Письмо Федерального архивного агентства от 14 сентября 2023 г. N 4/2544-А "О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2024 г. и их отчетности за 2023 г."

По-прежнему высокий уровень угроз сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, непрекращающиеся попытки недружественных стран исказить историческую правду, а также сохраняющиеся ограничения в финансовой, технологической и информационной сферах обуславливают необходимость при планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2024 г. в приоритетном порядке предусмотреть:

- в сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов:

- принятие необходимых организационных, инженерно-технических и других мер, направленных на повышение уровня защищенности и безопасности архивных объектов;

- усиление контроля за соблюдением требований пожарной безопасности и антитеррористической защищенности;

- актуализацию нормативно-правовой базы и локальных актов по вопросам пожарной безопасности и антитеррористической защищенности;

- уточнение планов гражданской обороны, планов действий по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, мобилизационных планов, планов по повышению устойчивости функционирования архивных учреждений при чрезвычайных ситуациях природного и техногенного характера и на военное время (I квартал 2024 г.), паспортов безопасности по антитеррористической защищенности, инструкций о пропускном и внутриобъектовом режимах;

- формирование исходных данных для планирования мероприятий по эвакуации (рассредоточению) работников архивов и членов их семей, подготовке к защите и защите архивных документов, их эвакуации;

- разработку и оформление планов защиты и эвакуации архивных документов, отнесенных к группам защиты;

- выполнение обязательных требований к критически важным объектам (далее - КВО) в области защиты населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, правообладателями которых являются государственные и муниципальные архивы, эксплуатирующие КВО;

- подготовку руководящего состава и работников архивов к практическим действиям по приведению в готовность гражданской обороны и по введению в действие планов гражданской обороны, защите от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, мобилизационной подготовке и мобилизации, пожарной безопасности;

- обеспечение мер по усилению контроля в читальных залах за сохранностью архивных документов, прежде всего при их самостоятельном копировании пользователями;

- организацию и проведение:

- паспортизации государственных и муниципальных архивов, рукописных отделов музеев и библиотек по состоянию на 01.01.2025 в порядке и по формам, определенным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 и зарегистрирован в Минюсте России 08.07.1997, регистрационный N 1344),

- мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации по состоянию на 01.01.2025 в соответствии с приказом Росархива от 30.05.2003 N 47 и письмом Росархива от 02.11.2006 N 5/2040-Т (только федеральные архивы);

- продолжение формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (в бумажном и электронном форматах) и региональных реестров;

- планомерное сокращение объемов неописанных документов, поставленных на государственный учет;

- недопущение утрат документов из фондов РГАФД при их перемещении в новое здание;

- завершение строительства архивного комплекса ГА РФ (Калужская область, г. Обнинск);

- в сфере комплектования:

- внедрение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 N 77 и зарегистрированных в Минюсте России 06.09.2023, регистрационный N 75119;

- организацию и проведение паспортизации организаций - источников комплектования государственных и муниципальных архивов по состоянию на 01.12.2024;

- продолжение внедрения в практику работы перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти и подведомственных им организаций, размещенных на официальном сайте Росархива;

- оказание методической помощи федеральным органам государственной власти в разработке перечней документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в деятельности подведомственных им организаций в соответствии с поручением Правительства Российской Федерации от 26.03.2020 N ДЧ-П44-2409 (ГА РФ, ВНИИДАД);

- подготовку проекта перспективного плана приема документов федеральных органов государственной власти в архивный комплекс ГА РФ после ввода его в эксплуатацию (ГА РФ);

- продолжение изучения практики внедрения в деятельность органов и организаций, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, систем электронного документооборота;

- в сфере использования архивных документов:

- участие в реализации мероприятий, посвященных 80-летию полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады, 1000-летию основания г. Суздаля, 950-летию первого летописного упоминания г. Торопца Тверской области, 650-летию основания г. Кирова, 450-летию основания г. Уфы, 300-летию основания Российской академии наук, 300-летию Российского государственного архива Военно-Морского Флота, 225-летию со дня рождения А.С. Пушкина, 100-летию со дня рождения писателя В.П. Астафьева, 85-летию начала советско-финляндской войны, 85-летию начала Второй мировой войны, 75-летию Хабаровского судебного процесса над японскими военными преступниками, 75-летию признания Советским Союзом Китайской Народной республики и установления дипломатических отношений, 70-летию начала освоения целинных и залежных земель в СССР, 50-летию начала строительства Байкало-Амурской магистрали, 30-летию начала работы Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, 10-летию воссоединения Крыма и Севастополя с Россией;

