Приложение N 1. Порядок осуществления Управлением записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Саха (Якутия) контроля за исполнением органами местного самоуправления Республики Саха (Якутия) переданных им отдельных государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния

Приложение N 1
к приказу Управления ЗАГС РС (Я)
от 31.08.2023 г. N 161

Порядок
осуществления Управлением записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Саха (Якутия) контроля за исполнением органами местного самоуправления Республики Саха (Якутия) переданных им отдельных государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния

С изменениями и дополнениями от:

11 декабря 2023 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок осуществления Управлением записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Саха (Якутия) контроля за исполнением органами местного самоуправления Республики Саха (Якутия) переданных им отдельных государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния (далее - Порядок) определяет виды, формы и сроки осуществления контроля за исполнением органами местного самоуправления Республики Саха (Якутия) переданных им отдельных государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния Управлением записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Саха (Якутия) (далее - Управление ЗАГС РС (Я)).

1.2. Контроль за исполнением переданных полномочий осуществляется на основании и в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации;

Федеральным законом от 15 ноября 1997 г. N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния";

Федеральным законом от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Постановлением Правительства РФ от 10 марта 2022 г. N 336 "Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля";

Конституцией (Основным Законом) Республики Саха (Якутия);

Законом Республики Саха (Якутия) от 16 октября 2003 г. 83-З N 155-III "О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Саха (Якутия)";

Законом Республики Саха (Якутия) от 22 марта 2006 г. 318-З N 649-III "О наделении органов местного самоуправления городского округа, городских и сельских поселений Республики Саха (Якутия) отдельными государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния"

постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 6 декабря 2014 г. N 441 "Об утверждении Положения об Управлении записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Саха (Якутия)";

настоящим Порядком.

1.3. Предметом контроля является исполнение органами местного самоуправления муниципальных образований Республики Саха (Якутия) (далее - органы местного самоуправления) переданных им Законом Республики Саха (Якутия) от 22 марта 2006 г. 318-З N 649-III "О наделении органов местного самоуправления городского округа, городских и сельских поселений Республики Саха (Якутия) отдельными государственными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния" отдельных государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния по вопросам:

принятия муниципальных нормативных правовых и распорядительных актов по вопросам осуществления переданных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния;

организации государственной регистрации актов гражданского состояния (рождения, заключения брака, расторжения брака, установления отцовства, смерти);

учёта, прихода, хранения и расходования бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, печати с воспроизведением Герба Российской Федерации;

ведения делопроизводства;

рассмотрения обращений граждан (режима и графика работы);

организации информационно-разъяснительной работы;

организации работы по защите информации и созданию условий для обеспечения защиты информации;

обеспечения торжественной обстановки при регистрации заключения брака в соответствии с законодательством и качества проведения торжественных церемоний.

1.4. Результатом контроля является получение объективной информации о соблюдении органом местного самоуправления требований законодательства при осуществлении им переданных отдельных государственных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния, выдача предписаний по устранению выявленных нарушений и оказание методической помощи.

1.5. В ходе осуществления контроля за исполнением переданных полномочий, для достижения целей и задач проведения проверки, у органа местного самоуправления, в отношении которого проводится проверка, могут быть запрошены следующие документы и (или) информация:

распорядительный документ о возложении обязанностей по государственной регистрации актов гражданского состояния на должностное лицо органа местного самоуправления с правом подписи и проставления гербовой печати на свидетельствах и записях актов о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также об его ответственности за учет, хранение и расходование бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

нормативные правовые документы по государственной регистрации актов гражданского состояния;

номенклатура дел, утвержденная уполномоченным должностным лицом органа местного самоуправления;

информация о количестве зарегистрированных актов гражданского состояния за проверяемый период;

книги учета прихода и расхода бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния за проверяемый период;

отчеты о движении бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния за проверяемый период;

журналы учета заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния за проверяемый период;

журналы регистрации выдачи справок за проверяемый период;

журналы входящей и исходящей корреспонденции за проверяемый период;

акты (протоколы), подтверждающие своевременность передачи сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствующие органы исполнительной власти за проверяемый период;

акты, подтверждающие своевременность передачи паспортов умерших граждан в территориальные отделения федерального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере миграции и осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции за проверяемый период;

акты передачи испорченных бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния за проверяемый период;

акты об уничтожении документов с истекшим сроком хранения за проверяемый период,

иные документы, необходимые для проведения проверки.

