Приложение. Порядок организации исполнения централизуемых полномочий государственным казенным учреждением Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета" с использованием информационной системы "Управление бюджетным процессом Ленинградской области", а также программного комплекса "Свод-СМАРТ"

Утвержден
приказом комитета финансов
Ленинградской области
от 27 ноября 2023 N 18-02/12-46
(приложение)

Порядок
организации исполнения централизуемых полномочий государственным казенным учреждением Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета" с использованием информационной системы "Управление бюджетным процессом Ленинградской области", а также программного комплекса "Свод-СМАРТ"

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок организации исполнения централизуемых полномочий государственным казенным учреждением Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета" (далее - ГКУ ЛО "МЦБУ") с использованием информационной системы "Управление бюджетным процессом Ленинградской области" (далее - ИС УБП), а также программного комплекса "Свод-СМАРТ" (далее - ПК "Свод-СМАРТ") разработан в соответствии с приказом Комитета финансов Ленинградской области (далее - Комитет финансов) от 29.09.2023 N 18-02/09-33 "Об утверждении Регламента взаимодействия между субъектами централизованного учета и государственным казенным учреждением Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета" при передаче централизуемых полномочий" (далее - Приказ N 18-02/09-33, Регламент).

2. Термины и сокращения

ГКУ ЛО "МЦБУ"	Государственное казенное учреждение Ленинградской области "Межведомственный центр бухгалтерского учета"
График документооборота	График документооборота, утвержденный в составе единой учетной политики
Заявление ПИБ	Форма Заявления на предоставление доступа к подсистемам ПИБ
Заявление ПОВБУ	Форма Заявления на предоставление доступа к ПОВБУ
Заявление ПК "Свод-СМАРТ"	Форма Заявления на предоставление доступа к ПК "Свод-СМАРТ"
ИС	Информационные системы
ИС/ПК	Информационные системы, программный комплекс: ИС УБП ЛО и/или ПК "Свод-СМАРТ"
ИС УБП ЛО	Информационная система "Управление бюджетным процессом Ленинградской области"
Комитет финансов	Комитет финансов Ленинградской области
Необходимый объем прав доступа	Объем прав на использование функционала ИС/ПК, необходимый для обработки данных Субъектов централизованного учета, содержащихся в базах данных ИС и ПК, предоставляемый в рамках Соглашения о передаче полномочий
ОСИБ	Обмен с системой исполнения бюджета: программный модуль для передачи электронных документов из подсистем ПИБ в ПБУУ
Персональные данные	Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (Субъекту персональных данных)
ПК	Программный комплекс
ПК "Свод-СМАРТ"	Программный комплекс "Свод-СМАРТ": программа для ЭВМ "Формирование консолидированной бюджетной и произвольной отчетности"
Подсистемы ПИБ	Подсистемы ИС УБП ЛО, обеспечивающие планирование и исполнение бюджета: - подсистема АЦК-Финансы; - подсистема АЦК-Планирование.
ПОВБУ	Подсистемы ИС УБП ЛО, обеспечивающие ведение бюджетного (бухгалтерского) учета: - подсистема бюджетного (бухгалтерского) учета учреждений (ПБУУ); - подсистема оплаты труда (ПОТ).
Пользователи МЦБУ	Пользователи ГКУ ЛО "МЦБУ": Работники ГКУ ЛО "МЦБУ", получившие необходимый объем прав в ИС/ПК для исполнения централизуемых полномочий от имени Субъекта централизованного учета с использованием ИС/ПК
Пользователи СЦУ	Пользователи Субъекта централизованного учета: Работники Субъекта централизованного учета, имеющие доступ к ИС/ПК для исполнения полномочий Субъекта централизованного учета с использованием ИС/ПК
Соглашение о передаче полномочий	Соглашение о передаче полномочий по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета и составлению отчетности, заключенное между ГКУ ЛО "МЦБУ" и Субъектом централизованного учета в соответствии с Регламентом, утвержденным Приказом N 18-02/09-33
СТП	Служба технической поддержки: организация, оказывающая услуги по технической поддержке пользователей в соответствии с контрактом на сопровождение ИС/ПК
Субъекты централизованного учета	Органы исполнительной власти Ленинградской области, подведомственные им государственные казенные учреждения Ленинградской области, полномочия которых передаются
СЭД ЛО	Система электронного документооборота Ленинградской области
ФК	Федеральное казначейство
ФИО	Фамилия, имя, отчество
Централизуемые полномочия	Полномочия по ведению бюджетного учета, включая составление и представление бюджетной отчетности, иной обязательной отчетности, формируемой на основании данных бюджетного учета, по обеспечению представления такой отчетности в соответствующие государственные органы, дополнительно для государственных казенных учреждений Ленинградской области полномочия по начислению физическим лицам выплат по оплате труда и иных выплат, а также связанных с ними обязательных платежей в бюджеты бюджетной системы Российской Федерации, переданные ГКУ ЛО "МЦБУ"
ЭП	Электронная подпись: усиленная квалифицированная электронная подпись
ЮЗЭД	Юридически значимый электронный документооборот в подсистемах ПИБ

Используемые в настоящем Порядке понятия и термины применяются в том значении, в каком они используются в федеральном законодательстве и областном законодательстве Ленинградской области.

3. Предоставление и прекращение доступа к ИС/ПК работникам ГКУ ЛО "МЦБУ"

3.1. Общие положения

Предоставление доступа к ИС/ПК работникам ГКУ ЛО "МЦБУ" осуществляется на основании заявления от имени руководителя ГКУ ЛО "МЦБУ" с приложением сканированной копии заключенного Соглашения о передаче полномочий.

Сканированные копии подписанных документов прилагаются в формате "pdf".

В целях исполнения Централизуемых полномочий с использованием ИС/ПК работникам ГКУЛО "МЦБУ" предоставляется Необходимый объем прав доступа.

Учетные данные Пользователя МЦБУ высылаются на адрес электронной почты, указанный в заявлении.

Пользователи МЦБУ обязаны соблюдать требования, установленные законодательством в сфере информационной безопасности.

3.2. Делегирование полномочий по предоставлению прав доступа к ИС/ПК

Комитет финансов имеет право делегировать полномочия по предоставлению доступа к ИС/ПК исполнителю по государственному контракту на сопровождение ИС/ПК.

В случае делегирования полномочий по предоставлению доступа к ИС/ПК третьей стороне Комитет финансов отражает изменения в форме обращений для предоставления/прекращения доступа к ИС/ПК, порядке их заполнения и отправки посредством внесения изменения в настоящий Порядок.

3.3. Предоставление доступа работникам ГКУ ЛО "МЦБУ" к ПОВБУ

Полномочия по предоставлению доступа к ПОВБУ осуществляет СТП ПОВБУ.

Форма Заявления ПОВБУ приведена в приложении 1 к настоящему Порядку.

Заявление ПОВБУ подается от имени руководителя ГКУ ЛО "МЦБУ" по электронной почте в адрес СТП ПОВБУ. К письму прилагаются сканированные копии подписанных Заявления ПОВБУ и Соглашения о передаче полномочий.

Назначение Необходимого объема прав доступа работнику ГКУ ЛО "МЦБУ":

- СТП ПОВБУ высылает на электронную почту, указанную в полученном Заявлении ПОВБУ, анкету, актуальную на момент подачи Заявления ПОВБУ;

- ГКУ ЛО "МЦБУ" направляет заполненную анкету в СТП ПОВБУ;

- на основании данных анкеты СТП ПОВБУ назначает роли работнику ГКУ ЛО "МЦБУ" и сообщает ГКУ ЛО "МЦБУ" о завершении работы по электронной почте.

Актуальный адрес электронной почты СТП ПОВБУ размещается на официальном сайте Комитета финансов finance.lenobl.ru в разделе "Информационные системы".

3.4. Предоставление доступа работникам ГКУ ЛО "МЦБУ" к подсистемам ПИБ

К подсистемам ПИБ доступ работникам ГКУ ЛО "МЦБУ" предоставляется только на чтение.

Форма Заявления ПИБ приведена в приложении 2 к настоящему Порядку.

Заявление ПИБ подается от имени руководителя ГКУ ЛО "МЦБУ" по СЭД ЛО в адрес руководителя Комитета финансов с приложением скан-копии Соглашения о передаче полномочий.

Назначение Необходимого объема прав доступа на чтение работнику ГКУ ЛO "МЦБУ" производится на основании данных, приведенных в Заявлении ПИБ.

3.5. Предоставление доступа работникам ГКУ ЛО "МЦБУ" к ПК "Свод-СМАРТ"

Форма Заявления ПК "Свод-СМАРТ" приведена в приложении 3 к настоящему Порядку.

Заявление ПК "Свод-СМАРТ" подается от имени руководителя ГКУ ЛО "МЦБУ" по СЭД ЛО в адрес руководителя Комитета финансов с приложением сканированной копии Соглашения о передаче полномочий.

Назначение Необходимого объема прав доступа работнику ГКУ ЛО "МЦБУ" производится на основании данных, приведенных в Заявлении ПК "Свод-СМАРТ".

3.6. Ограничение и прекращение доступа к ИС/ПК Пользователям СЦУ

После передачи централизуемых полномочий Пользователи СЦУ сохраняют ограниченный доступ к информации ИС/ПК с правами на чтение и подписание информации электронной подписью руководителя Субъекта централизованного учета.

Ограничение доступа Пользователям СЦУ производится после предоставления Необходимого объема прав доступа работникам ГКУ ЛО "МЦБУ" и завершения Пользователями СЦУ рабочих процессов по исполнению полномочий за период, предшествующий передачи централизуемых полномочий.

Ограничение и прекращение доступа Пользователей СЦУ производится на основании письменного обращения руководителя Субъекта централизованного учета с указанием ФИО, должности, даты прекращения доступа, оснований для ограничения или прекращения доступа в адрес руководителя Комитета финансов или уполномоченной стороны в случае делегирования полномочий по предоставлению прав доступа к ИС/ПК.

Руководитель Субъекта централизованного учета несет ответственность за своевременное прекращение доступа Пользователей СЦУ.

3.7. Прекращение доступа к ИС/ПК Пользователям МЦБУ

Прекращение доступа Пользователей МЦБУ производится на основании письменного обращения руководителя ГКУ ЛО "МЦБУ" с указанием ФИО, должности, даты прекращения доступа, оснований для прекращения доступа в адрес руководителя Комитета финансов или уполномоченной стороны в случае делегирования полномочий по предоставлению прав доступа к ИС/ПК.

Руководитель ГКУ ЛО "МЦБУ" несет ответственность за своевременное прекращение доступа Пользователей МЦБУ.

4. Представление первичных учетных документов

4.1. В целях представления первичных учетных документов в формате "pdf", при отсутствии электронной подписи, субъекты централизованного учета, ответственные за оформление фактов хозяйственной жизни, направляют посредством СЭД ЛО указанные документы с сопроводительным письмом в адрес руководителя ГКУ ЛО "МЦБУ".

Отражение на соответствующих счетах бюджетного учета информации, содержащейся в полученных документах, осуществляется ГКУ ЛО "МЦБУ" в следующем порядке:

- в подсистеме ПБУУ создается бухгалтерская операция/документ (кассовое выбытие, поступление услуг, работ, бюджетные данные, заявка на возврат и т.п.), на основании которого отражается информация;

- в верхней части документа в разделе "Присоединенные файлы" добавляется соответствующий первичный учетный документ в формате "pdf", поступивший от субъекта централизованного учета;

- первичный учетный документ подписывается электронной подписью руководителя ГКУ ЛО "МЦБУ";

- после подписания прикрепленного первичного учетного документа осуществляется доведение бухгалтерской операции/документа в подсистеме ПБУУ до статуса "Проведен".

4.2. Документы, включенные в перечень электронных документов ЮЗЭД согласно приказу Комитета финансов от 16 июля 2019 года N 18-02/12-19 "О внедрении юридически значимого электронного документооборота в информационной системе "Управление бюджетным процессом Ленинградской области", поступают из подсистем ПИБ в подсистему ПБУУ посредством ОСИБ.

5. Порядок составления и подписания отчетности

5.1. Общие положения.

Бюджетная отчетность считается составленной после подписания ее руководителем Субъекта централизованного учета.

Бюджетная отчетность, составленная ГКУ ЛО "МЦБУ", подписывается руководителем Субъекта централизованного учета, передавшего полномочия по ведению учета и (или) составлению бюджетной отчетности, руководителем либо лицом им уполномоченным ГКУ ЛО "МЦБУ", а также должностным лицом (главным бухгалтером (бухгалтером-специалистом) ГКУ ЛО "МЦБУ", на которое возложена обязанность по ведению бюджетного учета и (или) составлению бюджетной отчетности.

Бюджетная отчетность представляется в Комитет финансов в электронном виде путем заполнения установленных форм бухгалтерской (финансовой) отчетности в единой базе данных с использованием ПК "Свод - СМАРТ" через единую сеть передачи данных Ленинградской области и (или) информационно - телекоммуникационную сеть "Интернет", с использованием ЭП.

5.2. В целях выполнения требований, указанных в пункте 5.1 настоящего Порядка, уполномоченным сотрудникам ГКУ ЛО "МЦБУ" предоставляется доступ к организации, являющейся Субъектом централизованного учета, в дереве бюджетов ПК "Свод-СМАРТ" и устанавливаются соответствующие права в "Справочнике уровней ЭП".

Субъект централизованного учета обеспечивается правом доступа в ПК "Свод-СМАРТ" "Руководитель организации" и "Руководитель финансово-экономической службы", а при необходимости "Лицо, ответственное за инвестиционные проекты", с указанием прав в "Справочнике уровней ЭП".

ГКУ ЛО "МЦБУ" составляет отчетность в установленном Комитетом финансов объеме, обеспечивает ее загрузку (заполнение) в ПК "Свод-СМАРТ", проводит все необходимые контроли и подписывает отчетность уполномоченными лицами ГКУ ЛО "МЦБУ" в соответствии со схемой подписания и доступными уровнями, установленными в "Справочнике уровней ЭП".

После этого в установленном ГКУ ЛО "МЦБУ" порядке Субъект централизованного учета информируется о готовности отчетов к подписанию "Руководителем организации" (при необходимости "Руководителем финансово-экономической службы"). Субъект централизованного учета по факту проведения внутреннего аудита подготовленной бюджетной отчетности подписывает ее ЭП в ПК "Свод-СМАРТ" и устанавливает статус "Готов к проверке" каждой отчетной формы, после этого отчетность считается представленной.