Изменения и дополнения к "Правилам работы архивов учреждений, организаций и предприятий" издания 1956 г. (утв. Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 9 июня 1961 г. N 3/5135-Б)

В связи с изменившимся порядком работы экспертно-проверочных комиссий архивных учреждений, а также в целях наилучшего обеспечения сохранности документальных материалов, имеющих научное и длительное практическое значение и повышения ответственности руководителей учреждений за сохранность материалов, Главное архивное управление при Совете Министров СССР вносит следующие изменения и дополнения в "Правила работы архивов учреждений, организаций и предприятий", утвержденные приказом МВД СССР N 360 от 1 июня 1956 г.

Параграфы 3 п. "г", 6, 73, 74, 85, 115, 116, 117, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129 изложить в следующей редакции.

§ 3. Архив учреждения проводит следующие работы:

г) организацию экспертизы научной и практической ценности документальных материалов и отбор материалов, подлежащих передаче на хранение в государственные архивы и уничтожению; контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документальных материалов в подведомственных учреждениях.

§ 6 Документальные материалы в архивах учреждений хранятся в течение следующих сроков:

высших органов государственной власти и органов государственного управления Союза ССР, союзных и автономных республик, ВЦСПС, Центросоюза и совнархозов	15 лет
учреждений, организаций и предприятий:
а) общесоюзного и республиканского подчинения	15 лет
б) краевого, областного и окружного подчинения	10 лет
в) городского и районного подчинения	5 лет
машинно-тракторных и ремонтно-технических станций, совхозов и колхозов	5 лет
записи актов гражданского состояния	75 лет
материалы по личному составу	40 лет
негативы и позитивы киносъемок, а также звукозаписи	до окончания копирования, но не свыше 5 лет
негативы и позитивы фотоснимков	5 лет

По истечении указанных сроков хранения документальные материалы или их микрофотокопии передаются из ведомственных архивов в соответствующие государственные архивы в порядке, устанавливаемом центральными или местными архивными органами.

Примечание: 1. Сроки хранения документальных материалов в архиве учреждения могут быть изменены только с разрешения Главного архивного управления при Совете Министров СССР, республиканских или местных архивных органов.

2. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания материалов делопроизводством.

§ 73. На все единицы хранения, подлежащие постоянному и длительному (свыше 10 лет) хранению, оформленные, описанные на обложках и систематизированные в соответствии с указаниями Правил, учреждением или его структурной частью составляются отдельные описи по установленной форме (форма N 3). Описи документальных материалов со сроками хранения до 10 лет могут не составляться; учет материалов в этом случае производится по номенклатурам дел. (См. форму N 12).

На документальные материалы всех или каждой в отдельности структурной части учреждения составляется единая опись за все предыдущие годы с нарастающей валовой нумерацией единиц хранения, которая каждый год продолжается. Валовая нумерация единиц хранения в описях учреждения (структурной части) продолжается не более чем до пяти знаков. По этим описям материалы сдаются в архив учреждения.

Примечание. Ранее составленные описи, если они удовлетворяют требованиям, изложенным в §§ 73-85 Правил, пересоставлению не подлежат. В этом случае составление описей в соответствии с требованиями, изложенными в новой редакции §§ 73-74, должно быть начато с неописанных материалов.

§ 74. На личные дела рабочих и служащих учреждений, организаций и предприятий, учащихся учебных заведений, личные карточки рабочих и служащих, учетные карточки научных работников, записи о приеме, перемещении и увольнении рабочих и служащих, лицевые счета и карточки-справки рабочих и служащих, расчетно-платежные ведомости, приказы и другие материалы по личному составу составляются отдельные описи. Отдельные описи могут составляться также на специфические документальные материалы (отчеты по научным темам, истории болезней, рационализаторские предложения и т.д.).

На документальные материалы постоянного срока хранения описи составляются в четырех экземплярах, на документальные материалы временных сроков хранения - в двух экземплярах.

§ 85. Ежегодно в конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения, внесенных в данную опись, дата составления описи (ее ежегодного продолжения), должность и фамилия лица, составлявшего опись. Опись (ее ежегодное продолжение) подписывается членами экспертной комиссии учреждения и утверждается руководителем учреждения.

Ежегодное продолжение описи начинается с нового листа. Из описей формируются единицы хранения в соответствии с требованиями, изложенными в §§ 29-31 Правил.

