Приложение N 19. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в Министерстве энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области

Приложение N 19
к распоряжению Министерства
энергетики и жилищно-коммунального
комплекса Омской области
от 20 ноября 2023 г. N 65-п

Правила
обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в Министерстве энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области

1. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают процедуры, направленные на выявление и предотвращение нарушений законодательства Российской Федерации при обработке персональных данных (далее - ПДн) без использования средств автоматизации в Министерстве энергетики и жилищно-коммунального комплекса Омской области (далее - Министерство).

2. Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы, считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если действия с персональными данными в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.

2. Процедуры организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

3. При фиксации ПДн на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе ПДн, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для каждой категории ПДн должен использоваться отдельный материальный носитель.

4. При несовместимости целей обработки ПДн, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку ПДн отдельно от других зафиксированных на том же носителе ПДн, необходимо обеспечить раздельную обработку ПДн.

4.1. При необходимости использования определенных ПДн отдельно от находящихся на том же материальном носителе других ПДн исполнителем осуществляется копирование ПДн, подлежащих использованию, способом, исключающим одновременное копирование ПДн, не подлежащих использованию, и используется копия ПДн. Для этого производится закрытие чистым белым листом бумаги ПДн не требующих копирования.

4.2. При необходимости уничтожения или блокирования части ПДн уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование ПДн, подлежащих уничтожению или блокированию. Для этого производится закрытие чистым белым листом бумаги ПДн не требующих копирования.

5. Уничтожение части ПДн, если это допускается материальным носителем, производится способом, исключающим дальнейшую обработку этих ПДн с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе.

Если сохранение возможности дальнейшей обработки данных не требуется, то ПДн уничтожаются посредством шредирования или сжигания.

6. Уточнение ПДн при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными ПДн.

7. Типовые формы или связанные с ними документы (инструкции по заполнению, карточки, реестры и журналы) хранятся в кабинете сотрудника, ответственного за кадровое обеспечение, Министерства.

8. Персональные данные, вносимые в указанные в пункте 6 документы, производятся в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в части обеспечения трудовых отношений.

9. В случае необходимости ознакомления субъекта персональных данных с его персональными данными, внесенными в документы, указанные в пункте 6, экспертом производится разграничение доступа к персональным данным таким образом, чтобы не происходило нарушение прав и законных интересов иных субъектов персональных данных (белыми листами бумаги закрывается информация о других субъектах персональных данных и закрепляется скрепками таким образом, чтобы не допустить возможность смещения листов бумаги).

10. Поля, предназначенные для внесения персональных данных, цели обработки которых являются не совместными, не объединяются.

3. Места хранения ПДн (материальных носителей)

11. ПДн, которые обрабатываются без использования средств автоматизации, хранятся в кабинете сотрудника Министерства. В приложении N 1 к настоящим Правилам определены кабинеты, в которых располагаются материальные носители ПДн.

12. Внутри кабинета материальные носители с ПДн расположены в тематических папках (с указанием на наличие в ней персональных данных), которые размещены в сейфах или закрываемых шкафах. В конце рабочего дня сейфы и шкафы закрываются сотрудником Министерства, осуществляющим обработку ПДн без использования средств автоматизации.

13. Кабинет в конце рабочего дня запираются работниками кабинета.

13.1. Обеспечивается раздельное хранение ПДн (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

13.2. В рабочее время доступ внутрь кабинета, где обеспечивается обработка ПДн без использования средств автоматизации, может производиться только в присутствии лица, осуществляющего обработку ПДн, либо лица, имеющего к ним доступ. В приложении N 1 к настоящим Правилам определены лица, осуществляющие обработку ПДн.

14. Доступ внутрь помещения в нерабочее время и в нештатных ситуациях регламентирован порядком доступа работников Министерства в помещения, в которых происходит обработка персональных данных с использованием средств автоматизации.

15. На момент присутствия посторонних лиц в помещении, где хранятся ПДн (материальные носители) работником Министерства, осуществляющим обработку ПДн без использования средств автоматизации или лицу, имеющему к ним доступ, должны быть приняты меры по недопущению ознакомления посторонних лиц с ПДн (документы убраны с обозреваемого посетителем пространства, переложены в непрозрачную папку, накрыты чистыми листами бумаги или другими средствами, закрывающими обзор ПДн).