Приложение 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве

Приложение 1
к приказу Министерства
образования и науки
Алтайского края
от 16.11.2023 N 61-П

Правила
обработки персональных данных в Министерстве образования и науки Алтайского края

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве образования и науки Алтайского края (далее соответственно - "Правила", "Министерство") устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве, а также в краевых государственных учреждениях (автономных, бюджетных, казенных), подведомственных Министерству (далее - "подведомственные организации").

2. Министерство как оператор осуществляет обработку персональных данных, определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

3. К категориям субъектов, персональные данные которых обрабатываются в соответствии с настоящими Правилами, относятся:

3.1. министр образования и науки Алтайского края;

3.2. государственные гражданские служащие Министерства (далее - "гражданские служащие"), работники Министерства, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы (далее - "работники"), руководители подведомственных организаций, граждане, претендующие на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Министерстве (далее - "государственная служба"), должностей, не являющихся должностями государственной службы, должностей руководителей подведомственных организаций, а также члены их семей;

3.3. граждане, в том числе являющиеся представителями организаций, обратившиеся в Министерство в связи с исполнением возложенных на Министерство функций, полномочий и обязанностей (далее - "государственные функции"), а также в связи с реализацией их права на обращение в Министерство в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

3.4. лица, представляемые к награждению (поощрению), в отношении которых в Министерство внесены ходатайства о награждении (поощрении), кандидаты в Общественный совет при Министерстве, участники краевых конкурсов и иных мероприятий, организуемых Министерством, соискатели грантов: на поддержку школьных инициатив, в рамках софинансирования реализации отдельных мероприятий федерального проекта "Современная школа" национального проекта "Образование", в сфере общего образования, на проведение фундаментальных научных исследований и поисковых научных исследований;

3.5. лица, сведения о которых публикуются на информационных ресурсах Министерства.

4. В Министерстве персональные данные обрабатываются в целях:

4.1. реализации служебных или трудовых отношений;

4.2. осуществления статистических или иных исследовательских целей, за исключением целей, указанных в статье 15 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - "Федеральный закон N 152-ФЗ");

4.3. выполнения возложенных на Министерство государственных функций.

5. В целях реализации служебных или трудовых отношений в Министерстве обрабатываются персональные данные субъектов, указанных в подпунктах 3.1-3.2 пункта 3 настоящих Правил, перечисленные в пунктах 1-46 Перечня персональных данных, обрабатываемых в Министерстве, утвержденного настоящим приказом (далее - "Перечень").

6. В статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в статье 15 Федерального закона N 152-ФЗ, обрабатываются персональные данные, перечисленные в пунктах 1-46 Перечня.

7. В целях выполнения возложенных на Министерство государственных функций, обрабатываются персональные данные субъектов, указанных в подпунктах 3.3-3.5 пункта 3 настоящих Правил, перечисленные в пунктах 1-21, 23, 46 Перечня.

8. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

9. Обработка персональных данных в Министерстве может осуществляться с использованием информационных систем персональных данных.

10. Перечень информационных систем персональных данных Министерства утверждается приказом Министерства.

11. Обработка персональных данных в целях выполнения возложенных на Министерство государственных функций, а также реализации служебных или трудовых отношений может осуществляться с использованием иных информационных систем персональных данных, оператором которых Министерство не является.

II. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных

12. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных, в Министерстве используются следующие процедуры:

осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом N 152-ФЗ, принятому в соответствии с ним нормативному правовому акту и локальным актам Министерства;

оценка вреда в соответствии с требованиями, установленными уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, который может быть причинен категориям субъектов, персональные данные которых обрабатываются, в случае нарушения Федерального закона N 152-ФЗ, соотношение указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом N 152-ФЗ;

ознакомление гражданских служащих (работников) Министерства, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, настоящими Правилами и (или) обучение гражданских служащих (работников);

ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

недопущение обработки персональных данных, не совместимых с целями сбора персональных данных;

недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой;

соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных.

III. Особенности обработки и обеспечения безопасности персональных данных, осуществляемые без использования средств автоматизации

13. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с реализацией служебных или трудовых отношений либо выполнения возложенных на Министерство государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Министерства, к полномочиям которых относится обработка персональных данных.

14. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

15. Должно обеспечиваться раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных Правилами.

16. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним.

17. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных в целях недопущения несанкционированного использования, уточнения, распространения и уничтожения персональных данных, находящихся на этих носителях, осуществляют руководители структурных подразделений Министерства.

IV. Сроки обработки и хранения персональных данных

18. Обработка персональных данных претендентов на замещение вакантной должности гражданской службы в Министерстве осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 01.02.2005 N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации".

19. Сроки хранения документов, содержащих персональные данные в Министерстве определяются в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

20. Хранение личных дел лиц, уволенных с гражданской службы Министерства, осуществляется в соответствии с Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609.

21. Документы, содержащие персональные данные на бумажном носителе, по истечении срока хранения в структурном подразделении Министерства передаются на последующее хранение в архив Министерства.

22. Обработка персональных данных прекращается в следующих случаях:

22.1. при достижении цели обработки персональных данных или в случае утраты необходимости в достижении цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено Федеральным законом N 152-ФЗ;

22.2. при изменении, признании утратившими силу нормативных правовых актов, устанавливающих правовые основания обработки персональных данных;

22.3. при выявлении факта неправомерной обработки персональных данных;

22.4. при отзыве субъектом персональных данных согласия, если в соответствии с Федеральным законом N 152-ФЗ обработка персональных данных допускается только с согласия;

22.5. в иных случаях, предусмотренных Федеральным законом N 152-ФЗ.

23. Персональные данные субъектов персональных данных на бумажных носителях хранятся в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236.

24. Срок хранения персональных данных, внесенных в информационные системы персональных данных Министерства, должен соответствовать сроку хранения бумажных оригиналов.

V. Порядок уничтожения персональных данных при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований

25. Документы, содержащие персональные данные, сроки хранения которых истекли подлежат уничтожению.

26. Документы, содержащие персональные данные на бумажном носителе, сроки хранения которых истекли, подлежат уничтожению в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77.

27. Уничтожение персональных данных по окончании срока их обработки и по иным законным основаниям на электронных носителях производится путем механического нарушения целостности носителя, не позволяющего произвести считывание или восстановление персональных данных, или удаления с электронных носителей методами и средствами гарантированного удаления остаточной информации.