Постановление Администрации Гаринского городского округа Свердловской области от 20 июля 2023 г. N 178 "Об утверждении Правил ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг"

В соответствии с законом Российской Федерации от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", во исполнение постановлений Правительства Свердловской области от 26.06.2012 N 688-ПП "О Порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению Российской Федерации", от 26.06.2012 N 689-ПП "О Порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям граждан, оказание мер социальной поддержки которым относится к ведению субъекта Российской Федерации", от 26.06.2012 N 690-ПП "О Порядке назначения и выплаты компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг отдельным категориям работников бюджетной сферы в поселках городского типа, рабочих поселках и сельских населенных пунктах, расположенных на территории Свердловской области, и пенсионерам из их числа", от 14.03.2013 N 306-ПП "Порядок назначения и выплаты компенсации расходов на оплату коммунальных услуг многодетным семьям Свердловской области", руководствуясь Решением Думы Гаринского городского округа от 06.09.2022 г. N 430/7 "Об утверждении структуры Администрации Гаринского городского округа", постановлением администрации Гаринского городского округа от 29.05.2023 г. N 129 "О снятии отдельных государственных полномочий с МКУ "Городское хозяйство", Уставом Гаринского городского округа, постановляю:

1. Утвердить Правила ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг (прилагаются).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1. Настоящее постановление опубликовать (обнародовать).

Глава Гаринского городского округа

С.Е. Величко

Утверждены
постановлением администрации
Гаринского городского округа
от 20 июля 2023 г. N 178

Правила
ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг

1. Общие положения

1.1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме в Отделе по выплате компенсации и социальным выплатам администрации Гаринского городского округа (далее - Отдел компенсаций и субсидий).

Ведение, учет и хранение личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме, организуется с целью упорядочения совокупности документов о получателях компенсации расходов, а также быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности.

1.2. Личное дело получателя компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме (далее - личные дела получателей компенсации) - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о получателе меры социальной поддержки на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме, необходимые для назначения и выплаты ему компенсации расходов.

1.3. Личные дела получателей компенсации расходов ведутся на всех граждан, имеющих право на меры социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг, уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме, подавших заявление о назначении компенсации расходов в Отделе компенсаций и субсидий.

1.4. Персональные данные, внесенные в личные дела граждан, получающих компенсацию, относятся к сведениям конфиденциального характера и попадают под действие Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных".

1.5. Лица, ответственные за ведение, учет и хранение личных дел получателей компенсации расходов (далее - ответственные лица), должны быть ознакомлены под роспись с Правилами ведения, учета и хранения личных дел получателей компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

2. Формирование и ведение личных дел

2.1. Для назначения компенсации, гражданином подается заявление по форме, утвержденной нормативными правовыми актами Свердловской области.

2.2. Заявление и документы, необходимые для назначения компенсации, принимаются ответственным лицом Отдела компенсаций и субсидий.

2.3. Ответственное лицо, принимающее заявление на компенсацию на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, уплату взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме, регистрирует заявление в журнале регистрации заявлений граждан, соответствующим льготной категории заявителя.

Формы Журналов утверждены Постановлениями Правительства Свердловской области.

Журналы шнуруются и скрепляются печатью и подписью специалиста Отдела компенсаций и субсидий.

Заявления на оплату твердого топлива и перерасчета компенсации на оплату твердого топлива регистрируются в отдельном Журнале, общем для всех категорий заявителей (Приложение N 1).

2.4. Дата приема заявления подтверждается распиской-уведомлением по форме, утвержденной нормативными правовыми актами Свердловской области. В расписке-уведомлении указывается регистрационный номер заявления, дата приема заявления, фамилия, имя, отчество, подпись ответственного лица, принявшего документы.

2.5. Формирование личного дела производится ответственным лицом непосредственно после приема заявления со всеми документами, необходимыми для принятия решения о назначении компенсации расходов.

2.6. В личное дело включаются и размещаются в следующей последовательности документы:

- решение Администрации Гаринского городского округа о назначении либо отказе в назначении компенсации расходов, по формам, прилагаемым к настоящему постановлению (Приложение N 2 и N 3). Решения Администрации Гаринского городского округа, принимаемые в ходе предоставления гражданам компенсаций расходов и коммунальных услуг регистрируются в Журнале регистраций решений о назначении, отказе, прекращении и возобновлении предоставления компенсаций на оплату жилого помещения и коммунальных услуг (Приложение N 5);

- заявление получателя компенсации расходов;

- копия паспорта гражданина Российской Федерации или иного документа, удостоверяющего личность;

- копии документов, подтверждающих право заявителя на меры социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;

- документ подтверждающий правовые основания владения и пользования жилым помещением;

- в случае обращения за компенсацией расходов по оплате взноса на капитальный ремонт общего имущества в многоквартирном доме: документ, подтверждающий право собственности на жилое помещение, трудовая книжка;

- копии платежных документов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг за месяц, предшествующий обращению;

- в случае обращения за компенсацией расходов в части оплаты твердого топлива (уголь, дрова) и его доставки, сжиженного (баллонного) газа - копии кадастрового паспорта, технического паспорта, справки, выданной на основании похозяйственной книги, иных документов, которые содержат описание объектов недвижимости, выданных в установленном законодательством Российской Федерации порядке, действующем на момент их выдачи, а также документов, подтверждающих соответствующие расходы;

- запросы, направляемые в органы и организации для получения информации, необходимой для принятия решения о назначении либо об отказе в назначении компенсации (при необходимости);

- информация, предоставленная по запросам, направляемым в органы и организации для получения информации, необходимой для принятия решения о назначении либо об отказе в назначении компенсации, либо по запросам, направляемым для проверки подлинности документов, приложенных к заявлениям граждан о предоставлении компенсации, полноты и достоверности содержащихся в приложенных документах сведений (при необходимости);

- копия сберегательной книжки, лицевого счета банковской карты (при необходимости);

- копия СНИЛС (при необходимости);

- прочие дополнительные документы, необходимые для организации работы по предоставлению (начислению и выплаты) компенсаций расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и отчетности в вышестоящие органы.

2.7. Документы распределяются в личном деле получателя компенсации расходов в хронологической последовательности.

2.8. Документы нумеруются в соответствии с требованиями архивного делопроизводства.

2.9. Документы, необходимые для назначения компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг, последовательно скрепляются.

2.10. После оформления личного дела получателя компенсации расходов на документы составляется опись личного дела. Лист описи личного дела не нумеруется.

2.11. Обложка личного дела должна быть оформлена следующим образом:

- наименование учреждения;

- заголовок личного дела (компенсация расходов на оплату жилья и коммунальных услуг);

- фамилия, имя, отчество получателя компенсации расходов в именительном падеже;

- место жительства или место пребывания, по которому предоставляется компенсация расходов, телефон;

- категория льготы.

2.12. Для учета личных дел получателей индивидуальные данные получателя заносятся в Журнал ведения личных дел.

2.13. Личное дело ведется в течение всего периода назначения и выплаты компенсации расходов.

3. Правила закрытия личных дел получателей

3.1. Личное дело получателя компенсации расходов в соответствии с законодательством подлежит закрытию в случае:

- перемены места жительства (пребывания) получателя компенсации расходов, в том числе в связи с выездом на постоянное место жительства за пределы Свердловской области;

- утраты гражданином права на получение мер социальной поддержки по оплате жилого помещения и коммунальных услуг;

- смерти получателя компенсации расходов, а также признание его в установленном порядке умершим или безвестно отсутствующим.

3.2. Закрытым считается личное дело получателя, по которому Администрацией Гаринского городского округа вынесено решение о прекращении выплаты компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг (Приложение N 3).

3.3. Личные дела получателей компенсации расходов после их закрытия хранятся в Отделе компенсаций и субсидий до конца окончания срока их хранения. Срок хранения личных дел составляет пять лет с даты закрытия дела.

3.4. В случаях, предусмотренных в пункте 3.1 настоящих Правил, и наличия излишне выплаченной или невыплаченной компенсации расходов, сумма переплаты или невыплаты компенсации расходов гражданину регистрируется в Журнале регистрации переплат и невыплаты (Приложение N 4) ответственным лицом.

Личное дело, по которому принято решение о прекращении предоставления компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг и по которому существует излишне выплаченная или невыплаченная гражданину компенсация расходов находится на контроле ответственного лица:

- до полного погашения гражданином излишне выплаченной компенсации расходов;

- до полной выплаты невыплаченной компенсации расходов;

- до разрешения ситуации, когда переплата возникла по причинам, отличным от счетной ошибки или недобросовестности со стороны гражданина.

4. Правила хранения личных дел получателей

4.1. Действующие личные дела получателей компенсации расходов с момента их составления хранятся в рабочих кабинетах в шкафах в бумажном варианте в Отделе компенсаций и субсидий

4.2. Личные дела получателей компенсации расходов сформированы в отдельных брошюрах и распределены по льготным категориям в алфавитном порядке.

4.3. Доступ к личным делам имеют сотрудники Отдела компенсаций и субсидий.

4.4. Учет личных дел осуществляется в журналах регистрации на основании заявлений получателей компенсаций расходов.

4.5. Закрытые личные дела получателей хранятся в архиве отдела, в картонных коробах, в специально отведенных для этих целей помещениях, обеспечивающих их полную сохранность.

4.6. Закрытые личные дела получателей хранятся в течение пяти лет с момента прекращения выплаты компенсации расходов на оплату жилого помещения и коммунальных услуг.

4.7. По истечении срока хранения личные дела подлежат уничтожению в общеустановленном порядке.

4.8. При необходимости восстановления личного дела получателя закрытое личное дело изымается из архива. Восстановленному личному делу присваивается новый номер.

4.9. Глава Гаринского городского округа не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел получателей компенсаций расходов. Факт проверки фиксируется в описи личного дела записью "Проверено, замечания отсутствуют".

При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел получателей компенсаций расходов комиссия составляет акт, представляемый на утверждение Главе Гаринского городского округа.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

5. Ответственность за ведение, учет и хранение личных дел

4.1. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению и учету личных дел получателей компенсаций расходов возлагается на начальника Отдела компенсаций и субсидий.

4.2. Ответственность за правильность ведения, учета, а также за хранение личных дел получателей компенсации расходов несут работники Отдела компенсаций и субсидий в соответствии с должностными инструкциями.

4.3. Работники Отдела компенсаций и субсидий несут ответственность за разглашение персональных данных получателей компенсации расходов в соответствии с действующим законодательством и настоящим Порядком.