Приложение 1. Правила обработки персональных данных в Министерстве

Приложение 1
к приказу Министерства
образования и науки
Алтайского края
от 16.11.2023 N 61-П

Правила
обработки персональных данных в Министерстве образования и науки Алтайского края

I. Общие положения

1. Правила обработки персональных данных в Министерстве образования и науки Алтайского края (далее соответственно - "Правила", "Министерство") устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных, а также определяют для каждой цели обработки персональных данных содержание обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения при достижении целей обработки или при наступлении иных законных оснований в Министерстве, а также в краевых государственных учреждениях (автономных, бюджетных, казенных), подведомственных Министерству (далее - "подведомственные организации").

2. Министерство как оператор осуществляет обработку персональных данных, определяет цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

3. К категориям субъектов, персональные данные которых обрабатываются в соответствии с настоящими Правилами, относятся:

3.1. министр образования и науки Алтайского края;

3.2. государственные гражданские служащие Министерства (далее - "гражданские служащие"), работники Министерства, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы (далее - "работники"), руководители подведомственных организаций, граждане, претендующие на замещение вакантных должностей государственной гражданской службы в Министерстве (далее - "государственная служба"), должностей, не являющихся должностями государственной службы, должностей руководителей подведомственных организаций, а также члены их семей;

3.3. граждане, в том числе являющиеся представителями организаций, обратившиеся в Министерство в связи с исполнением возложенных на Министерство функций, полномочий и обязанностей (далее - "государственные функции"), а также в связи с реализацией их права на обращение в Министерство в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

3.4. лица, представляемые к награждению (поощрению), в отношении которых в Министерство внесены ходатайства о награждении (поощрении), кандидаты в Общественный совет при Министерстве, участники краевых конкурсов и иных мероприятий, организуемых Министерством, соискатели грантов: на поддержку школьных инициатив, в рамках софинансирования реализации отдельных мероприятий федерального проекта "Современная школа" национального проекта "Образование", в сфере общего образования, на проведение фундаментальных научных исследований и поисковых научных исследований;

3.5. лица, сведения о которых публикуются на информационных ресурсах Министерства.

4. В Министерстве персональные данные обрабатываются в целях:

4.1. реализации служебных или трудовых отношений;

4.2. осуществления статистических или иных исследовательских целей, за исключением целей, указанных в статье 15 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - "Федеральный закон N 152-ФЗ");

4.3. выполнения возложенных на Министерство государственных функций.

5. В целях реализации служебных или трудовых отношений в Министерстве обрабатываются персональные данные субъектов, указанных в подпунктах 3.1-3.2 пункта 3 настоящих Правил, перечисленные в пунктах 1-46 Перечня персональных данных, обрабатываемых в Министерстве, утвержденного настоящим приказом (далее - "Перечень").

6. В статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в статье 15 Федерального закона N 152-ФЗ, обрабатываются персональные данные, перечисленные в пунктах 1-46 Перечня.

7. В целях выполнения возложенных на Министерство государственных функций, обрабатываются персональные данные субъектов, указанных в подпунктах 3.3-3.5 пункта 3 настоящих Правил, перечисленные в пунктах 1-21, 23, 46 Перечня.

8. Обработка персональных данных в Министерстве осуществляется с соблюдением принципов и условий, предусмотренных настоящими Правилами и законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

9. Обработка персональных данных в Министерстве может осуществляться с использованием информационных систем персональных данных.

10. Перечень информационных систем персональных данных Министерства утверждается приказом Министерства.

11. Обработка персональных данных в целях выполнения возложенных на Министерство государственных функций, а также реализации служебных или трудовых отношений может осуществляться с использованием иных информационных систем персональных данных, оператором которых Министерство не является.

II. Процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации в сфере персональных данных

12. Для выявления и предотвращения нарушений, предусмотренных законодательством Российской Федерации в сфере персональных данных, в Министерстве используются следующие процедуры:

осуществление внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом N 152-ФЗ, принятому в соответствии с ним нормативному правовому акту и локальным актам Министерства;

оценка вреда в соответствии с требованиями, установленными уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, который может быть причинен категориям субъектов, персональные данные которых обрабатываются, в случае нарушения Федерального закона N 152-ФЗ, соотношение указанного вреда и принимаемых оператором мер, направленных на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом N 152-ФЗ;

ознакомление гражданских служащих (работников) Министерства, непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, настоящими Правилами и (или) обучение гражданских служащих (работников);

ограничение обработки персональных данных достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;

недопущение обработки персональных данных, не совместимых с целями сбора персональных данных;

недопущение объединения баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, не совместимых между собой;

соответствие содержания и объема обрабатываемых персональных данных заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;

обеспечение при обработке персональных данных точности персональных данных, их достаточности, а в необходимых случаях и актуальности по отношению к целям обработки персональных данных.

III. Особенности обработки и обеспечения безопасности персональных данных, осуществляемые без использования средств автоматизации

13. Персональные данные, предоставляемые субъектами на бумажном носителе в связи с реализацией служебных или трудовых отношений либо выполнения возложенных на Министерство государственных функций, хранятся на бумажных носителях в структурных подразделениях Министерства, к полномочиям которых относится обработка персональных данных.

14. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности, путем фиксации их на разных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

15. Должно обеспечиваться раздельное хранение персональных данных на разных материальных носителях, обработка которых осуществляется в различных целях, определенных Правилами.

16. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним.

17. Контроль за хранением и использованием материальных носителей персональных данных в целях недопущения несанкционированного использования, уточнения, распространения и уничтожения п