Приложение. Методические рекомендации по реализации проектов в рамках внедрения на территории города Канаш Чувашской Республики пилотного проекта "Эффективный муниципалитет"

Приложение
Утверждены
постановлением администрации
города Канаш Чувашской Республики
от 20.11.2023 N 1243

Методические рекомендации
по реализации проектов в рамках внедрения на территории города Канаш Чувашской Республики пилотного проекта "Эффективный муниципалитет"

1. Общие положения

1.1. Настоящие методические рекомендации по реализации проектов в рамках внедрения на территории города Канаш пилотного проекта "Эффективный муниципалитет" (далее - методические рекомендации) устанавливают основные положения по срокам и необходимым этапам реализации проектов в структурных подразделениях администрации города Канаш, муниципальных учреждениях и предприятиях.

1.2. Методические рекомендации распространяются на все процессы структурных подразделений администрации города Канаш, муниципальных учреждений и предприятий (далее - организация) и направлены на непрерывное совершенствование для повышения их эффективности.

1.3. Пользователями настоящих методических рекомендаций являются все сотрудники организаций.

2. Основные понятия

2.1. В настоящих методических рекомендациях используются следующие основные понятия:

- анализ процесса - инструмент для осуществления мониторинга отклонений выпуска продуктов или услуг от целевых показателей с целью дальнейшего анализа причин этих отклонений и поиска решений для их устранения;

- владелец процесса - должностное лицо организации, отвечающее за наличие своевременных и качественных результатов по процессу, реализуемому в организации;

- границы процесса - "вход" и "выход" оптимизируемого процесса;

- заказчик проекта - должностное лицо организации, заинтересованное в повышении эффективности процесса, рассматриваемого в рамках проекта, отвечающее за обеспечение проекта ресурсами и разрешение вопросов, выходящих за рамки полномочий руководителя проекта, утверждающее карточку проекта, план мероприятий по оптимизации процесса и принимающее результаты проекта. Заказчиками проекта также могут быть граждане;

- заказчики процесса - подразделения, организации, работники, а также граждане, использующие предоставляемые им результаты деятельности по процессу (продукты, услуги, информацию);

- инструменты - основные методы, используемые в устранении потерь;

- картирование - инструмент для визуализации и анализа материального и информационного потоков в процессе создания ценности от поставщика до заказчика;

- карточка проекта - паспорт проекта, составляемый на этапе "Открытие и подготовка проекта", содержащий основную информацию, распределенную по 4 блокам: "Вовлеченные лица и рамки проекта", "Обоснование выбора", "Цели и плановый эффект", "Ключевые события";

- ключевой риск - возможность возникновения неблагоприятной ситуации или неудачного исхода производственно-хозяйственной или какой-либо другой деятельности, если выбранный процесс не будет улучшен, оптимизирован;

- периметр процесса - организации в целом или их подразделения, где протекает оптимизируемый процесс;

- предложение по улучшению - любое предложение работника (группы работников), оказывающее влияние на более эффективную организацию рабочего места, пространства, являющееся новым или более эффективным для функционирования и работы организации, а также новое или более эффективное для организации решение, дающее экономию трудовых, материальных, финансовых и других ресурсов или улучшение условий труда, создающее необходимую творческую и инициативную среду для работников организации;

- поставщик - подразделение, организация, работник, поставляющие результаты своего процесса (информацию, товарно-материальные ценности или услуги) заказчикам;

- потери - любая работа (деятельность), которая потребляет ресурсы, но не создает ценности для заказчика;

- поток создания ценности - операции в процессе (как добавляющие, так и не добавляющие ценность), направленные на преобразование материалов и информации в продукт или услугу для заказчика;

- проект - деятельность, нацеленная на оптимизацию процесса или решение конкретной проблемы в процессе с применением инструментов производственной системы "Росатома";

- проектная комната (обея) - место, где размещается информация о реализуемом проекте, и проводятся заседания рабочей проектной группы;

- проектный офис - место, где размещается информация обо всех создаваемых и реализуемых проектах;

- процесс - устойчивая, целенаправленная деятельность, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, для получения заранее определенных продуктов, результатов или услуг, представляющих ценность для потребителя;

- рабочая проектная группа - исполнители проекта, выполняющие работу по планированию и организации выполнения всех этапов реализации проекта, а также отвечающие перед заказчиком проекта за конкретные результаты проекта;

- результат процесса - продукт или услуга, потребляемый заказчиком процесса;

- руководитель рабочей проектной группы - участник проекта, ответственный за оперативное управление проектом, соблюдение сроков и бюджета проекта, своевременное и точное информирование вышестоящего руководства о ходе реализации проекта, формирование отчетности по результатам реализации этапов проекта;

- управление изменениями - структурированный процесс и набор инструментов, направленных на обеспечение поддержки изменений;

- ценность - определяется заказчиком как верное и ожидаемое качество, количество, цена и срок выполнения услуги;

- Kick-off - защита разработанных проектов, по итогам которой утверждаются решения, запланированные в проекте, план мероприятий (дорожная карта) по достижению целевого состояния и целевых показателей проекта, делается официальное объявление о начале реализации мероприятий.

3. Требования к выбору, разработке и реализации проекта

3.1. Принципы выбора проекта.

3.1.1. Проект открывается с целью устранения существующей в деятельности организации проблемы, которую не удается решить и / или:

- причины возникновения данной проблемы неочевидны;

- проблема выявлена в результате проведенного картирования и диагностики потока создания ценности организации;

- требования заказчиков процесса изменились по скорости, качеству и надежности;

- проблемы требуют проектного подхода по их решению ввиду сложности их решения;

- необходимо решить повторяющиеся проблемы, выявленные на любом уровне управления.

3.1.2. При открытии проекта необходимо руководствоваться:

- выявленными в работе проблемами;

- предложениями по улучшениям.

3.2. Критерии выбора проекта:

- проект влияет на цели работы организации;

- в рамках проекта оптимизируется процесс;

- оптимизируемый процесс является повторяющимся;

- проект не имеет готового решения.

Если планируемый к открытию проект не соответствует одному из критериев, то проект открывать не рекомендуется.

3.3. Разработка карточки проекта.

Шаблон карточки проекта для заполнения представлен в приложении N 1 к настоящим методическим рекомендациям.

Название проекта указывается на карточке проекта вверху в качестве заголовка. Название проекта, как правило, это название процесса, который будет оптимизирован в рамках данного проекта. Название проекта не должно содержать в себе готового решения.

Карточка проекта должна быть утверждена главой администрации города Канаш, а также заместителем главы администрации города Канаш, курирующим данную организацию.

В течение отчетного периода допускается вносить следующие изменения в карточку проекта:

- замена руководителя проекта (в связи с возможными кадровыми изменениями в организации);

- изменение состава рабочей проектной группы (в связи с необходимостью привлечения большего количества экспертов для решения выявленных проблем в процессе или возможными кадровыми изменениями в организации);

- изменение целевых показателей (в связи с тем, что в ходе диагностики процесса выявлена невозможность достижения поставленных при разработке карточки проекта целей).

В случае выявления причин невозможности реализации проекта по решению заказчика проекта он может быть закрыт. Руководитель проекта информирует об этом отдел экономики и имущественных отношений администрации города Канаш в установленном порядке. Допускается также замена проекта.

В этих случаях руководитель рабочей проектной группы направляет служебную записку на имя главы администрации города Канаш о необходимости корректировки карточки проекта или его полном закрытии с подробным описанием причин изменений или закрытия. К служебной записке прикладывается новая карточка проекта в случае ее корректировки или замены на другой проект.

3.3.1. Блок "Вовлеченные лица и рамки проекта".

Данный блок определяет роли и состав заинтересованных сторон при реализации проекта.

Заказчики процесса - перечисляются подразделения, организации, работники и так далее (не организация или подразделение в целом), пользующиеся результатами процесса, иными словами клиенты рассматриваемого в проекте процесса.

Владелец процесса - необходимо указать фамилию должностного лица, который владеет оптимизируемым процессом. В его обязанности входит согласование плана мероприятий (дорожной карты) по достижению целевого состояния и целевых показателей проекта, постпроектный мониторинг результатов проекта с целью поддержания достигнутых результатов и постоянного совершенствования оптимизируемого процесса.

Руководитель рабочей проектной группы - необходимо указать фамилию должностного лица. К ключевым функциям руководителя рабочей проектной группы относятся:

- организация хода работы и выполнение всех этапов проекта, согласно настоящим методическим рекомендациям;

- решение проблем, возникающих в проекте;

- определение ролей и обязанностей в проекте для всех членов рабочей проектной группы;

- мониторинг хода исполнения проекта, прогнозирование отклонений и принятие своевременных мер по их устранению;

- координация коммуникаций между всеми участниками проекта;

- организация процесса управления изменениями;

- проведение анализа эффективности мероприятий по оптимизации процесса.

Рабочая проектная группа - каждый работник рабочей проектной группы выполняет поручения руководителя рабочей проектной группы, не выходящие за рамки проекта.

3.3.2. Блок "Обоснование выбора".

Данный блок описывает существующую проблему и поясняет ключевой(ые) риск(и), то есть что произойдет, если в ближайшее время не оптимизировать данный процесс и не устранить имеющиеся проблемы.

К обоснованию можно добавить:

- влияние на цели / задачи работы организации;

- финансовые потери, если процесс не будет оптимизирован;

- масштаб процесса;

- трудоемкость процесса;

- неудовлетворенность заказчиков;

- проблемы, выявленные в работе.

Обоснование проекта предназначено для понимания причин открытия проекта, формулирования правильных и амбициозных целей.

3.3.3. Блок "Цели и плановый эффект".

В данном блоке фиксируются цели проекта, по достижению которых будет оцениваться успешность реализованных мероприятий по оптимизации процесса.

Цели проекта должны соответствовать принципам SMART - конкретный (Specific), измеримый (Measurable), достижимый (Attainable), значимый (Relevant), ограниченный во времени (Time-bounded).

Каждая цель должна быть:

- конкретной и правильно сформулированной;

- быть измеримой в формате "с ... до ...". Первый показатель цели - текущее состояние, второй - целевое, то есть то, к которому следует стремиться. Рекомендуется целевой показатель устанавливать не менее 30% от текущего;

- направлена на решение проблемы в процессе.

В целях проекта не может быть мероприятий по оптимизации процесса (например: регламентировать процесс, автоматизировать процесс, внедрить систему и т.п.), а также не должно быть "лозунгов" (например: повысить эффективность персонала, улучшить качество).

Для всех проектов обязательной является цель по снижению времени протекания процесса, другие цели устанавливаются в зависимости от проблем, существующих в процессе.

Дополнительно могут включаться цели по снижению себестоимости, экономическому эффекту, производительности труда и так далее.

Название проекта, обоснование выбора и цели проекта - должны быть связаны между собой и соответствовать друг другу.

Цели и плановый эффект проекта должны решать проблемы процесса, описанные в блоке "Обоснование выбора".

3.3.4. Блок "Ключевые события".

В данном блоке указаны ключевые события проекта, необходимые для достижения результатов в установленные сроки и соответствия методологии. Ключевые события определены шаблоном карточки и не могут изменяться. Необходимо только определить сроки ключевых событий конкретного проекта, придерживаясь рекомендуемых сроков реализации этапов проекта.

3.4. Сроки реализации проекта.

Период реализации проекта напрямую связан со временем протекания оптимизируемого процесса.

Если продолжительность проекта достигает двенадцати и более месяцев, его необходимо разделить на этапы. По каждому этапу разработать карточку проекта, установить цели.

Рекомендованные сроки реализации каждого из этапов реализации проекта:

- "Открытие и подготовка проекта" - 1 неделя;

- "Диагностика и целевое состояние" - 3 недели;

- "Внедрение улучшений" - 7 недель;

- "Закрепление результатов и закрытие проекта" - 3 недели;

- "Постпроектный мониторинг" - 3 недели. Начинать работы по данной фазе необходимо не менее чем через 3 - 5 месяцев с момента завершения предыдущей фазы.

3.5. Основные этапы реализации проекта.

3.5.1. "Открытие и подготовка проекта".

Данный этап включает следующие стадии:

- определение проблем и выбор процесса - указаны в пунктах 3.1 и 3.2 настоящих методических рекомендаций;

- анкетирование заказчиков процесса N 1. Форма стандартной анкеты приведена в приложении N 2 к настоящим методическим рекомендациям. При необходимости в анкету могут быть включены дополнительные вопросы, раскрывающие проблематику процесса и выявляющие предложения по улучшению. Наиболее активные респонденты, подавшие предложения по улучшению и проявившие заинтересованность в оптимизации процесса могут быть приглашены в рабочую проектную группу;

- разработка карточки проекта - указана в пункте 3.3 настоящих методических рекомендаций;

- формирование рабочей проектной группы. После проведенного анализа заинтересованных сторон и с учетом данных блока "Вовлеченные лица и рамки проекта" приглашение представителей подразделений, входящих в периметр проекта, составление поименного списка членов рабочей проектной группы.

В рабочую проектную группу входят: руководитель рабочей проектной группы, члены рабочей проектной группы. В том числе могут входить заказчики процесса, представители всех подразделений, входящих в периметр проекта.

Участие каждого члена рабочей проектной группы должно быть согласовано с его непосредственным руководителем. Член рабочей проектной группы несет ответственность за принятые на заседаниях рабочей проектной группы решения и должен иметь соответствующие полномочия для этого. В случае возникновения сложных вопросов, требующих согласования с непосредственным руководителем, решение по оптимизации откладывается до следующего заседания рабочей проектной группы. На следующем заседании рабочей проектной группы член рабочей проектной группы озвучивает согласованную с непосредственным руководителем члена рабочей проектной группы позицию по сути рассматриваемого вопроса. Заседания рабочей проектной группы проводятся в проектной комнате (обее);

- проведение стартового заседания и выпуск постановления администрации города Канаш о создании проекта в рамках пилотного проекта "Эффективный муниципалитет";

- организация информационного стенда проекта в проектной комнате (обее). При организации информационного стенда проекта руководителю рабочей проектной группы необходимо:

определить какие показатели или документы помогут ему эффективно управлять проектом и изменениями, возникающими в ходе оптимизации процесса;

назначить ответственного за ведение информационного стенда из членов рабочей проектной группы;

следить за своевременной актуализацией информации на стенде.

3.5.2. "Диагностика и целевое состояние".

Данный этап включает следующие стадии:

- картирование текущего состояния процесса. Картирование проводится на заседании рабочей проектной группы. Участие представителей всех подразделений периметра проекта обязательно. Степень детализации карты должна быть достаточной для анализа, выводов и принятия правильных управленческих решений. Карта текущего состояния процесса должна размещаться на информационном стенде проекта в проектной комнате (обее).

Если карта текущего состояния процесса громоздкая, то необходимо разработать блок-схему текущего состояния процесса, объединив шаги процесса в этапы с указанием потерь, выявленных в ходе картирования, для размещения ее в отчетной презентации по проекту.

- сбор фактических данных - анализ процесса N 1. Проведение замеров количественных показателей по всем целям, заявленным в карточке проекта.

Для анализа времени протекания процесса необходимо провести хронометраж каждого шага процесса из карты текущего состояния процесса. Количество замеров зависит как от времени протекания процесса, так и от времени, отведенного на реализацию данной стадии.

Рекомендованное количество замеров - 10 штук. Далее необходимо проанализировать вариативность времени протекания процесса по всему процессу и по отдельным шагам. В случае выявления большого расхождения (разброса) времени протекания процесса или времени протекания шагов процесса, необходимо:

- установить причину расхождения (разброса);

- выявить потери;

- установить коренную причину их возникновения;

- разработать мероприятия по устранению.

Для анализа процесса по другим целям (не по времени протекания процесса) необходимо провести сбор фактических данных, проанализировать их, выявить проблемы и разработать мероприятия по их устранению.

- картирование целевого состояния процесса. Картирование проводится членами рабочей проектной группы. Степень детализации карты должна быть достаточной для анализа и разработки мероприятий по достижению целевого состояния и целевых показателей проекта.

Если карта целевого состояния процесса громоздкая, то необходимо разработать блок-схему целевого состояния процесса для размещения ее в отчетной презентации по проекту.

- план мероприятий (дорожная карта) по достижению целевого состояния и целевых показателей проекта (далее - план мероприятий) разрабатывается на основании проведенного картирования текущего состояния процесса, анализа процесса N 1, разработанной карты целевого состояния процесса по форме, указанной в приложении N 3 к настоящим методическим рекомендациям.

При составлении плана мероприятий необходимо учесть соответствие разработанных мероприятий полному перечню целей оптимизируемого процесса.

В план мероприятий необходимо включить мероприятия по информированию и, в случае необходимости, обучению участников процесса изменениям, которые произойдут после оптимизации процесса. Для обучения участников процесса необходимо определить ответственного, участников, сроки и место обучения, а также список и содержание тем, что должно обеспечить переход на новые стандарты процесса и закрепить изменения.

3.5.3. "Внедрение улучшений".

Данный этап включает утверждение и реализацию плана мероприятий.

План мероприятий обсуждается с заказчиком проекта и утверждается главой администрации города Канаш (Kick-off). В случае спорных вопросов по тому или иному мероприятию, возникших на заседаниях рабочей проектной группы или согласованию их у руководителей подразделений периметра проекта, необходимо представить аргументы в поддержку той или иной позиции и вынести на решение заказчика проекта и главы администрации города Канаш.

По ходу выполнения плана мероприятий руководитель рабочей проектной группы осуществляет контроль за качеством и сроками его реализации на информационном стенде проекта в проектной комнате (обее).

3.5.4. "Закрепление результатов и закрытие проекта".

Данный этап включает следующие стадии:

- мониторинг достигнутых результатов, анализ процесса N 2. Для подтверждения достижения результатов необходимо провести анализ процесса, который проводится по всем целевым показателям проекта, отслеживает отклонения от них, ищет первопричины возникновения и устраняет их;

- оценка результатов проекта и определение путей дальнейшего совершенствования процесса;

- обратная связь;

- анкетирование заказчиков процесса N 2 в соответствии с формой стандартной анкеты;

- стандартизация процесса. В случае подтверждения результатов проекта в ходе анализа процесса N 2 необходимо провести изменение в имеющемся стандарте (инструкции, регламенте и так далее) или выпустить новый стандарт, а также регламентирующие и методические документы;

- оформление отчетной презентации. По итогам реализации проекта отчетным документом является презентация, в которой размещаются документы и информация на слайдах в следующем порядке:

титульный лист;

карточка проекта;

постановление администрации города Канаш о реализации проекта;

анкетирование заказчиков процесса N 1;

анализ процесса N 1;

карта текущего состояния процесса;

карта целевого состояния процесса;

план мероприятий;

примеры улучшений в соответствии с планом мероприятий;

анкетирование заказчиков процесса N 2;

анализ процесса N 2;

оценка результатов по проекту.

По инициативе руководителя проекта допускается дополнять отчетную презентацию необходимыми для пояснения слайдами, размещая их в приложении к отчетной презентации.

- завершающее заседание рабочей проектной группы с подведением итогов по проекту.

3.5.5. "Постпроектный мониторинг".

Данный этап включает следующие стадии:

- анкетирование заказчиков процесса N 3 в соответствии с формой стандартной анкеты;

- анализ процесса N 3. Для отслеживания и стабилизации достигнутых результатов необходимо использовать анализ процесса, который проводится по всем целевым показателям проекта, отслеживает отклонения от заданных показателей целей, ищет первопричины возникновения и устраняет их;

- заседание рабочей проектной группы с принятием решения об отсутствии или наличии отклонений от заданных показателей целей, и необходимостью устранения этих отклонений в случае их выявления;

- корректировка и повторный мониторинг (в случае необходимости).

По итогам проведения постпроектного мониторинга отчетная презентация должна быть дополнена информацией по анкетированию заказчиков процесса N 3, анализу процесса N 3 и оценке результатов по проекту.

4. Проведение обучения и мониторинга реализуемых проектов

4.1. Сотрудники администрации и работники организации проходят обучения по программе "Производственная система "Росатома" для руководителей и специалистов структурных подразделений администрации города Канаш, муниципальных учреждений и предприятий в рамках проекта "Эффективный муниципалитет" на основе методических материалов, презентаций и обучающих курсов по производственной системе "Росатома", полученных в АНО "Корпоративная Академия Росатома".

4.2. В процессе реализации проектов осуществляется мониторинг их внедрения как посредством посещения организаций, которые реализуют проекты, так и путем предоставления данными организациями информации, подтверждающей исполнение мероприятий по достижению целевых состояний и целевых показателей проектов в соответствии с ключевыми событиями проектов.

По результатам проведенных мониторингов реализуемых проектов даются рекомендации и замечания по внедрению проектов организациям, которые реализуют проекты, с целью их устранения в случае их выявления.

Осуществляется контроль за устранением организациями, которые реализуют проекты, выявленных рекомендаций и замечаний.

4.3. Заместители главы администрации города Канаш, курирующие организации, которые реализуют проекты, осуществляют мониторинг реализуемых данными организациями проектов по мере необходимости путем проведения с ними совещаний в проектном офисе.

По результатам проведенных мониторингов реализуемых проектов заместители главы администрации города Канаш, курирующие организации, которые реализуют проекты, дают рекомендации и замечания по внедрению проектов данным организациям с целью их устранения в случае их выявления.

Заместители главы администрации города Канаш, курирующие организации, которые реализуют проекты, осуществляют контроль за устранением ими выявленных рекомендаций и замечаний.

4.4. По мере необходимости заместители главы администрации города Канаш, курирующие организации, которые реализуют проекты, предоставляют информацию по реализации данными организациями проектов на заседаниях Координационной группы по внедрению на территории города Канаш пилотного проекта "Эффективный муниципалитет" в соответствии с повестками заседаний.