§ 115. Экспертиза научной и практической ценности документальных материалов и отбор их на хранение и уничтожение производятся постоянно действующей экспертной комиссией, назначаемой приказом руководителя учреждения, в составе представителей структурных частей и начальника архива учреждения, под председательством одного из руководящих сотрудников учреждения. В состав экспертной комиссии центрального учреждения СССР, союзной и автономной республики, исполнительного комитета Совета депутатов трудящихся края, области, округа, города республиканского подчинения, совета народного хозяйства должен быть включен представитель соответствующего государственного архива или архивного управления (отдела).

§ 116. Экспертная комиссия проводит непосредственную оценку документов, исходя из их научно-исторического, политического и практического значения и руководствуясь при этом §§ 112-114, 118-121 Правил, указаниями Главного архивного управления, республиканских и местных архивных учреждений, перечнем документальных материалов соответствующего министерства (центрального ведомства) с указанием сроков их хранения, перечнями типовых документальных материалов. В необходимых случаях для суждения о значении содержания документальных материалов экспертная комиссия может приглашать для консультации квалифицированных специалистов.

§ 117. Исключается.

§ 122. Документальные материалы, отобранные в процессе экспертизы на постоянное и длительное (свыше 10 лет) хранение, описываются в соответствии с требованиями, изложенными в главе III Правил и настоящими изменениями и дополнениями. Описи на материалы постоянного и длительных сроков хранения рассматриваются на заседании экспертной комиссии учреждения, подписываются ее членами и утверждаются руководством учреждения. Описи документальных материалов постоянного хранения в двух экземплярах направляются на утверждение в соответствующее архивное учреждение.

Примечание. При первичном представлении описей документальных материалов постоянного хранения прилагается оправка с краткой характеристикой функций и структуры учреждения. В дальнейшем сообщаются лишь данные о существенных изменениях функций и структуры учреждения.

§ 123. Описи на документальные материалы постоянного и длительного хранения представляются в архивное учреждение одновременно по всем основным структурным подразделениям учреждения (канцелярии, производственно-отраслевым отделам, бухгалтерии и т. д.).

§ 124. Отбор документальных материалов на временное хранение и уничтожение производится экспертными комиссиями учреждений одновременно с отбором документальных материалов на постоянное хранение.

На отобранные к уничтожению материалы со сроками хранения до 5 лет включительно без отметки "ЭК" составляется в одном экземпляре акт (форма N 6), в котором должно быть указано: время его составления, состав комиссии, проводившей отбор документов, заголовки дел, отобранных к уничтожению, номера дел по номенклатуре (инвентарной книге) и другие данные, подлежащие, по мнению комиссии, включению в акт. Однородные материалы вносятся в акт под общим групповым заголовком с указанием количества дел и крайних дат документальных материалов. Запрещается вместо заголовков дел вносить в акт названия статей перечня. Если заголовки дел в номенклатурах (инвентарных книгах) с достаточной полнотой отражают состав и содержание документальных материалов, в акте указываются лишь номера дел по номенклатуре (инвентарной книге).

Акт должен быть подписан членами экспертной комиссии и утвержден руководителем учреждения.

§ 125. На материалы со сроками хранения свыше 5 лет, а также документы, для которых ведомственными и типовыми перечнями установлены сроки хранения с отметкой "ЭК", составляются аналогичные акты, которые после утверждения их руководством учреждения вместе с описями дел постоянного и длительного хранения направляются в соответствующее архивное учреждение.

Примечание. Порядок оформления к уничтожению документации конкретного учреждения, предусмотренный § 125, может быть упрощен по согласованию с Главным архивным управлением, республиканским или местным архивным учреждением.

§ 126. До утверждения архивным учреждением описей на материалы постоянного хранения и получения от него разрешения на уничтожение остальных материалов учреждения за соответствующий отрезок времени материалы, внесенные в акты, не уничтожаются. Архивное учреждение имеет право проверить правильность отбора материалов на постоянное хранение и в случае необходимости потребовать включения в опись постоянного хранения материалов, отобранных экспертной комиссией учреждения к уничтожению или на временное хранение. Поэтому единицы хранения, отобранные к уничтожению, должны храниться обособленно, чтобы можно было быстро найти любую единицу хранения и в случае необходимости присоединить к материалам фонда.

Единицы хранения, отобранные к уничтожению, но оставленные экспертной комиссией учреждения или архивным органом на постоянное хранение, включаются в соответствующую опись в том порядке, который был принят в делопроизводстве учреждения при ее составлении, за литерными номерами, или в конце описи за следующими порядковыми номерами, а на обложках единиц хранения проставляется новый срок хранения.

Об уничтожении или о включении в описи постоянного хранения документальных материалов делаются отметки в описях (инвентарных книгах, номенклатурах), по которым осуществлялся их учет (см. § 107 Правил), а также в карточке фонда (см. § 103 Правил).

§ 127. Материалы, утратившие практическое значение для учреждения, но не предусмотренные перечнями, а также материалы, относительно которых у экспертной комиссии нет твердого мнения о их научно-исторической и практической ценности, экспертная комиссия не должна включать в акты на уничтожение. В этом случае решение о включении их в опись или в акт на уничтожение принимается после согласования вопроса с соответствующим архивным учреждением.

§ 128. Если учреждение (или его организационно обособленная структурная часть) в процессе своей деятельности не создает документальных материалов, имеющих научную ценность и подлежащих последующей передаче в государственные архивы СССР, оно должно обратиться в соответствующее архивное учреждение за разрешением производить уничтожение утративших практическое значение документальных материалов по своему усмотрению. При этом учреждение обязано систематически описывать документальные материалы по личному составу и материалы с длительными сроками хранения и обеспечить их сохранность и учет в соответствии с требованиями, установленными Правилами.

§ 129. Документальные материалы, подлежащие уничтожению, сдаются заготовительным конторам "Главвторсырье" или непосредственно на бумагоперерабатывающие фабрики для переработки. Перед сдачей материалы должны быть упакованы, а в необходимых случаях и опечатаны печатью учреждения. Использование таких материалов для хозяйственных нужд запрещается.

Форма N 6 Правил заменяется и дополнительно к Правилам вводится форма N 12 (см. приложение).

К §§ 124, 125

Форма N 6

                                                  УТВЕРЖДАЮ"

                                        _________________________________

                                        (подпись руководителя учреждения,

                                          в котором производился отбор

                                           материалов к уничтожению)

                                        "____" _________________ 19___ г.

                            АКТ N ________________

о выделении к уничтожению документальных материалов _____________________

                                                         (название

_________________________________________________________________________

      учреждения, в деятельности которого отложились материалы)

не подлежащих дальнейшему хранению

                                   Составлен "___" ____________ 19____ г.

      Экспертная комиссия _______________________________________________

                                       (название учреждения)

в составе председателя __________________________________________________

                                 (должность, фамилия, инициалы)

и членов ________________________________________________________________

                            (должности, фамилии, инициалы)

образованная на основании приказа N ______________ от ___________________

                                                           (дата)

руководствуясь перечнем документальных материалов _______________________

                                                    (название перечня)

_________________________________________________________________________

отобрала  к уничтожению, как  не имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение нижеследующие материалы:

NN п/п	Годы документ. материалов	Заголовки дел, NN их по номенклатуре инвентарной книге*)	Пояснения	Количество дел (томов)	NN статей по перечню
1	2	3	4	5	6

------------------------------

*) В случае наличия качественных номенклатур дел (инвентарной книги) в данной графе проставляются лишь номера дел по номенклатуре (инвентарной книге).

------------------------------

           Всего (цифрами и прописью) дел

           Председатель экспертной комиссии                     (подпись)

           Члены:                                               (подписи)

      Документальные материалы уничтожены _______________________________

                                           (указать способ уничтожения:

_________________________________________________________________________

            "путем переработки", "путем сожжения" и т.д.)

_________________________________________________________________________

           Подпись председателя экспертной комиссии, дата.

К § 73.

Форма N 12

"СОГЛАСОВАНО"	"УТВЕРЖДАЮ"
(подпись начальника архивного органа)	(подпись руководителя учреждения)
(Дата)	(Дата)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
(название учреждения)
на 19____ год

Порядковые NN	Индексы дел	Наименование дел и других материалов	Количество частей, томов	Сроки хран. и статьи по перечню	Примечания (отметки о заведении дел, передаче в архив, о выделении к уничтожению и др.)
1	2	3	4	5	6

(Дата)                                              (Подпись начальника

                                                   канцелярии учреждения)

За ________________________ год заведено всего _____________________ дел;

      из них:

      а) постоянного хранения                                        дел:

      б) длительного хранения (свыше 10 лет)                         дел:

      в) временного хранения (до 10 лет)                             дел:

(Дата)                                                          (подпись)