Методические рекомендации "Электронный фонд пользования: создание, хранение, учет и использование. Тема 1.5 Плана НИОКР" (утв. Федеральным архивным агентством, 2023 г.)

Методические рекомендации "Электронный фонд пользования: создание, хранение, учет и использование. Тема 1.5 Плана НИОКР"
(утв. Федеральным архивным агентством, 2023 г.)

Термины и определения

Аналого-цифровое преобразование (АЦП) - преобразование аналоговой переменной в цифровую величину ¹.

Аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования ².

Видеофонограмма (видеодокумент) - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи ³.

Водяной знак (watermark) - изображение, отображаемое на фоне электронной копии, содержащее логотип или название (аббревиатуры названия) архива, сайта, проекта и др.

Информационная система удаленного использования архивных документов (ИС) - информационная система, обеспечивающая хранение, учет и использование копий электронного фонда пользования, а также доступ к справочно-поисковым средствам.

Кинодокумент - аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные на нем посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (в звуковом кинофильме - также звуковую информацию) ⁴.

Кинопленка на НЦ-основе - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из нитроцеллюлозы ⁵.

Кинопленка на ТАЦ-основе - полимерная многокомпонентная пленка, изготовленная из триацетата целлюлозы ⁶.

Конвертация - процесс перевода документов из одного формата в другой ⁷.

Личный кабинет - раздел на сайте, который доступен только зарегистрированному пользователю, в котором хранятся сведения о нем (профиль пользователя) и о его действиях на сайте.

Мастер-копия (ЭФП-1) - первая цифровая копия, сделанная с подлинника архивного документа или копии на правах подлинника, предназначенная исключительно для хранения и создания с нее копий последующих поколений.

Метаданные документов - структурированная или полуструктурированная информация, которая позволяет создавать, использовать документы и управлять ими в разное время и в различных областях деятельности ⁸.

Миграция - процесс перемещения документов из одной аппаратной или программной конфигурации в другую без изменения формата ⁹.

NAS-серверы - сетевые устройства хранения данных, не зависящие от операционных систем, позволяющие напрямую подключать устройства хранения данных к сети (т.е. к концентратору, без участия сервера или ПК), встраивать непосредственно в них поддержку сетевых протоколов (например, TCP/IP). а также использовать их в специальных приложениях (например, для хранения и передачи видеоизображения) ¹⁰.

Образ документа - графический файл, полученный путем оцифровки оригинала документа на традиционном или аналоговом носителе.

Оцифровка документов - преобразование аналогового документа в электронный вид (аналого-цифровое преобразование). Оцифровка может осуществляться методами сканирования, фотографирования цифровым оборудованием, преобразования звукового и видеосигнала.

Пользовательская копия (ЭФП-3) - цифровая копия второго и последующих поколений, предназначенная для многократного использования.

Рабочая копия (ЭФП-2) - цифровая копия первого поколения архивного документа, полученная методом репликации мастер-копии, предназначенная для использования с целью создания копий последующих поколений.

RAID - массив (англ. redundant array of independent disks - избыточный массив независимых жестких дисков) - массив из нескольких дисков, управляемых контроллером, взаимосвязанных скоростными каналами и воспринимаемых внешней системой как единое целое, который используется для повышения надежности хранения данных и/или для повышения скорости чтения/записи информации.

Схема метаданных - логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, как правило, посредством установления правил использования и управления метаданными, особенно касающихся семантики, синтаксиса и степени обязательности данных ¹¹.

Технологические помещения - помещения, где проводятся производственные процессы создания и хранения электронного фонда пользования.

Транскодирование - прямое цифро-цифровое преобразование одной кодировки в другую, например, для файлов видеоданных (PAL, SECAM, NTSC), аудиофайлов (MP3, WAV).

Цифро-цифровое преобразование - перевод данных в электронном (цифровом) формате из одной кодировки в другую (разновидность конвертации).

Фонограмма - сигналограмма, полученная в результате звукозаписи ¹².

Фонодокумент - аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию ¹³.

Формат данных - конкретная форма представления данных, в которой установлено ограничение типа данных. Формат файла является разновидностью формата данных ¹⁴.

Фотодокумент - аудиовизуальный документ, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством фотографической техники; предметы в виде отдельных фотоизображений ¹⁵.

Электронная копия документа - совокупность файла(ов), полученного путем оцифровки оригинала документа на традиционном или аналоговом носителе или преобразования подлинника (для электронных документов) и метаданных к ней ¹⁶. В случае необходимости может быть изготовлена в виде архивной копии, соответствующей нормативным требованиям ¹⁷.

Электронный фонд пользования (ЭФП) - структурированная совокупность электронных копий архивных документов, предназначенных для предоставления пользователям взамен подлинников.

ICC-профиль (цветовой профиль) - файл, в котором записана информация о цветовом охвате того или иного устройства (монитора, сканера) ¹⁸.

Введение

Многолетняя работа архивов по созданию электронного фонда пользования (ЭФП) в настоящее время переходит на новый этап в связи с задачами, в связи с поступательным переходом на удаленное использование документов, хранящихся в федеральных архивах, и справочно-поисковых средств (СПС) к ним посредством ввода в эксплуатацию соответствующей информационной системы.

В субъектах Российской Федерации за последнее десятилетие активно проводились работы по оцифровке архивных документов, были введены в эксплуатацию региональные системы удаленного доступа к СПС и ЭФП. Произошла технологическая модернизация подразделений архивов, занимающихся оцифровкой. По этим причинам возникает необходимость в обобщении и анализе опыта формирования ЭФП, а также в подготовке обновленных методических рекомендаций по его созданию, хранению, учету и использованию.

Настоящие методические рекомендации "Электронный фонд пользования: создание, хранение, учет и использование" (далее - Методические рекомендации) созданы в целях унификации методики работы по созданию, хранению, учету и использованию ЭФП в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. Разработка данного документа связана с необходимостью обновления методических рекомендаций Росархива и ВНИИДАД (2012) ¹⁹ с учетом изменений нормативно-правовой и методической базы, развития технологий и накопленного опыта создания, организации хранения и использования ЭФП к документам на различных носителях в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

Рекомендации состоят из шести разделов. В разделе 1 рассматриваются вопросы организации работы по созданию ЭФП, планирования работы, сформулированы способы создания ЭФП, определены критерии отбора архивных документов, а также дана классификация носителей, подлежащих оцифровке. В разделе 2 содержатся рекомендации по использованию аппаратно-программного обеспечения, носителей информации в архивах при проведении работ по созданию, хранению и использованию ЭФП, функционал информационной системы управления ЭФП. В разделе 3 раскрыты этапы и рабочие процессы по созданию ЭФП, в разделе 4 - порядок учета копий ЭФП, учетные единицы и формы, организация поиска копий ЭФП, в разделе 5 - организация хранения копий ЭФП различных поколений, в разделе 6 - формы доступа к ЭФП, функционирование информационной системы удаленного использования архивных документов (ИС), учет и мониторинг использования ЭФП. Приложения содержат рекомендуемые формы и образцы плановых, отчетных, учетных документов, перечни, классификаторы и другие дополнительные сведения о создании, хранении и использовании ЭФП.