1.6. Ответственным лицом за организацию и обеспечение проведения проверок органов местного самоуправления, наделённых отдельными полномочиями по государственной регистрации актов гражданского состояния является руководитель отдела организации государственной регистрации актов гражданского состояния и правового обеспечения Управления ЗАГС РС (Я).

1.7. Информация о порядке осуществления Управлением ЗАГС РС (Я) контроля за исполнением переданных полномочий размещается на официальном сайте Управления ЗАГС РС (Я) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (http://uprzags.sakha.gov.ru), на информационных стендах в Управлении ЗАГС PC (Я).

2. Права и обязанности должностных лиц при осуществлении контроля за исполнением переданных полномочий

2.1. Контроль за исполнением переданных полномочий может проводиться одним должностным лицом Управления ЗАГС PC (Я) либо комиссией в составе двух и более должностных лиц Управления ЗАГС PC (Я).

2.2. Должностные лица, уполномоченные на проведение проверок, вправе:

- запрашивать и получать от руководителя, иного уполномоченного должностного лица органа местного самоуправления (далее - должностные лица органа местного самоуправления) все необходимые для достижения целей проверки документы (информацию) за проверяемый период, а также письменные или устные пояснения по вопросам, возникающим в ходе проведения проверки;

- проводить в период проверки рабочие встречи и совещания с должностными лицами органа местного самоуправления для обсуждения предварительных результатов проверки, по вопросам, требующим получения от них дополнительных пояснений, в целях устранения возможных разногласий по существу выявленных нарушений в деятельности органа местного самоуправления для их отражения (устранения) в составляемом акте проверки и рассмотрения возможности по их устранению;

- осуществлять действия в пределах, определённых целями и задачами проверки, не противоречащие действующему законодательству и настоящему Порядку.

2.3. Должностные лица, уполномоченные на проведение проверок, обязаны:

- действовать в соответствии и в рамках федерального и регионального законодательства, иных нормативных правовых актов;

- соблюдать принципы законности, охраны прав и законных интересов, уважения достоинства личности, репутации проверяемых лиц, недопустимости злоупотребления правом, соблюдения охраняемой законом тайны, открытости и доступности информации об организации и осуществлении проверки, оперативности при проведении проверки, соразмерности вмешательства в деятельность проверяемых лиц;

- своевременно и в полной мере исполнять полномочия по выявлению и предупреждению нарушений федерального и регионального законодательства при исполнении органами местного самоуправления переданных им полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния;

- проводить проверку на основании приказа Управления ЗАГС РС (Я);

- проводить проверку исключительно во время исполнения служебных обязанностей на основании приказа Управления ЗАГС РС (Я) о проведении проверки;

- соблюдать установленные сроки проведения проверки;

- не препятствовать должностным лицам органа местного самоуправления присутствовать при проведении проверки и давать пояснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- перед началом проведения выездной проверки по просьбе должностных лиц органа местного самоуправления ознакомить их с положениями Порядка, в соответствии с которым проводится проверка;

- ознакомить должностных лиц органа местного самоуправления с результатами проверки;

- вести журнал учета проверок, по форме, приведенной в Приложении N 1 к настоящему Порядку.

2.4. Должностные лица, уполномоченные на проведение проверки, не вправе:

- требовать от органа местного самоуправления документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено действующим законодательством и настоящим Порядком;

- проводить проверку деятельности органа местного самоуправления, не относящуюся к выполнению полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния;

- осуществлять плановые проверки в случае отсутствия должностного лица органа местного самоуправления, ответственного за осуществление отдельных государственных полномочий по государственной регистрации актов гражданского состояния;

- распространять сведения и информацию конфиденциального характера, полученные в результате проведения проверки.

