Постановление Правительства Новгородской области от 9 октября 2023 г. N 457 "О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области"

Правительство Новгородской области постановляет:

внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Новгородской области, утвержденную постановлением Правительства Новгородской области от 11.03.2019 N 87 (далее Инструкция):

1. Дополнить пункт 1.8 после слов "государственный архив" словами ", источником комплектования которого является Правительство Новгородской области (далее государственный архив),".

2. Заменить во втором абзаце пункта 1.15, третьем абзаце подпункта 2.3.3 слово "специалисты" на "работники".

3. Дополнить шестой абзац подпункта 2.1.9.19, второй абзац подпункта 2.1.9.21, первый абзац подпункта 2.6.11.2, подпункт 3.12.2.7 после слова "отчество" словами "(при наличии)".

4. Изложить в подпункте 2.6.9.3 третий абзац в редакции:

"должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) доверенного лица, паспортные данные (при необходимости);".

5. Дополнить седьмой абзац подпункта 2.7.3.5 после слова "отчества" словами "(при наличии)".

6. Заменить в первом абзаце подпункта 2.3.20 слово "специалисту" на "работнику".

7. Изложить в подпункте 2.6.3.5 второй, пятый, шестой абзацы в редакции:

"Поручение, перечень поручений не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания начальником контрольно-аналитического управления Администрации Губернатора Новгородской области, направляются в министерство финансов Новгородской области, которое согласовывает поручение, перечень поручений в течение одного рабочего дня со дня их поступления, и ответственным исполнителям, которые согласовывают сроки исполнения поручения, перечня поручений в течение одного рабочего дня со дня их поступления.";

"Поручение, перечень поручений не позднее рабочего дня, следующего за днем согласования ответственными исполнителями, министерством финансов Новгородской области, направляются в правовое управление Администрации Губернатора Новгородской области, которое согласовывает поручение, перечень поручений не более 2 рабочих дней со дня их поступления.

Поручение, перечень поручений не позднее рабочего дня, следующего за днем их согласования правовым управлением Администрации Губернатора Новгородской области, направляются заместителю руководителя Администрации Губернатора Новгородской области, координирующему деятельность контрольно-аналитического управления Администрации Губернатора Новгородской области, который согласовывает поручение, перечень поручений в течение 2 рабочих дней со дня их поступления.".

8. Заменить в подпункте 3.8.5.7 слово "специалиста" на "работника".

9. Заменить в подпункте 3.12.2.1 слова "специалистами" на "работниками".

10. Заменить в первом абзаце подпункта 3.12.2.8 слово "Специалист" на "Работник".

11. Изложить раздел 6 в редакции:

"6. Документальный фонд Правительства Новгородской области

6.1. Общие положения о формировании документального фонда Правительства Новгородской области

6.1.1. С целью взаимодействия с работником, ответственным за архив Правительства Новгородской области (далее ведомственный архив), экспертной комиссией ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области" (далее ЭК) руководителями структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области определяются работники структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области, ответственные за ведение делопроизводства и формирование дел Правительства Новгородской области (далее ответственное лицо).

6.1.2. Ответственные лица участвуют в согласовании номенклатуры дел Правительства Новгородской области, формируют дела, образующиеся в соответствующих структурных подразделениях Администрации Губернатора Новгородской области, осуществляют передачу дел в ведомственный архив в соответствии со сдаточными описями дел.

6.1.3. Ответственные лица включаются в перечень ответственных лиц, формируемый управлением делопроизводства и архива, который обновляется при необходимости, но не реже одного раза в год.

В случае смены ответственного лица руководитель соответствующего структурного подразделения Администрации Губернатора Новгородской области уведомляет об этом в течение 10 рабочих дней управление делопроизводства и архива с указанием фамилии, имени, отчества (при наличии), должности, контактного телефона вновь назначенного работника.

6.2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

6.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы Правительства Новгородской области на бумажном носителе и электронные документы Правительства Новгородской области в СЭД ОИВ Новгородской области формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.

