Приложение

Приложение
к распоряжению Правительства
Новгородской области
от 13.11.2023 N 698-рг

"Утвержден
распоряжением Правительства
Новгородской области
от 27.12.2013 N 262-рг

Регламент
работы в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области

1. Общие положения

1.1. Регламент работы в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее Регламент) определяет организацию работы в системе электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее СЭД ОИВ Новгородской области).

1.2. СЭД ОИВ Новгородской области является информационной системой, созданной с использованием отечественного программного обеспечения.

1.3. Для целей Регламента используются следующие понятия:

администратор - министерство цифрового развития и информационно-коммуникационных технологий Новгородской области;

координатор - Администрация Губернатора Новгородской области;

оператор - Государственное учреждение "Новгородский информационно-аналитический центр";

участник СЭД ОИВ Новгородской области - органы исполнительной власти Новгородской области, подведомственные им учреждения, Новгородская областная Дума, органы местного самоуправления Новгородской области, подведомственные им учреждения, иные организации, подключенные к СЭД ОИВ Новгородской области;

ответственное должностное лицо - должностное лицо, определяемое руководителем участника СЭД ОИВ Новгородской области, ответственное за обеспечение правильного использования СЭД ОИВ Новгородской области;

пользователь - работник участника СЭД ОИВ Новгородской области, наделенный в установленном порядке правами доступа по работе в СЭД ОИВ Новгородской области;

руководитель - руководитель (лицо, исполняющее его обязанности) соответствующего участника СЭД ОИВ Новгородской области;

электронная копия документа - представленная в форме электронного документа копия документа на бумажном носителе;

электронное дело - совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

1.4. Сотрудники учреждений, подведомственных органам исполнительной власти Новгородской области (за исключением руководителей данных учреждений), Новгородская областная Дума, органы местного самоуправления Новгородской области, подведомственные им учреждения, иные организации работают в СЭД ОИВ Новгородской области в рамках договора на техническое сопровождение, заключаемого с оператором.

Оператор обеспечивает работу органов исполнительной власти Новгородской области, а также руководителей учреждений, подведомственных органам исполнительной власти Новгородской области, в СЭД ОИВ Новгородской области в рамках реализации государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ).

1.5. Оператор не несет ответственности за аварии, сбои или перебои в обслуживании СЭД ОИВ Новгородской области, связанные с нарушениями в работе программно-технических средств, подачи электроэнергии и (или) линий связи или сетей, которые обеспечиваются, подаются, эксплуатируются и (или) обслуживаются сторонними лицами.

1.6. Пользователям СЭД ОИВ Новгородской области запрещается передавать свои идентификаторы и пароли другим лицам. Пользователи должны периодически (но не реже одного раза в квартал) менять свои пароли.

1.7. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (далее ЭП) автора документа, признается равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью.

1.8. В СЭД ОИВ Новгородской области создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные копии документов;

документы, отправляемые и поступающие посредством межведомственного электронного документооборота от участников системы межведомственного электронного документооборота (далее МЭДО).

1.9. С использованием защищенных автоматизированных рабочих мест, прошедших аттестацию на соответствие требованиям в области информационной безопасности, в СЭД ОИВ Новгородской области допускается:

создание, управление доступом и распространение документов с пометкой "Для служебного пользования", а также их временное хранение;

регистрация входящих документов с пометкой "Для служебного пользования", а также их временное хранение.

Не допускаются ввод текстов, сканирование и прикрепление файлов в регистрационной карточке (далее РК):

шифрограмм;

бухгалтерских документов;

бланков строгой отчетности;

документов с грифом "секретно", "конфиденциально";

доверенностей;

материалов по помилованию (приложения);

документов, сканирование которых невозможно ввиду технических причин (плохое качество);

прошитых документов, расшивать которые нельзя.

1.10. Допускается ввод текстов, сканирование и прикрепление файлов в РК с установкой ограничения прав доступа пользователей с использованием функции "Доступ" программы "Дело" следующих документов:

ходатайств, обращений и заявлений, связанных с земельными участками и планами (программами) приватизации государственного имущества Новгородской области;

штатных расписаний;

документов о наградной деятельности;

материалов административного производства;

документов, содержащих информацию о:

трудовой деятельности (назначение, перевод, увольнение);

размере должностного оклада, денежного содержания, денежных поощрений, материальной помощи;

результатах аттестации на соответствие замещаемой должности государственной гражданской службы и сдачи квалификационного экзамена;

отпусках;

классном чине государственной гражданской службы (в том числе дипломатическом ранге, воинском или специальном звании, классном чине юстиции работников прокуратуры, классном чине гражданской службы субъекта Российской Федерации), классном чине муниципальной службы;

командировках, в том числе о пребывании за границей (когда, где, с какой целью);

оформленных допусках к государственной тайне, размере надбавок за допуск к сведениям, составляющим государственную тайну;

взыскании;

дополнительном профессиональном образовании;

включении в кадровый резерв;

подготовке и ходе проведения избирательных кампаний на территории области (местное самоуправление);

структурах органов местного самоуправления Новгородской области.

2. Основные обязанности и права администратора, координатора, оператора, пользователей, руководителей, ответственных должностных лиц и участников СЭД ОИВ Новгородской области

2.1. Администратор:

2.1.1. Основные обязанности:

осуществление контроля за соблюдением участниками СЭД ОИВ Новгородской области требований Регламента;

организация работы по развитию и эксплуатации СЭД ОИВ Новгородской области;

разработка и актуализация инструкций, методических рекомендаций, правовых актов, регламентирующих деятельность СЭД ОИВ Новгородской области;

2.1.2. Основные права:

принятие необходимых мер по предотвращению и устранению выявленных нарушений требований Регламента участниками СЭД ОИВ Новгородской области.

2.2. Координатор:

2.2.1. Основные обязанности:

ведение классификатора групп документов участников СЭД ОИВ Новгородской области;

организация электронного документооборота в Правительстве Новгородской области с использованием СЭД ОИВ Новгородской области;

мониторинг соблюдения единого порядка организации документооборота с использованием СЭД ОИВ Новгородской области органами исполнительной власти Новгородской области;

использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое обеспечение и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами;

мониторинг состояния работы органов исполнительной власти Новгородской области в СЭД ОИВ Новгородской области;

2.2.2. Основные права:

создание, управление доступом и распространение документов с пометкой "Для служебного пользования" с использованием аттестованного автоматизированного рабочего места, а также их временное хранение.

2.3. Оператор:

2.3.1. Основные обязанности:

обеспечение работоспособности и корректности функционирования баз данных, программно-технических средств СЭД ОИВ Новгородской области, их развитие и модификация;

осуществление резервного копирования информации, размещенной в базах данных СЭД ОИВ Новгородской области;

регистрация и предоставление прав пользователям на основании заявки на подключение по форме, установленной оператором;

обеспечение взаимодействия СЭД ОИВ Новгородской области с иными информационными системами;

организация защиты информации, размещаемой в базах данных СЭД ОИВ Новгородской области, от неправомерного доступа;

обеспечение сохранности информации, содержащейся в СЭД ОИВ Новгородской области, при выполнении участником СЭД ОИВ Новгородской области технических требований, установленных оператором, для размещения, редактирования, просмотра и удаления информации в СЭД ОИВ Новгородской области, прекращение их действия;

определение порядка предоставления и прекращения доступа к СЭД ОИВ Новгородской области;

формирование и актуализация глобального адресного справочника участников СЭД ОИВ Новгородской области;

обеспечение функционирования СЭД ОИВ Новгородской области в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Новгородской области;

обеспечение соблюдения прав доступа к документам участников СЭД ОИВ Новгородской области;

обеспечение предоставления информационной поддержки участнику СЭД ОИВ Новгородской области при возникновении технических ошибок в СЭД ОИВ Новгородской области;

оповещение не менее чем за 3 рабочих дня до даты прекращения доступа пользователей к СЭД ОИВ Новгородской области, связанного с проведением плановых технических мероприятий по обслуживанию СЭД ОИВ Новгородской области, требующих прекращения доступа к СЭД ОИВ Новгородской области;

2.3.2. Основные права:

уведомление участников СЭД ОИВ Новгородской области о необходимости уничтожения электронных документов в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле;

ограничение доступа участников СЭД ОИВ Новгородской области к электронному документообороту иных участников, подключенных к СЭД ОИВ Новгородской области, при необходимости.

2.4. Пользователи:

2.4.1. Основные обязанности:

ознакомление с инструкциями по работе в СЭД ОИВ Новгородской области, разработанными оператором, администратором;

соблюдение порядка работы в СЭД ОИВ Новгородской области, установленного Регламентом;

содержание в исправном состоянии программно-технических средств, подключенных к СЭД ОИВ Новгородской области;

принятие мер по предотвращению несанкционированного доступа к компьютерам и установленному на них программному обеспечению и средствам криптографической защиты информации;

немедленное уведомление оператора обо всех случаях, свидетельствующих о попытках несанкционированного доступа к компьютерам с установленными средствами криптографической защиты информации;

обеспечение конфиденциальности пароля для авторизации в СЭД ОИВ Новгородской области, а в случае нарушения его конфиденциальности - немедленное уведомление оператора;

2.4.2. Основные права:

принятие, размещение, отправка документов в СЭД ОИВ Новгородской области;

подписание и визирование документов в СЭД ОИВ Новгородской области;

регистрация документов в СЭД ОИВ Новгородской области;

поиск документов в СЭД ОИВ Новгородской области;

ознакомление с документами в СЭД ОИВ Новгородской области;

2.4.3. Обязанности пользователей - владельцев ключей ЭП:

обеспечение конфиденциальности ключей ЭП;

соблюдение запрета использования ключа ЭП при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;

незамедлительное уведомление оператора о прекращении полномочий должностного лица, владеющего ключом ЭП.

2.5. Руководитель:

2.5.1. Основные обязанности:

организация использования СЭД ОИВ Новгородской области участником СЭД ОИВ Новгородской области;

2.5.2. Основные права:

определение ответственного должностного лица;

подписание заявки в адрес оператора на предоставление прав пользователя работникам участника СЭД ОИВ Новгородской области.

2.6. Основные обязанности ответственных должностных лиц:

обеспечение правильного использования СЭД ОИВ Новгородской области участником СЭД ОИВ Новгородской области;

представление информации о пользователях участника СЭД ОИВ Новгородской области (увольнение, переход на другую должность) оператору в течение 3 рабочих дней с момента ее актуализации.

2.7. Участники СЭД ОИВ Новгородской области:

2.7.1. Основные обязанности:

обеспечение ознакомления пользователей при подключении к СЭД ОИВ Новгородской области с Регламентом;

обеспечение достоверности информации, передаваемой по СЭД ОИВ Новгородской области;

обеспечение работоспособности и безопасности приобретаемых и устанавливаемых самостоятельно программно-аппаратных средств, необходимых для функционирования СЭД ОИВ Новгородской области, а также иных программно-аппаратных средств, обеспечивающих возможность подписания документов ЭП;

обеспечение соблюдения порядка ограниченного доступа к документам, содержащим пометку "Для служебного пользования", и недопуск их размещения в СЭД ОИВ Новгородской области (за исключением Администрации Губернатора Новгородской области как участника СЭД ОИВ Новгородской области);

использование, признание и принятие квалифицированных сертификатов между участниками СЭД ОИВ Новгородской области при передаче электронных документов;

предоставление при необходимости доступа к рабочим станциям пользователей работникам оператора;

осуществление контроля за соблюдением сроков хранения электронных документов в СЭД ОИВ Новгородской области, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле;

2.7.2. Основные права:

направление (получение) документов участниками СЭД ОИВ Новгородской области по СЭД ОИВ Новгородской области в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства Новгородской области и Регламента;

рассмотрение электронных документов, зарегистрированных в СЭД ОИВ Новгородской области и заверенных ЭП или созданных в виде электронной копии документа, при соблюдении условий равнозначности ЭП собственноручной подписи, а также дополнительных требований к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

3. Методическое сопровождение участников СЭД ОИВ Новгородской области

Методическое сопровождение участников СЭД ОИВ Новгородской области по вопросам, связанным с использованием СЭД ОИВ Новгородской области при организации и осуществлении электронного документооборота, в рамках своих компетенций осуществляют:

3.1. Оператор:

3.1.1. По вопросам порядка обеспечения доступа и подключения к СЭД ОИВ Новгородской области;

3.1.2. По вопросам организации взаимодействия СЭД ОИВ Новгородской области с иными информационными системами;

3.1.3. По вопросам обеспечения защиты информации в СЭД ОИВ Новгородской области;

3.1.4. По вопросам технического сопровождения деятельности СЭД ОИВ Новгородской области;

3.2. Координатор:

3.2.1. По вопросам ведения классификаторов групп документов;

3.2.2. По вопросам документооборота в Правительстве Новгородской области с использованием СЭД ОИВ Новгородской области;

3.3. Государственное областное казенное учреждение "Управление Делами Правительства Новгородской области" по вопросам порядка организации прохождения и согласования проектов правовых актов, писем Губернатора Новгородской области, Правительства Новгородской области с использованием СЭД ОИВ Новгородской области.

4. Требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеющему оттиск печати

4.1. Документы, создаваемые участником СЭД ОИВ Новгородской области и (или) поступившие участнику СЭД ОИВ Новгородской области на бумажном носителе, включаются в СЭД ОИВ Новгородской области после сканирования и создания электронных копий документов. Включение электронной копии документа в СЭД ОИВ Новгородской области допускается после его сравнения с подлинником документа. Ответственность за достоверность и полноту электронной копии документа несет участник СЭД ОИВ Новгородской области в лице должностного лица - пользователя СЭД ОИВ Новгородской области, внесшего (зарегистрировавшего) РК документа (проекта документа) в СЭД ОИВ Новгородской области.

4.2. Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Новгородской области, утвержденной постановлением Правительства Новгородской области от 11.03.2019 N 87, а также инструкциями по делопроизводству участников СЭД ОИВ Новгородской области.

4.3. Файл электронной копии документа должен обеспечить визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество присоединенного файла электронной копии документа должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух или более листов, электронная копия такого бумажного документа формируется в виде одного файла.

5. Порядок и сроки хранения документов

5.1. Единицей учета документа является единица хранения, представленная в виде документа, зарегистрированного в СЭД ОИВ Новгородской области.

5.2. Электронные документы подлежат хранению в установленном законодательством Российской Федерации порядке в СЭД ОИВ Новгородской области в течение сроков, определенных номенклатурами дел участников СЭД ОИВ Новгородской области в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236, за исключением документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, подлежащих хранению в системах учета документов архивного фонда или на бумажном носителе.

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном инструкциями по делопроизводству участников СЭД ОИВ Новгородской области в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77, аналогично бумажным документам.

5.3. Участники СЭД ОИВ Новгородской области, осуществляющие создание РК документа (проекта документа), несут ответственность за неправомерное уничтожение электронного документа (проекта документа).

6. Требования к программно-техническим средствам обеспечения

6.1. Базы данных СЭД ОИВ Новгородской области и серверная часть программного обеспечения размещаются на серверах в помещении, защищенном от неправомерного физического проникновения. Серверы функционируют в круглосуточном режиме. Допускается отключение серверов на профилактику в рабочее время сроком до 12 часов не более 4 раз в месяц, а также для проведения работ по обновлению СЭД ОИВ Новгородской области в рабочее время сроком до одних суток.

7. Порядок обмена документами, отправляемыми и поступающими от организаций и граждан, не являющихся участниками СЭД ОИВ Новгородской области

7.1. Обмен документами участников СЭД ОИВ Новгородской области с организациями, не являющимися участниками СЭД ОИВ Новгородской области, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.

Участник СЭД ОИВ Новгородской области передает по электронной почте файлы, подтверждающие подписание документа ЭП, либо паспорт сообщения, формируемый СЭД ОИВ Новгородской области.

Порядок регистрации документов, поступивших по электронной почте, определяется инструкциями по делопроизводству участников СЭД ОИВ Новгородской области.

7.2. Обмен документами Правительства Новгородской области, органов исполнительной власти Новгородской области с организациями может осуществляться с использованием модуля МЭДО, являющегося частью СЭД ОИВ Новгородской области.

Взаимодействие по МЭДО осуществляется в соответствии с приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, Федеральной службы охраны Российской Федерации от 4 декабря 2020 года N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

Под взаимодействием понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:

документы - метаданные (реквизиты) документов и их файлы;

уведомления - информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.

8. Использование справочников СЭД ОИВ Новгородской области

8.1. Вносить новые организации в справочник "Организации" при регистрации документов могут пользователи СЭД ОИВ Новгородской области, которым предоставлено соответствующее право.

8.2. Номенклатура дел на очередной год вводится в справочник "Номенклатура дел" оператором.

9. Контроль правильности заполнения информационных полей РК документа (проекта документа), внесение изменений в классификатор групп документов участников СЭД ОИВ Новгородской области

9.1. Контроль правильности заполнения информационных полей РК документа (проекта документа) возлагается на лицо, ответственное за ввод информации.

9.2. Изменения в классификатор групп документов участников СЭД ОИВ Новгородской области вносятся только после согласования с контрольно-аналитическим управлением Администрации Губернатора Новгородской области, обеспечивающим методическое руководство и контроль за организацией документооборота в органах исполнительной власти Новгородской области и структурных подразделениях Администрации Губернатора Новгородской области, подключенных к СЭД ОИВ Новгородской области.

9.3. Внесение изменений в классификатор групп документов участников СЭД ОИВ Новгородской области осуществляется оператором в течение 3 рабочих дней с момента направления соответствующего обращения координатора в адрес оператора.

10. Формирование реестров

Реестры отправки формируются в СЭД ОИВ Новгородской области при внесении адресата и даты отправки."