Приложение N 16. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в Министерстве строительства Омской области

Приложение N 16
к приказу Министерства
строительства Омской области
от 27 июля 2023 г. N 60-п

Правила
обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в Министерстве строительства Омской области (далее - Министерство)

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают процедуры, направленные На выявление и предотвращение нарушений законодательства Российский Федерации при обработке персональных данных (далее - ПДн) без использования средств автоматизации.

2. Обработка ПДн, содержащихся в информационной системе ПДн либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если действия с ПДн в отношении каждого из субъектов ПДн осуществляются пр^и непосредственном участии человека.

II. Процедуры организации обработки ПДн, осуществляемой без использования средств автоматизации

3. При фиксации ПДн на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе ПДн, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для каждой категории ПДн должен использоваться отдельный материальный носитель.

4. При несовместимости целей обработки ПДн, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку ПДн отдельно от других зафиксированных на том же носителе ПДн, необходимо обеспечить раздельную обработку ПДн.

5. При необходимости использования определенных ПДн отдельно от находящихся на том же материальном носителе других ПДн исполнителем осуществляется копирование ПДн, подлежащих использованию, способом, исключающим одновременное копирование ПДн, не подлежащих использованию, и используется копия ПДн. Для этого производится закрытие чистым белым листом бумаги ПДн, не требующих копирования.

6. При необходимости уничтожения или блокирования части ПДн уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование ПДн, подлежащих уничтожению или блокированию. Для этого производится закрытие чистым белым листом бумаги ПДн, не требующих копирования.

7. Уничтожение части ПДн, если это допускается материальным носителем, производится способом, исключающим дальнейшую обработку этих ПДн, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе.

Если сохранение возможности дальнейшей обработки данных не требуется, то ПДн уничтожаются посредством шредирования или сжигания.

8. Уточнение ПДн при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными ПДн.

9. Типовые формы или связанные с ними документы (инструкции по заполнению, карточки, реестры и журналы) хранятся в кабинете сотрудника, ответственного за кадровое обеспечение, Министерства.

10. Персональные данные, вносимые в указанные в пункте 9 документы, хранятся в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в части обеспечения трудовых отношений.

11. В случае необходимости ознакомления субъекта персональных данных с его персональными данными, внесенными в документы, указанные в пункте 9, экспертом производится разграничение доступа к персональным данным таким образом, чтобы не происходило нарушение прав и законных интересов иных субъектов персональных данных (белыми листами бумаги закрывается информация о других субъектах персональных данных и закрепляется скрепками таким образом, чтобы не допустить возможность смещения листов бумаги).

12. Поля, предназначенные для внесения персональных данных, цели обработки которых являются не совместными, не объединяются.

III. Места хранения ПДн (материальных носителей)

13. ПДн, которые обрабатываются без использования средств автоматизации, хранятся в кабинете сотрудника Министерства. Форма перечня лиц, осуществляющих обработку ПДн без использования средств автоматизации, и лиц, имеющих к ним доступ, приведенная в приложении к настоящим Правилам, содержит указание на кабинеты, в которых располагаются материальные носители ПДн.

14. Внутри кабинета материальные носители с ПДн расположены в тематических папках (с указанием на наличие в них персональных данных,), которые размещены в сейфах или закрываемых шкафах. В конце рабочего дня сейфы и шкафы закрываются работником Министерства, осуществляющим обработку ПДн без использования средств автоматизации.

15. Кабинет в конце рабочего дня закрывается на ключ уполномоченным сотрудником Министерства.

16. Обеспечивается раздельное хранение ПДн (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

17. В рабочее время доступ внутрь кабинета, где обеспечивается обработка ПДн без использования средств автоматизации, может производиться только в присутствии лица, осуществляющего обработку ПДн, либо лица, имеющего к ним доступ. Перечень лиц, осуществляющих обработку ПДн, утверждается Министром строительства Омской области, форма перечня приведена в приложении к настоящим Правилам.

18. Доступ внутрь помещения в нерабочее время и в нештатный ситуациях осуществляется в соответствии с приложением N 6 к настоящему приказу.

19. На момент присутствия посторонних лиц в помещении, где хранятся ПДн (материальные носители), работником Министерства, осуществляющим обработку ПДн без использования средств автоматизации, или лицом, имеющим к ним доступ, должны быть приняты меры по недопущений ознакомления посторонних лиц с ПДн (документы убраны с обозреваемого посетителем пространства, переложены в непрозрачную папку, накрыты чистыми листами бумаги или другими средствами, закрывающими обзор ПДн).