Приложение. Программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям на 2024 год Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания по региональному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания

Приложение

Утверждена
приказом Архивной
службы РСО-Алания
от 30.10.2023 N 42

Программа
профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям на 2024 год Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания по региональному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания

1. Анализ текущего состояния осуществления вида контроля, описание текущего уровня развития профилактической деятельности контрольного (надзорного) органа, характеристика проблем, на решение которых направлена программа профилактики

1.1. Правовыми основаниями разработки программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям на 2024 год Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания по региональному государственному контролю (надзору) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания являются (далее соответственно - программа профилактики, Архивная служба, региональный государственный контроль):

Федеральный закон от 31 июля 2020 г. N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации";

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 июня 2021 г. N 990 "Об утверждении Правил разработки и утверждения контрольными (надзорными) органами программы профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям";

Стандарт комплексной профилактики рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям, утвержденный протоколом заседания проектного комитета по основному направлению стратегического развития Российской Федерации "Реформа контрольной и надзорной деятельности" от 27 марта 2018 г. N 2.

1.2. Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания является органом исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания (далее - республика), уполномоченным на осуществление регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории республики.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) и законом Республики Северная Осетия-Алания от 30.12.2005 г. N 80-РЗ "Об архивном деле в Республики Северная Осетия-Алания" (далее - Республиканский закон N 80-РЗ).

Федеральный закон N 125-ФЗ является основополагающим при определении обязательных требований, установленных в соответствии с федеральными законами Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, к организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов на территории республики.

Кроме Федерального закона N 125-ФЗ при осуществлении регионального государственного контроля должностные лица Архивной службы руководствуются следующими нормативными правовыми актами:

Приказ Федерального архивного агентства от 9 декабря 2020 г. N 155 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях";

Приказ Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях" (далее - Правила архивов);

Приказ Федерального архивного агентства от 1 сентября 2017 г. N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации";

Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила архивов организаций);

Постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 29 сентября 2021 г. N 337 "Об утверждении положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания" (далее - положение о региональном государственном контроле);

Постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 17 июля 2009 г. N 221 "Об утверждении Положения об Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания".

В целях актуализации содержания во все нормативные правовые акты регионального уровня Архивной службой своевременно вносятся изменения и дополнения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В 2021 году принято Постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 29 сентября 2021 г. N 337 "Об утверждении положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания" которое определяет порядок организации и осуществления регионального государственного контроля, в том числе процедуры проведения контрольно-надзорных мероприятий и мероприятий по профилактике нарушений обязательных требований в сфере архивного дела, кроме того положением о региональном государственном контроле утверждены критерии отнесения объектов регионального государственного контроля к определенной категории риска, перечень индикаторов риска нарушения обязательных требований законодательства об архивном деле и показатели результативности и эффективности регионального государственного контроля.

В 2023 году принято Постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 15 августа 2023 г. N 357 "О внесении изменения в постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 29 сентября 2021 г. N 337 "Об утверждении положения о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания" которым был утвержден перечень индикаторов риска нарушения обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела на территории Республики Северная Осетия-Алания.

Приказом Архивной службы от 09.02.2022 г. N 11 утверждены формы проверочных листов (списков контрольных вопросов).

Приказом Архивной службы от 21.04.2022 г. N 20 утверждена типовая форма листа профилактической беседы при проведении профилактического визита в рамках осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания.

1.3. Согласно Положению, объектами контроля является деятельность исполнительных органов государственной власти РСО-Алания, государственных учреждений и других организаций РСО-Алания (далее - контролируемые лица) по хранению, комплектованию, учету, использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, результаты указанной деятельности контролируемых лиц.

Приказом Архивной службы от 14.03.2022 г. N 16 утвержден Перечень объектов, подлежащих проверке в рамках регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания.

Общее количество объектов контроля - 130, в том числе, значительного риска - 21, умеренного риска - 23, среднего риска - 43, низкого риска - 43.

В 2021-2023 г.г. Архивной службой проведено плановых проверок - 8 (2021 г. - 7, 2022 г. - 1, 2023 г. - 0), внеплановых - 0. К административной ответственности контролируемые лица не привлекались.

Частота проведения плановых контрольных (надзорных) мероприятий устанавливается для объектов контроля, отнесенных к категории:

среднего риска - 1 раз в 4 года;

умеренного риска - 1 раз в 6 лет.

В отношении объектов надзора, отнесенных к категории низкого риска, плановые контрольные (надзорные) мероприятия не проводятся.

Перечень объектов государственного контроля размещен на официальном сайте Архивной службы в информационно-телекоммуникационной сети Интернет. Кроме того, сведения об объектах контроля внесены в реестр объектов контроля, ведущийся в Едином реестре видов контроля и автоматизированную информационную систему осуществления государственного контроля (надзора).

С учетом практики осуществления регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания проведен анализ и оценка рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям, установлено, что распространенными причинами и условиями совершения типовых и нарушений обязательных требований являются следующие:

- незнание обязательных требований законодательства об архивном деле;

- низкая личная ответственность специалистов, ответственных за архив, и руководителей организаций;

- недостаточность финансирования бюджетных организаций всех уровней.

К часто встречающимся нарушениям обязательных требований относится:

- отсутствие помещения под архивохранилище;

- помещения не отвечают нормативным требованиям;

- отсутствует охранная сигнализация;

- не соблюдается температурно-влажностный режим;

- архивохранилища не оснащаются металлическими стеллажами;

- архивохранилища располагаются на технических этажах и в подвалах;

- несвоевременная передача документов постоянного хранения на государственное или муниципальное хранение;

- не упорядочены документы постоянного хранения, по личному составу, личные дела уволенных работников.

Указанные нарушения нередко приводят к утрате документов организациями в связи с халатным и безответственным отношением руководителей к хранению документов, что влечет за собой в дальнейшем нарушение конституционных прав граждан на получение информации, в том числе о своей трудовой деятельности.

1.4. В рамках профилактики нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле проведена следующая профилактическая работа:

- на официальном сайте Архивной службы РСО-Алания в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" систематически актуализируется раздел "Профилактика нарушений обязательных требований";

- подготовлен доклад на коллегию Архивной службы РСО-Алания об осуществлении регионального государственного контроля, обобщена практика осуществления регионального государственного контроля, в том числе приведены типичные нарушения обязательных требований с рекомендациями в отношении мер, которые должны приниматься подконтрольными субъектами в целях недопущения таких случаев;

- на постоянной основе специалистами Архивной службы РСО-Алания осуществлялось консультирование по вопросам делопроизводства и архивного дела при проведении проверочных мероприятий, а также по телефону, при личной встрече.

1.5. Перечень обязательных требований, оценка соблюдения которых является предметом регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания, размещен на официальном сайте Службы в информационно телекоммуникационной сети "Интернет" (http://archive.alania.gov.ru) в разделе "Контрольно-надзорная деятельность".

1.6. Проблемы, на решение которых направлена настоящая Программа профилактики, - причинение вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям (архивным документам), наличие причин и условий, способствующих нарушению обязательных требований законодательства об архивном деле.

Решению названных проблем будет способствовать реализация профилактических мероприятий настоящей Программы профилактики, направленных на снижение факторов риска причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям (архивным документам), минимизацию причин и условий, способствующих нарушению обязательных требований законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания.

2. Цели и задачи реализации программы профилактики

2.1. Основными целями Программы профилактики являются:

стимулирование добросовестного соблюдения обязательных требований всеми контролируемыми лицами;

устранение условий, причин и факторов, способных привести к нарушениям обязательных требований и (или) причинению вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям;

создание условий для доведения обязательных требований до контролируемых лиц, повышение информированности о способах их соблюдения.

2.2. Для достижения основных целей Программы профилактики необходимо решение следующих задач:

выявление причин, факторов и условий, способствующих причинению вреда охраняемым законом ценностям и нарушению обязательных требований, определение способов устранения или снижения рисков их возникновения;

устранение причин, факторов и условий, способствующих возможному причинению вреда охраняемым законом ценностям и нарушению обязательных требований;

внедрение действенной системы профилактических мероприятий, в том числе создание системы консультирования контролируемых лиц с использованием современных информационно-телекоммуникационных технологий;

создание условий для изменения ценностного отношения контролируемыми лицами к рисковому поведению, формирования позитивной юридической ответственности за свое поведение, поддержания мотиваций к добросовестному поведению;

формирование одинакового понимания обязательных требований законодательства об архивном деле у участников контрольной деятельности;

установление и оценка зависимости видов, форм и интенсивности профилактических мероприятий от видов и типов контролируемых лиц и присвоенной им категории риска, проведение профилактических мероприятий с учетом данных факторов.

2.3. Программа профилактики призвана обеспечить создание условий для снижения количества случаев нарушения законодательства об архивном деле, повышения эффективности регионального государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела, формирования заинтересованности контролируемых лиц в соблюдении законодательства об архивном деле.

2.4. Реализация настоящей Программы профилактики будет способствовать достижению следующих конечных результатов:

увеличение доли законопослушных контролируемых лиц;

развитие системы профилактических мероприятий;

повышение уровня правовой грамотности контролируемых лиц, в том числе путем обеспечения доступности информации об обязательных требованиях законодательства об архивном деле;

снижение риска причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям (архивным документам);

3. Перечень профилактических мероприятий, сроки (периодичность) их проведения

Для решения задач и достижения целей программы предусмотрены следующие виды профилактических мероприятий:

1) информирование;

2) обобщение правоприменительной практики;

3) объявление предостережения;

4) консультирование;

5) профилактический визит.

Организация и проведение профилактических мероприятий осуществляется в соответствие с требованиями, установленными Федеральным законом и положением о контроле.

N пп	Наименование профилактических мероприятий	Форма профилактического мероприятия	Сроки, (периодичность) проведения	Структурное подразделения и (или) должностные лица Архивной службы, ответственные за реализацию мероприятий
1.	Информирование по вопросам соблюдения обязательных требований	Размещение сведений предусмотренных статьей 21, частью 3 статьи 46 Федерального закона N 248-ФЗ, на официальном сайте Архивной службы в сети Интернет, в средствах массовой информации, в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и (или) через региональный портал государственных и муниципальных услуг.	В течение года, не позднее 5 рабочих дней со дня внесения изменений в нормативные правовые акты	Заместитель руководителя; Отдел контроля в области архивного дела, научно-методического руководства и информатизации архивной отрасли
2.	Обобщение правоприменитель ной практики	Осуществляется путем сбора и анализа данных о проведенных контрольных (надзорных) мероприятиях и их результатах, а также поступивших в Службу обращений, сети Интернет	В течение года	Заместитель руководителя; Отдел контроля в области архивного дела, научно-методического руководства и информатизации архивной отрасли
		По итогам обобщения правоприменительной практики осуществляется подготовка доклада с проведением в обязательном порядке его публичного обсуждения и после утверждения его публикация на официальном сайте Архивной службы	1 раз в год до 1 марта	Заместитель руководителя; Отдел контроля в области архивного дела, научно-методического руководства и информатизации архивной отрасли
3.	Объявление предостережения	Выдача контролируемым лицам предостережения о недопустимости нарушения обязательных требований	В течение года, по мере получения сведений о признаках нарушений	Заместитель руководителя; Отдел контроля в области архивного дела, научно-методического руководства и информатизации архивной отрасли
4.	Консультирование	Разъяснение по вопросам: 1. Положений нормативных правовых актов содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых осуществляется в рамках регионального государственного контроля; 2. Положений нормативных правовых актов, регламентирующих порядок осуществления регионального государственного контроля; 3. Порядка обжалования решений уполномоченных органов, действий (бездействия) должностных лиц осуществляющих региональный государственный контроль; 4. Выполнения предписания, выданного по итогам контрольного мероприятия. Консультирование контролируемых лиц и их представителей проводит должностное лицо Архивной службы по телефону, путем видео-конференц-связи, на личном приеме.	В течение года, по мере поступления обращений контролируемых лиц и их представителей, либо в ходе проведения профилактических мероприятий, контрольных (надзорных) мероприятий	Заместитель руководителя; Отдел контроля в области архивного дела, научно-методического руководства и информатизации архивной отрасли
5.	Профилактический визит	Профилактическая беседа по месту осуществления деятельности контролируемого лица либо путем использования видео-конференц-связи	В течение года, (срок проведения профилактического визита не должен превышать 1 рабочего дня)	Заместитель руководителя; Отдел контроля в области архивного дела, научно-методического руководства и информатизации архивной отрасли

4. Показатели результативности и эффективности программы профилактики

Оценка эффективности и результативности профилактических мероприятий предназначена способствовать максимальному достижению результатов снижения, причиняемого контролируемыми лицами вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, при проведении профилактических мероприятий.

Для оценки эффективности и результативности профилактических мероприятий Служба осуществляет расчет и оценку фактических (достигнутых) значений показателей:

N п/п	Наименование целевого показателя	Индикатор качества	Формула расчета показателя	Целевое значение показателя на 2024 год
1	Доля реализованных мероприятий по профилактике рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям	%	Отношение реализованных мероприятий к запланированным мероприятиям по профилактике рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям	100
2	Доля объектов контроля, охваченных профилактическими мероприятиями	%	Отношение количества объектов контроля, в отношении которых проведены профилактические мероприятия к общему количеству объектов контроля	не менее 10

Отчетным периодом для определения показателей является календарный год.

Оценка фактических (достигнутых) значений показателей производится путем сравнения с целевыми (индикативными) значениями показателей.

Результаты реализации и оценка эффективности профилактической деятельности отражаются в отчетном докладе об итогах выполнения программы профилактики.