Номенклатура дел включается в СЭД ОИВ Новгородской области в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов Правительства Новгородской области, включаемых в СЭД ОИВ Новгородской области.

Электронные документы Правительства Новгородской области, включенные в СЭД ОИВ Новгородской области, формируются, хранятся, передаются ответственными лицами в ведомственный архив или уничтожаются аналогично бумажным документам.

6.2.2. Номенклатура дел составляется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 (далее Правила), перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236 (далее Перечень), Регламентом Правительства Новгородской области, иными правовыми актами Правительства Новгородской области.

6.2.3. Номенклатура дел Правительства Новгородской области составляется управлением делопроизводства и архива на основе предложений структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области по форме согласно приложению N 26 к Инструкции по делопроизводству и согласовывается в СЭД ОИВ Новгородской области.

Методическую помощь при составлении номенклатуры дел Правительства Новгородской области оказывает государственный архив.

Номенклатура дел Правительства Новгородской области на следующий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается Губернатором Новгородской области или лицом, его замещающим, в СЭД ОИВ Новгородской области после согласования с ЭК и вводится в действие с 01 января нового делопроизводственного года.

Один раз в 5 лет номенклатура дел Правительства Новгородской области согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти области в сфере архивного дела (далее ЭПК области). В случае изменения структуры, состава, наименования и функций Правительства Новгородской области управление делопроизводства и архива разрабатывает новую номенклатуру дел Правительства Новгородской области и представляет ее на согласование с ЭПК области.

Номенклатура дел Правительства Новгородской области составляется по номинально-функциональному принципу (по направлениям деятельности).

В утвержденную номенклатуру дел Правительства Новгородской области в течение года вносятся изменения (дополнения) в случае появления новых дел, для чего используются резервные номера.

6.2.4. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индекса направления деятельности и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных направлений деятельности.

В графу 2 "Заголовок дела" включается заголовок дела, который должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка"), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

В начале раздела номенклатуры дел располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела - регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с пометкой ДСП, журналы учета документов и изданий с пометкой ДСП.

Заголовок дела формируется на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

наименование органа государственной власти, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ (ы);

наименование корреспондента (органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

"Документы, представляемые в судебные органы и полицию

по уголовным и гражданским делам (акты, докладные

записки, справки)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):

"Протоколы заседаний Правительства

Новгородской области и документы к ним".

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

"Протоколы заседаний антинаркотической комиссии

в Новгородской области".

Термин "переписка" используется в заголовках дел, формирующих корреспонденцию, поступающую от одного или нескольких федеральных органов государственной власти, их территориальных органов, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций и учреждений, например:

"Переписка с федеральными органами государственной власти

по основным направлениям деятельности".

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

Графа 3 "Количество дел" заполняется в конце календарного года. По достижении делом, включающим документы временного (свыше 10 лет) срока хранения и постоянного хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел Правительства Новгородской области последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома.

В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указываются сроки хранения дела и номера статей в соответствии с Перечнем, федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правовыми актами Новгородской области.

Полное наименование используемого(ых) перечня(ей) указывается в списке сокращений к номенклатуре дел.

На делах временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие историческую и практическую ценность, в соответствии с действующими перечнями проставляются срок хранения и отметка "ЭПК". Данная отметка означает, что дело подлежит обязательному полистному просмотру при проведении экспертизы ценности. При включении в номенклатуру дел заголовков дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем, срок их хранения также устанавливается по согласованию с ЭПК области. В таком случае в графе "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения, который устанавливает ЭПК области, и отметка "ЭПК", ссылка на Перечень не делается.

Графа 5 "Примечание" заполняется в течение срока действия номенклатуры дел. В графе проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел), отметки о выделении дел к уничтожению, передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения, месте хранения.

При ведении дел на бумажном и электронном носителях в графе "Примечание" добавляется указание "ведется в электронно-бумажной форме".

