Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение 6
УТВЕРЖДЕН
приказом комитета по образованию
города Барнаула
от 18.08.2023 N 1273-осн
Порядок
организации работы с материальными носителями защищаемых информационных ресурсов
1. Общие положения
1.1. Порядок организации работы с материальными носителями защищаемых информационных ресурсов (далее - Порядок) устанавливает основные требования к организации работы сотрудников комитета по образованию города Барнаула (далее - Комитет) с материальными носителями, содержащими персональные данные и другие виды конфиденциальной информации, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, и информации, содержащейся в ключевых системах информационной инфраструктуры (далее - Материальные носители).
1.2. К Материальным носителям информации относятся любые неэлектронные носители информации: бумажные носители и т.п.
1.3. Ответственность за организацию работы с Материальными носителями возлагается на администратора информационной безопасности.
1.4. Положения Порядка обязательны для выполнения всеми сотрудниками Комитета, которые в ходе выполнения своих должностных обязанностей используют Материальные носители.
2. Меры по обеспечению безопасности конфиденциальной информации при обработке с использованием Материальных носителей
2.1. К мерам по обеспечению безопасности конфиденциальной информации при ее обработке с использованием Материальных носителей относятся:
2.1.1. Обработка конфиденциальной информации таким образом, чтобы в отношении каждой категории конфиденциальной информации можно было определить места хранения Материальных носителей конфиденциальной информации и установить перечень лиц, осуществляющих обработку конфиденциальной информации, либо имеющих к ним доступ;
2.1.2. Обеспечение раздельного хранения Материальных носителей конфиденциальной информации, обработка которых осуществляется в различных целях;
2.1.3. Соблюдение условий, обеспечивающих сохранность конфиденциальной информации и исключающих несанкционированный доступ к ней.
2.1.4. Запрет сотрудникам Комитета, обрабатывающим конфиденциальную информацию на Материальных носителях, передавать данные носители лицам, не имеющим допуск к обработке конфиденциальной информации, либо лицам, имеющим допуск к обработке конфиденциальной информации, но ознакомление с данной категорией конфиденциальной информации не входит в их должностные обязанности.
2.1.5. Уничтожение Материальных носителей проводится способом, исключающим восстановление данных носителей и дальнейшего ознакомления с записанной на них информацией (измельчение, вымарывание и т.п.).
2.2. Приказом Комитета формируется и определяется состав экспертной комиссии по уничтожению материальных носителей конфиденциальной информации (далее - Экспертная комиссия), по результатам деятельности которой составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению на бумажных носителях (далее - Акт), в котором указываются данные о Материальных носителях, характер записанной на них информации, причина уничтожения. Акт хранится у администратора информационной безопасности.
2.3. Уничтожение Материальных носителей проводится в пределах контролируемой зоны Комитета в присутствии ответственных лиц.
2.4. Контроль за ведением Журналов передачи Материальных носителей конфиденциальной информации и персональных данных возлагается на администратора информационной безопасности.
3. Организация работы с Материальными носителями конфиденциальной информации и персональных данных
3.1. Все Материальные носители конфиденциальной информации, изготовленные в Комитете или полученные Комитетом, подлежат обязательному учету.
3.2. Учет конфиденциальных документов включает в себя: присвоение и проставление в журналах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дате, исполнителе, заголовке, количестве листов, местонахождении и пр.). Регистрация конфиденциальных документов осуществляется однократно.
3.3. Права и обязанности сотрудников Комитета, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных инструкциях.
3.4. Ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в структурных подразделениях, а также за их своевременное исполнение и обеспечение сохранности возлагается на руководителей структурных подразделений Комитета.
3.5. Обработка конфиденциальных документов в структурных подразделениях Комитета организуется в соответствии с требованиями Порядка.
4. Прием, обработка и распределение входящих конфиденциальных документов
4.1. Доставка конфиденциальных документов в Комитет осуществляется одним из следующих способов:
- почтовой связью;
- курьерской доставкой;
- спецсвязью.
4.2. Полученные конфиденциальные документы проверяются на правильность адресации: адрес отправителя, ФИО получателя. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометкой "Срочно" проставляется время получения.
4.3. При предварительной обработке входящей конфиденциальной корреспонденции:
- на конверте штампом проставляется отметка о поступлении: порядковый номер, дата получения документа и адрес отправителя;
- информация о конфиденциальном документе заносится в Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов - порядковый номер, дата, название компании-отправителя и подпись курьера. Далее конверт вскрывается и регистрируется сам документ, дополнительно указывается, кому направлен и тема документа, при этом полное содержание текста не указывается.
4.4. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение к файлам запрещается.
4.5. Конверты (пакеты) с конфиденциальными документами, адресованные с пометкой "Лично", регистрируются без вскрытия и передаются непосредственному получателю. В этих случаях конверты вскрываются только адресатом, указанным на конверте, который на первый лист документа переносит номер и дату регистрации конверта (пакета).
4.6. Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении Комитета.
4.7. Регистрация входящих конфиденциальных документов осуществляется следующим образом: в правом нижнем углу последнего листа поступившего документа проставляется регистрационный номер, дата и количество листов.
Учетный (регистрационный) номер состоит из:
- индекса структурного подразделения;
- буквенного обозначения "конфиденциальная информация - Б" (для конфиденциальной информации), где "Б" - бумажный носитель;
- порядкового номера документа на бумажных носителях;
- буквенного обозначения "вх" (входящий документ).
4.8. Зарегистрированный конфиденциальный документ передается адресату-руководителю структурного подразделения Комитета, который ставит свою подпись в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов.
4.9. Руководитель, ознакомившись с документом, либо составляет резолюцию на исполнение конфиденциального документа, либо принимает данную конфиденциальную информацию к сведению и передает конфиденциальный документ на текущее хранение.
4.10. В случае вынесения резолюции конфиденциальный документ возвращается обратно сотруднику, который фиксирует резолюцию руководителя в Журнале регистрации входящих конфиденциальных документов и передает конфиденциальный документ непосредственному исполнителю под роспись.
5. Создание конфиденциальных документов
5.1. При разработке документа конфиденциального характера исполнителем документа, руководителем структурного подразделения Комитета или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляется необходимый гриф конфиденциальности:
"Конфиденциально" - с указанием полного наименования и места нахождения Комитета как владельца этой информации - на документах, содержащих иную конфиденциальную информацию.
Гриф конфиденциальности проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам. На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра и адресат.
Отметка об исполнителе документа проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, где указывается: учетный номер носителя информации, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа. Учетный номер бумажного носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа.
5.2. Прилагаемые к конфиденциальному документу материалы (документы) перечисляются в конце текста письма в приложении с указанием: краткого наименования, грифа "Конфиденциально", номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и неконфиденциальному).
5.3. На приложении, направленном без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения проставляется отметка: "только адресату", а если адресатов несколько, то указывается, какому адресату. Гриф конфиденциальности проставляется также на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).
5.4. При отсутствии в сопроводительном письме конфиденциальных сведений, под грифом конфиденциальности указывается: "Без приложения неконфиденциально". После проставления грифа конфиденциальности соответствующим сотрудником структурного подразделения Комитета, конфиденциальные документы подлежат учету, регистрации.
5.5. Регистрация исходящих конфиденциальных документов осуществляется в Журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов, после чего производится отправка документа. Конфиденциальные документы внутреннего характера регистрируются в Журнале регистрации внутренних конфиденциальных документов и передаются исполнителям в работу.
5.6. Для исходящих конфиденциальных документов, а также для конфиденциальных документов внутреннего пользования регистрационный номер проставляется аналогично процессу, описанному в п. 4.7, только вместо буквенного обозначения "вх" проставляется либо "и" (исходящий), либо "вн" (внутренний).
5.7. Отправка всех конфиденциальных документов в Комитете осуществляется ответственным сотрудником. Исходящие конфиденциальные документы передаются ответственным сотрудником в незапечатанном конверте.
Документы, оформленные с нарушением Порядка, подлежат возврату.
Запрещено совместно с отправляемыми конфиденциальными документами пересылать неконфиденциальные документы, если они не являются приложением к этим документам.
5.8. Перед отправкой конверта проверяется правильность оформления адреса на конверте. После чего в правом верхнем углу конверта проставляется гриф "Конфиденциально" (отступив 3-4 см от верхней кромки). В левом нижнем углу конверта обязательно указывается номер документа (номера документов), вложенного в конверт.
5.9. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией Комитета в другие организации производится заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке документов почтовыми отправлениями они помещаются в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется.
5.10. Конверты (пакеты) передаются адресатам по реестру, в котором кроме подписи в получении пакетов, проставляется печать получателя, конфиденциальный документ запрещается передавать по каналам факсимильной связи, с использованием сети Интернет без использования мер защиты.
5.11. При направлении конфиденциальных документов по нескольким адресам составляется список рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения Комитета.
5.12. После получения зарегистрированного внутреннего конфиденциального документа исполнитель организует соответствующие работы по данному документу.
5.13. В случае возникновения необходимости передачи конфиденциального документа из одного структурного подразделения Комитета в другое, исполнитель просит конфиденциальный документ ответственному сотруднику, который ведет учет за перемещением всех конфиденциальных документов внутри Комитета.
5.14. После завершения всех работ по конфиденциальному документу он подшивается в папку и передается на текущее хранение.
6. Хранение конфиденциальных документов
6.1. Хранение документов, дел и других конфиденциальных материалов осуществляется в служебных помещениях в сейфах или запираемых шкафах (ящиках). За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает сотрудник Комитета, получивший данный документ под роспись.
6.2. При перемещении (увольнении) сотрудника Комитета, числящиеся за ним конфиденциальные документы подлежат передаче по акту вновь назначенному сотруднику или другому сотруднику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения Комитета, который также утверждает акт приема-передачи.
6.3. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними вне контролируемой зоны Комитета.
6.4. В необходимых случаях исполнитель или другие сотрудники Комитета имеют право на вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписания и т.п. в организациях с разрешения председателя Комитета.
6.5. О фактах утраты конфиденциальных документов, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность непосредственный руководитель.
6.6. После исполнения все конфиденциальные документы подшиваются в дела, которые формируются в комитете децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях Комитета. Формированием дел занимаются сотрудники, ответственные за ведение конфиденциальных документов. Конфиденциальные документы группируются в дела отдельно от документов откр
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.