3. Права и обязанности должностных лиц органов местного самоуправления, в отношении которых осуществляется контроль за исполнением переданных полномочий

3.1. Должностные лица органов местного самоуправления, в ходе проведения проверки вправе:

- непосредственно присутствовать при проведении проверки, давать объяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- получать от Управления ЗАГС PC (Я), должностных лиц информацию, которая относится к предмету проверки и предоставление которой предусмотрено законодательством Российской Федерации;

- ознакомиться с результатами проверки, указывать в акте проверки о согласии или несогласии с результатами проверки, а также с действиями отдельных должностных лиц, уполномоченных на проведение проверки;

- представлять возражения;

- обжаловать действие (бездействие) должностных лиц, уполномоченных на проведение проверок, повлекшие за собой нарушение прав при проведении проверки, в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Должностные лица органов местного самоуправления в ходе проведения проверки обязаны предоставлять в установленные сроки все необходимые для достижения целей проверки документы (информацию) за проверяемый период, письменные или устные пояснения по вопросам, возникающим в ходе проведения проверки, предоставлять доступ на территорию и в служебные помещения.

4. Виды, формы и сроки осуществления контроля за исполнением переданных полномочий

4.1. Контроль за исполнением переданных полномочий осуществляется:

- в виде плановых и внеплановых проверок;

- в форме документарных и выездных проверок.

4.2. Плановые и внеплановые проверки проводятся в формах документарной и (или) выездной проверки.

4.3. Документарная проверка проводится по месту нахождения должностного лица, который уполномочен на проведение проверки, либо по месту нахождения комиссии, уполномоченной на проведение проверки, без посещения органа местного самоуправления.

4.4. Выездная проверка проводится должностным лицом, уполномоченным на проведение проверки (комиссией), по месту нахождения органа местного самоуправления, в отношении которого проводится проверка.

4.5. Плановые проверки проводятся на основании ежегодного плана проверок.

4.5.1. Проект ежегодного плана проверок разрабатывается с учетом:

а) соблюдения условий, установленных ст. 77 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

б) предложений, поступивших от руководителей отделов Управления ЗАГС PC (Я);

в) необходимости проведения плановой проверки деятельности одного и того же органа местного самоуправления не чаще одного раза в 2 года;

г) оценки результатов, проведенных за последние 2 года внеплановых проверок;

д) особенностей проведения контрольно-надзорной деятельности в Российской Федерации, в том числе в части введения моратория на проведение проверок, контрольных (надзорных) мероприятий.

4.5.2. В проект ежегодного плана проведения проверок включаются следующие сведения:

а) наименования и места нахождения органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, деятельность которых подлежит проверке;

б) цели и основания проведения проверок, а также сроки их проведения;

Информация об изменениях:

Пункт 4.5.2 дополнен подпунктом "в" с 26 декабря 2023 г. - Приказ Управления записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Саха (Якутия) от 11 декабря 2023 г. N 220

в) наименования органов государственного контроля (надзора), планирующих проведение проверок.

4.5.3. Проект ежегодного плана проведения проверок направляется на согласование в прокуратуру Республики Саха (Якутия) в срок до 1-го сентября года, предшествующего году проведения проверок.

4.5.4. Утверждённый руководителем Управления ЗАГС РС (Я) ежегодный план проведения проверок размещается на официальном сайте Управления ЗАГС РС (Я) в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" не позднее 1 ноября года, предшествующего году проведения проверок.

Копия утверждённого ежегодным плана проведения проверок направляется в прокуратуру Республики Саха (Якутия).

4.5.5. Внесение изменений в ежегодный план проведения проверок осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Информация об изменениях:

Пункт 4.6 изменен с 26 декабря 2023 г. - Приказ Управления записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Саха (Якутия) от 11 декабря 2023 г. N 220

См. предыдущую редакцию

4.6. Внеплановые проверки проводятся на основании решения руководителя Управления ЗАГС PC (Я) по согласованию с прокуратурой Республики Саха (Якутия), принимаемого на основании обращений граждан, юридических лиц и информации от государственных органов о фактах нарушений законодательства Российской Федерации, влекущих возникновение чрезвычайных ситуаций, угрозу жизни и здоровью граждан, а также массовые нарушения прав граждан.

