Приложение 14. Порядок организации работы с материальными носителями защищаемых информационных ресурсов Министерства сельского хозяйства Алтайского края

Приложение 14

УТВЕРЖДЕНО
приказом Министерства
сельского хозяйства
Алтайского края
от 12.10.2023 N 119

Порядок
организации работы с материальными носителями защищаемых информационных ресурсов Министерства сельского хозяйства Алтайского края

1. Перечень использованных сокращений, единиц и терминов

В настоящем Порядке используются следующие определения, обозначения и сокращения:

АИБ - администратор информационной безопасности;

АРМ - автоматизированное рабочее место;

АС - автоматизированная система;

ИС - информационная система;

КИ - конфиденциальная информация;

НСД - несанкционированный доступ;

ПО - программное обеспечение;

администратор информационной безопасности - сотрудник Министерства сельского хозяйства Алтайского края, осуществляющий контроль за обеспечением защиты информации в ИС, а также работы по выявлению и предупреждению возможных каналов утечки информации, потенциальных возможностей осуществления НСД к защищаемой информации.

2. Общие положение

2.1. Настоящий Порядок устанавливает основные требования к организации работы сотрудников Министерства сельского хозяйства Алтайского края (далее - "Министерство") с материальными носителями, содержащими государственные информационные ресурсы, персональные данные и другие виды конфиденциальной информации, обрабатываемой в Министерстве, за исключением сведений, составляющих государственную тайну, и информации, содержащейся в ключевых системах информационной инфраструктуры (далее - "материальные носители").

2.2. К материальным носителям информации относятся любые неэлектронные носители информации (бумажные носители и т.п.).

2.3. Ответственность за организацию работы с материальными носителями возлагается на АИБ.

2.4. Положения данного Порядка обязательны для выполнения всеми сотрудниками Министерства, которые в ходе выполнения своих должностных обязанностей используют материальные носители.

3. Меры по обеспечению безопасности КИ при обработке с использованием материальных носителей

3.1. Обработка КИ должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории КИ можно было определить места её хранения (материальные носители) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку КИ либо имеющих к ней доступ.

3.2. Необходимо обеспечивать раздельное хранение КИ (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

3.3. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность конфиденциальной информации и исключающие несанкционированный доступ к ней.

3.4. Сотрудникам, обрабатывающим КИ на материальных носителях, запрещается передавать данные носители лицам, не имеющим допуск к обработке КИ. Также запрещается передавать данные носители лицам, имеющим допуск к обработке КИ, если ознакомление с данной категорией КИ не входит в их должностные обязанности.

3.5. Уничтожение материальных носителей должно проводиться способом, исключающим восстановление данных носителей и дальнейшего ознакомления с записанной на них информацией (измельчение, вымарывание и т.п.).

3.6. По факту уничтожения материальных носителей создается комиссия из 3 человек, в состав которой должен входить руководитель структурного подразделения, где числились данные носители, составляется акт, в котором указываются данные о материальных носителях, характер записанной на них информации, причина уничтожения. Акт должен храниться у АИБ.

3.7. Уничтожение материальных носителей должно проводиться в пределах контролируемой зоны Министерства в присутствии ответственных лиц.

4. Организация работы с материальными носителями КИ и ПД

4.1. Все материальные носители КИ (далее - "конфиденциальные документы" или "КД"), изготовленные в Министерстве или полученные Министерством, подлежат обязательному учету, который ведет администратор информационной безопасности.

4.2. Учет конфиденциальных документов включает в себя присвоение и проставление в журналах и на документах регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о документах (дата, исполнитель, заголовок, количество листов, местонахождение и прочее). Регистрация конфиденциальных документов осуществляется однократно.

4.3. Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства, закрепляются в их должностных регламентах.

4.4. Ответственность за организацию работы с КД в структурных подразделениях, а также за их своевременное исполнение и обеспечение сохранности возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

4.5. Обработка КД в структурных подразделениях Министерства организуется в соответствии с требованиями настоящего Порядка.

5. Прием, обработка и распределение входящих КД

5.1. Доставка КД в Министерство осуществляется одним из следующих способов:

почтовой связью;

курьерской доставкой;

спецсвязью.

5.2. Полученные КД проверяются на правильность адресации: адрес офиса, Ф.И.О. получателя. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. Заказная корреспонденция принимается под расписку. При получении документов с пометкой "Срочно" проставляется время получения.

5.3. При предварительной обработке входящей конфиденциальной корреспонденции:

на конверте штампом проставляется отметка о поступлении (порядковый номер, дата получения документа и адрес офиса);

информация о КД заносится в журнал регистрации входящих конфиденциальных документов (порядковый номер, дата, название организации-отправителя и подпись курьера). Далее конверт вскрывается и регистрируется сам документ, дополнительно указывается, кому он направлен и тема документа (при этом полное содержание текста не указывается).

5.4. Сканирование конфиденциальных документов и присоединение к файлам запрещается.

5.5. Конверты (пакеты) с конфиденциальными документами, адресованные с пометкой "ЛИЧНО", регистрируются без вскрытия и передаются непосредственному получателю. В этих случаях конверты вскрываются только адресатом, указанным на конверте, который на первый лист документа переносит номер и дату регистрации конверта (пакета).

5.6. Записи о ходе исполнения таких документов осуществляются по поручению адресата лицом, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства в структурном подразделении.

5.7. Регистрация входящих КД осуществляется следующим образом: в правом нижнем углу последнего листа поступившего документа проставляется регистрационный номер, дата и количество листов.

Учетный (регистрационный) номер состоит:

из индекса структурного подразделения (в соответствии с Регламентом "Организация документооборота входящих и исходящих документов");

буквенного обозначения - "КИ-Б" (для конфиденциальной информации), где "Б" - бумажный носитель;

порядкового номера документа на бумажных носителях;

буквенного обозначения "вх".

Пример:

11-3/КИ-Б/07 вх,

где:

11-3 или 01 - делопроизводственный индекс руководителя структурного подразделения;

КИ - признак конфиденциальной информации;

Б - бумажный носитель;

07 или 015 - порядковый номер носителя;

вх - входящий документ.

Буквенное обозначение "КИ" проставляется на основании грифа конфиденциальности, указанном на входящем КД.

5.8. Зарегистрированный КД передается адресату - руководителю структурного подразделения, который ставит свою подпись в журнале регистрации входящих КД.

5.9. Руководитель, ознакомившись с документом, либо составляет резолюцию об исполнении КД, либо принимает данную конфиденциальную информацию к сведению и передает КД на текущее хранение.

5.10. В случае вынесения резолюции КД возвращается обратно сотруднику, который фиксирует резолюцию руководителя в журнале регистрации входящих КД и передает КД непосредственному исполнителю под роспись.

6. Создание КД

5.11. При разработке документа конфиденциального характера исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляется необходимый гриф конфиденциальности:

"Конфиденциально", с указанием полного наименования и места нахождения Министерства как владельца этой информации, - на документах, содержащих согласно Перечню сведений, относящихся к конфиденциальной информации, такую информацию.

Гриф конфиденциальности проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам. На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра и адресат.

Пример:

Конфиденциально

"Название учреждения"

Адрес учреждения

Экз. N ___

Адресат:

Отметка об исполнителе документа проставляется на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, где указывается учетный номер носителя информации, количество отпечатанных экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресаты, фамилия исполнителя, его телефон и дата подготовки документа.

Пример:

Уч. N ___;

Отп: 2 экз., на 5 л. каждый;

Экз. N 1 - в адрес;

Экз. N 2 - в адрес;

Исп. И.И. Иванов;

Тел.: 29-28-45;

Дата 23.04.2023.

Учетный номер бумажного носителя информации указывается также в левом нижнем углу лицевой стороны каждого листа документа.

5.12. Если к конфиденциальному документу прилагаются другие материалы (документы), то они перечисляются в конце текста письма в приложении, с указанием краткого наименования, грифа "Конфиденциально", номера документа, номера экземпляра, количества листов (по каждому приложению отдельно, в том числе и неконфиденциальному).

Пример:

Приложение: 1. Сведения о запасах ..., конфиденциальная информация, N ___, экз. N 1, на 4 л.

2. Справка ..., Экз. N ___, на 3 л.,

всего на _____ л.

В тех случаях, когда приложение направляется без оставления копии в делах отправителя, после перечисления реквизитов приложения указывается: "только адресату", а если адресатов несколько, то указывается, какому адресату, например: "Только в первый адрес".

Гриф конфиденциальности необходимо проставлять и на сопроводительном письме к конфиденциальным материалам (документам).

5.13. Если в сопроводительном письме не содержится конфиденциальных сведений, то на нем под грифом конфиденциальности указывается: "Без приложения не конфиденциально". После проставления соответствующим сотрудником структурного подразделения грифа конфиденциальности конфиденциальные документы подлежат учету, регистрации.

5.14. Регистрация исходящих КД осуществляется в журнале регистрации исходящих КД, после чего производится отправка документа. Конфиденциальные документы внутреннего характера регистрируются в журнале регистрации внутренних КД и передаются исполнителям в работу.

5.15. Для исходящих конфиденциальных документов, а также для КД внутреннего пользования регистрационный номер проставляется аналогично п. 5.8, только вместо буквенного обозначения "вх" проставляется либо "исх", либо "вн".

Пример:

12-2/КИ-Б/123 исх (вн),

где:

12-2 и 02 - индекс структурного подразделения;

КИ - признак конфиденциальной информации;

Б - бумажный носитель;

123 или 52 - порядковый номер документа;

исх - исходящий документ;

вн - внутренний документ.

5.16. Отправка всех КД в Министерстве осуществляется ответственным сотрудником. Исходящие КД передаются ответственным сотрудником в незапечатанном конверте.

Документы, оформленные с нарушением данного Порядка, подлежат возврату.

Запрещается совместно с отправляемыми КД пересылать не конфиденциальные документы, если они не являются приложением к этим документам.

5.17. Перед отправкой конверта проверяется правильность оформления адреса на конверте, после чего в правом верхнем углу конверта проставляется гриф "Конфиденциально" (отступив 3-4 см от верхней кромки). В левом нижнем углу конверта обязательно указывается номер документа (номера документов), вложенного в конверт.

5.18. Пересылка материалов с конфиденциальной информацией Министерства в другие организации производится спецсвязью или курьерской службой, а также заказными либо ценными почтовыми отправлениями. При пересылке документов почтовыми отправлениями они должны быть помещены в дополнительный конверт, на котором гриф конфиденциальности не проставляется.

5.19. Конверты (пакеты) передаются адресатам по реестру, в котором кроме записи о получении пакетов проставляется печать получателя. КД запрещается передавать по каналам факсимильной связи, по сети "Интернет" без использования мер защиты.

5.20. При направлении КД по нескольким адресам составляется список рассылки, в котором по каждому адресу проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем и утверждается руководителем структурного подразделения.

5.21. После получения зарегистрированного внутреннего КД исполнитель организует соответствующую работу с данным документом.

5.22. В случае возникновения необходимости передачи КД из одного структурного подразделения в другое исполнитель приносит КД ответственному сотруднику, который ведет учет перемещения всех КД внутри Министерства.

5.23. После завершения всех работ с КД, он подшивается в папку и передается на текущее хранение.

ГАРАНТ:

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

6. Хранение КД

6.1. Документы, дела и другие конфиденциальные материалы должны храниться в служебных помещениях в сейфах или запираемых шкафах (ящиках). За сохранность конкретного конфиденциального документа отвечает сотрудник, получивший данный документ в пользование под роспись.

6.2. При перемещении (увольнении) такого сотрудника числящиеся за ним конфиденциальные документы подлежат передаче по акту вновь назначенному сотруднику или другому сотруднику по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения, который также утверждает акт приема - передачи.

6.3. Запрещается выносить документы, дела и другие конфиденциальные материалы из служебных помещений для работы с ними вне офиса.

6.4. В необходимых случаях исполнитель или другие сотрудники Министерства имеют право на вынос из здания конфиденциальных документов для их согласования, подписания и т.п. в организациях (с разрешения руководителя организации).

6.5. Командируемым сотрудникам под их личную ответственность с разрешения министра сельского хозяйства Алтайского края разрешается иметь при себе в пути следования конфиденциальные материалы. Разрешение оформляется письменно и хранится у начальника отдела кадровой политики, науки и учебных заведений до возвращения сотрудника из командировки.

6.6. О фактах утраты КД, дел и других материалов либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставится в известность непосредственный руководитель.

6.7. После исполнения все конфиденциальные документы подшиваются в дела, которые формируются в Министерстве децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. Формированием дел занимаются сотрудники, ответственные за ведение КД. КД группируются в дела отдельно от документов открытого характера. Делу с КД присваивается гриф конфиденциальности. В номенклатуры дел в обязательном порядке включаются дела с грифом "Конфиденциально". В номенклатуре дел в графе "Номер дела" к нему добавляется отметка "КИ".

6.8. Дела формируются по предметному (тематическому) признаку и важности (с учетом того, чтобы каждый исполнитель мог знакомиться с минимальным объемом конфиденциальной информации). Дело начинается по мере поступления документов на подшивку. Вся переписка по одному и тому же вопросу подшивается в одно дело в хронологической последовательности. В дело подшиваются только исполненные, правильно оформленные и учтенные документы. Подшивать неучтенные и неисполненные документы запрещается.

6.9. Гриф конфиденциальности дела устанавливается по грифу конфиденциальности документов, которые в него подшиты. Разрешается подшивать неконфиденциальные документы вместе с конфиденциальными, если они имеют к ним прямое отношение.

6.10. Дата начала дела должна соответствовать дате первого подшитого в дело конфиденциального документа, дата окончания дела - дате последнего конфиденциального документа, подшитого в него. Эта дата проставляется на обложке дела после того, как в него подшивается последний документ.

6.11. Все подшитые в дело (том) КД нумеруются полистно, номера проставляются простым карандашом в правом верхнем углу листа документа. На подшитые КД составляется внутренняя опись, которая заполняется по мере подшивания в дело документов.

6.12. Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно. Листы ознакомления с распорядительными конфиденциальными документами подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

6.13. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия сотрудника, ответственного за ведение конфиденциального делопроизводства.

6.14. Законченное дело (том) с документами прошивается, опечатывается и заверяется сотрудником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства. Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском штампа Министерства, которая наклеивается так, чтобы захватывались нити шнурка прошивки дела (тома).

6.15. По окончании календарного года дело с грифом "Конфиденциально" просматривается экспертной комиссией полистно, и в случае необходимости принимается решение о перегруппировке документов. Содержащиеся в этом деле документы, постоянное хранение которых вызывается служебной необходимостью, группируются в отдельное дело (дела), которое получает самостоятельный заголовок и дополнительно включается в номенклатуру дел.

6.16. Если в дело включены документы только временных сроков хранения, оно может не переформировываться. Срок хранения такого дела устанавливается по максимальному сроку хранения содержащихся в нем документов

6.17. После проведения всех необходимых работ по подготовке и формированию дел, содержащих КД, к сдаче в архив данные документы передаются в архив на хранение.

6.18. Прием дел с грифом конфиденциальности на хранение в архив оформляется актом приема - передачи. Дела передаются в архив с обязательной полистной проверкой включенных в них документов.

6.19. Изымать КД из архивных дел как правило не разрешается. В исключительных случаях (для приобщения к уголовному делу и др.) изъятие документов производится на основании разрешения министра сельского хозяйства Алтайского края. В этом случае на место изъятого документа подшивается его копия, с указанием на обороте последнего листа основания и даты изъятия подлинного документа, его учетного номера и местонахождения (куда отправлен, в какое дело подшит).

7. Уничтожение КД

7.1. Конфиденциальные документы, дела, книги и журналы учета, утратившие практическое значение, а также имеющие истекший срок хранения, подлежат уничтожению в конце календарного года.

7.2. Отбор и уничтожение материалов, содержащих конфиденциальную информацию, производится экспертной комиссией.

7.3. Перед уничтожением КД по акту экспертная комиссия сверяет номера и наименования документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета. В актах на уничтожение не должно быть никаких исправлений.

7.4. Уничтожение КД производится после утверждения акта в присутствии всех членов экспертной комиссии, которые несут персональную ответственность за правильность и полноту уничтожения перечисленных в акте документов.

7.5. Отобранные к уничтожению материалы измельчаются механическим способом до степени, исключающей возможность прочтения текста. Издания и брошюры уничтожаются на специальном оборудовании в присутствии вышеуказанной комиссии.

7.6. После уничтожения конфиденциальных материалов всеми членами экспертной комиссии подписывается акт в трех экземплярах. После уничтожения КД в журналах их учета и регистрации, а также в номенклатурах и описях дел проставляется отметка "Уничтожено. Акт N __ (дата)".

8. Организация контроля за состоянием и наличием КД

8.1. На основании Приказа министра сельского хозяйства Алтайского края по окончании календарного года в Министерстве проводится сверка наличия документов, содержащих КИ и находящихся в работе или на текущем хранении.

8.2. Созданная на основании данного приказа комиссия проверяет выполнение требований настоящего Порядка, наличие текущих дел и дел с временными сроками хранения, наличие КД, не подшитых в дела. Проверка наличия документов производится путем сверки журналов учета с фактическим наличием документов, а также отметок об уничтожении или отправке документов в данных журналах с актами и реестрами.

8.3. В журналах учета, переходящих из года в год, все произведенные отметки об отправке, уничтожении и переучете КД заверяются проставлением записи "Проверено" с датой и подписью председателя комиссии.

8.4. К началу работы комиссии все исполненные конфиденциальные документы должны быть учтены в конфиденциальном делопроизводстве, приобщены к делам или перерегистрированы в журналах учета нового года, а в старых журналах производится отметка об их перерегистрации с указанием новых учетных номеров.

По результатам работы комиссии составляется акт проверки, который утверждается министром сельского хозяйства Алтайского края.