Приложение N 20. Политика в отношении обработки персональных данных Министерством энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области

Приложение N 20
к распоряжению Министерства
энергетики и жилищно-коммунального
комплекса Омской области
от 20 ноября 2023 г. N 65-п

Политика
в отношении обработки персональных данных Министерством энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области

1. Общие положения

1. Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных Министерством энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области (далее - Министерство) разработана с целью обеспечения защиты прав и свобод субъекта персональных данных при обработке его персональных данных в Организации.

2. Основные понятия, используемые в Политике:

- персональные данные - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

- персональные данные, разрешенные субъектом персональных данных для распространения - персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путем дачи согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения в установленном порядке;

- оператор персональных данных (оператор) - Министерство, самостоятельно или совместно с другими лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

- обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования;

- автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

- распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;

- предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;

- блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

- уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

- информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.

3. Министерство и иные лица, получившие доступ к персональным данным на основании заключаемого с этим лицом соглашения, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом.

2. Цели обработки персональных данных

4. Персональные данные обрабатываются Министерством в следующих целях:

- выполнения требований законодательства Российской Федерации по вопросам:

- реализации служебных или трудовых отношений;

- рассмотрения обращений граждан;

- государственной гражданской службы Омской области;

- награждения государственными наградами Российской Федерации, государственными наградами Омской области, наградами высших органов государственной власти Омской области, почетными званиями Омской области и благодарственными письмами Губернатора Омской области;

5. Обработка Министерством персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Министерством не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.

3. Правовые основания обработки персональных данных

6. Правовым основанием обработки Министерством персональных данных является совокупность правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Министерство осуществляет обработку персональных данных.

7. Правовым основанием обработки Министерством персональных данных являются:

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон N 79-ФЗ от 27 июля 2004 года "О государственной гражданской службе Российской Федерации";

- Федеральный закон N 59-ФЗ от 2 мая 2006 года "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Закон Омской области N 512-ОЗ от 1 марта 2004 года "О государственных наградах Омской области, наградах высших органов государственной власти Омской области и почетных званиях Омской области".

4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных

8. Содержание и объем обрабатываемых Министерством персональных данных соответствуют заявленным целям обработки. Обрабатываемые Министерством персональные данные не являются избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.

9. Обработке Министерством подлежат персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:

- лица, являющиеся работниками Министерства (лица, замещающие должности государственной гражданской службы Омской области и лица, замещающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Омской области);

- лица, являющиеся близкими родственниками государственных гражданских служащих Омской области Министерства (отец, мать, братья, сестры и дети, а также супруга (супруг) в том числе бывшая (бывший), супруги братьев и сестер, братья и сестры супругов);

- лица, претендующие или состоящие в кадровом резерве и (или) резерве управленческих кадров;

- лица, обратившиеся в Министерство с ходатайством, обращением, заявлением или жалобой;

- лица, представленные к государственным наградам Российской Федерации, государственным наградам Омской области, наградам высших органов государственной власти Омской области, почетным званиям Омской области и благодарственному письму Губернатора Омской области, ведомственным наградам;

- лица, проходящие практику в Министерстве (учебная, производственные, преддипломная);

- лица, приглашенные в комиссиях, заседаниях.

10. Министерство обрабатывает персональные данные более чем 100 000 субъектов персональных данных.

5. Порядок и условия обработки персональных данных

11. Министерство осуществляет следующие действия с персональными данными субъектов, являющихся работниками Министерства: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

Министерство осуществляет следующие действия с персональными данными субъектов, не являющихся работниками Министерства: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

12. Министерство осуществляет обработку персональных данных, как с использованием средств автоматизации, так и без использования средств автоматизации.

13. С целью исполнения своих функций по кадровому учету, Министерство поручает обработку персональных данных казенному учреждению Омской области "Областной центр учета и казначейства" (далее - КУ "ОЦУиК") в рамках достижения целей обработки персональных данных.

Юридический адрес: КУ "ОЦУиК" 644043, город Омск, улица Красногвардейская дом 35.

Перечень действий КУ "ОЦУиК" по обработке персональных данных, предоставляемых Министерством: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача блокирование, удаление.

Объем предоставляемых Министерством персональных данных КУ "ОЦУиК": меньше 100 000 субъектов персональных данных.

В соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), в положениях Соглашения учтены требования к защите обрабатываемых персональных данных, предоставляемых Министерством КУ "ОЦУиК".

14. С целью реализаций полномочий Министерства в сферах связи, телекоммуникаций, информационной безопасности и информационных технологий, Министерство поручает обработку персональных данных казенному учреждению Омской области "Государственное учреждение информационных технологий и телекоммуникаций" (далее - КУ ГУИТ) в рамках достижения целей обработки персональных данных.

Юридический адрес КУ ГУИТ: 644033, город Омск, улица Красный Путь, дом 109.

Перечень действий КУ ГУИТ по обработке персональных данных, предоставляемых Министерством: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача (предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение.

