Постановление мэрии города Череповца Вологодской области от 30 октября 2023 г. N 3123 "Об утверждении муниципальной программы "Сохранение и развитие архивного дела" (с изменениями и дополнениями)

Постановление мэрии города Череповца Вологодской области от 30 октября 2023 г. N 3123
"Об утверждении муниципальной программы "Сохранение и развитие архивного дела"

С изменениями и дополнениями от:

24 ноября 2023 г.

В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", постановлением мэрии города от 10.11.2011 N 4645 "Об утверждении Порядка разработки, реализации и оценки эффективности муниципальных программ города и Методических указаний по разработке и реализации муниципальных программ города" постановляю:

1. Утвердить муниципальную программу "Сохранение и развитие архивного дела" (прилагается).

2. Настоящее постановление применяется к правоотношениям, возникшим при формировании городского бюджета, начиная с бюджета на 2024 год и плановый период 2025 и 2026 годов.

3. Контроль за исполнением постановления возложить на заместителя мэра города, курирующего общие вопросы деятельности мэрии города.

4. Постановление подлежит размещению на официальном интернет-портале правовой информации г. Череповца.

Мэр города

В.Е. Германов

УТВЕРЖДЕНА
постановлением мэрии города
от 30.10.2023 N 3123

Муниципальная программа
"Сохранение и развитие архивного дела"

С изменениями и дополнениями от:

24 ноября 2023 г.

Ответственный исполнитель: мэрия города (управление делами мэрии)

Дата составления проекта программы: август 2023 года

Непосредственный исполнитель	Фамилия, имя, отчество	Телефон, электронный адрес
Консультант отдела делопроизводства и архива управления делами мэрии	Фокина Елена Витальевна	тел. 77-13-64, EFokina@cherepovetscity.ru

Информация об изменениях:

Паспорт изменен с 1 января 2024 г. - Постановление мэрии города Череповца Вологодской области от 24 ноября 2023 г. N 3435

Изменения применяются к правоотношениям, возникшим при формировании городского бюджета на 2024 г. и плановый период 2025 и 2026 гг.

См. предыдущую редакцию

Паспорт
муниципальной программы "Сохранение и развитие архивного дела" (далее - Программа)

Ответственный исполнитель Программы	Мэрия города (управление делами мэрии)
Соисполнители Программы	Муниципальное казенное архивное учреждение "Череповецкий центр хранения документации" (далее - МКАУ "ЧЦХД")
Участники Программы	Нет
Подпрограммы Программы	Нет
Цель Программы	Сохранение и развитие архивных информационных ресурсов города Череповца
Задачи Программы	1. Обеспечение гарантированной сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. 2. Удовлетворение существующей и потенциальной потребности граждан, общества и государства в ретроспективной информации
Целевые индикаторы и показатели Программы	1. Доля документов муниципального архива, находящихся в нормативных условиях хранения, в общем количестве архивных документов муниципального архива. 2. Доля описаний дел, хранящихся в муниципальном архиве, включенных в электронные описи и электронные каталоги, в общем количестве документов муниципального архива. 3. Доля своевременно удовлетворенных социально-правовых и тематических запросов. 4. Средняя численность пользователей архивной информацией муниципального архива на 10 тыс. постоянного населения города
Этапы и сроки реализации Программы	Срок реализации Программы: 2026 - 2032 годы.
Общий объем финансового обеспечения Программы	Объем финансового обеспечения Программы составит 212 345,7 тыс. руб., в том числе по годам: 2026 г. - 30 335,1 тыс. руб.; 2027 г. - 30 335,1 тыс. руб.; 2028 г. - 30 335,1 тыс. руб.; 2029 г. - 30 335,1 тыс. руб.; 2030 г. - 30 335,1 тыс. руб.; 2031 г. - 30 335,1 тыс. руб.; 2032 г. - 30 335,1 тыс. руб.
Объем бюджетных ассигнований Программы за счет "собственных" средств городского бюджета	Объем бюджетных ассигнований Программы составит 184 382,1 тыс. руб., в том числе по годам: 2026 г. - 26 340,3 тыс. руб.; 2027 г. - 26 340,3 тыс. руб.; 2028 г. - 26 340,3 тыс. руб.; 2029 г. - 26 340,3 тыс. руб.; 2030 г. - 26 340,3 тыс. руб.; 2031 г. - 26 340,3 тыс. руб.; 2032 г. - 26 340,3 тыс. руб.
Ожидаемые результаты реализации Программы	1. Доля документов муниципального архива, находящихся в нормативных условиях хранения, в общем количестве архивных документов муниципального архива - на уровне 100%. 2. Увеличение доли описаний дел, хранящихся в муниципальном архиве, включенных в электронные описи и электронные каталоги, до 98%. 3. Доля своевременно удовлетворенных социально-правовых и тематических запросов - на уровне 100%. 4. Увеличение средней численности пользователей архивной информацией муниципального архива на 10 тыс. постоянного населения города до 550 человек

Общая характеристика сферы реализации Программы, включая описание текущего состояния, основных проблем в указанной сфере и прогноз её развития

Архивное дело как деятельность по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов подразумевает возможность использования исторического опыта для принятия обоснованных управленческих решений, определения политических, экономических, социальных и иных приоритетов, формирования прогнозов развития муниципального образования "Город Череповец".

Программа призвана содействовать реализации государственной политики в сфере архивного дела на территории городского округа город Череповец Вологодской области посредством применения информационных ресурсов, предназначенных для удовлетворения социальных, правовых, культурных и иных потребностей граждан, органов власти и организаций.

Программа рассматривает вопросы сохранения и развития архивного дела в городе Череповце на 2026 - 2032 годы и трактуется как система основных направлений архивной работы.

Сохранение и развитие архивного дела в городе невозможно без решения проблемы сохранности документов, без определения перспектив технического оснащения муниципального архива, решения финансовых задач.

МКАУ "ЧЦХД" - муниципальный архив, осуществляющий хранение, учет, комплектование и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

На 1 января 2023 года в МКАУ "ЧЦХД" хранится 2 241 архивный фонд, более 404 тысяч дел за период с 1917 по 2022 годы. В научно-справочной библиотеке муниципального архива насчитывается более 4 тысяч экземпляров книжных изданий, журналов, газет с начала ХIХ века и до наших дней, а также иллюстративный материал (плакаты, буклеты, открытки, листовки, афиши и др.). Ежегодно из архивохранилищ выдается более 35 тысяч дел сотрудникам и пользователям информации в читальный зал.

По состоянию на 1 января 2023 года источниками комплектования муниципального архива является 64 организации, в результате деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение. Кроме того, в муниципальный архив поступают на хранение документы по личному составу ликвидированных организаций, документы личного происхождения. Объем архивных документов ежегодно увеличивается более чем на 2,5 тысячи дел.

Интенсивность работы по использованию архивных документов с каждым годом повышается, что связано с возросшим стремлением к знанию отечественной истории, отдельных ее явлений, событий и фактов, возвращению к истокам. В последнее время архивная информация стала особенно востребована и используется в проведении организационных мероприятий органов управления, приуроченных к важнейшим знаменательным и памятным датам, посвященным политическим и историческим событиям городского округа город Череповец Вологодской области. В этих целях МКАУ "ЧЦХД" практикует организацию и проведение выставок архивных документов, открытых уроков и экскурсий, публикацию статей в периодической печати.

Исполнение социально-правовых и тематических запросов остается на высоком уровне: в 2021 году исполнено 4 833 запроса, в 2022 году - 5 453 запроса, т.к. сохраняется потребность населения в получении информации для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы. Основное количество запросов поступает по документам ликвидированных организаций. В целях установления и выплаты пенсий и других социальных выплат организован социально-правовой электронный защищенный документооборот между фондом пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Вологодской области, по которому направляется более 85% социально-правовых запросов.

Дальнейшее развитие, внедрение и использование современных архивных информационных технологий (создание электронного архива, оказание услуг в электронном виде, внедрение систем электронного документооборота, создание и развитие информационных систем и т.д.) на существующей базе потребует дополнительного оснащения и замены части имеющегося оборудования. С 2020 года МКАУ "ЧЦХД" работает в Единой информационной системе (далее - Система), предназначенной для автоматизации деятельности архивной службы Вологодской области, удовлетворения информационных потребностей граждан и организаций в ретроспективной информации, для повышения эффективности предоставления информации гражданам в электронном виде. Освоены модули "Учет обращений" и "Комплектование". Работа проводится поэтапно. В дальнейшем Система должна обеспечить полную автоматизацию процессов формирования и использования данных Системы в совокупности:

систематизированное хранение информации, занесенной в базу данных о составе документов и фондов архивов и электронных образов документов;

пополнение базы данных информацией о составе документов и фондов архивов и электронных образов документов;

автоматизацию работы архивных учреждений по основным направлениям работы;

организацию доступа к информации через Портал;

организацию поиска и доступа к документам в электронном виде;

организацию подачи запросов и заказов в архив;

формирование базы данных о состоянии исполнения запросов и заказов на сайте;

регистрацию и учет пользователей Системы;

формирование необходимых форм отчетности;

оплату услуг.

Актуальным вопросом является проведение работ по оцифровке особо ценных документов, документов с затухающим текстом и наиболее востребованных документов, хранящихся в муниципальном архиве. В 2023 году на Портал архивной службы Вологодской области загружены электронные образы 70 единиц хранения / 8 050 листов документов за 1917 - 1928 годы фонда Исполнительного комитета Череповецкого губернского Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов (Ф. Р-1). В приоритете проведение работ по переводу в электронный вид документов периода Великой Отечественной войны.

Решение актуальных задач муниципальной политики в области архивного дела требует реализации мероприятий по обеспечению нормативных режимов хранения документов.

Результатом реализации Программы станет сохранение документального наследия города, повышение качества обслуживания жителей и организаций города, обеспечение условий сохранности и безопасности Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также повышение оценки горожанами доверия к муниципальной власти.

Приоритеты в сфере реализации Программы

Внедрение в практику требований стандартов, правил работы с документами с целью обеспечения сохранности организациями города архивных документов в течение установленных законодательством сроков и доступа к ним, удовлетворения потребностей заинтересованных юридических и физических лиц в получении необходимой им информации для защиты их социальных и имущественных прав;

обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в целях сохранения документального наследия, донесения его до будущих поколений;

расширение состава архивных фондов муниципального архива в целях увеличения объема ретроспективной информации, предоставляемой потребителям, в том числе путем инициативного фотодокументирования, активизации работы с держателями личных фондов;

популяризация архивных документов с целью повышения роли архивов в объективном освещении событий отечественной истории, активной пропаганды исторических знаний и противодействия попыткам ее фальсификации в ущерб интересам России, патриотического воспитания молодежи;

внедрение автоматизированных архивных технологий в целях интеграции в интернет-ресурс архивных документов области, организации удаленного доступа к историческим документам и виртуальным выставкам документов, создания условий для оказания гражданам и организациям услуг по предоставлению ретроспективной информации в режиме онлайн.

Обобщенная характеристика основных мероприятий Программы

Для достижения поставленной цели и выполнения задач необходимо проведение одного основного мероприятия "Обеспечение сохранности документов Архивного фонда и других архивных документов и предоставление потребителям ретроспективной информации", в рамках выполнения которого предусматривается реализация следующих мероприятий:

специальная обработка документов;

проверка наличия и состояния дел;

подготовка описей на утверждение и согласование ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

выдача документов;

прием документов;

исполнение запросов;

ведение баз данных;

проведение информационных мероприятий (выставки, уроки, экскурсии и др.).

Перечень основных мероприятий Программы представлен в приложении 2 к Программе.

Информация об участии общественных и иных организаций, а также целевые внебюджетные фонды в реализации Программы

Общественные и иные организации, а также целевые внебюджетные фонды в реализации Программы не участвуют.

Обоснование объема финансовых ресурсов, необходимых для реализации Программы

Программа предусматривает финансирование мероприятий по сохранению и развитию архивного дела за счет средств городского бюджета и средств областного бюджета на осуществление отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, переданных в соответствии законом Вологодской области от 28 апреля 2006 года N 1443-ОЗ "О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Вологодской области отдельными государственными полномочиями в сфере архивного дела".

Информация по ресурсному обеспечению за счет средств городского бюджета и другим источникам финансирования

Ресурсное обеспечение реализации Программы за счет "собственных" средств городского бюджета (с расшифровкой по главным распорядителям средств городского бюджета, основным мероприятиям Программы, а также по годам реализации Программы) представлено в таблице приложения 3 к Программе.

Ресурсное обеспечение и прогнозная (справочная) оценка расходов городского, федерального, областного, внебюджетных источников на реализацию Программы (с расшифровкой по основным мероприятиям Программы, а также по годам реализации Программы) представлена в таблице приложения 4 к Программе.

Прогноз конечных результатов реализации Программы, характеризующих целевое состояние (изменение состояния) уровня и качества жизни населения, социальной сферы, экономики, степени реализации других общественно значимых интересов и потребностей в соответствующей сфере

Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, хранящиеся в МКАУ "ЧЦХД", отражают материальную и духовную жизнь граждан, общества и региона за период с XIX века до наших дней и являются значимой частью историко-культурного наследия Вологодской области и Российской Федерации. В архивных документах, изданиях научно-справочной библиотеки МКАУ "ЧЦХД" отражены правовые и организационные основы становления Российского государства, содержатся сведения об административно-территориальном делении Череповецкой губернии, Череповецкого уезда, округа, района, города, развитии экономики, науки, социальной сферы, необходимые для эффективного функционирования органов представительной и исполнительной власти.

Реализация Программы позволит снизить угрозу утраты этих документов, предотвратить ущерб историко-документальному наследию и информационному потенциалу города и обеспечить гарантированные Конституцией права российских граждан на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.

К числу социальных последствий Программы следует отнести повышение безопасности и улучшение условий труда сотрудников МКАУ "ЧЦХД".

Наиболее важным экономическим последствием реализации Программы должна стать минимизация материальных потерь от гибели архивных документов в результате возникновения чрезвычайных ситуаций. Будет обеспечено повышение безопасности здания, архивных фондов и документов.

Программа направлена на достижение основной стратегической цели - обеспечение сохранности, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

Достижение основной цели реализации Программы позволит к 2032 году достигнуть следующих целевых показателей:

1. Доля документов муниципального архива, находящихся в нормативных условиях хранения, в общем количестве архивных документов муниципального архива - на уровне 100%.

2. Увеличение доли описаний дел, хранящихся в муниципальном архиве, включенных в электронные описи и электронные каталоги, с 68% в 2026 году до 98% в 2032 году.

3. Доля своевременно удовлетворенных социально-правовых и тематических запросов - на уровне 100%.

4. Увеличение средней численности пользователей архивной информацией муниципального архива на 10 тыс. постоянного населения города с 537 человек в 2026 году до 550 человек в 2032 году.

Анализ рисков реализации Программы и описание мер управления рисками реализации Программы

Анализ рисков и управление рисками при реализации Программы осуществляет ответственный исполнитель - управление делами мэрии (отдел делопроизводства и архива).

К наиболее серьезным рискам можно отнести финансовый и административный риски реализации Программы.

Финансовый риск реализации Программы представляет собой невыполнение в полном объеме принятых по Программе финансовых обязательств.

Способом ограничения финансового риска является корректировка финансовых показателей программных мероприятий и показателей Программы, усиление контроля за ходом проведения мероприятий и финансовых операций.

Административный риск связан с неэффективным управлением Программой, которое может привести к невыполнению целей и задач Программы.

Способами ограничения административного риска являются:

контроль за ходом выполнения программных мероприятий и совершенствование механизма текущего управления реализацией Программы;

формирование ежегодных планов реализации Программы;

непрерывный мониторинг выполнения показателей (индикаторов) Программы;

информирование населения и открытая публикация данных о ходе реализации Программы.

Принятие мер по управлению рисками осуществляется ответственным исполнителем Программы на основе мониторинга реализации Программы и оценки ее эффективности.

Сведения о порядке сбора информации и методике расчета значений целевых показателей (индикаторов) муниципальной программы

Целевые индикаторы и показатели Программы достижения целей и решения задач представлены в приложении 1 к Программе.

Сведения о порядке сбора информации и методике расчета значений целевых показателей (индикаторов) муниципальной программы отражены в приложении 5 к Программе.

Методика оценки эффективности муниципальной программы

Оценка эффективности реализации Программы производится ежегодно и обеспечивает мониторинг результатов реализации Программы с целью уточнения степени решения задачи и выполнения мероприятий Программы. Инструментами контроля эффективности Программы являются ежегодные и полугодовые отчеты, мониторинг промежуточных показателей.

Для оценки эффективности реализации Программы используются показатели (критерии) эффективности, которые отражают выполнение мероприятий Программы.

Общая эффективность выполнения Программы оценивается исходя из достижения значений целевых показателей Программы.

Оценка достижения плановых значений целевых показателей муниципальной программы осуществляется на основании анализа достижения результатов муниципальной программы по итогам каждого календарного года и в целом по итогам реализации муниципальной программы в соответствии со следующей формулой:

П = Зф / Зп*100%, где:

П - степень достижения планового значения показателя;

Зф - фактическое значение показателя;

Зп - плановое значение показателя.

Степень достижения плановых значений показателей рассчитывается для всех показателей муниципальной программы и оценивается в соответствии со следующими критериями:

до 95% - неэффективное выполнение показателей муниципальной программы;

95% и более - эффективное выполнение показателей муниципальной программы.

Оценка степени достижения запланированного уровня затрат - фактически произведенные затраты на реализацию основных мероприятий муниципальной программы сопоставляются с их плановыми значениями и рассчитывается по формуле:

ЭБ = БИ / БУ * 100%, где:

ЭБ - значение индекса степени достижения запланированного уровня затрат;

БИ - кассовое исполнение бюджетных расходов по обеспечению реализации мероприятий Программы;

БУ - лимиты бюджетных обязательств.

Эффективным является использование городского бюджета при значении показателя ЭБ от 95% и выше.

Совокупная эффективность реализации Программы оценивается по следующей формуле (индекс эффективности Программы):

, где:

E _n - совокупная эффективность реализации Программы (индекс эффективности Программы);

Рф ₁ - фактический показатель, достигнутый в ходе реализации Программы;

Рн ₁ - нормативный показатель, утвержденный в Программе;

m - количество показателей (критериев) Программы.

Наименование	Индекс эффективности	Оценка эффективности Программы в целом
Еn - эффективность Программы	95% <= Еn	Высокий уровень эффективности реализации муниципальной программы
	95% > Еn	Неудовлетворительный уровень эффективности реализации муниципальной программы