Приложение N 4. Положение о правилах документооборота и технологии обработки учетной информации

Приложение N 4
к приказу министерства
здравоохранения Кузбасса
от "15" сентября 2023 г. N 1214

Положение
о правилах документооборота и технологии обработки учетной информации

1. Общие положения

1.1. Цель Положения - установить единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности медицинских организациях Кузбасса.

1.2. Положения настоящего документа распространяются на все службы медицинских организаций Кузбасса в части организации документооборота и своевременности предоставления документов в бухгалтерию и иные отделы. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящим Положением порядка работы с документами возлагается на начальников (руководителей) структурных подразделений.

1.3. Ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на одного или нескольких сотрудников подразделения, назначенных руководителем структурного подразделения. Персональный список ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях и лиц, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), утверждается руководителем медицинской организации Кузбасса.

При наличии в структурном подразделении двух и более ответственных за делопроизводство должностных лиц между ними распределяются должностные обязанности.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении, или другому работнику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении или перемещении по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту, который составляется в произвольной форме.

При увольнении ответственного за делопроизводство и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения по представлению руководителей структурных подразделений.

1.4. Функции, задачи, права и ответственность сотрудников, участвующих в документационном обеспечении медицинских организаций Кузбасса (включая сотрудников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях), устанавливаются должностными регламентами (инструкциями).

1.5. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

1.6. Содержание служебных документов не подлежит разглашению.

2. Организация документооборота

2.1. Прием и обработка поступающих документов

2.1.1. Документы поступают в медицинскую организацию Кузбасса посредством почтовой, фельдъегерской связи и по каналам электронной связи, а также передаются нарочным и на личном приеме.

2.1.2. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовые извещения на получение ценных писем, посылок, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

2.1.3. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства.

2.1.4. Поступающие документы регистрируются в день поступления или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время) в журнале учета либо в электронной базе данных, в которые включаются основные реквизиты документа.

2.1.5. Передача документов на бумажных носителях в бухгалтерскую службу осуществляется по реестру, в котором работник бухгалтерии ставит отметку о дате и времени получения документа.

Записи в регистры бухгалтерского учета (Журналы операций, иные регистры бухгалтерского учета) осуществляются по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.

2.2. Подготовка, составление, регистрация исходящих документов.

2.2.1. Первичные (сводные) учетные документы составляются в момент совершения фактов хозяйственной жизни или, если это невозможно - сразу после окончания факта хозяйственной жизни по унифицированным формам первичных учетных документов, утвержденных действующим законодательством, а также иными нормативными актами законодательства Российской Федерации.

Если для оформления хозяйственных операций унифицированные формы первичных документов не предусмотрены, медицинские организации Кузбасса используют самостоятельно разработанные формы, утвержденные приказом по организации.

При реализации медицинскими организациями Кемеровской области товаров, работ и услуг с применением контрольно-кассовой техники, первичный (сводный) учетный документ составляется на основании ее показателей не реже одного раза в день (по его окончании).

2.2.2. К учету принимаются первичные (сводные) учетные документы, составленные по унифицированным формам или по неунифицированным формам, в которых содержатся все обязательные реквизиты, в частности:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование субъекта учета, составившего документ;

- содержание факта хозяйственной жизни;

- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

- информация, предусмотренная порядком об организации предоставления государственных и муниципальных услуг;

- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

- подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Документы, отражающие операции с наличными или безналичными денежными средствами, при наличии исправлений к учету не принимаются.

Допущенная в первичном учетном документе ошибка исправляется путем зачеркивания одной чертой неправильного текста или суммы и над зачеркнутым исправленным текстом или суммой делается правильная надпись. Зачеркивание производится так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" или "Исправленному верить" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц, а также даты исправления.

2.2.3. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование документа с должностными лицами медицинских организаций Кемеровской области возлагаются на структурное подразделение, являющееся исполнителем документа.

Лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие документы, обеспечивают:

- их своевременное и качественное оформление;

- достоверность данных, в них содержащихся;

- своевременную передачу документов для отражения в учете.

Должностные лица, наделенные правом подписи первичных документов, устанавливаются медицинскими организациями Кузбасса самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.

2.2.4. За правильность оформления первичных (сводных) учетных документов, составленных другими лицами, лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета ответственность не несет.

