Приложение. Порядок уничтожения документов, в том числе содержащих служебную информацию ограниченного распространения в Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания

Приложение

Утвержден
приказом Архивной
службы РСО-Алания

от 18.09.2023 N 38

Порядок
уничтожения документов, в том числе содержащих служебную информацию ограниченного распространения в Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания

I. Порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения

1. Архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение документов. По результатам экспертизы ценности документы, сроки временного хранения которых истекли, утратившие свое практическое значение и не имеющие исторической ценности, подлежат уничтожению. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях Архивной службы РСО-Алания составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

2. На основе предложений структурных подразделений ответственный за уничтожение документов (работник данной категории назначается приказом руководителя Архивной службы РСО-Алания) составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 1).

3. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Документы передаются на уничтожение в расшитом виде, без обложек дел, металлических и пластиковых креплений. Каждое дело вносится в акт о выделении к уничтожению документов отдельной позицией, и должно соответствовать данным о нем, фактическому количеству документов.

4. Акт на уничтожение документов рассматривается и согласовывается на заседании Экспертной комиссии Архивной службы РСО-Алания (далее - ЭК Архивной службы РСО-Алания).

5. После согласования ЭК Архивной службы РСО-Алания акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Архивной службы РСО-Алания. После этого дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

6. Уничтожение дел, документов производится путем сжигания или шредитования в присутствии членов Комиссии по уничтожению.

При шредитовании документов листы должны быть измельчены до размера, гарантирующего невозможность восстановления текста

II. Порядок уничтожения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

1. Документы, дела с пометкой "Для служебного пользования" (далее - ДСП) с истекшими сроками хранения, утратившие свое практическое значение и не имеющие исторической ценности, подлежат уничтожению. Необходимые для уничтожения документы, дела вносятся в акт о выделении к уничтожению документов и дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (далее - Акт о выделении к уничтожению документов и дел ДСП) (приложение N 2), который утверждается руководителем Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания (далее Архивная служба РСО-Алания).

2. Решение об уничтожении документов и дел с пометкой ДСП принимается Экспертной комиссией Архивной службы РСО-Алания (далее - ЭК);

3. Акт о выделении к уничтожению документов и дел ДСП за соответствующий период в Архивной службе РСО-Алания составляется на основании предложений структурных подразделений к Акту о выделении к уничтожению документов ДСП, не подлежащих хранению, за соответствующий период.

4. Каждое дело, каждый документ, вносятся в Акт о выделении к уничтожению документов ДСП отдельной позицией и должны соответствовать данным о них, зафиксированным в журналах учета за соответствующий год, а также фактическому количеству документов, листов в документах. Если дело состоит из нескольких томов, каждый из них включается в Акт о выделении к уничтожению документов ДСП отдельной позицией. При внесении дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, в Акте о выделении к уничтожению документов ДСП указывается оставшееся в деле количество листов.

5. Каждое дело, документ ДСП на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются ответственному за уничтожение документов (ответственный за уничтожение документов данной категории назначается приказом руководителя Архивной службы РСО-Алания).

6. Документы ДСП передаются на уничтожение в расшитом виде, без обложек дел, металлических и пластиковых креплений.

7. После уничтожения документов и дел ДСП в журналах учета документов проставляется отметка об их уничтожении "Уничтожено. Акт от ___________ N ___". Отметка заверяется росписью сотрудника, ответственного за делопроизводство в Архивной службе РСО-Алания.

8. Уничтожение дел, документов ДСП производится путем сжигания или шредитования в присутствии членов Комиссии по уничтожению.

При шредитовании документов листы должны быть измельчены до размера, гарантирующего невозможность восстановления текста.