- организацию рассекречивания архивных документов в соответствии с утвержденным Планом деятельности Межведомственной комиссии по защите государственной тайны по рассекречиванию документов КПСС и Правительства СССР (МВК) на 2021-2025 годы (только федеральные архивы), планами работы межведомственных экспертных комиссий, созданных в субъектах Российской Федерации для рассекречивания архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, комиссий ведомств и архивных учреждений по рассекречиванию документов;

- совершенствование работы по оказанию государственных услуг в части исполнения запросов юридических и физических лиц, прежде всего связанных с социальной защитой граждан, исполнению запросов государственных органов власти и органов местного самоуправления;

- участие совместно с Социальным фондом России в организации электронного взаимодействия его территориальных органов с государственными и муниципальными архивами Российской Федерации в части исполнения социально-правовых запросов с использованием Единой централизованной цифровой платформы в социальной сфере в рамках реализации Федерального закона от 11.06.2022 N 182-ФЗ по утвержденному плану;

- подготовку сборников документов согласно приложению N 1;

- подготовку и проведение историко-документальных выставок в выставочных залах федеральных государственных архивов и на иных площадках в соответствии с Планом выставочной деятельности Росархива;

- пополнение комплекса оцифрованных архивных документов, кино- и фотоматериалов "Вторая мировая война в архивных документах", размещенного на сайте Президентской библиотеки имени Б.Н. Ельцина (РГАСПИ, ГА РФ, РГВА, РГАНИ, РГАЭ, РГАЛИ, РГАНТД, РГАКФД, РГА в г. Самаре, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

- участие в подготовке и пополнении федерального архивного проекта "Преступления нацистов и их пособников против мирного населения СССР в годы Великой Отечественной войны 1941-1945 гг." (РГАСПИ, РГВА, ГА РФ, РГАНИ, РГАЛИ, РГАКФД, архивные учреждения субъектов Российской Федерации);

- участие в разработке и пополнении межархивных Интернет-проектов "Победа. 1941-1945", "Архивы - школе", "Блокада Ленинграда: главные документы. К 80-летию полного освобождения Ленинграда от фашистской блокады" и др. (по специальному плану);

- участие в реализации информационных мероприятий совместно с Российским историческим обществом, а также предусмотренных планами (программами) совместных действий с архивистами Белоруссии, Казахстана, Вьетнама, Китая и Монголии;

- в сфере информационных ресурсов и технологий:

- реализацию ведомственной и региональных программ цифровой трансформации в сфере архивного дела;

- продолжение перехода на отечественное программное обеспечение с соблюдением принципа бесперебойности работы программно-аппаратных средств в процессе основной архивной деятельности;

- исключение случаев использования иностранного программного обеспечения при создании новых информационных ресурсов;

- обеспечение информационной безопасности в отношении программно-аппаратных средств и информационных ресурсов;

- интенсификацию перевода в машиночитаемый вид архивных описей и их загрузки в государственную информационную систему удаленного использования архивных документов и справочно-поисковых средств к ним (только федеральные архивы);

- формирование электронного фонда пользования с целью последовательного перехода к предоставлению пользователям цифровых копий архивных документов вместо подлинников и размещения в свободном доступе в сети Интернет наиболее востребованных комплексов исторических источников для удовлетворения потребностей граждан, общества и государства в ретроспективной архивной информации;

- ведение и пополнение отраслевых и региональных информационных систем и баз данных;

- пополнение Базы данных рассекреченных дел и документов федеральных государственных архивов; пополнение и внедрение в работу государственных и муниципальных архивов Российской Федерации Базы данных о местах хранения архивных документов по личному составу, дополнение базы данных сведениями о местах хранения архивных документов по личному составу государств - участников СНГ; ведение Межархивной автоматизированной системы регистрации, учета и контроля за исполнением запросов (только федеральные архивы);

- ведение сайтов и страниц архивов в сети Интернет с учетом Методических рекомендаций по созданию и развитию официальных сайтов и официальных страниц органов управления архивным делом, государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (ВНИИДАД, 2023);

- усиление присутствия архивных органов и учреждений в социальных сетях, регулярное обновление размещаемых информационных материалов;

- в части организационного, кадрового, научно-методического и информационного обеспечения:

- реализацию планов мероприятий Росархива и НМС архивных учреждений федеральных округов по интеграции в архивную отрасль Российской Федерации архивных органов и учреждений ДНР, ЛНР, Запорож