2.2.5. Первичный (сводный) учетный документ всегда должен содержать подпись руководителя субъекта учета или уполномоченного им лица независимо от того, составлен он по унифицированной форме или по неунифицированной форме, содержащей все обязательные реквизиты.

Первичный (сводный) учетный документ, которым оформлены операции с денежными средствами, помимо подписи руководителя (уполномоченного лица) всегда должен содержать подпись главного бухгалтера (уполномоченного им лица).

Без подписи главного бухгалтера (уполномоченного лица) не принимаются:

- денежные и расчетные документы;

- документы, которыми оформлены финансовые вложения, договоры займа, кредитные договоры.

2.2.6. В случаях разногласий между руководителем (уполномоченным им лицом) и главным бухгалтером (уполномоченным им лицом) относительно осуществления отдельных фактов хозяйственной жизни первичные (сводные) учетные документы принимаются к исполнению и отражению в учете без подписи главного бухгалтера (уполномоченного им лица) с письменного распоряжения руководителя (уполномоченного им лица), который несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

2.2.7. Записи в регистры бухгалтерского учета осуществляются в хронологической последовательности и с группировкой по соответствующим счетам учета.

Они вносятся по мере осуществления операций и принятия документов к учету, но не позднее следующего дня после поступления соответствующих документов.

Пропуски или изъятия при регистрации объектов учета (фактов хозяйственной жизни) в регистрах бухгалтерского учета не допускаются.

Лица, составившие и подписавшие регистры бухгалтерского учета, обеспечивают правильность, полноту и своевременность регистрации объектов бухгалтерского учета (отражения фактов хозяйственной жизни).

2.2.8. Регистрация отправляемых документов для контрагентов осуществляется службой делопроизводства в журнале учета исходящих документов или в электронной базе данных.

2.3. Организация электронного документооборота

2.3.1. Переход на электронный документооборот первичных учетных документов осуществляется медицинскими организациями по мере организационно-технической возможности, но не позднее января 2024 года.

2.3.2. Медицинские организации Кузбасса организовывают электронный документооборот, который реализует безбумажные технологии обработки и обмена электронными документами на протяжении всего жизненного цикла документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, а также его хранение и использование в текущей деятельности вплоть до уничтожения в связи с истечением установленного срока хранения.

2.3.3. Электронные документы, обрабатываемые по безбумажной технологии и заверенные электронной подписью, являются юридически значимыми: электронный документ, подписанный электронной подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

2.3.4. Электронная подпись обеспечивает целостность электронного документа и его защиту от подделки. При этом электронная подпись соответствует состоянию документа на момент подписания и при любом последующем изменении документа становится недействительной.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. Подписание электронных документов электронной подписью осуществляется пользователями с использованием аппаратных устройств - электронных носителей электронной подписи (token).

Перечень лиц имеющих право подписи электронных документов, электронно-цифровыми подписями закрепляются отдельным Приказом руководителя медицинской организации.

2.3.5. Обработке по безбумажной технологии подлежат следующие документы:

- документы из внешних систем электронного документооборота;

- документы, поступившие по электронной почте;

- документы на бумажных носителях, за исключением бумажных документов, не подлежащих сканированию, и иных документов в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, в том числе документов первичного бухгалтерского учета.

2.3.6. Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью. Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или о его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи, оформляются в Бухгалтерской справке (ф. 0504833).

Вывод документов на бумажные носители осуществляется, если:

- нет возможности формировать и хранить документы в электронном виде;

- нормативными правовыми актами установлено требование составлять и хранить документ исключительно на бумажном носителе;

- по письменному запросу других участников фактов хозяйственной жизни, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

При выведении регистров бухгалтерского учета на бумажные носители допускается отличие выходной формы документа от утвержденной формы документа при условии, что реквизиты и показатели выходной формы документа содержат обязательные реквизиты и показатели регистров бухгалтерского учета.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют за верительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению медицинской организации Кузбасса.

Должностное лицо не вправе заверять копию документа или выписки из него, если копия документа имеет нечитаемые фрагменты текста, реквизитов или печати либо какие-либо иные особенности, которые могут привести к неверному толкованию содержания документа в целом.

2.3.7. Допускается исправление документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а так также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), с указанием должностей, фамилии и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Исправленный электронный документ не должен использоваться отдельно от первоначального электронного документа.

2.3.8. При комплексной автоматизации бухгалтерского учета информация об объектах учета формируется в базах данных используемого программного комплекса. Формирование регистров бухгалтерского учета осуществляется в форме электронного регистра, а при отсутствии технической возможности - на бумажном носителе.

Бухгалтерский учет ведется в электронном виде с применением программных продуктов "Парус-Бюджет 8. Бухгалтерский учет", "Парус-Бюджет 8. Расчет заработной платы" и других программных продуктов.

2.3.9. В случае обнаружения пропажи или уничтожения первичных документов в бухгалтерии или структурном подразделении учреждения сотрудникам медицинских организаций Кемеровской области следует незамедлительно сообщить об этом руководителю подразделения и главному бухгалтеру.

Руководитель подразделения, главный бухгалтер не позднее одного часа с момента обнаружения пропажи или уничтожения документов сообщают об этом руководителю медицинской организации Кузбасса. Сообщение о происшествии с кратким изложением обстоятельств подтверждается в письменном виде в докладной записке в течение одного рабочего дня.

Расследование причин такого происшествия осуществляется комиссией в сроки, утвержденные приказом руководителя медицинской организации Кузбасса.

2.3.10. С использованием телекоммуникационных каналов связи и (или) электронной подписи бухгалтерия медицинских организаций Кузбасса осуществляет электронный документооборот по следующим направлениям:

- система электронного документооборота с территориальным органом федерального Казначейства;

- передача бухгалтерской отчетности медицинской организации Кузбасса учредителю;

- передача отчетности по налогам, сборам и иным обязательным платежам в ИФНС;

- передача отчетности и сведениям по персонифицированному учету в ПФР;

- размещение информации о деятельности учреждения на официальном сайте bus.gov.ru;

- передача форм статистической отчетности в Росстат.

Обмен электронными документами с контрагентами производится через оператора электронного документооборота.

2.3.11. В целях обеспечения сохранности электронных данных бухгалтерского учета и отчетности:

- на сервере ежедневно производится сохранение резервных копий базы "Бухгалтерия", "Зарплата";

- по итогам каждого календарного месяца бухгалтерские регистры, сформированные в электронном виде, распечатываются на бумажный носитель и брошюруются в хронологическом порядке.

При ведении регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе листы регистров должны быть прошнурованы и пронумерованы, количество листов должно быть заверено руководителем и главным бухгалтером субъекта учета и скреплено печатью субъекта учета.

2.3.12. Перечень документов, которые хранятся в электронном виде медицинские организации Кузбасса устанавливают самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.

2.4. Хранение и уничтожение документов

2.4.1. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы медицинских организаций Кузбасса на электронном носителе должны храниться на сервере медицинской организации.

2.4.2. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы медицинских организаций Кузбасса на бумажном носителе, в случае отсутствия технической возможности хранить электронно, должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

2.4.3. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих сохранить их.

2.4.4. Руководители медицинских организаций Кузбасса несут ответственность за безопасные условия хранения документов учета и их защиту от изменений, в том числе за электронное хранение.

2.4.4. Первичные учетные документы хранятся совместно с сертификатом ключа подписи, который применялся для формирования электронной цифровой подписи. Хранение должно обеспечивать защиту данных первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета от несанкционированных исправлений не менее пяти лет после окончания отчетного года, за который они составлены.

2.4.5. Медицинские организации Кузбасса обязаны обеспечить хранение первичных (сводных) учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

2.4.6. Акты о выделении дел к уничтожению оформляются только после составления архивных описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем медицинской организации.

3. Требования к ведению отдельных форм первичных учетных документов

3.1. Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) (далее - Накладная ф. 0504102) применяется для оформления и учета перемещения объектов нефинансовых активов, в том числе основных средств, нематериальных активов, готовой продукции, произведенной медицинскими организациями Кузбасса, из одного структурного подразделения в другое, от одного материально ответственного лица другому, внутри медицинской организации.

Основанием внутреннего перемещения основных средств является распоряжение руководителя медицинской организации Кузбасса или служебная записка на его имя.

Факт изменения материально ответственного лица отражать в Инвентарной карточке учета нефинансовых активов (ф. 0504031).

3.2. Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103) (далее - Акт ф. 0504103) предназначен для отражения в бухгалтерском учете объектов основных средств, переданных (полученных) для проведения ремонта, реконструкции, модернизации.

Результат работ по ремонту объекта основных средств, не изменяющих его стоимость (включая замену элементов в сложном объекте основных средств (в комплексе конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое)), подлежит отражению в регистре бухгалтерского учета - Инвентарной карточке соответствующего объекта основного средства путем внесения записей о произведенных изменениях, без отражения на счетах бухгалтерского учета. При этом указанные расходы не относятся на удорожание объектов нефинансовых активов.

Суммы расходов на достройку, дооборудование, модернизацию, реконструкцию отражаются в месяце, когда первоначальная стоимость ОС была увеличена на эти расходы (т.е. в день подписания акта по ф. 0504103).

3.3. Табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421) (далее - Табель) ведется сплошным методом лицом, уполномоченным на ведение Табеля. При заполнении Табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421) допускается фиксировать только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени (выходные и праздничные дни, очередные, дополнительные отпуска и т.п.), при этом в графах 20 и 37 формы 0504421 предусмотрено отражение информации в разрезе только "явок" или только "неявок".

Использовать следующие условные обозначения:

Наименование выплат	Код
	Буквенный	Цифровой
Выходные и нерабочие праздничные дни Ночные Ночные основные Экстренные Ночные основные Ночные Экстренные Невыходы на время исполнения государственных обязанностей согласно законодательству Ежегодный основной оплачиваемый отпуск Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста до полутора лет Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста до трех лет Сверхурочные Прогулы Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику с разрешения администрации Выходные и праздничные Выходные и праздничные основные Выходные и праздничные Экстренные Служебная командировка Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) Невыход Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством) Время простоя по вине работодателя Время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателя Время простоя по вине работника Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) Продолжительность работы вахтовым методом Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т.п.) Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством Повышение квалификации с отрывом от работы Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности ВИЧ Вредность основная Вредность 1 Вредность 2 Вредность 3 Вредность 4 Вредность 5 Дежурство на дому (готовность) основные Дежурство на дому (готовность) Дежурство на дому (оказание мед помощи) Дежурство на дому (время в пути) Дежурство без занятия штатной должности Дневные Количество смен (комп. молока) Простой по вине работодателя Наименование выплаты - нерабочий оплачиваемый день (для нерабочих дней по указам Президента	В Н НО Н НЧ Г О О Б ОР ПВ С П НН А П П ПЧ К У УВ УД ДБ Т ЛЧ НС ОВ НВ ЗБ РП НП ВП НО НБ НЗ БР ВМ Х ОБ ПК ПМ В ВР В1 В2 В3 В4 В5 ДД Дд ДМ ДП ДШ Д КС ПР НОД

3.4. Авансовый отчет (ф. 0504505) заполняется материально - ответственным лицом (командированным работником) самостоятельно. Раздел "Сведения о внесении остатка, выдаче перерасхода" заполняется работником бухгалтерии в первичном учетном документе (после утверждения руководителем) ручным и (или) автоматизированным способом.

3.5. Бухгалтерская справка (ф. 0504833) предназначена для отражения медицинскими организациями Кузбасса операций, совершаемых:

- в ходе ведения хозяйственной деятельности;

- при передаче лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью;

- при отсутствии возможности в оформленном первичном учетном документе заполнения раздела "Отметка о принятии к учету" (при передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и формированию бюджетной (финансовой) отчетности иной организации (централизованной бухгалтерии).

На основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) производятся бухгалтерские записи, связанные с исправлением ошибок, выявленных субъектом учета. При этом исправления записываются соответствующей корреспонденцией по счетам бухгалтерского учета, и делается ссылка на номер и дату исправляемого документа и (или) документа, являющегося основанием для внесения исправлений.

При формировании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) в случаях, если в первичных (сводных) учетных документах, в том числе представленных в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, а также при отсутствии возможности проставления отметки о принятии их к учету и отражению бухгалтерских записей, указываются: наименование первичного документа, основание, номер, дата и наименование хозяйственной операции.