Объем предоставляемых Министерством персональных данных КУ ГУИТ: более 100 000 субъектов персональных данных.

В соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона N 152-ФЗ от 27 июля 2006 года "О персональных данных" (далее - Федеральный закон "О персональных данных"), в положениях Соглашения учтены требования к защите обрабатываемых персональных данных, предоставляемых Министерством КУ ГУИТ.

15. Без соответствующего согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, Министерство не распространяет персональные данные граждан, если иное не предусмотрено федеральным законом.

16. Министерство вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством Российской Федерации.

17. Условием прекращения обработки персональных данных Министерством является:

- достижение целей обработки персональных данных;

- истечение срока действия согласия или отзыв согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;

- ликвидация либо реорганизация Министерства;

- выявление неправомерной обработки персональных данных.

18. Министерство при обработке персональных данных принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных в соответствии с требованиями, предусмотренные статьями 18.1 и 19 Федерального закона "О персональных данных", а также иными нормативными правовыми актами по вопросам защиты персональных данных.

19. Хранение персональных данных Министерством осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, кроме случаев, когда срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных.

20. При осуществлении хранения персональных данных Министерство использует базы данных, находящиеся на территории Российской Федерации.

21. При осуществлении хранения персональных данных на материальных носителях Министерство соблюдает условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ.

6. Актуализация, исправление, удаление и уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным

22. В случае выявления факта неточности персональных данных или неправомерности их обработки персональные данные подлежат их актуализации Министерством, а их обработка должна быть прекращена.

23. При достижении Министерством целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку, персональные данные подлежат уничтожению, если:

- иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем, по которому является субъект персональных данных;

- Министерство не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" или иными федеральными законами;

- иное не предусмотрено иным соглашением между Министерством и субъектом персональных данных.

24. Министерство обязано сообщить субъекту персональных данных или его представителю информацию об осуществляемой им обработке персональных данных такого субъекта по запросу последнего.

7. Правила рассмотрения запросов субъектов персональных данных

25. Субъект или его представитель имеют право на получение информации в Министерстве, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

- подтверждение факта обработки персональных данных;

- правовые основания и цели обработки персональных данных;

- цели и применяемые Министерством способы обработки персональных данных;

- наименование и место нахождения Министерства, сведения о лицах (за исключением работников Министерства), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с Министерством или на основании федерального закона;

- обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральными законами;

- сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

- порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных";

- информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Министерства, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

- иные сведения, предусмотренные Федеральным законом "О персональных данных" или другими федеральными законами.

26. Сведения, указанные в пункте 25, должны предоставляться субъекту персональных данных или его представителю при обращении в Министерство, либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя.

27. Запрос субъекта персональных данных должен содержать:

- номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя;

- сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Министерством;

- фактический адрес места проживания субъекта персональных данных или его представителя;

- подпись субъекта персональных данных или его представителя.

28. Запрос субъекта или его представителя может быть направлен в Министерство в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

29. Сведения, указанные в пункте 25, должны быть предоставлены субъекту или его представителю в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

30. Субъект персональных данных или его представитель вправе требовать от Министерства уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

31. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с частью 8 статьи 14 Федерального закона "О персональных данных".

32. Все поступившие в Министерство запросы регистрируются ответственным за организацию обработки персональных данных в Министерстве в день их поступления в журнале регистрации запросов субъектов персональных данных. На запросе указывается входящий номер и дата регистрации.

33. Рассмотрение запросов субъектов персональных данных и подготовку ответов осуществляют работники Министерства, обрабатывающие персональные данные в соответствии с их должностным регламентом (инструкцией). Направление Министерством ответа на запрос субъекта персональных данных не может превышать тридцати рабочих дней с даты регистрации запроса субъекта персональных данных.

34. Ответ Министерства на запрос субъекта персональных данных направляется в виде заказного письма с уведомлением в адрес, указанный в запросе субъекта персональных данных или его представителя.

35. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя, либо по запросу субъекта персональных данных или его представителя, либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных

Министерство обязано осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется лицом, действующим по поручению оператора) с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных Министерство обязано осуществить блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется лицом, действующим по поручению оператора) с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.

36. В случае отзыва субъектом персональных данных или его представителем согласия на обработку его персональных данных Министерство обязано прекратить их обработку или обеспечить прекращение такой обработки (если обработка персональных данных осуществляется лицом, действующим по поручению оператора) и в случае, если сохранение персональных данных более не требуется для целей обработки персональных данных, уничтожить персональные данные или обеспечить их уничтожение (если обработка персональных данных осуществляется лицом, действующим по поручению оператора) в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Министерством и субъектом персональных данных, либо если Министерство не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом "О персональных данных" или другими федеральными законами.

37. Если субъект персональных данных считает, что Министерство осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона "О персональных данных" или иным образом нарушает его права и свободу, субъект персональных данных вправе обжаловать действия или бездействие Министерства в уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке.