Приложение N 1. Положение об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации Шурышкарского района

Приложение N 1
Утверждено
распоряжением Администрации
Шурышкарского района
от 11 января 2023 года N 5-ра

Положение
об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации Шурышкарского района

I. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об отделе по делам архивов (муниципальном архиве) Администрации Шурышкарского района (далее - Отдел) определяет статус, основные функции, права и организацию деятельности Отдела.

1.2. Отдел является структурным подразделением Администрации Шурышкарского района, не обладающим правами юридического лица, осуществляющим полномочия по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

1.3. Отдел непосредственно подчиняется заместителю главы администрации Шурышкарского района, обеспечивающему формирование и реализацию внутренней политики.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Уставом Ямало-Ненецкого автономного округа, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, нормативными правовыми актами исполнительных органов Ямало-Ненецкого автономного округа, Уставом муниципального округа Шурышкарский район Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями и распоряжениями Главы и Администрации Шурышкарского района, решениями Думы Шурышкарского района и другими организационно - распорядительными документами Администрации Шурышкарского района, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа и настоящим Положением.

1.5. Отдел по делам архивов осуществляет свою деятельность во взаимодействии с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, другими исполнительными органами Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления, структурными подразделениями и территориальными органами Администрации Шурышкарского района, с учреждениями, организациями, а также должностными лицами и гражданами по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

Взаимоотношения Отдела с указанными органами и организациями строятся в соответствии с действующим законодательством.

1.6. Для осуществления своей деятельности Отдел в установленном порядке использует печать с воспроизведением герба муниципального округа Шурышкарский район, а также имеет печать, бланк и штамп со своим наименованием.

1.7. Материально-техническое обеспечение деятельности Отдела осуществляется Администрацией Шурышкарского района.

1.8. Финансирование расходов на содержание Отдела осуществляется за счет средств местного бюджета, а также за счет средств субвенции на осуществление переданных отдельных государственных полномочий Ямало-Ненецкого автономного округа в области архивного дела.

1.9. Наименование Отдела: отдел по делам архивов (муниципальный архив) Администрации Шурышкарского района.

1.10. Местонахождение Отдела: 629640, Российская Федерация, Ямало-Ненецкий автономный округ, Шурышкарский район, с. Мужи, ул. Республики, д.46.

II. Муниципальные функции

2.1. Отдел осуществляет следующие муниципальные функции:

2.1.1. комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе деятельности Администрации Шурышкарского района, организаций и учреждений, отнесенных к муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании на хранение в отдел по делам архивов;

2.1.2. разработка и представление в установленном порядке проектов правовых актов по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела;

2.1.3. организация хранения и учета документов, принятых в Отдел, в том числе:

- архивных документов на различных видах носителей (печатных, аудиовизуальных и других материалов), дополняющих фонды отдела по делам архивов;

- архивных документов, являющихся государственной собственностью Ямало-Ненецкого автономного округа;

- архивных документов юридических и физических лиц, переданных собственниками на законном основании в муниципальную собственность на хранение в Отдел, в т.ч. документов личного происхождения и документов по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий;

- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности Архива;

2.1.4. комплектование Отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для муниципального округа, в т.ч.:

2.1.4.1. формирование списка организаций - источников комплектования Отдела, утверждаемого распоряжением Администрации Шурышкарского района;

2.1.4.2. осуществление отбора и приема документов постоянного (долговременного) сроков хранения в Отдел;

2.1.4.3. осуществления отбора и приема документов по личному составу ликвидированных организаций, учреждений и предприятий, не имеющих правопреемника, действовавших на территории муниципального округа Шурышкарский район;

2.1.4.4. организация приема на хранение в Отдел документов личного происхождения, фотодокументов, видеодокументов и других архивных документов, находящихся в частной собственности, образующихся в результате деятельности негосударственных организаций и граждан, в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и Отделом, действующим от имени Администрации Шурышкарского района;

2.1.4.5. проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в Отделе;

2.1.4.6. проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

2.1.2. осуществление организационно-методической помощи по вопросам делопроизводства организациям, предприятиям и учреждениям, включенным в список организаций - источников комплектования Отдела:

