Приложение N 2

Приложение N 2
УТВЕРЖДЕН
приказом Департамента управления
делами Губернатора и
Правительства Севастополя
от 16.11.2023 N 49

Регламент работы Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

Настоящий Регламент разработан с целью организации работы Экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК, комиссия) Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент), осуществляющей свою деятельность на основании Положения об ЭПК Департамента, утвержденного приказом Департамента (далее - Положение об ЭПК).

ЭПК на своих заседаниях рассматривает вопросы, круг которых определен Положением об ЭПК.

I. Функции членов ЭПК

1.1. В состав комиссии входят председатель, заместитель председателя, секретарь, заместитель секретаря и члены ЭПК.

1.1.1. Председатель ЭПК:

- возглавляет комиссию, осуществляет руководство деятельностью комиссии и организует ее работу в соответствии с Положением об ЭПК и настоящим Регламентом;

- назначает заседания комиссии;

- назначает ответственных специалистов из числа лиц, входящих в состав ЭПК для рассмотрения представленных на ЭПК документов;

- председательствует на заседаниях ЭПК, подписывает протоколы заседаний комиссии.

1.1.2. Заместитель председателя ЭПК:

- выполняет поручения председателя ЭПК;

- при отсутствии председателя ЭПК исполняет его обязанности.

1.1.3. Секретарь ЭПК:

- осуществляет организацию и техническое обеспечение деятельности комиссии;

- осуществляет ежегодно разработку проекта плана-графика работы комиссии; готовит проект отчета о работе комиссии;

- ведет делопроизводство комиссии, отвечает за учет и сохранность документов комиссии;

- осуществляет подготовку заседания комиссии и оповещает членов комиссии и лиц, приглашенных на заседание, не позднее чем за один рабочий день до проведения заседания о повестке дня заседания, времени и месте заседания комиссии;

- осуществляет прием и учет документов и материалов, поступающих на рассмотрение комиссии, передает на рассмотрение председателю комиссии;

- ведет и подписывает протоколы заседания комиссии, осуществляет учет решений, принятых комиссией;

- осуществляет мониторинг выполнения принятых комиссией решений;

- выполняет поручения председателя ЭПК, его заместителя, осуществляет иные полномочия, отнесенные к его компетенции.

В случае отсутствия секретаря суженного состава ЭПК председатель комиссии поручает исполнять его функции одному из членов суженного состава ЭПК.

1.1.4. Заместитель секретаря:

- исполняет обязанности секретаря ЭПК в его отсутствие.

1.1.5. Лица, входящие в состав ЭПК:

- готовят заключения на документы, предоставленные на рассмотрение ЭПК по форме, приведенной в Приложении N 1 к настоящему Регламенту;

- при подготовке заключения на документы и материалы, составленные по итогам упорядочения документов при необходимости осуществляют выборочный осмотр дел (документов), включенных в представленные к рассмотрению ЭПК документы. Итоги осмотра лицо, входящее в состав ЭПК, отмечает в заключении;

- участвуют в рассмотрении вопросов повестки дня заседания и принятии решения комиссии;

- подписывают протокол ЭПК;

- выполняют поручения председателя ЭПК, его заместителя.

1.2. В суженный состав комиссии входят председатель, заместитель председателя, секретарь и члены ЭПК, функции которых соответствуют функциям 1.1.1. - 1.1.3, 1.1.5 настоящего Регламента.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка, после слова "функциям" пропущено слово "подпунктов"

Члены суженного состава комиссии должны иметь форму допуска к сведениям, составляющим государственную тайну, соответствующую грифу ограничения доступа рассматриваемых на заседании ЭПК документов.

II. Планирование работы ЭПК

2.1. ЭПК организует свою работу в соответствии с планом-графиком работы комиссии. При формировании плана-графика устанавливаются даты проведения заседаний ЭПК и сроки подачи документов на рассмотрение комиссии. Дата заседания может быть изменена председателем ЭПК либо лицом, его замещающим.

2.2. Годовой план-график работы ЭПК рассматривается на заседании ЭПК, и утверждается директором Департамента.

2.3. Суженный состав ЭПК осуществляет работу в случае поступления документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

III. Рассмотрение документов, поступивших на ЭПК

3.1. Адрес для представления документов на рассмотрение ЭПК: 299059, г. Севастополь, пр. Героев Сталинграда, 64.

Контактный тел.: (8692) 42-05-66.

График работы: понедельник - четверг: 9-00 - 18-00; пятница: 9-00 - 16-45; перерыв на обед: 13-00 - 13-45; суббота и воскресенье - выходные дни.

Представление документов на рассмотрение суженного состава ЭПК осуществляется в порядке и с соблюдением требований, установленных для документов, составляющих государственную тайну.

3.2. Документы, поступающие на рассмотрение ЭПК, должны быть оформлены на бумажных носителях в соответствии с нормативными правовыми актами в сфере делопроизводства и архивного дела, в том числе на поступающих документах должны быть заполнены все необходимые реквизиты.

Документы должны быть представлены в установленном количестве экземпляров, дополнены необходимыми приложениями.

Перечень документов, представляемых на рассмотрение ЭПК с указанием количества экземпляров и необходимых приложений определен в приложении N 2 к настоящему Регламенту.

3.3. Ответственность за качество представляемых на рассмотрение ЭПК документов возлагается на организацию, представившую документы, исполнителей, осуществляющих подготовку представленных документов, центральную экспертную комиссию (экспертную комиссию) (далее - ЦЭК (ЭК)), рассмотревшую представленные документы.

3.4. Документы, представленные на рассмотрение ЭПК с нарушением требований, указанных в пункте 3.2 настоящего Регламента, а также документы, представленные в электронном виде, подлежат возврату без учета и рассмотрения на заседании ЭПК.

3.5. Секретарь комиссии проверяет комплектность представленных документов, соответствие условиям их оформления, указанным в пункте 3.2 настоящего Регламента, учитывает поступившие документы и передает на рассмотрение председателю комиссии.

3.6. Председатель рассматривает поступившие документы, дает указания по их дальнейшему рассмотрению, назначает ответственного(ых) специалиста(ов) из числа лиц, включенных в состав ЭПК (далее - ответственный специалист).

3.7. Ответственный специалист изучает представленные на рассмотрение ЭПК документы, осуществляет осмотр дел, включенных в описи (в случае рассмотрения документов, подготовленных по итогам упорядочения архивных дел), составляет заключение, в котором указывает соответствие или несоответствие представленных документов нормативным правовым актам, устанавливающим обязательные требования в сфере делопроизводства и архивного дела, предлагает проект решения ЭПК. В случае осуществления осмотра архивных дел, включенных в представленные для рассмотрения ЭПК документы, итоги осмотра отмечает в заключении.

3.8. Ответственность за качество рассмотренных документов и обоснованность проекта решения возлагается на ответственного специалиста.

3.9. Заключение передается секретарю ЭПК не позднее чем за два рабочих дня до проведения заседания, на котором запланировано рассмотрение вопроса.

3.10. На основании представленных ответственными специалистами заключений секретарь ЭПК формирует повестку дня заседания, представляет на рассмотрение председателю комиссии.

IV. Проведение заседаний ЭПК и составление протокола

4.1. Ответственный специалист кратко докладывает информацию о составе представленных документов, их соответствии требованиям нормативных правовых актов, содержащих обязательные требования в сфере делопроизводства и архивного дела, предлагает проект решения остальным членам комиссии.

В случае отсутствия на заседании ответственного специалиста секретарь комиссии зачитывает подготовленное ответственным специалистом заключение с проектом решения.

4.2. В случае присутствия на заседании исполнителей и/или представителей организации, направившей документы, ответственный специалист, рассматривающий документы, и члены комиссии вправе запросить пояснения по представленным документам. Также представитель вправе дать пояснения по представленным документам по своей инициативе.

4.3. В ходе рассмотрения документов члены комиссии вносят свои предложения и замечания, которые фиксирует ответственный специалист и секретарь комиссии.

4.4. После обсуждения вопроса проходит голосование по обсуждаемому вопросу.

4.5. По результатам голосования членов ЭПК по представленным документам могут быть приняты решения:

- об утверждении/согласовании документов (перечень вопросов, по которым ЭПК могут быть приняты решения об утверждении или согласовании, указан в пунктах 8.1, 8.2 Положения об ЭПК);

- о возвращении документов на доработку (перечень вопросов, по которым ЭПК могут быть приняты решения о возвращении на доработку, указан в пунктах 8.1, 8.2 Положения об ЭПК);

о рассмотрении документов и направлении в Департамент с рекомендацией о согласовании/отказе в согласовании;

- иные решения в соответствии с составом и содержанием рассматриваемых документов.

4.6. После утверждения протокола ЭПК в документах, в отношении которых приняты решения об утверждении/согласовании, секретарь комиссии заполняет грифы согласования/утверждения документов с проставлением печати комиссии и направляет документы в представившую их организацию.

4.7. По итогам рассмотрения документов, в организацию, направившую документы, направляется письмо, содержащее информацию о принятом решении.

4.8. После рассмотрения документов и принятия решения о направлении документов в Департамент с рекомендацией о согласовании/возвращении на доработку, секретарь ЭПК подготавливает проект письма Департамента о принятом решении.

4.9. Организация, направившая на рассмотрение ЭПК документы, в отношении которых принято решение о возвращении на доработку, после утверждения протокола может забрать документы и получить консультацию у ответственного специалиста по замечаниям к документам.

4.10. Организация, представившая документы на рассмотрение ЭПК, вправе запросить выписку из протокола ЭПК в части касающейся рассмотрения представленных ею документов.

4.11. Секретарь в течение семи рабочих дней составляет протокол заседания ЭПК на основании заключений ответственных специалистов и записей, сделанных непосредственно во время заседания. Протокол заседания ЭПК должен содержать все существенные сведения выступающих на заседании комиссии.

4.12. Датой протокола является дата заседания ЭПК. Протоколу ЭПК присваивается номер в соответствии с валовой нумерацией протоколов ЭПК в течение календарного года.

4.13. Протоколам заседания суженного состава ЭПК также присваиваются валовые номера в течение года. К номеру протокола заседания суженного состава комиссии добавляется индекс "-с".

4.14. На протоколах заседаний суженного состава ЭПК проставляется номер экземпляра, ограничительная пометка "Для служебного пользования". Если в протоколе содержатся сведения, составляющие государственную тайну, то проставляются реквизиты, свидетельствующие о степени секретности сведений.

4.15. Протокол заседания подписывается председателем ЭПК, секретарем и членами комиссии, присутствующими на заседании. Протокол суженного заседания ЭПК подписывается председателем, секретарем, и членами комиссии.

После подписания протокол представляется на утверждение директору Департамента или лицу, его замещающему.

4.16. Принятые решения ЭПК учитываются секретарем в журнале учета решений ЭПК.

4.17. Выписка из протокола ЭПК составляется по основаниям, указанным в пункте 4.10 настоящего Регламента и оформляется в соответствии с требованиями нормативных правовых актов в сфере делопроизводства.

Секретарь заверяет выписку личной подписью, печатью ЭПК, проставляет дату составления выписки.

V. Организация контроля и проверка исполнения решений ЭПК

5.1. Вид контроля и сроки предоставления информации о выполнении решений ЭПК (в случае необходимости осуществления контроля) определяются в тексте решений.

5.2. Председатель ЭПК осуществляет контроль за соблюдением настоящего Регламента, организацией работы ЭПК и деятельностью секретаря комиссии.

5.3. Секретарь комиссии организует учет и оперативный контроль за соблюдением сроков, предусмотренных настоящим Регламентом и исполнением решений, принятых на заседании комиссии.

5.4. Контроль за деятельностью комиссии осуществляет директор Департамента.

5.5. Решения ЭПК могут быть обжалованы в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Приложение N 1
к Регламенту работы
Экспертно-проверочной комиссии
Департамента управления делами
Губернатора и Правительства Севастополя

       Заключение на документы, предоставленные на рассмотрение

    Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами

               Губернатора и Правительства Севастополя

Наименование организации ____________________________________________

_____________________________________________________________________

Описание представленных документов:

N п/п	Вид документа (наименование при наличии)	Годы	Количество соответствующих единиц описания (пунктов, ед. хр., ед. учета и др.)

Документы рассмотрены экспертной комиссией __________________________

                                           (наименование организации,

_____________________________________________________________________

   центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) которой

                        рассмотрены документы)

протокол от __________________________ N __________

Заключение __________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Проект решения ______________________________________________________

_____________________________________________________________________

Заключение подготовил

__________________________ _______________ __________________________

(должность ответственного     (подпись)      (расшифровка подписи)

       специалиста)

"___" __________ 20___ г.

     _______________________________________

                    Отметка о рассмотрении документов ЭПК

                         (заполняется секретарем ЭПК)

     Протокол  ЭПК   Департамента   управления   делами     Губернатора и

Правительства Севастополя

     от _______________________ N _________ п. _____

          (дата, номер и пункт протокола ЭПК, на котором рассмотрены

                        представленные документы)

Приложение N 2
к Регламенту работы
Экспертно-проверочной комиссии

Департамента управления делами
Губернатора и Правительства Севастополя

Перечень документов, представляемых на рассмотрение Экспертно-проверочной комиссии Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя

N п/п	Основной документ	Количество экземпляров	Необходимые приложения к основному документу (представляются одновременно с основным документом)	Примечание
1	2	3	4	5
1	Опись дел, документов постоянного хранения организации - источника комплектования	4 экз. на БН 1 1 экз. в ЭВ 2 (в редактируемом формате)	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - схема систематизации дел, документов * (2 экз.)	Справочный аппарат к описи 3: - титульный лист; - предисловие; - перечень переименований, изменений подведомственности (если данная информация не содержится на титульном листе); - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости) * В случае, если опись составлена на дела, характерные для организаций определенной сферы деятельности (судебные, следственные дела, научно-техническая документация и др.) схема систематизации дел, документов не требуется
2	Опись дел, документов по личному составу организации - источника комплектования	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - схема систематизации дел, документов (2 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - перечень переименований, изменений подведомственности (если данная информация не содержится на титульном листе); - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
3	Опись дел, документов по личному составу организации, не являющейся источником комплектования	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (при наличии) (1 экз.); - схема систематизации дел, документов (2 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - перечень переименований, изменений подведомственности (если данная информация не содержится на титульном листе); - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
4	Опись дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - схема систематизации дел, документов (2 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - перечень переименований, изменений подведомственности (если данная информация не содержится на титульном листе); - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
5	Опись электронных документов постоянного хранения	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - схема систематизации дел, документов (2 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - перечень переименований, изменений подведомственности (если данная информация не содержится на титульном листе); - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
6	Опись электронных документов по личному составу	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - схема систематизации дел, документов (2 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - перечень переименований, изменений подведомственности (если данная информация не содержится на титульном листе); - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
7	Опись электронных документов временного (свыше 10 лет) срока хранения	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - схема систематизации дел, документов (2 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - перечень переименований, изменений подведомственности (если данная информация не содержится на титульном листе); - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
8	Историческая справка к фонду *	2 экз. на БН		* Представляется совместно с пакетом документов, составленном в результате проведения научно-технической обработки документов
9	Перечень проектов/объектов, проблем/тем, научно-технической документации постоянного хранения	3 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - перечень переименований, изменений подведомственности (если данная информация не содержится на титульном листе); - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
10	Оценочная опись на документы, предложенные гражданами к приобретению ГКУ "Архив города Севастополя"	2 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола оценочной комиссии ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений)
11	Сдаточная опись на документы личного происхождения	3 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- заявление гражданина (1 экз.); - соглашение о сотрудничестве (при наличии) (1 экз.); - экспертное заключение ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.); - проект договора дарения или купли-продажи (1 экз.); - проект лицензионного договора или договора об отчуждении интеллектуальных прав (при наличии) (1 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений)
12	Опись дел (документов) постоянного хранения личного происхождения	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.); - копия сдаточной описи на документы личного происхождения (1 экз.); - копия акта описания *	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости) * В случае, если акт описания представлен на рассмотрение ЭПК одновременно с описью, дополнительно представлять копию не требуется
13	Опись постоянного хранения кино-, фото-, фоно-, видеодокументов, прошедших упорядочение в ГКУ "Архив города Севастополя"	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
14	Опись постоянного хранения на кино-, фото-, фоно-, видеодокументы, представленная организациями	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола (ЦЭК) ЭК организации (1 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
15	Опись копий архивных документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя" на правах подлинников	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.); - заключение ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
16	Опись особо ценных дел, документов	4 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.); - заключение ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
17	Перечень номеров особо ценных дел, документов (номерник)	3 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.); - заключение ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.)	Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости)
18	Переработанная (усовершенствованная) опись дел, документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя"	3 экз. на БН 1 экз. в ЭВ (в редактируемом формате)	- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.); - акт описания архивных документов, переработки описей 1 (1 экз.)	1) Может быть представлен как отдельный основной документ для согласования ЭПК (см. пункт 12 настоящего перечня) Справочный аппарат к описи: - титульный лист; - предисловие; - содержание (оглавление) (при необходимости); - список сокращений (при использовании сокращений); - переводная таблица шифров дел; - предметный, именной, географический указатели к описи (при необходимости); - список изменений в названии и подчиненности фондообразователя (при наличии)
19	Акт описания архивных документов, переработки описей	2 экз. на БН	- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.)
20	Акт о выделении к уничтожению архивных документов, хранящихся в ГКУ "Архив города Севастополя", не подлежащих хранению	2 экз. на БН	- копия протокола ЭК ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.)
21	Список организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"	2 экз. на БН	- заключение сотрудника ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.)
22	Список граждан - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"	2 экз. на БН	- заключение сотрудника ГКУ "Архив города Севастополя" (1 экз.)
23	Экспертное заключение 1) /объяснительная записка 2) о внесении изменения в список организаций - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"	2 экз. на БН	- документы, обосновывающие экспертное заключение (о ликвидации (реорганизации) организации, снятии с налогового учета) (1 экз.); - копия договора (при включении в список негосударственной организации, общественного объединения) (1 экз.)	1) Представляется в случае ликвидации (реорганизации) организации; включении новой организации; при изменении формы приема документов; при расторжении договора с негосударственной организацией, общественным объединением 2) Представляется в случае переименования организации
24	Экспертное заключение 1) /объяснительная записка 2) о внесении изменения в список граждан - источников комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"	2 экз. на БН	- копия соглашения о сотрудничестве (1 экз.)	1) Представляется в случае включения нового гражданина - источника комплектования ГКУ "Архив города Севастополя"; в случае исключения гражданина (в связи со смертью, в связи с расторжением договора и др.) 2) Представляется в случае изменения фамилии, имени или отчества гражданина
25	Представление на рассмотрение ЭПК о внесении изменений в ранее утвержденную опись дел, документов	2 экз. на БН	- копия протокола ЦЭК (ЭК) (1 экз.)
26	Примерная номенклатура дел организации	2 экз. на БН	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - методические указания по составлению или применению номенклатуры дел (при наличии подобных ведомственных документов) (1 экз.); - ведомственный перечень с указанием сроков хранения документов (в ЭВ или на БН) (в случае использования ведомственного перечня при составлении номенклатуры дел) (1 экз.)	Справочный аппарат: - список сокращений (при использовании сокращений)
27	Типовая номенклатура дел организации	2 экз. на БН	- копия протокола ЦЭК организации (1 экз.); - методические указания по составлению или применению номенклатуры дел, примерная номенклатура дел (при наличии подобных ведомственных документов) (1 экз.); - ведомственный перечень с указанием сроков хранения документов (в ЭВ или на БН) (в случае использования ведомственного перечня при составлении номенклатуры дел) (1 экз.)	Справочный аппарат: - список сокращений (при использовании сокращений)
28	Индивидуальная номенклатура дел организации	2 экз. на БН	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - методические указания по составлению или применению номенклатуры дел, типовая (примерная) номенклатура дел (при наличии подобных ведомственных документов) (1 экз.); - ведомственный перечень с указанием сроков хранения документов (в ЭВ или на БН) (в случае использования ведомственного перечня при составлении номенклатуры дел) (1 экз.)	Справочный аппарат: - список сокращений (при использовании сокращений)
29	Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов 1)	4 экз. на БН	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - ведомственный перечень с указанием сроков хранения документов (в ЭВ или на БН) (в случае использования ведомственного перечня при составлении перечня ЭД) (1 экз.)	1) Представляется организациями - участниками системы электронного документооборота Правительства Севастополя Справочный аппарат: - список сокращений (при использовании сокращений)
30	Инструкция и другие документы, разработанные источниками комплектования, определяющие порядок ведения делопроизводства и архивного дела в организации	2 экз. на БН	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - методические указания по составлению инструкций (при наличии соответствующих ведомственных документов) (1 экз.);	Справочный аппарат: - список сокращений (при использовании сокращений); - содержание (оглавление) (при необходимости)
31	Положение о Центральной экспертной комиссии (Экспертной комиссии) организации	2 экз. на БН
32	Положение об архиве организации	2 экз. на БН
33	Акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны в организациях - источниках комплектования	2 экз. на БН	- копия справки о проведении розыска (1 экз.); - копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.)
34	Акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению 1)	2 экз. на БН	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.)	1) Представляется совместно с пакетом документов, составленном в результате проведения научно-технической обработки документов
35	Акт о неисправимых повреждениях архивных документов	2 экз. на БН	- копия протокола ЦЭК (ЭК) организации (1 экз.); - копия акта о чрезвычайной ситуации 1) (1 экз.)	1) Представляется в случае, если неисправимые повреждения архивных документов произошли вследствие чрезвычайной ситуации
36	Предложение о включении документов в Государственный реестр уникальных документов города Севастополя	2 экз. на БН	- копия протокола ЦЭК (ЭК) (1 экз.); - лист учета и описания уникального документа (2 экз.); - экспертное заключение (2 экз.)
37	Методические пособия, рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов, организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов	2 экз. на БН
38	Предложение об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов	3 экз. на БН
39	Заявление гражданина о передаче документов личного архива на государственное хранение	1 экз. на БН	- информационная справка сотрудника ГКУ "Архив города Севастополя" (2 экз.)
40	Предложение организации - источника комплектования о продлении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации	2 экз. на БН

------------------------------

¹_{БН - бумажный носитель;}

²_{ЭВ - электронный вид;}

³_{Прилагается к каждому экземпляру.}