный центр цифровой трансформации администрации города Южно-Сахалинска" (далее - Управление цифровых технологий) не назначается участником процесса организации мероприятия.

3.3. Ответственное за организацию проведения мероприятия Подразделение в лице руководителя определяет из состава Подразделения сотрудника, ответственного за организацию проведения мероприятия (далее - Ответственный за организацию мероприятия).

3.4. В случае, если информация о проведении мероприятия поступает не через Отдел по работе с документами и контролю, сотрудник, получивший данную информацию самостоятельно инициирует процесс организации мероприятия в соответствии с положениями данного Порядка.

4. Действия ответственных сотрудников

4.1. Сбор информации и информирование участников

Ответственный за организацию мероприятия принимает в работу поручение, при необходимости уточняет у организаторов информацию и определяет следующие позиции:

- формат проведения мероприятия (является ли мероприятие сеансом ВКС или нет);

- необходимость бронирования актового зала;

- необходимость в технической поддержке мероприятия;

- необходимость предварительной регистрации участников мероприятия.

В случае, если в документе, на основании которого организуется

проведение мероприятия, указана информация (ссылка) о необходимости прохождения предварительной регистрации участников мероприятия, Ответственный за организацию мероприятия дополнительно уведомляет по электронной почте всех участников мероприятия из всех задействованных Подразделений о необходимости прохождения процедуры предварительной регистрации.

4.2. Порядок использования актовых/переговорных залов для проведения мероприятий

4.2.1 В случае, если для проведения мероприятия необходимо бронирование помещения (актового/переговорного зала), оно осуществляется Ответственным за организацию мероприятия путем подачи заявки через сервис "Резервирование актового зала" на внутреннем портале администрации (https://booking2.vs.local/l

При бронировании необходимо учитывать, что за один час до начала ВКС в обязательном порядке проводится тестовый сеанс. В связи с этим время начала резервирования зала необходимо указывать на один час ранее времени начала ВКС.

В случае, если для проведения мероприятий необходимо обеспечение участников бутилированной водой, Ответственный за организацию мероприятия при формировании заявки в разделе "Параметры мероприятия" должен выбрать позицию "Вода", но при этом обязательно необходимо внести в соответствующие поля заявки список участников (по количеству) и программу мероприятия.

Подтверждение заявки производится сотрудником Управления хозяйственного обеспечения МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска" (далее - Управление хозяйственного обеспечения).

С целью эффективного использования актовых/переговорных залов Ответственный за организацию мероприятия отвечает за актуальность заявки на их резервирование. В случае, если с момента подачи заявки произошли изменения даты и/или времени проведения мероприятия, необходимого для проведения мероприятия оборудования и/или других параметров мероприятия, Ответственный за организацию мероприятия должен произвести своевременную актуализацию заявки, а именно, внести изменения в параметры мероприятия в существующей заявке и/или закрыть существующую заявку и открыть новую на соответствующую дату и время.

4.2.2. В случае возникновения необходимости проведения нескольких мероприятий в одном зале в одно и то же время, приоритет использования зала распределяется по значимости мероприятий в следующей последовательности:

- видеоконференция, проводимая правительством Сахалинской области;

- межведомственная комиссия Совета экономической безопасности;

- публичные (общественные) слушания;

- совещания при мэре города;

- межведомственная комиссия администрации города;

- антикризисная комиссия;

- другое совещание или мероприятие в соответствии с планом работы аппарата администрации города, отраслевых (функциональных) органов администрации города, муниципальных учреждений, подведомственных администрации города.

Ситуация, связанная с необходимостью использования актового зала в одно и то же время, решается по договоренности между Ответственными за организацию мероприятия в соответствии с приоритетом мероприятий, определением иного места проведения мероприятия для одного из участников или изменения времени его проведения.

4.2.3. Ответственность за готовность зала для проведения мероприятия, а также за санитарное состояние, освещение, исправность и эксплуатацию электротехнического оборудования возлагается на Управление хозяйственного обеспечения.

4.2.4. Ответственность за готовность, работоспособность и эксплуатацию технического оборудования, необходимого для проведения мероприятия, возлагается на Управление цифровых технологий.

4.2.5. Выдача ключа от актового зала производится под роспись в книге выдачи ключей. После проведения мероприятия ключ сдается под роспись.

5. Техническая поддержка мероприятий

5.1. Техническую поддержку мероприятий оказывает Управление цифровых технологий в соответствии с полученными заявками. Заявки формируются Ответственным за организацию мероприятия (заявителем) в Управление цифровых технологий одним из способов, указанных в п.п. 5.1.1 и 5.1.2 настоящего Порядка.

5.1.1. В случае, если для проведения мероприятия необходимо бронирование помещения (актового/переговорного зала), информация о необходимой технической поддержке указывается заявителем в форме заявки, используемой в сервисе "Резервирование актового зала" на внутреннем портале администрации (https://booking2.vs.locaL0.

При формировании заявки в сервисе резервирования заявитель должен указать следующую информацию:

- описание мероприятия: название, ссылку на документ, на основании которого организуется проведение мероприятия и/или ссылку-приглашение на мероприятие;

- дату, время и место проведения мероприятия;

- e-mail и телефон;

- выбор необходимого оборудования (указывается в параметрах мероприятия), в том числе выбор оборудования для ВКС, если мероприятие планируется к проведению в формате ВКС;

- необходимость присутствия технического специалиста во время мероприятия;

Заявка на техническую поддержку формируется автоматически в ОТРС Управления цифровых технологий после ее подтверждения сотрудником Управления хозяйственного обеспечения. Сотрудники Управления цифровых технологий принимают заявку в работу и выполняют ее в обозначенные в заявке сроки.

В целях качественного и своевременного оказания услуги технической поддержки минимальное время подачи заявки не должно составлять меньше двух рабочих часов до начала мероприятия.

5.1.2. В случае, если для проведения мероприятия используются помещения отличные от актовых/переговорных залов, информация о необходимой технической поддержке указывается заявителем в ИТ-заявке при помощи сервиса подачи ИТ-заявки на внутреннем портале ("Прочие IT-заявки").

При формировании ИТ-заявки в ОТРС заявителем указывается следующая информация:

- ссылка на документ, на основании которого организуется проведение мероприятия и/или ссылку-приглашение на мероприятие;

- описание, в том числе в каком формате планируется проведение мероприятия (ВКС, презентация и т.д.);

- дата время и место проведения мероприятия;

- информация о необходимом оборудовании;

- необходимость присутствия технического специалиста во время мероприятия.

Сотрудники Управления цифровых технологий принимают заявку в работу в системе ОТРС и выполняют ее в обозначенные в заявке сроки.

В целях качественного и своевременного оказания услуги технической поддержки время подачи заявки не должно составлять менее двух рабочих часов до начала мероприятий, проводимых в помещениях зданий, расположенных по адресу ул. Ленина 173 и ул. Амурская 88, и менее восьми рабочих часов до начала мероприятий, проводимых за пределами указанных зданий.

5.2. В случае, если Ответственными за организацию проведения мероприятия Подразделениями являются Подразделения, имеющие в своем составе ИТ-специалистов, либо получающие ИТ-поддержку от отдельных подразделений, техническая поддержка мероприятия осуществляется без привлечения сотрудников Управления цифровых технологий. В данной ситуации со стороны сотрудников Управления цифровых технологий может быть оказана консультационная поддержка, а также предоставление необходимого для технической поддержки мероприятия оборудования (при необходимости).