Приложение. Положение об Управлении документационного обеспечения Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики

Приложение
к Указу Главы Карачаево-Черкесской Республики
от 21.06.2011 N 214

Положение
об Управлении документационного обеспечения Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики

С изменениями и дополнениями от:

22 сентября 2023 г.

1. Общие положения

1.1. Управление документационного обеспечения Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики (далее - Управление) является самостоятельным структурным подразделением Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, осуществляющим документационное обеспечение деятельности Главы Карачаево-Черкесской Республики, Правительства Карачаево-Черкесской Республики и Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики по осуществлению их полномочий, обеспечения функционирования Единой системы делопроизводства.

1.2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Конституцией Карачаево-Черкесской Республики, законами и иными нормативными правовыми актами Карачаево-Черкесской Республики, основными положениями Единой государственной системы делопроизводства, ГОСТами на организационно-распорядительную документацию, инструкциями по ведению делопроизводства и архива, а также настоящим Положением.

1.3. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с республиканскими органами государственной власти, территориальными органами федеральных органов государственной власти, органами местного самоуправления.

1.4. Управление имеет круглую печать со своим наименованием, иные печати, штампы и бланк установленного образца.

1.5. Материально-техническое, организационное, социально-бытовое обслуживание Управления осуществляет Финансово-хозяйственное управление Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

2. Основные задачи Управления

Основными задачами Управления являются:

Информация об изменениях:

Пункт 2.1 изменен с 27 сентября 2023 г. - Указ Главы Карачаево-Черкесской Республики от 22 сентября 2023 г. N 173

См. предыдущую редакцию

2.1. Организация документационного обеспечения деятельности Главы Карачаево-Черкесской Республики, Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, а также Уполномоченного по правам человека в Карачаево-Черкесской Республике, Уполномоченного по правам ребенка в Карачаево-Черкесской Республике и Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Карачаево-Черкесской Республике (далее - уполномоченные).

2.2. Организационно-методическое руководство службами делопроизводства в Правительстве Карачаево-Черкесской Республики и Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, органах исполнительной власти.

2.3. Осуществление проверок ведения делопроизводства.

2.4. Обеспечение функционирования Единой системы делопроизводства в Правительстве Карачаево-Черкесской Республики и в Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики с использованием автоматизированных систем электронного документооборота.

2.5. Оказание консультативной, методической помощи органам исполнительной власти, структурным подразделениям Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, органам местного самоуправления по вопросам ведения делопроизводства.

2.6. Осуществление контроля за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству и ГОСТов на организационно-распорядительную документацию.

2.7. Выполнение иных задач, возложенных на Управление в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Карачаево-Черкесской Республики.

3. Основные функции Управления

Основными функциями Управления являются:

3.1. Осуществление лингвистической экспертизы и редактирования проектов актов Главы Карачаево-Черкесской Республики и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

Информация об изменениях:

Пункт 3.2 изменен с 27 сентября 2023 г. - Указ Главы Карачаево-Черкесской Республики от 22 сентября 2023 г. N 173

См. предыдущую редакцию

3.2. Оформление и выпуск указов и распоряжений Главы Карачаево-Черкесской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Карачаево-Черкесской Республики, постановлений Президиума Правительства Карачаево-Черкесской Республики, распоряжений Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и уполномоченных.

3.3. Изготовление официальных копий указов и распоряжений Главы Карачаево-Черкесской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Карачаево-Черкесской Республики, постановлений Президиума Правительства Карачаево-Черкесской Республики, их систематизации, учета, хранения, ведения электронной базы данных.

3.4. Направление указов и распоряжений Главы Карачаево-Черкесской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Карачаево-Черкесской Республики, постановлений Президиума Правительства Карачаево-Черкесской Республики в установленном порядке в федеральные и республиканские органы государственной власти, другие органы и организации согласно договорам и указателю рассылки.

3.5. Направление нормативных правовых актов в средства массовой информации для опубликования.

3.6. Систематический анализ документооборота.

3.7. Подготовка проектов нормативных актов, методических материалов и предложений по вопросам делопроизводства и архивного дела.

3.8. Организация обучающих семинаров для работников Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, органов исполнительной власти, органов местного самоуправления по вопросам делопроизводства и архива.

3.9. Разработка инструкции и методических рекомендаций по организации делопроизводства и работы архива.

3.10. Приём, регистрация и направление адресатам входящей и исходящей корреспонденции.

3.11. Ведение справочной работы по входящим, исходящим и внутренним документам.

3.12. Выполнение машинописных, копировально-множительных работ.

Информация об изменениях:

Пункт 3.13 изменен с 27 сентября 2023 г. - Указ Главы Карачаево-Черкесской Республики от 22 сентября 2023 г. N 173

См. предыдущую редакцию

3.13. Подготовка предложений по составу и форме бланочной продукции Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, исполнительных органов государственной власти Карачаево-Черкесской Республики и уполномоченных.

3.14. Обеспечение надлежащего хранения и правомерного использования гербовых бланков и печати Главы Карачаево-Черкесской Республики, Правительства Карачаево-Черкесской Республики и Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, а также печатей и штампов Управления.

3.15. Оформление заказов на приобретение копировально-множительной, машинописной и другой организационной техники для выполнения задач, возложенных на Управление.

3.16. Ведение переписки по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

3.17. Разработка и утверждение в установленном порядке сводной номенклатуры дел Правительства Карачаево-Черкесской Республики и Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

3.18. Документационное обеспечение совещаний, заседаний и иных мероприятий с участием Главы Карачаево-Черкесской Республики, Председателя Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Руководителя Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

3.19. Организация и документационное обеспечение заседаний Правительства Карачаево-Черкесской Республики и его Президиума.

Информация об изменениях:

Пункт 3.20 изменен с 27 сентября 2023 г. - Указ Главы Карачаево-Черкесской Республики от 22 сентября 2023 г. N 173

См. предыдущую редакцию

3.20. Комплектование, обеспечение сохранности, учета и использования архивного фонда документов Главы Карачаево-Черкесской Республики, Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и уполномоченных.

3.21. Ведение электронного информационно-справочного фонда нормативных правовых актов Карачаево-Черкесской Республики.

3.22. Регистрация, учет и хранение договоров и соглашений, заключенных Главой Карачаево-Черкесской Республики и Правительством Карачаево-Черкесской Республики.

Информация об изменениях:

Пункт 3.23 изменен с 27 сентября 2023 г. - Указ Главы Карачаево-Черкесской Республики от 22 сентября 2023 г. N 173

См. предыдущую редакцию

3.23. Отправка, прием и регистрация обращений (жалоб) граждан и организаций, а также иной корреспонденции, поступивших в адрес уполномоченных.

3.24. Изучение и применение российского и зарубежного опыта совершенствования Единой системы документационного обеспечения управления.

3.25. Иные функции.

4. Полномочия Управления

Управление документационного обеспечения Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики имеет право:

4.1. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и Аппарата Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

4.2. Проводить проверки по соблюдению установленного порядка работы с документами и информировать об итогах проверок Главу Карачаево-Черкесской Республики, Правительство Карачаево-Черкесской Республики и руководство Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

4.3. Запрашивать и получать в установленном порядке от органов исполнительной власти, структурных подразделений Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики и органов местного самоуправления информацию и сведения, необходимые для осуществления задач и функций, возложенных на Управление.

4.4. Требовать своевременного представления материалов к заседаниям, другим мероприятиям, проводимым Главой Карачаево-Черкесской Республики и Правительством Карачаево-Черкесской Республики, по вопросам, касающимся компетенции Управления.

4.5. Взаимодействовать с органами исполнительной власти, структурными подразделениями Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Аппарата Правительства Карачаево-Черкесской Республики и органами местного самоуправления.

4.6. Вносить Руководителю Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики предложения по итогам проверок состояния делопроизводства о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц в случаях нарушения ими установленных правил работы с документами.

4.7. Пользоваться в установленном порядке информационными банками данных органов исполнительной власти, Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, а также создавать собственные банки данных.

4.8. Возвращать на доработку вносимые на рассмотрение Главы Карачаево-Черкесской Республики и Правительства Карачаево-Черкесской Республики проекты нормативных правовых актов, подготовленные с нарушением правил, установленных Регламентом Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Регламентом Администрации Главы Карачаево-Черкесской Республики и Инструкцией по делопроизводству.

4.9. Указания Управления по устранению выявленных нарушений в оформлении проектов документов являются обязательными для органов государственной власти Карачаево-Черкесской Республики, их структурных подразделений, представляющих проекты документов.

5. Организация деятельности Управления

5.1. Управление документационного обеспечения Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики возглавляет начальник, который назначается и освобождается от должности Указом Главы Карачаево-Черкесской Республики по представлению Руководителя Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

Начальник Управления имеет заместителя начальника Управления, который назначается на должность и освобождается от должности Указом Главы Карачаево-Черкесской Республики по представлению Руководителя Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

В период временного отсутствия начальника Управления исполнение его обязанностей возлагается на заместителя начальника Управления или на другого работника Управления по согласованию с Руководителем Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

5.2. Начальник Управления:

5.2.1. Осуществляет непосредственное руководство деятельностью Управления.

5.2.2. Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

5.2.3. Подписывает командировочные удостоверения, оформленные на основании распоряжения Главы Карачаево-Черкесской Республики и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, приказа Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

5.2.4. Организует работу по документационному обеспечению деятельности Главы Карачаево-Черкесской Республики, Правительства Карачаево-Черкесской Республики и Руководителя Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики.

5.2.5. Самостоятельно принимает решения по вопросам, относящимся к компетенции Управления, кроме вопросов, требующих согласования в установленном порядке с другими структурными подразделениями Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики или органами исполнительной власти, должностными лицами Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, органами местного самоуправления.

5.2.6. Организует взаимодействие Управления с республиканскими органами исполнительной власти, со структурными подразделениями Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, органами местного самоуправления и другими организациями по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

5.2.7. Подготавливает предложения и визирует в установленном порядке документы, связанные с деятельностью Управления.

5.2.8. Проводит экспертизу указов и распоряжений Главы Карачаево-Черкесской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Карачаево-Черкесской Республики, постановлений Президиума Правительства Карачаево-Черкесской Республики на соответствие правилам оформления документов и визирует их.

5.2.9. Согласовывает проекты нормативных правовых актов, документов и материалов, которыми предусматривается внесение дополнений и изменений в организацию функционирования Единой системы делопроизводства.

5.2.10. Вносит предложения по совершенствованию работы Управления по обеспечению деятельности Главы Карачаево-Черкесской Республики, Правительства Карачаево-Черкесской Республики, Администрации Главы и Правительства Карачаево-Черкесской Республики, осуществляет постановку задач по разработке программного обеспечения по автоматизации процессов регистрации, учета и контроля документов.

5.2.11. Вносит предложения по структуре, штатной численности Управления, назначению и освобождению от должности сотрудников Управления.

5.2.12. Определяет порядок работы Управления и его сотрудников.

5.2.13. Разрабатывает и вносит на утверждение Положение об Управлении, должностные регламенты сотрудников.

5.2.14. Вносит предложения по улучшению условий оплаты труда сотрудников Управления, их поощрению и наложению взысканий.

6. Ответственность

6.1. Начальник Управления несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на Управление.

6.2. Заместитель начальника Управления и специалисты Управления несут ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на них обязанностей в соответствии с должностным регламентом.

7. Порядок ликвидации, реорганизации Управления

7.1. Ликвидация, реорганизация Управления осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством.