Приложение N 2

Приложение N 2
к приказу ППК "Роскадастр"
от 04.09.2023 N П/416-23

Регламент
организации и проведения лекций и консультационных семинаров ППК "Роскадастр"

1. Общие положения

1.1. Регламент организации и проведения лекций и консультационных семинаров ППК "Роскадастр" (далее - Регламент) определяет правила организации работ в ППК "Роскадастр" по подготовке и проведению Семинаров, Вебинаров, а также по подготовке и (или) размещению Видеолекций.

1.2. Структурное подразделение центрального аппарата ППК "Роскадастр", ответственное за оказание Услуг (далее - Управление), осуществляет общий контроль за предоставлением филиалами ППК "Роскадастр" (далее - Филиалы) услуг по организации и проведению лекций и консультационных семинаров ППК "Роскадастр", оказывает методическую и консультационную помощь Филиалам по вопросам оказания Услуг.

1.3. Управление непосредственно обеспечивает производство Видеолекций и организацию Вебинаров или Семинаров в центральном аппарате ППК "Роскадастр".

1.4. Филиалы непосредственно обеспечивают организацию Семинаров и Вебинаров.

1.5. Дополнительные термины:

Лектор Вебинара, Семинара - работник ППК "Роскадастр" (или привлеченное стороннее лицо), читающий лекцию онлайн в сети Интернет и обладающий необходимыми профессиональными знаниями по теме Вебинара или Семинара;

Ассистент лектора - работник ППК "Роскадастр" (или привлеченное стороннее лицо), принимающий и обрабатывающий вопросы от Слушателей и обладающий необходимыми профессиональными знаниями по теме Вебинара или Семинара;

Ведущий Видеолекции - работник ППК "Роскадастр" (или привлеченное стороннее лицо), читающий текст лекции по сценарию с записью на видеокамеру;

Администратор - работник Управления, ответственный за ведение учетных списков Слушателей и контролирующий доступ Слушателей к Услуге;

Сайт - официальный сайт ППК "Роскадастр".

2. Функции Управления

2.1. Работники Управления должны проводить следующие подготовительные мероприятия для организации и проведения Вебинара или Семинара центрального аппарата:

инициирование темы, выполнение оценки потенциального спроса и определение ключевых тезисов;

определение возможности подготовки материалов силами работников ППК "Роскадастр" или необходимости привлечения сторонних лиц, в том числе на возмездной основе;

подбор необходимой информации, специальных материалов и материально-технического сопровождения по выбранной теме;

создание и корректура текстовых, графических и иных материалов;

размещение на Сайте информации о предстоящих Вебинарах или Семинарах;

прием заявок от Слушателей;

регистрация Слушателей и Заказчиков;

администрирование учетных списков Слушателей и Заказчиков;

контроль поступления оплаты от Заказчиков;

рассылка зарегистрированным и оплатившим Слушателям соответствующих уведомлений и приглашений на Вебинар или Семинар.

2.2. Работники Управления должны осуществлять следующие мероприятия для организации и проведения Вебинара или Семинара:

контролировать число Слушателей Вебинара или Семинара;

готовить техническую базу для проведения Вебинара или Семинара совместно с работниками структурных подразделений центрального аппарата (далее - СПЦА);

обеспечивать демонстрацию на экране видеоматериалов согласно сценарию Вебинара или Семинара;

организовывать опрос Слушателей по итогам Вебинара или Семинара.

2.3. Работники Управления должны осуществлять следующие мероприятия по подготовке и (или) размещению Видеолекций на Сайте:

инициировать темы, выполнять оценку потенциального спроса и определять ключевые тезисы;

выполнять съемку, монтаж, графическое оформление, тонировку Видеолекций;

рассылать зарегистрированным и оплатившим Слушателям соответствующие уведомления и приглашения к просмотру;

размещать на Сайте готовые Видеолекции и проморолики Видеолекций;

передавать готовые Видеолекции Заказчику без размещения в сети Интернет (при использовании оригинальных текстовых и/или графических материалов Заказчика);

принимать комментарии, вопросы и отзывы по Видеолекциям и обеспечивать обратную связь со Слушателями и Заказчиками.

3. Функции СПЦА, обеспечивающих содействие в оказании Услуги

3.1. Структурные подразделения центрального аппарата ППК "Роскадастр", обеспечивающие работу информационно-телекоммуникационной инфраструктуры и информационных систем обеспечивают:

техническую поддержку страниц Сайта, где размещаются Видеолекции и проходят Вебинары;

техническую поддержку при проведении Вебинара;

аппаратно-программное сопровождение.

3.2. Структурное подразделение центрального аппарата ППК "Роскадастр", ответственное за организацию бухгалтерского учета и отчетности (далее - УБУО), ежедневно предоставляет Администратору информацию о поступлении оплаты от Заказчиков.

3.3. При возникновении производственной необходимости Управление вправе обращаться к профильным СПЦА для привлечения Лектора, дублера Лектора и Ассистентов лектора. Лектор совместно с ответственным лицом Управления приступает к подготовке к Вебинару или Семинару согласно разработанному сценарному плану в утвержденные сроки и определяет перечень вспомогательного материала для проведения Вебинара или Семинара.

4. Организация Семинаров и Вебинаров в Филиале

4.1. Исполнитель в Филиале разрабатывает концепцию Семинара или Вебинара, которая включает тему, кандидатуры лекторов и экспертов, производственный график с учетом периода подготовки всех необходимых материалов (создания сценария, разработки графического сопровождения, сбора необходимой информации, подготовки лектора), а также определяет сроки готовности отдельных составляющих и согласовывает с Управлением.

4.2. На основании расчета трудозатрат исполнитель в Филиале определяет стоимость Услуги в соответствии с утвержденными тарифами и согласовывает с Управлением.

4.3. Исполнитель в Филиале или Администратор создает на Сайте уведомление о предстоящем Семинаре или Вебинаре с указанием полной информации о мероприятии (дата, время начала, продолжительность, тема, лектор, стоимость участия).

4.4. Исполнитель в Филиале или Администратор размещает информацию о запланированном Семинаре или Вебинаре в СМИ, на сайтах в сети Интернет, на страницах в социальных сетях, а также использует иные способы информирования, не противоречащие законодательству Российской Федерации.

4.5. Исполнитель в Филиале или Администратор размещает на Сайте договор оферты и обеспечивает возможность дистанционной оплаты Услуги.

4.6. Администратор рассылает по адресам электронной почты уведомления о назначенном Семинаре или Вебинаре всем лицам, зарегистрированным на Сайте.

4.7. При подготовке Семинара или Вебинара в Филиале из числа работников Филиала назначаются лектор, дублер лектора (не менее одного) и ассистенты лектора (не менее двух).

4.8. Исполнитель в Филиале и Администратор контролируют поступление оплат от Заказчиков на основании предоставляемой информации от финансово-экономического отдела Филиала, на основании чего изменяет статус Слушателей и рассылает по адресам электронной почты, указанным при регистрации Слушателя, подтверждающие письма с уникальными ссылками для участия в Вебинаре.

4.9. Дублер лектора должен ознакомиться с подготовленным сценарием Семинара или Вебинара, подготовленными материалами и получить всю необходимую информацию о порядке проведения Семинара или Вебинара.

4.10. Управление имеет право перенести дату и время начала Семинара или Вебинара в следующих случаях:

если количество Слушателей не превышает 5 человек;

если за 5 рабочих дней до даты проведения Семинара или Вебинара сумма платежей, поступивших за оказание Услуги, составляет менее 80% от себестоимости организации данного Семинара или Вебинара, определенной на основе расчетных трудозатрат;

возникновения сбоев в работе сети Интернет (при организации Вебинара);

наступлении обстоятельств непреодолимой силы.

В этом случае исполнитель в Филиале или Администратор обязан оповестить всех Заказчиков и Слушателей, а также всех работников ППК "Роскадастр", задействованных в проведении Семинара или Вебинара, о переносе мероприятия с указанием причин переноса, новой даты и времени проведения Семинара или Вебинара.

4.11. Перенос даты и времени проведения Семинара или Вебинара не является основанием для возврата Заказчику платы за Услугу.

5. Проведение Семинаров и Вебинаров в Филиале

5.1. За один рабочий день до даты проведения Вебинара Филиал совместно с Управлением должны провести репетицию Вебинара для проверки каналов связи, ознакомления Лектора с функционалом интерфейса вебинарной комнаты и отработки сценария проведения Вебинара.

5.2. В назначенный день проведения Семинара или Вебинара исполнитель в Филиале и Администратор рассылают напоминание всем Слушателям, принимающим участие в данном Семинаре или Вебинаре.

5.3. В назначенный день проведения Семинара или Вебинара определяется возможность участия лектора или необходимость привлечения дублера Лектора.

Не позднее чем за 15 минут до начала Семинара или Вебинара все задействованные работники (лектор, дублер лектора, ассистенты лектора, технические работники) проверяют наличие подготовленных материалов, работоспособность каналов связи, программного обеспечения и оборудования.

5.4. Во время проведения Семинара или Вебинара ассистенты Лектора принимают и обрабатывают вопросы от Слушателей и подготавливают перечень ответов и вспомогательную информацию для Лектора.

После изложения темы Лектор приступает к ответам на вопросы, подготовленные ассистентами.

Лектор вправе не отвечать на вопрос, заданный Слушателем, если данный вопрос:

не относится к теме Семинара или Вебинара;

содержит высказывания оскорбительного характера;

требует получения дополнительной информации и дополнительной проработки, невозможной во время проведения Семинара или Вебинара.

Время изложения темы Семинара или Вебинара Лектором не должно превышать 120 минут, время ответов на вопросы не должно превышать 90 минут.

6. Подготовка Видеолекций

6.1. Управление вправе запрашивать необходимую для подготовки Видеолекции информацию у СПЦА, к компетенции которого относятся рассматриваемые в Видеолекции вопросы, или у Заказчика.

6.2. На основании утвержденной темы и материала Управление выполняет следующие мероприятия: создание сценарного плана, редактура материала, подготовка ведущего Видеолекции, проведение видеосъемок, монтажа и озвучания, разработка и создание графического сопровождения.

6.3. В качестве ведущего Видеолекции для записи Видеолекции привлекается работник СПЦА по согласованию с начальником СПЦА либо ответственное лицо от Заказчика.

6.4. Смонтированную, озвученную и графически оформленную Видеолекцию Управление размещает в специальном разделе Сайта. При создании Видеолекции по техническому заданию Заказчика Управление использует оригинальные текстовые и/или графические материалы Заказчика, передает Заказчику Видеолекцию на физическом носителе Заказчика (исключительное право на Видеолекцию возникает у Заказчика).

6.5. Администратор ежедневно отслеживает поступление оплат на основании информации от УБУО. При поступлении оплаты Администратор высылает Слушателю по адресу электронной почты письмо с уведомлением об открытии доступа к просмотру оплаченной Видеолекции и размещает в специальном разделе личного кабинета Слушателя необходимую информацию.

6.6. Администратор принимает и обрабатывает комментарии и отзывы о размещенных Видеолекциях в целях совершенствования предоставляемых Услуг.

В случае если информация, изложенная в Видеолекции, становится неактуальной, Управление удаляет Видеолекцию из специального раздела#