4.7. Срок проведения проверки (с даты начала проверки и до даты подписания акта проверки) не может превышать двадцати рабочих дней.

4.7.1. В исключительных случаях (непредставление запрашиваемых документов в установленный срок, выявление в ходе рассмотрения представленных документов необходимости в запросе и изучении дополнительных документов) на основании мотивированного предложения должностного лица, уполномоченного на проведение проверки, срок исполнения может быть продлен, но не более чем на десять рабочих дней.

4.8. При планировании проведения проверок, принятии решения о проведении внеплановых проверок Управлением ЗАГС PC (Я) в обязательном порядке учитываются особенности проведения контрольно-надзорной деятельности в Российской Федерации, в том числе в части введения моратория на проведение проверок, контрольных (надзорных) мероприятий.

5. Организация и проведение проверок

5.1. Проверка проводится на основании решения руководителя Управления ЗАГС PC (Я) о проведении проверки, принимаемого в форме приказа Управления ЗАГС PC (Я).

5.1.1. Приказ о проведении проверки содержит следующие сведения:

а) наименование органа, проводящего проверку;

б) основания проведения проверки;

в) вид и форму проверки: плановая или внеплановая, документарная или выездная;

г) наименование и адрес (место нахождения) проверяемого органа местного самоуправления;

д) цели, задачи, предмет проверки и срок ее проведения;

е) даты начала и окончания проведения проверки; адрес места проведения проверки;

ж) фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц органа, уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению проверки экспертов и представителей экспертных организаций (при необходимости).

5.2. О проведении плановой проверки орган местного самоуправления уведомляется не позднее чем за 3 рабочих дня до начала ее проведения.

О проведении внеплановой выездной проверки орган местного самоуправления уведомляется не менее чем за 24 часа (сутки) до начала ее проведения.

5.2.1. В орган местного самоуправления вместе с копией приказа о проведении проверки направляется уведомление о проведении проверки с указанием Перечня документов, которые необходимо предоставить к началу проведения проверки.

5.3. Основанием для начала проведения проверки является наступление срока начала проверки, указанного в приказе Управлениям ЗАГС РС (Я) о проведении проверки.

5.3.1. Проверки осуществляются должностными лицами, которые указаны в приказе о ее проведении.

5.3.2. В процессе проведения документарной проверки изучаются документы, представленные органом местного самоуправления, в том числе справки предыдущих проверок.

5.3.3. В ходе проверки оценивается соблюдение органом местного самоуправления обязательных требований при реализации переданных ему отдельных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния посредством:

- анализа документов, характеризующих деятельность органа местного самоуправления по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- проведения беседы со специалистами органа местного самоуправления по вопросам, относящимся к предмету проверки;

- анализа принимаемых органом местного самоуправления мер по исполнению обязательных требований при исполнении им переданных полномочий по регистрации актов гражданского состояния.

5.3.4. В случае, если в ходе документарной проверки выявлены ошибки и (или) противоречия в документах органа местного самоуправления либо несоответствие сведений, содержащихся в этих документах, сведениям, содержащимся в имеющихся у Управления ЗАГС РС (Я) документах и (или) полученным в ходе осуществления контроля, информация об этом направляется органу местного самоуправления с требованием представить в течение пяти рабочих дней необходимые пояснения в письменной форме и (или) документов, необходимых для оценки исполнения органом местного самоуправления обязательных требований по осуществлению переданных полномочий.

Орган местного самоуправления при даче пояснений относительно выявленных ошибок и (или) противоречий в представленных документах либо относительно несоответствия содержащихся в документах сведений, вправе дополнительно представить документы, подтверждающие достоверность ранее представленных документов.

5.3.5. Плановая выездная проверка проводится в случае, если при плановой документарной проверке не представляется возможным:

1) удостовериться в полноте и достоверности сведений, содержащихся в имеющихся в распоряжении Управления ЗАГС PC (Я) документах, касающихся надлежащего исполнения переданных полномочий;

2) оценить соответствие действий органа местного самоуправления по исполнению переданных полномочий обязательным требованиям, установленным законодательством об актах гражданского состояния;

Плановая выездная проверка также проводится в случае, когда мероприятия по контролю за переданными полномочиями требуется проводить по месту нахождения органов местного самоуправления или их должностных лиц.

