Приложение. Порядок ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов аппаратом Губернатора области и Правительства области, органами исполнительной власти Амурской области

Приложение
УТВЕРЖДЕН
распоряжением Губернатора
Амурской области
от 1 ноября 2023 г. N 256-р

Порядок
ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов аппаратом Губернатора области и Правительства области, органами исполнительной власти Амурской области

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок разработан в целях регламентации деятельности аппарата Губернатора области и Правительства области, органов исполнительной власти Амурской области (далее - исполнительные органы области) в части ведения реестра межведомственных и внутриведомственных процессов (далее - Реестр) исполнительными органами области.

1.2. Для целей настоящего Порядка используются следующие термины и определения:

1) "внутренний клиент (сотрудник)" - государственный гражданский служащий (работник) исполнительного органа области (подведомственной исполнительному органу области организации) (далее - подведомственные организации), а также работники иных организаций, уполномоченных в соответствии с законодательством или на основании договора на взаимодействие с клиентами от имени исполнительных органов области (подведомственных организаций) (далее - уполномоченные организации);

2) "жизненная ситуация" - наличие или наступление обстоятельств, влекущих для клиента возможность или необходимость взаимодействовать с исполнительными органами области (подведомственными организациями) и (или) уполномоченными организациями в целях получения услуг и сервисов;

3) "клиент" - физическое, юридическое лицо, орган публичной власти, взаимодействующие с исполнительным органом области (подведомственными организациями) и (или) уполномоченными организациями с целью удовлетворения своих потребностей;

4) "клиентоцентричность" - качество деятельности, характеризующееся постоянным изучением и удовлетворением законных и справедливых потребностей клиента;

5) "процесс" - это повторяемая совокупность логически взаимосвязанных действий и процедур, направленных на оказание услуг или осуществление функций;

6) "реинжиниринг" - деятельность, основанная на методологии и технологиях, направленная на реформирование или перепроектирование функций (услуг, сервисов) в целях оптимизации деятельности исполнительных органов области (подведомственных организаций) и (или) уполномоченных организаций для обеспечения соответствия осуществляемых функций (оказываемых услуг, предоставляемых сервисов) требованиям стандартов клиентоцентричности;

7) "сервис" - услуга, функция или их часть, реализуемая в электронном виде с применением информационных систем, направленная на улучшение опыта взаимодействия клиента с исполнительными органами области (подведомственными организациями) и (или) уполномоченными организациями;

8) "услуга" - деятельность, осуществляемая по запросу клиента, связанная с реализацией государственных услуг в значении, установленном Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", либо иных услуг, предоставляемых исполнительными органами области, подведомственными организациями, уполномоченными организациями;

9) "функция" - определенный постоянный (регулярный) вид, направление деятельности по реализации полномочий исполнительного органа области, осуществляемое без запроса клиента, характеризующееся определенным конечным результатом;

10) "целевое состояние" - сопоставление возможностей, выявленных в ходе анализа, с необходимыми требованиями к максимальной эффективности процесса, исключающее цели, которые невозможно достичь на данном этапе исходя из имеющихся ресурсов.

1.3. Основными задачами ведения Реестра являются:

1) формирование исчерпывающего перечня осуществляемых (оказываемых, предоставляемых) исполнительными органами области функций (услуг, сервисов), включающих в себя перечисление последовательных мероприятий (процессов) при их осуществлении (оказании, предоставлении);

2) совершенствование механизма осуществления функций (оказания услуг, предоставления сервисов), обеспечивающего внимательное отношение к потребностям и интересам клиентов;

3) формирование плана исполнительного органа области по реинжинирингу внутренних целевых процессов в рамках осуществления функций (оказания услуг, предоставления сервисов);

4) совершенствование нормативно-правового регулирования в рамках осуществления функций (оказания услуг, предоставления сервисов);

5) приведение функций (услуг, сервисов) в соответствие принципам и стандартам клиетоцентричности.

2. Порядок формирования Реестра

2.1. Формирование Реестра предполагает подготовку Реестра ответственным лицом (ответственными лицами) исполнительного органа области (далее - уполномоченное лицо) в соответствии с требованиями, установленными настоящим Порядком.

2.2. Уполномоченное лицо:

1) организует в исполнительном органе области работу по ведению Реестра;

2) осуществляет проверку содержания включаемых в Реестр исполнительного органа области сведений об осуществляемых функциях (оказываемых услугах, предоставляемых сервисах) на предмет их соответствия требованиям настоящего Порядка;

3) обеспечивает формирование, изменение и исключение сведений об осуществляемых функциях (оказываемых услугах, предоставляемых сервисах) из Реестра исполнительного органа области;

4) проводит мониторинг и анализ сведений, размещенных в Реестре исполнительного органа области.

2.3. Подготовка информации (сведений), подлежащей включению в Реестр, осуществляется структурными подразделениями исполнительных органов области, которые непосредственно осуществляют (оказывают, предоставляют) соответствующие функции (услуги, сервисы).

В случае если в осуществлении функции (оказании услуги, предоставлении сервиса) участвует несколько структурных подразделений исполнительного органа области, то сведения о такой функции (услуге, сервисе) для включения в Реестр подает уполномоченному лицу структурное подразделение, которое предоставляет клиентам итоговый результат функции (услуги, сервиса).

2.4. Реестр исполнительного органа области представляет собой перечень функций (услуг, сервисов), которые делятся на процессы, осуществляемые исполнительным органом области и имеющие ценность для клиента.

Типовая форма Реестра представлена в приложении N 1 к настоящему Порядку.

2.5. Включению в Реестр исполнительного органа области подлежат:

1) все функции (услуги и сервисы), которые осуществляются (оказываются, предоставляются) в исполнительном органе области, в отношении которых он является исполнителем, непосредственно осуществляет функции, оказывает услуги и предоставляет сервисы, в том числе:

а) которые прошли процедуру реинжиниринга;

б) реинжиниринг которых не планируется в ближайшее время;

в) реинжиниринг которых уже запланирован или идет в настоящий момент;

г) по которым имеется высокий уровень удовлетворенности;

д) которые не востребованы;

2) функции (услуги, сервисы), если хотя бы один из процессов данной функции (услуги, сервиса) выполняется совместно двумя или более исполнительными органам области либо подведомственными организациями (межведомственные процессы).

2.6. Не подлежат включению в Реестр функции (услуги, сервисы), в отношении которых исполнительный орган области является только координатором, устанавливающим правила осуществления функции (оказания услуги, предоставления сервиса) и самостоятельно их не осуществляет (не оказывает, не предоставляет).

2.7. С учетом возложенных на исполнительный орган области полномочий и функций Реестр исполнительного органа области должен содержать сведения по следующим группам процессов:

1) предоставление государственных услуг, услуг;

2) предоставление мер государственной поддержки;

3) осуществление государственного контроля (надзора);

4) рассмотрение обращений и запросов;

5) обеспечение доступа к информации о деятельности исполнительного органа области;

6) организация отношений с внутренним клиентом (сотрудником);

7) иные функции, услуги, сервисы.

2.8. По всем функциям (услугам, сервисам) исполнительного органа области необходимо последовательно описать порядок их осуществления (оказания, предоставления) (процессы).

Каждый процесс должен иметь свой уникальный идентификатор.

Рекомендуется использовать цифровые обозначения в соответствии с последовательностью их внесения в Реестр.

При формулировании наименований процессов, а также их группировке используются формулировки, приведенные в Перечне типовых процессов функций (услуг, сервисов) согласно приложению N 2 к настоящему Порядку (далее - Перечень).

При необходимости формулировки, приведенные в Перечне, могут быть задействованы из различных групп процессов, указанных в Перечне.

2.9. Функции (услуги, сервисы) при необходимости могут объединяться в жизненные ситуации.

2.10. Все процессы, внесенные в Реестр, подлежат исследованию и принятию решения об их реинжиниринге.

Фиксация статуса процесса позволяет контролировать внедрение принципов клиентоцентричности в исполнительном органе области.

Для процессов рекомендуется использовать следующие статусы (статусы реинжиниринга):

1) в очереди на исследование;

2) идет исследование;

3) в очереди на реинжиниринг;

4) проходит реинжиниринг;

5) прошел реинжиниринг;

6) реинжиниринг не проходил.

2.11. Определяя лицо, ответственное за процесс, необходимо учитывать положения абзаца первого пункта 2.10 настоящего Порядка. Рекомендуется установить ответственным руководителя структурного подразделения исполнительного органа области, обладающего достаточными полномочиями для проведения реинжиниринга процесса.

2.12. При определении клиента, в отношении которого осуществляются функции (оказываются услуги, предоставляются сервисы), необходимо определить образ конечного получателя результата осуществления (оказания, предоставления) соответствующей функции (услуги, сервиса). Уровень конкретизации остается на усмотрение исполнительного органа области.

2.13. Определяя данные на входе, необходимо указать, получение каких сведений и (или) документов требуется для начала процесса. Это может быть как какой-либо результат предыдущего процесса, так и данные от клиента или данные от информационной системы.

2.14. Фиксируя результат на выходе, предлагается указать, какой результат получается при завершении процесса. Результатом могут быть как сведения или документ (например, справка), так и, например, внесение записи в Реестр исполнительного органа области.

2.15. Установление связи определенного процесса с другими процессами позволяет визуализировать зависимость процессов друг от друга и спрогнозировать взаимный результат влияния реинжиниринга зависимого процесса на рассматриваемый процесс.

Рекомендуется указать идентификатор процессов, которые связаны с указанным процессом.

Также может быть отражен тип связи процессов (предшествующий или последующий).

2.16. Заполнение информации о виде процесса (цифровой или не цифровой) позволяет акцентировать внимание на рассмотрении возможности цифровизации услуги по результатам реинжиниринга процесса.

2.17. При осуществлении функции (оказании услуги, предоставлении сервиса) в электронном виде необходимо указать, в какой точке (Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций), региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций), официальный сайт исполнительного органа области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет) они доступны.

3. Порядок внесения изменений в Реестр

3.1. Реестр подлежит обязательной ежеквартальной актуализации на основании предложений структурных подразделений исполнительного органа области.

Актуализация содержания Реестра подразумевает исключение, добавление или изменение сведений, размещенных в Реестре.

3.2. Руководители структурных подразделений исполнительного органа области обязаны своевременно представлять уполномоченному лицу информацию об изменениях сведений, размещенных в Реестре.

3.3. Уполномоченное лицо осуществляет проверку полноты и достоверности актуализируемых сведений, по результатам которой вносит изменения в Реестр либо возвращает сведения на доработку.

4. Заключительные положения

4.1. Утвержденный Реестр подлежит размещению в электронной форме на сайте "Электронный офис Правительства Амурской области" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу: https://office.amurobl.ru на диске группы "Государство для людей" (далее - сеть Интернет) в срок до 19.12.2023.

4.2. При внесении изменений в Реестр размещение в сети Интернет его актуальной версии должно быть произведено в течение 10 рабочих дней со дня внесения таких изменений.