2.1.2.1. оказание методической помощи в вопросах делопроизводства и ведомственного хранения документов, в т.ч. по личному составу в организациях - источниках комплектования Отдела;

2.1.2.2. оказание методической помощи ликвидируемым организациям по передаче документов по личному составу в Отдел;

2.1.2.3. проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;

2.1.3. представление в установленном порядке в службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа отчетов:

- о выполнении Отделом основных направлений архивной работы и учетных данных о документах, находящихся на хранении в Отделе;

- о выполнении Отделом отдельных государственных полномочий;

2.1.4. представление на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, полного комплекта документов по согласованию номенклатур дел, описей дел по личному составу, инструкций по делопроизводству, положений об архивах организаций - источников комплектования Отдела и утверждению описей дел постоянного срока хранения;

2.1.5. использование архивных документов, хранящихся в Отделе, в том числе:

2.1.5.1. информирование органов местного самоуправления, организаций о составе и содержания документов Отдела по актуальной тематике;

2.1.5.2. организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка публикаций, материалов для средств массовой информации, документальных выставок, проведение встреч с общественностью;

2.1.5.3. исполнение в установленном порядке запросов организаций и граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;

2.1.5.4. организация работы по проведению оцифровки архивных документов и загрузки электронных копий в государственную информационную систему "Электронный архив Ямало-Ненецкого автономного округа";

2.1.5.5. проведение работы по созданию и совершенствованию научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам Отдела, базы данных автоматизированных информационно-поисковых систем, архивных справочников о составе и содержании документов;

2.1.6. осуществление иных функций, отнесенных к ведению Отдела.

III. Государственные функции

3.1. В соответствии с Законом Ямало-Ненецкого автономного округа от 28 сентября 2012 года N 86-ЗАО "О наделении органов местного самоуправления муниципальных образований в Ямало-Ненецком автономном округе отдельными государственными полномочиями в области архивного дела" отдел по делам архивов наделено отдельными государственными полномочиями автономного округа по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к государственной собственности автономного округа и находящихся на территории муниципального округа Шурышкарский район.

IV. Муниципальные услуги

4.1. Отдел предоставляет муниципальную услугу "Информационное обеспечение физических и юридических лиц на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, предоставление архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов".

V. Права

5.1. Отдел в целях реализации государственных и муниципальных функций, услуг в установленных сферах деятельности имеет право:

5.1.1. представлять интересы Администрации Шурышкарского района по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

5.1.2. самостоятельно вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию Отдела и не требующим согласования с куратором Отдела;

5.1.3. запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений и территориальных органов Администрации Шурышкарского района, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций расположенных на территории Шурышкарского района, информацию и материалы, необходимые для осуществления функций, возложенных на Отдел;

5.1.4. запрашивать и получать от организаций источников комплектования Отдела, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии их архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.1.5. вносить на рассмотрение Администрации Шурышкарского района предложения по вопросам совершенствования деятельности Отдела, обеспечения сохранности, комплектования, учета и использования архивных документов, хранящихся в Отделе, совершенствования работы ведомственных архивов организаций - источников комплектования;

5.1.6. участвовать в подготовке и рассмотрении Администрацией Шурышкарского района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов;

5.1.7. вносить на рассмотрение службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа предложения по вопросам обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, по совершенствованию работы ведомственных архивов организаций;

5.1.8. вносить на рассмотрение ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа предложения:

- по включению организаций в источники комплектования;

- по ведению централизованного учета документов;

- по разработке методических рекомендаций и другим вопросам, входящим в компетенцию ЭПК службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа;

5.1.9. информировать Главу Шурышкарского района, заместителя главы администрации Шурышкарского района, обеспечивающего формирование и реализацию внутренней политики, службу по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа о нарушениях правил хранения, комплектования, учета и использования документов должностными лицами, выполняющими управленческие функции в организациях, а также физическими лицами;

5.1.10. давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Шурышкарского района, обязательные для исполнения рекомендации по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

5.1.11. иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций для участия в решении вопросов сохранности документов;

5.1.12. принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых Администрацией Шурышкарского района и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций - источников комплектования Отдела;

5.1.13. согласовывать и вносить предложения в проекты правовых актов Главы и Администрации Шурышкарского района в пределах компетенции Отдела;

5.1.14. участвовать в работе коллегий, комиссий, совещаний по вопросам своей компетенции;

5.1.15. пользоваться сведениями информационных банков данных, имеющихся в Администрации Шурышкарского района;

5.1.16. получать доступ в информационно - телекоммуникационные сети, а также пользоваться в установленном порядке государственными, муниципальными и иными информационными системами и информационно - телекоммуникационными сетями;

5.1.17. на материально - техническое, организационное, документальное и информационное обеспечение Отдела со стороны соответствующих подразделений Администрации Шурышкарского района;

5.1.18. вносить предложения по повышению квалификации, поощрению и привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в нарушении установленных сроков при исполнении документов;

5.1.19. осуществлять иные права в соответствии с федеральным законодательством, законодательством Ямало-Ненецкого автономного округа и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления муниципального округа.

VI. Организация деятельности

6.1. Отдел возглавляет начальник отдела по делам архивов (муниципального архива) Администрации Шурышкарского района (далее - начальник отдела), назначаемый на должность и освобождаемый от должности в соответствии с распорядительным актом Администрации Шурышкарского района.

6.2. Начальник отдела осуществляет непосредственное руководство и организацию текущей деятельности Отдела, в штате которого состоят два специалиста.

6.3. В период временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет должностное лицо, назначаемое в установленном порядке.

6.4. Начальник отдела:

6.4.1. организует деятельность Отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел государственных и муниципальных функций, услуг;

6.4.2. представляет Отдел в отношениях с исполнительными органами Ямало-Ненецкого автономного округа, органами местного самоуправления, организациями, гражданами, структурными подразделениями и территориальными органами Администрации Шурышкарского района;

6.4.3. осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов в установленной сфере деятельности, осуществляет текущее и перспективное планирование деятельности Отдела;

6.4.4. представляет на утверждение Администрации Шурышкарского района Положение и состав Отдела, а также предложения по внесению в них изменений;

6.4.5. отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного дела в муниципальном округе Шурышкарский район перед Администрацией Шурышкарского района, а также в установленном порядке перед службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа;

6.4.6. распределяет должностные обязанности между специалистами Отдела и разрабатывает их должностные инструкции;

6.4.7. обеспечивает в установленном порядке соблюдение специалистами Отдела исполнительской и трудовой дисциплины, правил охраны труда, вносит предложения об их поощрении и (или) привлечении к дисциплинарной ответственности;

6.4.8. вносит курирующему заместителю главы администрации предложения по подбору и расстановке кадров, переподготовке, повышению квалификации, поощрению сотрудников и наложению на них дисциплинарных взысканий;

6.4.9. разрабатывает проект графика отпусков работников Отдела, согласовывает его с курирующим заместителем главы администрации и представляет в управление кадров Администрации Шурышкарского района;

6.4.10. по поручению Главы Шурышкарского района, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации осуществляет иные функции в пределах своей компетенции;

6.4.11. обеспечивает благоприятный морально-психологический микроклимат в коллективе.

6.5. Работники Отдела назначаются на должности и освобождаются от занимаемых должностей в соответствии с распорядительным актом Администрации Шурышкарского района по представлению начальника Отдела в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

6.6. Квалификационные требования, функциональные обязанности, права, ответственность работников Отдела регламентируются должностными инструкциями.

VII. Реорганизация и ликвидация

7.1. Реорганизация и ликвидация Отдела осуществляется Администрацией Шурышкарского района в соответствии с действующим законодательством.

7.2. Архивные фонды и архивные документы при прекращении деятельности Отдела передаются уполномоченной организации. При отсутствии правопреемника архивные фонды передаются на постоянное хранение в один из архивов системы службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа.