Аналитическая проверка издержек обращения в процессе аудита (А.И. Бурыкин, "Аудиторские ведомости", N 11, ноябрь 2003 г.)

Аналитическая проверка издержек обращения
в процессе аудита

Значение применяемых аналитических процедур в процессе аудита издержек обращения в розничной торговле состоит в том, что они дают доказательства верности учета отдельных видов расходов и статей, позволяют дать оценку эффективности произведенных расходов как на дату составления отчетности, прошлые периоды, так и в обозримом будущем, а также помогают сконцентрировать внимание аудитора на наиболее важных моментах, на так называемых узких местах, что сокращает объем проверки, ее трудоемкость, сроки и стоимость.

Масштабы применения аналитических процедур зависят от ряда факторов:

профиль организации и особенности ее функционирования;

опыт работы с клиентом;

наличие финансовой и нефинансовой информации, исследование которой дает в некоторых случаях более убедительные результаты, чем анализ только финансовых данных;

надежность и достоверность различных форм информации;

сопоставимость и независимость источников информации;

трудоемкость и стоимость других методов проверки.

При оценке надежности аналитических процедур необходимо учитывать существенность статей отчетности и точность, с которой ожидаемые результаты аналитических процедур могут быть предсказаны. Например, ряд мелких затрат (канцелярские, на телефонные разговоры и др.) обычно не нуждаются в детализированной проверке, так как их сумма незначительна и риск фальсификации сравнительно мал.

Аналитические процедуры в процессе аудита издержек обращения используются на всех этапах аудита (при планировании аудита, в процессе проверки, на заключительной стадии аудита).

На стадии планирования аналитических процедур издержек обращения осуществляется анализ:

бухгалтерской отчетности прошлых периодов;

прогнозной и сметной бухгалтерской отчетности;

внутренней управленческой отчетности;

сведений о влиянии внешних факторов (например, снижении спроса, вызвавшем изменение структуры товарооборота и, как следствие, уровня издержек обращения);

информации о воздействии внутренних факторов (например, приобретение основных средств, открытие новых торговых точек, увеличение численности персонала, что влияет на изменение соответствующих видов издержек обращения);

отраслевых статистических данных;

нефинансовой информации (например, количественных показателей объема реализации, численности работников, размера торговой площади, количества магазинов в составе холдинга).

Главной целью использования аналитических процедур на этой стадии является привлечение внимания аудитора к тем показателям расходов, по которым наблюдается отклонение от базовых величин и которые являются наиболее существенными.

В процессе планирования аудита издержек обращения на предприятиях розничной торговли необходимо поставить следующие задачи.

1. Определение сущности и содержания деловой активности аудируемой организации. Здесь оцениваются изменения, произошедшие за отчетный период. Если аудит проводится не впервые, то сравниваются учетные и отчетные данные текущего года с уже проверенной информацией прошлых лет.

Например, факторами, которые могут вызвать изменение издержек обращения в розничной торговле, являются:

увеличение объемов деятельности организации и, как следствие, - увеличение запасов;

рост товарных запасов вследствие их нерентабельности;

изменение способа доставки товаров;

изменение структуры источников финансирования и т.п.

2. Определение зон возможных ошибок в учете издержек обращения. Для этого производится анализ структуры и динамики издержек обращения, списанных на реализованные товары и отраженных в общей сумме в Отчете о прибылях и убытках (форма N 2), и по статьям Отчета о расходах на продажу (форма N 5). Существенные неожиданные разницы могут быть следствием преднамеренных и непреднамеренных ошибок в учете и отчетности.

Если сумма необычных колебаний велика, то аудитор должен установить, является ли это следствием воздействия нормальных экономических явлений (рост цен на услуги или снижение спроса на товары данной организации вызвали увеличение уровня издержек обращения и т.п.) или ошибкой (завышение суммы расходов вследствие неправомерного отнесения расходов на издержки обращения).

3. Сокращение детализированного тестирования. Если в ходе использования аналитических процедур на стадии планирования не обнаруживается необычных колебаний, то возможность существенных ошибок в учете расходов можно считать минимальной. Следовательно, аудитор может сократить дальнейшее детальное тестирование по проанализированным объектам, что экономит его время и материальные затраты.

При планировании аудита издержек обращения в организациях розничной торговли наиболее часто пользуются методом сравнительного анализа.

Этот метод применяется для определения отклонений от среднеотраслевых, сметных показателей и значений прошлых периодов.

Преимуществом отраслевого сравнительного анализа издержек обращения является то, что в результате его аудитор может оценить устойчивость финансовых позиций клиента. Главным же недостатком сравнительного отраслевого анализа является возможная неточность основанных на нем выводов из-за различий в хозяйственной деятельности входящих в совокупность организаций.

Полезным может быть метод сравнительного анализа фактических и плановых (сметных) показателей. В сметных и прогнозных данных содержатся оценки вероятных будущих результатов деятельности организации по видам расходов, их группам. Недостатком такого сравнения может являться то, что в сметах и прогнозах содержатся, скорее, желаемые, а не вероятные результаты деятельности. Кроме того, совпадение фактических и прогнозных данных может быть результатом подгонки цифр. Поэтому при проведении такого анализа аудитору необходимо определить, являются ли плановые сметы реальными для исполнения; были ли фактические данные за текущий период изменены с целью достижения запланированных показателей. Для решения первого вопроса аудитор проводит разбор содержания и порядка составления сметы и обсуждает их с клиентом; для решения второго - детально тестируются фактические показатели.

В сегодняшних российских условиях метод сравнения фактических данных с плановыми для целей аудита непоказателен. Полученные на его основе выводы, на наш взгляд, неубедительны еще и потому, что любое планирование предполагает стабильность внешней среды или ситуацию, когда все значительные макроэкономические изменения предсказуемы и вписываются в общие рыночные закономерности. Еще одним препятствием для применения данного метода является частое отсутствие прогнозов и смет расходов в организациях. Факт отсутствия смет расходов или, как минимум, прогнозных показателей уровня переменных и суммы постоянных расходов аудитор может считать свидетельством недостаточного контроля за издержками обращения организации.

Метод сравнительного анализа учетных и отчетных данных клиента за несколько временных периодов заключается в изучении аудитором отклонений (по сумме и в процентах) по выбранным показателям, а также процентных соотношений между промежуточными и итоговыми показателями в отчетности. Это наиболее распространенный и эффективный способ сравнительного анализа, так как, во-первых, он основывается на доступной для аудитора отчетной информации за несколько периодов, а следовательно, не требует поиска базы сравнения, расчета среднеотраслевых показателей и т.п., а, во-вторых, при таком сравнении учитываются особенности деятельности именно этой организации.

При использовании аналитических процедур на стадии проверки по существу результаты их применения могут указывать на необходимость получения дополнительной информации по аудиту. На этой стадии аналитические процедуры применяются для получения фактического материала относительно определенных утверждений, касающихся любых видов расходов или деловых операций. При этом они представляют собой тщательные проверки всех значительных отклонений.

Аналитические процедуры могут быть эффективны в отношении подтверждений, в которых потенциальные ошибки не очевидны при проверке фактических данных. Например, сравнение фактического количества работников на основе договоров с ними с ведомостями заработной платы может указать на выплаты несуществующим работникам, чего можно не заметить, проверяя отдельные деловые операции.

Процесс использования аналитических процедур в ходе документальной проверки предполагает сравнение сумм первичных документов и соответствующих учетных регистров (аналитических и синтетических). Любое расхождение сумм по одной и той же операции, образующееся при переносе их из одного регистра в другой для обобщения данных по организации, квалифицируется как ошибка.

Виды документов и регистров, подвергающихся сравнению, зависят от объекта аудита. Если проверяются издержки обращения, то анализируются книга аналитического учета издержек обращения в розничной торговле (при книжно-журнальной форме учета), главная книга (счет 44 "Расходы на продажу"), форма N 5 (раздел 6), соответствующие первичные документы и мемориальные ордера.

Такое аналитическое сравнение осуществляется аудитором постоянно, оно требует лишь знания формы учета. Поэтому остановимся на тех аспектах применения аналитических процедур, которые позволяют аудитору сократить объемы трудоемкой документальной проверки или вовсе от нее отказаться без ущерба для качества аудита.

Прежде всего выделим некоторые особенности применения отдельных аналитических процедур на данной стадии проверки издержек обращения при условии их использования на стадии планирования.

Во-первых, метод сравнения, анализ тенденций, применяемые на стадии планирования к общей сумме затрат, на стадии детального тестирования применяются в отношении отдельных видов расходов. Например, транспортные расходы можно сравнить как с аналогичными расходами прошлых периодов, так и с расходами аналогичных предприятий или среднеотраслевыми расходами на транспортировку.

Во-вторых, на стадии детального тестирования проводится сравнение фактических данных клиента с расчетами самого аудитора. Руководствуясь нормативными актами по формированию и учету расходов, аудитор может самостоятельно пересчитать статьи расходов и их общую сумму. При этом могут использоваться данные прошлых лет, сметы и планы на текущий период, отраслевые данные и оперативная информация. Сравнивая собственный результат с результатом клиента, аудитор должен определить минимальную и максимальную границы возможной разницы, наличие которой не требует дополнительного тестирования. Решение данной задачи зависит от степени существенности выявленной разницы по отношению к связанным с ней показателям и всей отчетности в целом. Если значение выявленной разницы неприемлемо с точки зрения аудитора, то он должен попытаться найти реальное объяснение для нее. При этом необходимо помнить, что все объяснения бухгалтерии должны быть подкреплены документами. Если объяснения аудитор посчитает недостаточными, то выявленная разница квалифицируется им как ошибка и подлежит дополнительному тестированию.

В-третьих, на стадии аудиторской проверки по существу большее значение приобретают методы факторного анализа, когда аудитор определяет, какими должны быть значения тех или иных расходов при условии изменения влияющего на них фактора, а затем квалифицирует отклонение фактического от расчетного показателя как допустимое или существенное. При использовании данных методов следует в первую очередь выделить факторы, не зависящие от деятельности организации (внешние факторы), с тем чтобы сравнения и расчеты были объективными.

Среди внешних факторов можно назвать:

темпы инфляции в стране. Чем выше этот показатель, тем быстрее растет сумма издержек обращения по оплате труда персонала, обслуживанию заемных финансовых средств, оплате услуг транспортных и других сторонних предприятий, отчислениям на социальные нужды. В некоторой степени исключить влияние данного фактора позволяет использование показателя уровня издержек обращения, а не их суммы. Однако следует учитывать, что повышение цен на реализуемые товары в основном является следствием роста тарифов на услуги сторонних организаций, ставок заработной платы;

уровень развития отдельных сегментов потребительского рынка. В условиях "рынка продавца" уровень издержкоемкости реализации отдельных групп товаров значительно ниже, чем в условиях "рынка покупателя". Это связано с различиями в скорости обращения товаров, в уровне расходов на рекламу, в уровне расходов на организацию торгового обслуживания покупателей и т.д.;

динамика арендных ставок;

изменение видов и ставок налоговых платежей, входящих в состав издержек обращения.

Факторный анализ может применяться в отношении показателей общих расходов, а также каждого их вида. Аудитор самостоятельно решает, какие расходы подвергнуть факторному анализу, который обычно проводится в отношении расходов, занимающих наибольшую долю в общей их сумме, или в отношении расходов, по которым наблюдаются существенные отклонения.

При этом могут быть проанализированы следующие показатели.

Сумма и уровень издержек обращения в зависимости от изменения товарооборота по сравнению с прошлым периодом или со сметными данными.

Сумма и уровень издержек обращения в зависимости от изменения структуры товарооборота. Известно, что разные товары обладают различной издержкоемкостью. Наиболее часто в анализе выделяют две товарные группы: продовольственных и непродовольственных товаров. Аудиторы и аналитики организации могут выделять подгруппы как продовольственных, так и непродовольственных товаров, если издержкоемкость их различна и произошли существенные изменения в структуре товарооборота.

Транспортные расходы. При этом применяются факторные модели, вид которых зависит от вида оплаты за перевозки (сдельной или повременной). Влияние факторов описывается методами элиминирования (разниц, цепных подстановок).

Расходы на оплату труда. При этом аудитор учитывает в динамике:

численность работников;

размер средней заработной платы;

изменение системы оплаты труда на предприятии в отчетном периоде по сравнению с базисным;

товарооборот при сдельной оплате труда;

объем рабочего времени при повременной оплате труда.

Расходы на отчисления от заработной платы в зависимости от фонда оплаты труда. Данные отчисления могут анализироваться по видам и в целом в зависимости от того, интересует ли аудитора только правильность общей суммы по данной статье или он проверяет и правильность отчислений в отдельные фонды. В целях подтверждения достоверности данной статьи важно учитывать не столько изменение ставки отчислений и суммы оплаты труда, сколько однонаправленность и сопоставимость отчислений и расходов на оплату труда.

Амортизационные отчисления в зависимости от вида основных средств, ставки амортизационных отчислений за каждый вид основных средств и периода эксплуатации основных средств.

Правильность отражения амортизационных отчислений связана с достоверностью данных о наличии, составе, движении основных средств организации. Для оценки риска фальсификации могут быть использованы результаты инвентаризации за прошлые и отчетный год. Кроме того, при проведении переоценки основных фондов необходимо проверить наличие актов оценщиков, на основании которых производилась переоценка, которая уменьшила стоимость основных средств и соответственно сумму начисляемого износа.

При документальной проверке сравниваются суммы по документам клиента с расчетами самого аудитора; количества и стоимости основных средств в ведомостях начисления износа - с данными инвентаризации; сопоставляются данные расчетов, мемориальных ордеров, главной книги, Отчета о расходах на продажу; сравниваются результаты переоценки в соответствующих актах со стоимостью основных средств в ведомостях по начислению износа.

Расходы на оплату процентов за кредит, которые определяются суммой кредита, ставкой процента за кредит и сроком кредита. Расчет влияния изменения любого из факторов производится приемами элиминирования. При этом следует проверить обоснованность сумм кредитов, отраженных на балансовых счетах 66 и 67. При проведении документальной проверки аналитические процедуры заключаются в сопоставлении процентов за кредит по каждому договору с расчетами аудитора, сравнении общей их суммы, отраженной в Отчете о расходах на продажу организации за год. Если будут выявлены расхождения, то аналогичные действия следует произвести в увязке с периодом использования кредитов и начисления процентов по ним. Сравнению будут подлежать суммы, отраженные в книге аналитического учета издержек обращения и главной книге по счетам 66, 67 и 92. Это позволит определить, по какому именно кредиту и в какой период были допущены ошибки в начислении процентов. Тщательной документальной проверке следует подвергнуть учет процентов по кредитам, по которым процентная ставка превышала учетную. Для этого в ходе аналитических процедур оценивается содержание кредитных договоров.

Расходы на обязательное страхование имущества, уплату налогов и сборов, которые определяются исходя из стоимости активов, подлежащих обязательному страхованию, размеров страховых тарифов и нормативов платежей обязательного страхования, ставок налогов и базы налогообложения. Часто расходы по страхованию относятся к прочим расходам на продажу.

Расходы по операциям с тарой, которые исчисляются исходя из объемов товарооборота по отдельным ее видам, норм уценки при ее возврате, норм амортизации по собственной инвентарной таре (таре-оборудованию) и суммы расходов на ее ремонт на предприятии.

Прочие расходы анализируются по каждому их элементу. Отдельные суммы расходов, относимых на эту статью, являются несущественными, однако сумма статьи в целом является существенной. Кроме того, вследствие комплексности статьи риск ошибки оценивается в большинстве случаев как высокий. Далеко не всегда в отношении данной статьи достаточно аналитических процедур, так как без документальной проверки бывает невозможно определить, какие именно расходы были отнесены к прочим.

На стадии проверки по существу аудитор анализирует сумму расходов, списанную на реализацию отчетного периода и отнесенную на остаток товаров на конец периода. Чтобы представить динамику участвующих в расчете показателей в более наглядном виде, составляется рабочий документ аудитора "Динамика издержек обращения на остаток товаров". Для этого привлекают расчеты издержек обращения на остаток товаров, приведенные главным образом в книге аналитического учета издержек обращения. При этом могут использоваться расчеты самого аудитора. Большое значение имеет достоверность объема реализации и остатков на конец периода, которые целесообразно определять путем инвентаризации. При этом аудитор проверяет непосредственно арифметические расчеты среднего процента расходов и сумм расходов, списанных на счет реализации.

В процессе документальной проверки сравниваются суммы расходов на остаток товаров за каждый последний месяц квартала с бухгалтерским балансом по статье "Затраты в незавершенном производстве". Кроме того, суммы издержек обращения на остаток товаров за каждый месяц сопоставляются с суммами в расчетах за предыдущий и последующий месяцы в главной книге. Суммы издержек обращения на реализованные товары кроме этого сравнивают с суммой по статье "Коммерческие расходы" в Отчете о прибылях и убытках.

Во внутреннем аудите при необходимости может быть расширен перечень факторов, влияние которых на изменение сумм издержек обращения целесообразно изучить. Это объясняется более широким спектром решаемых вопросов и проблем, а также доступной информации по сравнению с внешним аудитом. Формы рабочих документов могут совпадать с названными в данном исследовании. Однако выводы становятся более широкими и охватывают оценку не только достоверности издержек обращения, но и их эффективности. Кроме того, издержки обращения во внутреннем аудите целесообразно анализировать в разрезе отдельных элементов затрат каждой статьи расходов; в разрезе отдельных групп (подгрупп) товаров; в разрезе центров затрат и центров ответственности. Такой анализ формирования издержек обращения в розничной торговле позволит обеспечить оперативный контроль за расходами, своевременно принимать меры по устранению непроизводительных затрат.

В ходе внутреннего аудита аналитические процедуры на стадии проверки по существу можно считать основными, так как целью внутреннего аудита является обеспечение результативности произведенных расходов. Кроме того, у внутреннего аудитора имеется возможность постоянного контроля за формированием издержек обращения. Такой контроль не был бы оперативным, если бы требовалась ежемесячная документальная проверка формирования расходов. Поэтому более целесообразным является использование аналитических процедур.

Аналитические процедуры на заключительной стадии аудита предназначены для того, чтобы перед составлением заключения о достоверности издержек обращения подтвердить выводы, сделанные в процессе их детализированной проверки. Аудитор в принципе не ожидает обнаружить существенные отклонения, которые должны были быть обнаружены на более ранних стадиях. Если же таковые все-таки найдутся, то рекомендуется провести дополнительные процедуры и проверить все заново. В случаях общей проверки достоверности финансовой отчетности на этой стадии проводится анализ финансового состояния по данным отчетности.

Если акцент делается на аудите расходов, то на заключительной стадии могут применяться коэффициентный метод, методы вертикального и горизонтального анализа. В частности, вычисляются значения таких показателей, как уровень расходов, затратоотдача, рентабельность затрат. Эти показатели могут вычисляться как по общей сумме расходов, так и по их отдельным видам.

В последнее время все большее распространение находит анализ взаимосвязи между показателями объема деятельности, издержек обращения и прибыли. Такой анализ (анализ безубыточности, равновесный анализ) рекомендуется проводить при оценке финансового состояния организации, эффективности ее работы, а также при составлении прогнозов результатов на краткосрочный период.

В ходе проверки издержек обращения анализ безубыточности целесообразно проводить не для определения критического объема реализации, а для установления предельного уровня расходов с учетом сложившихся показателей товарооборота, уровня издержек обращения и тенденций их изменений. Такой анализ возможен как во внешнем, так и во внутреннем аудите. Разница состоит лишь в точности и видах расчетов. Во внешнем аудите анализ безубыточности может ограничиться определением критического уровня расходов для организации в целом вследствие недостатка информации. Во внутреннем аудите имеется возможность определить предельный уровень издержкоемкости и прогнозировать прибыль по группе, партии, виду товаров.

Анализ соотношения "издержки обращения - товарооборот - прибыль" вместе с данными о динамике расходов помогает специалистам-аналитикам, бухгалтерам и аудиторам в решении многих аналитических задач. Анализ безубыточности в аудите издержек обращения целесообразно проводить для отслеживания их изменения в условиях различных объемов реализации. Аудиторы могут использовать результаты равновесного анализа для обоснования отклонений при проверке достоверности данных об издержках.

При подведении итогов аудита на заключительной стадии следует также проанализировать порядок аналитической проверки, оценить ее полноту. Для этого следует дать ответы на следующие вопросы:

охвачены ли проверкой все виды расходов организации;

использованы ли все доступные источники информации для проведения анализа расходов на стадии планирования аудита;

является ли полным и обоснованным перечень вопросов, выделенных на стадии планирования проверки;

выявлены ли существенные отклонения в ходе детализированной проверки, требующие использования дополнительных аудиторских тестов;

какова степень влияния выявленных существенных отклонений на достоверность расходов в целом.

А.И. Бурыкин,

Московский университет потребительской кооперации

"Аудиторские ведомости", N 11, ноябрь 2003 г.