Если дело формируется в СЭД ОИВ Новгородской области и включает электронные документы, в графе "Примечание" отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел Правительства Новгородской области вносятся сведения о заведении дел, включении новых дел. По окончании года в номенклатуру дел Правительства Новгородской области вносятся итоговые сведения о количестве заведенных дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения, временного срока хранения с отметкой "ЭПК" и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

6.3. Порядок формирования и оформление дел

6.3.1. Законченные делопроизводством документы должны быть оформлены в дело в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и утвержденной номенклатурой дел не позднее 15 календарных дней.

Неисполненные (документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен) и (или) неправильно оформленные документы возвращаются управлением делопроизводства и архива ответственным лицам.

Работник, ответственный за ведомственный архив, оказывает методическую помощь в формировании дел, разрабатывает рекомендации и инструкции по формированию дел.

6.3.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела;

в дело включается один экземпляр каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и другими нормативными правовыми актами;

в дела помещаются документы по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы конкретного лица в Правительстве Новгородской области, документы выборных органов, их постоянных комиссий и др.);

по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "Том 1", "Том 2" и т.д.;

внутри дела документы располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы;

приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;

переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускается формировать в отдельные дела "входящую" и "исходящую" переписку;

утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов;

при необходимости включения в дело факсограммы, с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело, на ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы;

не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица;

исполненные документы с пометкой ДСП группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

6.3.3. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке документов к сдаче в ведомственный архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения переформировываются в обратном порядке - документ, поступивший в календарном году последним, должен быть последним в деле, а первый документ календарного года - первым.

6.3.4. Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в ведомственный архив и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается не прошивать, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются.

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела по форме согласно приложению N 27 к Инструкции по делопроизводству;

составление внутренней описи документов дела по форме согласно приложению N 28 к Инструкции по делопроизводству;

оформление обложки дела по форме согласно приложению N 29 к Инструкции по делопроизводству;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Подготовка электронных дел для передачи в ведомственный архив предусматривает составление управлением делопроизводства и архива описи электронных дел постоянного хранения по форме согласно приложению N 35 к Инструкции по делопроизводству.

6.3.5. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, оформленной согласно приложению N 28 к Инструкции по делопроизводству, в конце каждого дела - лист-заверитель дела по форме согласно приложению N 27 к Инструкции по делопроизводству.

6.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

6.3.7. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

6.3.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

6.3.9. На обложке дел постоянного хранения, оформленной согласно приложению N 29 к Инструкции по делопроизводству, предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела будут приняты. При оформлении обложки дела наименование органа государственной власти указывается полностью в именительном падеже.

При изменении наименования органа государственной власти в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган государственной власти на обложке дела дописывается новое наименование органа государственной власти или его правопреемника, а прежнее заключается в скобки.

На обложке дела указываются:

наименование органа государственной власти;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

6.3.10. При оформлении обложки дела:

наименование органа государственной власти указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел Правительства Новгородской области;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел Правительства Новгородской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);

даты дела (год (ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за ... год (ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протоколов.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора - дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

6.3.11. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются управлением делопроизводства и архива после рассмотрения годового раздела сводной описи ЭПК области и утверждения Губернатором Новгородской области (до этого архивный шифр проставляется карандашом).

6.4. Экспертиза ценности документов

6.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов Правительства Новгородской области проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче на хранение в ведомственный архив. До проведения экспертизы ценности в установленном порядке уничтожение документов не допускается.

6.4.2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов создается ЭК, состав и порядок работы которой утверждаются приказом ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области".

6.4.3. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно ответственными лицами совместно с ЭК.

6.4.4. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в ведомственный архив осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в ведомственный архив;

отбор документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации Губернатора Новгородской области;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел Правительства Новгородской области, правильность определения сроков хранения дел.

6.4.5. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временного (до 10 лет) срока хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

6.4.6. По результатам экспертизы ценности документов работником, ответственным за ведомственный архив, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению N 36 к Инструкции по делопроизводству.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт. Акт подписывается Губернатором Новгородской области или иным уполномоченным лицом в СЭД ОИВ Новгородской области после согласования на заседании ЭК.

Уничтожение документов до утверждения (согласования) описей дел постоянного хранения, по личному составу уполномоченным органом исполнительной власти области в сфере архивного дела не допускается.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

6.4.7. В случае обнаружения отсутствия дел постоянного хранения, числящихся в номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры по розыску дел не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который утверждается Губернатором Новгородской области после рассмотрения ЭПК области. На рассмотрение ЭПК области представляется акт об утрате документов с информацией (справкой) о причинах утраты документов, а также мерах, принятых для их розыска.

6.5. Передача и временное хранение документов в ведомственном архиве до передачи на хранение в государственный архив

6.5.1. Сохранность документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу до передачи в государственный архив обеспечивается ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области", государственным областным бюджетным учреждением "Эксплуатационно-транспортная служба Правительства Новгородской области" комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

6.5.2. Директор ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области" несет персональную ответственность за обеспечение сохранности документов до передачи их на постоянное (вечное) хранение в государственный архив.

6.5.3. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются из управления делопроизводства и архива, структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области в ведомственный архив не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в ведомственный архив не подлежат (хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора Новгородской области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

6.5.4. Передача документов в ведомственный архив производится по сдаточным описям дел. Сдаточная опись составляется ответственным лицом, передающим дела, и подписывается его руководителем.

В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Новгородской области принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем структурного подразделения Администрации Губернатора Новгородской области и представляется в управление делопроизводства и архива.

Прием дел в ведомственный архив производится работником, ответственным за ведомственный архив, с проставлением в 2 экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведомственный архив, и ответственного лица, передавшего дела).

Дела, оформленные с нарушением установленных Инструкцией по делопроизводству правил, возвращаются работником, ответственным за ведомственный архив, для переоформления.

Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел ответственные лица обязаны устранить в двухнедельный срок.

По указанию Губернатора Новгородской области к сданному в ведомственный архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в листе-заверителе дела.

6.5.5. Изъятие документов из дела осуществляется только в случаях, предусмотренных законодательством, по резолюции Губернатора Новгородской области. При изъятии документов в дело в обязательном порядке вкладывается заверенная копия документа. В дело фонда Правительства Новгородской области помещается акт изъятия документа.

6.5.6. В случае упразднения структурного подразделения Администрации Губернатора Новгородской области руководитель структурного подразделения организовывает передачу неупорядоченных документов из структурного подразделения Администрации Губернатора Новгородской области в ведомственный архив.

6.6. Передача электронных документов Правительства Новгородской области из СЭД ОИВ Новгородской области в ведомственный архив

6.6.1. Подготовка электронных документов к передаче в ведомственный архив осуществляется управлением делопроизводства и архива совместно с государственным учреждением, обеспечивающим функционирование СЭД ОИВ Новгородской области.

6.6.2. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в ведомственный архив, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

конвертация электронного документа в формат архивного документа;

формирование в СЭД ОИВ Новгородской области электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающим: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в ведомственный архив не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

подтверждение целостности электронного дела электронной подписью начальника управления делопроизводства и архива (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в ведомственный архив.

6.6.3. Электронные документы передаются в ведомственный архив по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с Правилами без сохранения данных электронных документов в СЭД ОИВ Новгородской области.

6.7. Составление описей дел документов

6.7.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу ежегодно составляются описи дел.

Основой составления описи дел является номенклатура дел. Методическую помощь в подготовке описей оказывает государственный архив.

Опись дел Правительства Новгородской области составляется управлением делопроизводства и архива на основе сдаточных описей дел структурных подразделений Администрации Губернатора Новгородской области.

6.7.2. В зависимости от сроков хранения отдельные описи составляются на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронные дела по формам согласно приложениям N 32 - 35 к Инструкции по делопроизводству.

6.7.3. Дела в описи дел Правительства Новгородской области систематизируются на основе хронологически-номинального принципа (по годам, внутри годовых разделов - по значимости документов) или хронологически-функционального принципа (по годам, внутри годовых разделов - по функциональным направлениям деятельности).

6.7.4. Отдельная опись представляет собой справочный аппарат к описи и перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

примечание.

6.7.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям Администрации Губернатора Новгородской области или органам исполнительной власти Новгородской области со ссылкой на акт, о наличии копий.

6.7.6. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформление дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел Правительства Новгородской области.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

В описи дел, документов (годовом разделе описи дел, документов) единицы хранения учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Первому годовому разделу описи дел, документов присваивается номер по листу фонда Правительства Новгородской области, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основания выбытия.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому, кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

6.7.7. При составлении описи электронных дел в опись включаются:

порядковый номер электронного дела по описи;

индекс электронного дела;

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

срок хранения;

объем электронного дела в Мб;

примечание.

В составе описи электронных дел в СЭД ОИВ Новгородской области формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

6.7.8. Состав справочного аппарата к описи, его содержание, а также количество составляемых описей дел, документов и порядок их представления на ЭПК области определяется пунктом 5.5 Правил.

6.7.9. Передача электронных документов в государственный архив производится на основании описей электронных дел на физически обособленных материальных носителях в 2 идентичных экземплярах.

6.8. Использование документов ведомственного архива

6.8.1. Документы и дела, находящиеся на хранении в ведомственном архиве, справочный аппарат к ним, представляются для работы в помещении ведомственного архива или во временное (не более 30 календарных дней) пользование вне такого помещения под подпись в карте-заместителе дела по форме согласно приложению N 30 к Инструкции по делопроизводству.

В ведомственном архиве ведется книга выдачи дел во временное пользование.

6.8.2. К каждому делу, которое хранится в ведомственном архиве, в случае, если оно выдается для использования, оформляется лист использования документов, который заполняется при каждой выдаче дела для ознакомления пользователю. В листе использования при этом делается соответствующая отметка с указанием даты, должности и фамилии ознакомившегося, а также перечень номеров документов дела, с которыми он ознакомлен.

6.8.3. Изъятие документов из архивных дел и передача их любым третьим лицам не допускается, если законодательством не предусмотрено иное.

6.8.4. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правки, делать пометки, изымать или заменять отдельные листы.

6.8.5. Ознакомление с подлинниками областных законов, правовых актов Губернатора Новгородской области и правовых актов Правительства Новгородской области осуществляется только в помещении ведомственного архива.

6.8.6. Документы из ведомственного архива представляются для ознакомления и копирования организациям и гражданам по их письменным запросам в установленном порядке, о чем делается запись в учетных документах архива (карте-заместителе дела, листе использования документов, книге выдачи дел во временное пользование) и оформляется акт о выдаче дел во временное пользование по форме согласно приложению N 31 к Инструкции по делопроизводству.

6.8.7. На основе документов, находящихся на хранении в ведомственном архиве, управление делопроизводства и архива исполняет запросы органов государственной власти, организаций и граждан.

Запросы исполняются в течение 30 календарных дней с даты их поступления в управление делопроизводства и архива.

6.8.8. Архивные справки оформляются на бланке письма ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области" и заверяются оттиском печати ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области".

6.8.9. Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью начальника управления делопроизводства и архива и гербовой печатью ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области".

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".

Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области" с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк не используется.

После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены печатью ГОКУ "Управление Делами Правительства Новгородской области". В правом верхнем углу лицевой стороны каждого листа проставляется штамп с указанием вида документа "Архивная копия".

6.8.10. Описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения составляются не менее чем в 4 экземплярах: 3 - на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

Описи (годовые разделы описей) дел временного (свыше 10 лет) срока хранения составляются не менее чем в 2 экземплярах.

Описи (годовые разделы описей) дел по личному составу составляются не менее чем в 4 экземплярах: 3 - на бумажном носителе и один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

6.8.11. На рассмотрение ЭПК области представляются не менее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел:

описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения - для утверждения;

описи (годовые разделы описей) дел по личному составу - для согласования.

После утверждения (согласования) описей ЭПК области описи утверждаются Губернатором Новгородской области в СЭД ОИВ Новгородской области.

6.8.12. Внесение изменений в опись (годовой раздел описи) дел, документов после их утверждения (согласования) допускается только на основании соответствующего решения ЭПК области.

6.8.13. Перед передачей документов на постоянное хранение в государственный архив передаются 3 экземпляра описи дел постоянного хранения, согласованных с ЭПК области, а также один экземпляр описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

6.8.14. Вместе с описью постоянного хранения на утверждение ЭПК области представляется историческая справка (дополнение к исторической справке). Историческая справка к фонду состоит из 3 разделов: история фондообразователя, отражающая историю Правительства Новгородской области со ссылками на соответствующие нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственная принадлежность, структура и функции, их изменения, название организации-предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу). Историческая справка подписывается работником управления делопроизводства и архива, ответственным за ведение архива.

Историческая справка к фонду составляется в 2 экземплярах, один экземпляр хранится в деле фонда, второй - передается в государственный архив.".

12. Заменить во втором абзаце пункта 7.2 слова "В этом случае" на "В случае если гербовая печать изготавливается не в единственном экземпляре,".

13. В пункте 7.6:

13.1. Дополнить первый абзац после слов "гербовой печати," словами "в том числе гербовой печати с номером,";

13.2. Дополнить второй абзац после слова "штампы" словами "(кроме гербовой печати, в том числе гербовой печати с номером)".

14. Дополнить первый абзац пункта 7.7 после слов "гербовой печати" словами ", в том числе гербовой печати с номером,".

15. Изложить приложение N 36 к Инструкции в редакции:

"Приложение N 36
к Инструкции
по делопроизводству
в Правительстве Новгородской области

                             ФОРМА

        акта о выделении к уничтожению (архивных) документов,

                     не подлежащих хранению

Правительство                                                   УТВЕРЖДАЮ

Новгородской области                                           Губернатор

                                                     Новгородской области

                                               _____________ И.О. Фамилия

                                               "___" __________ 20__ года

                                 АКТ

                    ____________ N ___________

                  О выделении к уничтожению архивных

                   документов, не подлежащих хранению

     На основании _______________________________________________________

                     (название и выходные данные перечня документов с

                               указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не   имеющие научно-исторической   ценности  и

утратившие практическое значение документы фонда ________________________

                                                 (номер и название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	NN описи (при выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в ведомственный архив, графа не заполняется)	N единицы хранения по описи (индекс по номенклатуре дел)	Количество единиц хранения (дел)	Сроки хранения и NN статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого			единиц хранения (дел, электронных дел)
	(цифрами и прописью)
за _____________ годы.
Описи дел постоянного хранения за _______________________________________ годы утверждены ЭПК
				(протокол от _________ N ________).
(наименование органа управления архивным делом области)
Наименование должности работника, проводившего экспертизу ценности документов					И.О. Фамилия
		(подпись)
"____" ___________ 20___ года
СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от _____________ N _______				Утвержден Протокол ЭПК области от _____________ N _______
Документы в количестве _________ единиц хранения (дел, электронных дел):
на бумажном носителе весом _________________ кг сданы на уничтожение;
на электронном носителе сданы на уничтожение
				(способ уничтожения)
Наименование должности работника, сдавшего документы					И.О. Фамилия
		(подпись)
"____" ___________ 20___ года
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности работника, ответственного за ведение архива Правительства Новгородской области					И.О. Фамилия
		(подпись)
"____" ___________ 20___ года".

Губернатор Новгородской области

А.С. Никитин