5.3.6. В ходе проведения выездной проверки оценивается соблюдение органом местного самоуправления обязательных требований при реализации переданных ему отдельных полномочий на государственную регистрацию актов гражданского состояния, в том числе посредством:

- визуального осмотра здания, помещения, кабинета органа местного самоуправления с целью оценки их соответствия необходимым требованиям;

- проверки материально-технического оснащения органа местного самоуправления (наличие условий, необходимых для обеспечения надлежащих условий хранения печати с изображением государственного герба Российской Федерации, бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, записей актов гражданского состояния за текущий месяц, штампов, приёма граждан, а также проведения торжественных обрядов, компьютерной и оргтехники и т.д.);

- проверки состояния организационной работы (наличие должностной инструкции специалиста органа местного самоуправления, государственной символики в кабинете приёма граждан и загсе торжественных церемоний, нормативных правовых документов, информационных стендов с образцами заполнения заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния; взаимодействие со средствами массовой информации и т.д.);

- проверки состояния делопроизводства (наличие номенклатуры дел, журналов входящей, исходящей корреспонденции, прихода и расхода бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния; правильность подготовки, оформления, приёма, учёта, отправки, контроля исполнения, хранения и использования документов);

- проверки выполнения условий защиты конфиденциальной информации (наличие антивирусной программы, средств от несанкционированного доступа, парольной защиты, защищённого канала передачи данных).

5.3.7. Должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки (председатель комиссии), совместно с руководителем органа местного самоуправления определяют лиц, с которыми будет осуществляться взаимодействие в ходе проверки, временной режим проверки (с учётом действующего режима работы органа местного самоуправления).

5.3.8. В случае отсутствия документов (информации) и (или) возникновения иных обстоятельств, препятствующих их представлению в установленные уведомлением о проведении проверки сроки, должностное лицо органа местного самоуправления представляет письменное объяснение причин невозможности предоставления документов (информации).

5.4. Результатом документарной и выездной проверки является выполнение всех задач проверки, указанных в приказе Управления ЗАГС РС (Я) о проведении проверки, и наличие письменных заключений должностных лиц, проводивших проверку, о результатах выполнения соответствующих задач, зафиксированные в акте проверки.

Информация об изменениях:

Пункт 5.5 изменен с 26 декабря 2023 г. - Приказ Управления записи актов гражданского состояния при Правительстве Республики Саха (Якутия) от 11 декабря 2023 г. N 220

См. предыдущую редакцию

5.5. В случае непредставления органом местного самоуправления запрашиваемых документов и пояснений в установленный срок, отказа в доступе в здания и другие служебные помещения органа местного самоуправления без представления уважительности причин, должностное лицо, уполномоченное на проведение проверки (председатель комиссии) непосредственно после установления указанных обстоятельств, оформляет в двух экземплярах акт о противодействии проведению проверки по форме, приведённой в Приложении N 5 к настоящему Порядку. Второй экземпляр акта подлежит вручению должностному лицу органа местного самоуправления под расписку или направляется органу местного самоуправления в течение пяти рабочих дней со дня его составления заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении.

6. Оформление результатов проверки

6.1. По результатам проверки должностное лицо, проводившее проверку (председатель комиссии), составляет акт проверки.

6.2. Акт проверки составляется в двух экземплярах по форме, приведённой в Приложении N 6 к настоящему Порядку, непосредственно после ее завершения.

6.3. Текст акта проверки должен содержать:

1) дату и место составления акта проверки;

2) наименование органа, проводившего проверку;

3) дату и номер приказа Управления ЗАГС РС (Я) о проведении проверки;

4) фамилии, имена, отчества и наименование должностей должностных лиц, проводивших проверку;

5) наименование проверяемого органа местного самоуправления, а также фамилию, имя, отчество и должность специалиста органа местного самоуправления, присутствовавшего при проведении проверки;

6) дату, продолжительность и место проведения проверки;

7) сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;

8) сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя или уполномоченного представителя органа местного самоуправления, а также специалиста органа местного самоуправления, присутствовавшего при проведении проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения