Без руководителя сложно, но можно (Л. Зеленкова, "Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2003 г.)

Без руководителя сложно, но можно

Зачастую руководители фирм довольно прохладно относятся к возне, происходящей в кабинетах бухгалтерии, и, отлучаясь куда-нибудь, все забывают предупредить главбуха. Так происходит и в отчетный период, когда надо срочно сдавать декларации, а директор пропал. Видимо невдомек ему, что штрафные санкции за непредставление вовремя деклараций довольно-таки серьезные - вплоть до блокировки расчетного счета (ст.76 НК РФ). А без его подписи налоговая инспекция документы не примет. Тем не менее крайним, как известно, останется бухгалтер. Однако отчаиваться не стоит.

Иногда подпись проще подделать

В последний день срока бегать за руководителем, чтобы он подписал отчетность, часто бывает уже некогда. Хорошо, конечно, если вы подготовились к авралу заранее и попросили директора расписаться на чистых бланках. В этом случае можно в последний момент вписать в них данные - и все готово.

Но даже подписанные бланки не всегда спасают. Ведь в спешке вы запросто можете их испортить. Тогда остается только одно - подделать подпись. Лучше, конечно, попробовать сделать это так, чтобы было похоже. Но в крайнем случае можно нарисовать и любую неразборчивую закорючку. А если есть факсимильная печать, то поставить ее.

В большинстве случаев эти варианты проходят без вопросов. Ведь налоговики редко смотрят, соответствует ли подпись руководителя оригиналу. А пользоваться факсимильной подписью вообще официально не запрещено. Поэтому не исключено, что инспектора она вполне устроит.

Однако если вы понесете сдавать отчеты лично, то стопроцентной уверенности в успехе гарантировать нельзя. Вдруг инспектор попадется чересчур въедливый, или настроение у него будет плохое.

Поэтому лучше отправить отчетность по почте - тогда проблемы исключены. Ведь в этом случае налоговики обязаны принять отчетность датой отправления письма. И штрафы за несдачу отчетности фирме уже грозить не будут. При проверке также никаких проблем возникнуть не может. Ведь руководитель просмотрит и подпишет экземпляр отчетности, который остался на фирме, и тем самым одобрит его.

Минусом здесь является то, что руководитель не всегда согласен с таким вольным отношением к своей подписи. Особенно щепетильны в этом плане директора крупных предприятий.

Если вы хотите, чтобы все было правильно

Когда директора нет, его обязанности может исполнять заместитель или другой временно назначенный сотрудник. В принципе это внутреннее дело фирмы.

На практике обычно происходит так. Когда инспектор вносит данные из отчета в компьютерную базу, он видит высветившиеся сведения о генеральном директоре. Поэтому, заметив фамилию другого человека, он скорее всего попросит показать документ, который подтверждает его полномочия.

А вот какой это документ, инспектор решает сам. Четких указаний по этому поводу нет, поэтому лучше выяснить заранее, какой документ их устроит. Если же это не удастся, советуем поступить так.

Если руководитель уезжает в командировку или в отпуск, то в свое отсутствие он обычно издает приказ, в котором назначает временно исполняющего его обязанности. Чтобы подтвердить право этого человека подписывать отчетность, достаточно приложить к ней копию такого приказа.

Пример 1

С 29 сентября 2003 года генеральный директор ООО "Пассив" Иванов А.Н. уходит в отпуск. На время своего отсутствия он решил возложить свои обязанности на коммерческого директора Смирнова И.И. Для этого он издал такой приказ:

г.Москва                                                     ООО "Пассив"

30 июня 2003 г.

Приказ N 45
о назначении временно исполняющего обязанности
генерального директора

В связи с уходом генерального директора в очередной отпуск приказываю назначить на период с 29 сентября по 31 октября 2003 года временно исполняющим обязанности генерального директора коммерческого директора Смирнова Ивана Ивановича. На указанный период ему передается право подписи за руководителя всех финансовых документов, а также бухгалтерской и налоговой отчетности.

 Генеральный директор     Иванов       /Иванов А.Н./

6 октября бухгалтер ООО "Пассив" отдал на подпись коммерческому директору отчетность за 9 месяцев 2003 года. Подавая документы в налоговую инспекцию, бухгалтер должен приложить к ним упомянутый приказ.

Если же директор уехал, не издав специального приказа, не отчаивайтесь. Дело в том, что порядок замещения руководителя часто бывает предусмотрен в уставе фирмы. Если это так, то доказать полномочия исполняющего обязанности директора можно следующими документами:

- нотариально заверенной копией устава или выпиской из него, в которой сказано, кто руководит фирмой в отсутствие генерального директора;

- приказом о назначении соответствующего человека на должность;

- приказом о командировке, о предоставлении отпуска или другим документом, подтверждающим, что директор отсутствовал в день подписания отчетности.

Если руководитель уволился, а нового еще не назначили, то в такой ситуации собрание учредителей назначает временно исполняющего обязанности. Для этого они оформляют протокол заседания. Копию этого документа и нужно приложить к отчетности.

Пример 2

16 сентября 2003 года генеральный директор ООО "Актив" Иванов А.А. подал заявление об освобождении с занимаемой должности с 1 октября 2003 года. Увольнение директора было для учредителей неожиданным, поэтому они не успели подобрать новую кандидатуру на пост руководителя фирмы. В связи с этим они назначили временно исполняющим обязанности генерального директора коммерческого директора Петрова И.И. До назначения нового генерального директора на него возложили обязанности руководителя организации, в том числе подпись финансовых документов, бухгалтерской и налоговой отчетности. Решение собрания учредителей оформлено протоколом. Подавая документы в налоговую инспекцию, бухгалтер должен приложить к ним этот протокол.

Л. Зеленкова,

эксперт ПБ

"Практическая бухгалтерия", N 10, октябрь 2003 г.