Приложение. Положение об Управлении делами администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала"

Приложение
УТВЕРЖДЕНО
постановлением администрации
ГО с ВД "город Махачкала"
от 16 октября 2023 года N 629

Положение
об Управлении делами администрации городского округа с внутригородским делением "город Махачкала"

I. Общие положения

1. Управление делами администрации города Махачкалы (далее - Управление) является структурным подразделением Аппарата администрации города Махачкалы.

2. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и нормативными правовыми актами Республики Дагестан, Уставом муниципального образования "город Махачкала" и муниципальными правовыми актами муниципального образования "город Махачкала", а также настоящим Положением.

3. В состав Управления входят:

отдел учета и регистрации документов;

отдел по работе с обращениями граждан;

отдел организационной работы;

отдел контроля;

отдел выпуска решений;

отдел по работе с гражданами;

отдел протокола и планирования деятельности Главы города.

4. Управление возглавляет начальник Управления, который подчиняется непосредственно руководителю Аппарата администрации города Махачкалы.

5. Работа Управления строится на основе планов работы администрации города Махачкалы и Управления, сочетания принципа единоначалия при решении вопросов служебной деятельности и персональной ответственности каждого должностного лица Управления за состояние дел на порученном участке и за выполнение отдельных поручений.

6. Управление решает возложенные на него задачи как непосредственно, так и во взаимодействии с другими отраслевыми и структурными подразделениями администрации города Махачкалы, а также с администрациями внутригородских районов в установленном законодательством порядке.

7. Делопроизводство и мероприятия по обеспечению режима секретности в Управлении осуществляются согласно установленному порядку.

8. При осуществлении своей деятельности Управление соблюдает требования правовых актов по вопросам обеспечения информационной безопасности.

9. Управление имеет печать, штампы и бланк установленного образца.

II. Задачи Управления

10. Организация приема, регистрации и учета поступающей в администрацию города Махачкалы корреспонденции и своевременное направление ее на исполнение в подразделения администрации в соответствии с установленным порядком с использованием системы электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело").

11. Обеспечение приема и отправки исходящей корреспонденции, бандеролей.

12. Прием и выдача документов в рамках предоставления муниципальных услуг структурными (отраслевыми) подразделениями администрации города Махачкалы.

13. Обеспечение рассмотрения обращений граждан, поступающих в администрацию посредством официального интернет-портала администрации - www.mkala.ru.

14. Рассмотрение электронных документов, в том числе электронных запросов о предоставлении информации, касающейся деятельности Главы города Махачкалы и администрации города Махачкалы.

15. Ежеквартальный анализ поступившей корреспонденции, обращений граждан, поступивших в администрацию города Махачкалы, и подготовка соответствующей информации.

16. Качественная подготовка и своевременный выпуск принятых правовых актов муниципального образования "город Махачкала".

17. Организация проведения приема граждан в администрации города Махачкалы.

18. Обеспечение текущего и перспективного планирования деятельности администрации города Махачкалы, определение приоритетных направлений и вынесение вопросов для обсуждения на совещаниях в администрации города и иных мероприятиях.

19. Организационное обеспечение и сопровождение мероприятий, проводимых администрацией города, в том числе с участием или по поручению Главы города Махачкалы, заместителей Главы администрации города Махачкалы.

20. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда администрации города Махачкалы.

21. Систематизированный учет и хранение подлинников документов.

22. Организация документационного и организационно-технического обеспечения руководства администрации города.

23. Обеспечение функционирования единой системы делопроизводства в администрации города Махачкалы с использованием автоматизированной системы электронного документооборота "Дело".

24. Организация и координация работ по использованию информационных баз данных.

25. Участие в формировании и реализации проектов в области применения информационных технологий, систем обработки данных, средств телекоммуникаций и связи, внедрения и сопровождения информационно-технологического обеспечения, необходимого для деятельности руководства администрации города Махачкалы, ее подразделений.

26. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников отраслевых и структурных подразделений администрации города Махачкалы, ответственных за делопроизводство.

27. Проведение совместно с соответствующими отраслевыми и структурными подразделениями мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины, составление и ведение сводной номенклатуры дел.

28. Осуществление контроля:

за своевременным представлением информации о ходе исполнения структурными подразделениями администрации поручений Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, протоколов совещаний и поручений Правительства Республики, депутатских запросов, постановлений Народного Собрания Республики Дагестан, запросов и поручений федеральных органов исполнительной власти, поручений руководства администрации;

за своевременным исполнением представлений и запросов прокуратуры;

за соблюдением сроков рассмотрения обращения граждан;

за своевременной подготовкой и представлением подразделениями администрации города Махачкалы проектов правовых актов, решений и других материалов на рассмотрение руководства администрации;

за соблюдением Номенклатуры дел и состоянием делопроизводства, оформлением документов в отраслевых и структурных подразделениях администрации;

за обеспечением работниками отраслевых и структурных подразделений администрации города Махачкалы исполнения Положений и Инструкций, регламентирующих их деятельность;

организация контрольной деятельности в целях исполнения планов мероприятий, постановлений, распоряжений, протокольных поручений и перечней поручений Главы города Махачкалы, заместителей Главы администрации города Махачкалы и других решений администрации.

29. Выявление причин возникновения нарушений сроков исполнения при осуществлении мероприятий по контролю и подготовка предложений по их устранению.

III. Функции Управления

30. Прием, учет, регистрация и отправка корреспонденции, в том числе с использованием СЭД "Дело".

31. Осуществление своевременного направления корреспонденции руководству администрации и в отраслевые и структурные подразделения администрации в установленном законом порядке.

32. Учет и отправка поручений руководства администрации.

33. Учет и рассмотрение обращений граждан, контроль за своевременным извещением граждан о результатах рассмотрения их обращений.

34. Возврат корреспонденции, поступившей с нарушением установленных требований.

35. Оформление, учет, выпуск решений администрации, их рассылка и доведение до исполнителей, участие в опубликовании, а также формирование электронной базы указанных решений на сервере локальной компьютерной сети администрации.

36. Организация проведения приема граждан в администрации в соответствии с Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и приема граждан в администрации.

37. Организация общероссийского дня приема граждан в администрации.

37. Организация работы приемных руководства администрации.

39. Обеспечение заполнения раздела "Результаты рассмотрения обращений" на закрытом информационном ресурсе ССТУ.РФ в информационной сети "Интернет".

40. Подготовка проектов решений, правовых актов, методических материалов и предложений по вопросам делопроизводства.

41. Выдача копий, выписок по правовым актам администрации города Махачкалы по поручению Главы города Махачкалы или руководителя Аппарата администрации.

42. Участие по поручению руководства администрации в подготовке проектов нормативных правовых актов администрации и других правовых актов по вопросам ведения Управления.

43. Проверка правильности оформления решений Главы города Махачкалы в соответствии с установленными требованиями.

44. Редакторский анализ проектов решений Главы города Махачкалы, иных документов и материалов, подготовленных в администрации.

45. Подготовка протоколов совещаний с участием или по поручению Главы города и заместителей Главы администрации города Махачкалы.

46. Определение приоритетных направлений и вопросов для обсуждения на совещаниях в администрации города Махачкалы.

47. Организационное обеспечение и сопровождение мероприятий, проводимых администрацией, в том числе с участием или по поручению Главы города Махачкалы, заместителей Главы администрации города Махачкалы.

48. Подготовка совместно с другими отраслевыми и структурными подразделениями администрации материалов, необходимых для проведения мероприятий с участием или по поручению Главы города Махачкалы.

49. Подготовка совместно с другими ответственными должностными лицами, отраслевыми и структурными подразделениями администрации города Махачкалы, ежегодного отчетного доклада о результатах своей деятельности.

50. Подготовка контрольных поручений Главы города должностным лицам и руководителям структурных, отраслевых (функциональных) подразделений администрации по направлениям функционирования и развития городского хозяйства по итогам аппаратных совещаний, выездных мероприятий с участием Главы города Махачкалы.

51. Подготовка докладов, выступлений, приветственных адресов, поздравительных открыток и телеграмм от имени Главы города Махачкалы.

52. Организационно-протокольное обеспечение участия Главы города в мероприятиях, проводимых в ходе визитов в город представителей органов государственной власти, муниципальных образований, представителей и членов делегаций иностранных государств, представителей международных организаций.

53. Участие по поручению Руководителя Аппарата в документационном и техническом обеспечении заседаний, совещаний и иных мероприятий, проводимых Главой города Махачкалы.

54. Подготовка информации о количестве и характере обращений граждан для представления Руководителем Аппарата Главе города Махачкалы.

55. Проведение мероприятий по повышению качества работы с документами, сокращению переписки, сроков прохождения и исполнения документов в Аппарате, в отраслевых и структурных подразделениях администрации и подведомственных учреждениях.

56. Обеспечение единого порядка документирования и организации работы со служебными документами.

57. Обеспечение соблюдения муниципальными служащими и другими работниками администрации требований к оформлению документов.

58. Оказание отраслевым и структурным подразделениям администрации методической и консультативной помощи по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

59. Оказание методической помощи работникам отраслевых и структурных подразделений администрации по архивному делу и по вопросам СЭД "Дело".

60. Составление ежеквартальных и годовых отчетов о ходе выполнения решений и поручений руководства администрации, поручений Главы Республики Дагестан, Председателя Правительства Республики Дагестан, заместителей Председателя Правительства Республики Дагестан.

61. Учет и хранение, своевременное формирование, оформление (переплет) и сдача в сроки, определенные Инструкцией по делопроизводству, на хранение в Управление по делам архивов администрации города Махачкалы правовых актов и материалов к ним, а также документов с истекшим сроком хранения.

62. Обеспечение совместно с МБУ "Хозяйственное управление города Махачкалы" отраслевых и структурных подразделений администрации бланками, печатями и штампами.

63. Участие в обеспечении реализации положений Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", касающихся защиты информации о персональных данных с использованием средств автоматизации.

64. Изучение отечественного и зарубежного опыта в области документационного обеспечения Управления, применения современных информационных технологий и программно-технических комплексов мер подготовки и обработки документов.

65. Осуществление в установленной сфере деятельности мероприятий по совершенствованию контрольных функций, оптимизации предоставления муниципальных услуг, снижению административных барьеров.

66. Проведение плановых и по поручению Главы города Махачкалы и Руководителя Аппарата внеплановых проверок организации делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству, соблюдения Номенклатуры дел, соблюдение сроков исполнения поручений и руководства администрации в отраслевых и структурных подразделениях администрации в подведомственных учреждениях в установленном законом порядке.

67. Проведение контрольных мероприятий с использованием средств фото- и видеофиксации.

68. Обеспечение проведения проверок по обращениям и публикациям граждан в социальных сетях.

69. Подготовка еженедельных справок-напоминаний для отраслевых и структурных подразделений администрации по поручениям руководства администрации.

70. Составление и представление Главе города Махачкалы по поручению Руководителя Аппарата информации о ходе исполнения поручений руководства администрации.

71. Проверка соблюдения сроков выполнения и обоснованности снятия с контроля решений и поручений вышестоящих органов, других контролируемых заданий и поручений.

72. Подготовка докладных записок, оперативной информации о состоянии контроля в отраслевых и структурных подразделениях администрации, в подведомственных учреждениях в установленном законом порядке.

73. Актуализация информации о состоянии исполнения контрольных поручений в системе электронного документооборота "Дело".

74. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации.

75. Контроль за своевременным представлением информации о ходе исполнения подразделениями администрации поручений Главы города Махачкалы по реализации запросов о предоставлении информации Главе Республики Дагестан, Председателю Правительства Республики Дагестан, протоколов совещаний и поручений Правительства Республики, депутатских запросов, постановлений Народного Собрания Республики Дагестан, запросов федеральных органов исполнительной власти.

76. Контроль исполнения поручений руководства администрации.

77. Контроль исполнения представлений и запросов прокуратуры.

78. Контроль сроков рассмотрения обращений граждан.

79. Контроль за своевременным исполнением протокольных поручений Главы города.

80. Контроль за внесением структурными и отраслевыми подразделениями администрации города Махачкалы информации по обращениям граждан на информационном ресурсе ССТУ.РФ.

81. Контроль, оценки состояния дел и результатов деятельности по реализации отраслевыми и структурными подразделениями администрации полномочий в сфере организации делопроизводства и работы с обращениями граждан в отраслевых и структурных подразделениях администрации в подведомственных учреждениях в установленном законом порядке.

82. Контроль работы по подготовке и оформлению, регистрации, учету и хранению в течение установленного срока правовых актов администрации.

IV. Права и обязанности Управления

83. Управление для решения возложенных на него задач и функций имеет право:

1) вносить на рассмотрение Главе города Махачкалы, руководителю Аппарата администрации города Махачкалы предложения по вопросам своей деятельности;

2) запрашивать и получать от отраслевых и структурных подразделений администрации города Махачкалы необходимые статистические, аналитические и другие данные, документы, заключения и иные сведения, необходимые для принятия решений по вопросам, отнесенным к компетенции Управления;

3) запрашивать от структурных и отраслевых (функциональных) подразделений администрации города Махачкалы информацию о должностных лицах, допустивших нарушение сроков исполнения поручений;

4) получать необходимые письменные объяснения должностных лиц, справки, сведения по вопросам, возникающим в ходе проведения выездных проверок, а также надлежащим образом заверенные копии документов, необходимых для проведения проверок;

5) пользоваться согласно установленному порядку ведомственными информационными системами и создавать собственные базы данных;

6) выступать с инициативой по подготовке проектов правовых актов, методических рекомендаций.

84. Обязанности Управления:

1) качественно и своевременно рассматривать поступившие на исполнение в Управление документы, в том числе обращения граждан, юридических лиц, протесты, представления, требования органов прокуратуры, в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, Республики Дагестан и муниципальными правовыми актами муниципального образования "город Махачкала";

2) вносить проекты муниципальных правовых актов по вопросам своей деятельности;

3) взаимодействовать в установленном порядке с органами государственной власти, местного самоуправления, юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию Управления;

4) осуществлять контроль за качественным оформлением предоставляемых в Управление актов, справочных материалов к ним и материалов согласования, а также правовых актов, доработанных с учетом замечаний, отраслевыми и структурными подразделениями администрации города, территориальными органами и подведомственными организациями;

5) возвращать на доработку некачественно оформленные документы;

6) информировать руководителя Аппарата о состоянии подготовки проектов правовых актов и справочных материалов к ним, выносимых на заседания и совещания;

7) по поручению руководителя Аппарата администрации города Махачкалы участвовать в совещаниях и заседаниях при обсуждении социально значимых проблем, касающихся нужд и запросов граждан;

8) вносить предложения Главе города Махачкалы о привлечении к дисциплинарной ответственности должностных лиц администрации города Махачкалы, допустивших нарушение сроков исполнения поручений;

9) вносить предложения по улучшению работы с документами, по делопроизводству в администрации, по совершенствованию материально-технического обеспечения заседаний и совещаний в администрации города Махачкалы;

10) предоставлять отчеты по направлениям деятельности Управления;

11) соблюдать требования Федерального закона 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ "О противодействии коррупции".

V. Заключительные положения

85. Штатная численность (и структура) Управления устанавливается в рамках штатного расписания Аппарата администрации города Махачкалы, которое утверждается распоряжением Главы города Махачкалы.

86. Начальник Управления назначается на должность и освобождается от занимаемой должности Главой города Махачкалы.

В период отсутствия начальника Управления исполнение его должностных обязанностей возлагается на одного из его заместителей или иное должностное лицо Управления, назначенное в установленном порядке распоряжением администрации города Махачкалы.

87. Должностные обязанности, права и ответственность должностных лиц Управления регламентируются должностными инструкциями, утвержденными в соответствии с порядком, установленным в администрации города Махачкалы.

88. Начальник Управления несет персональную ответственность за осуществление возложенных на Управление функций, в том числе за выполнение в рамках компетенции Управления программ, планов и показателей деятельности администрации города Махачкалы.