Приложение. Изменения, вносимые в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 20.12.2017 N 1290

Приложение
к постановлению

Администрации города Лабытнанги
от 29 ноября 2023 г. N 1825

Изменения,
вносимые в Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Лабытнанги, утвержденную постановлением Администрации города Лабытнанги от 20.12.2017 N 1290

1. В пункте 2.1.1 слова "правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526" заменить словами "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77".

2. В абзаце первом пункта 3.1.6 слова "Liberation Serif" заменить словами "Liberation Sans".

3. В абзаце втором пункта 6.3.6 слова "регистрируются по месту регистрации "Администрация города Лабытнанги" заменить словами "регистрируются специалистами функциональных органов Администрации города по месту регистрации "Администрация города Лабытнанги", органами, наделенными правом юридического лица, регистрируются по месту регистрации своего учреждения согласно номенклатуре дел".

4. Раздел IX изложить в новой редакции:

"IX. Документальный фонд Администрации города Лабытнанги

Документы Администрации являются муниципальной собственностью муниципального образования городской округ город Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации в порядке, установленном Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ), в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77 (далее - Правила, утвержденные приказом Росархива N 77).

9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

9.1.1. Для учета дел, содержащих документы документального фонда Администрации, составляется номенклатура дел Администрации (далее - номенклатура дел).

9.1.2. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в соответствии с Порядком составления номенклатуры дел и типовой номенклатуры дел Администрации города Лабытнанги, муниципальных учреждений и подведомственных им учреждений, использующих региональную систему электронного документооборота Ямало-Ненецкого автономного округа, утвержденным муниципальным правовым актом Администрации.

9.2. Формирование дел, документов и их текущее хранение

9.2.1. Законченные делопроизводством (исполненные) документы в Администрации на бумажном носителе формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Электронные документы формируются и хранятся в РСЭД.

Дела, документы становятся архивными с 01 января года, следующего за годом, в котором они были закончены ответственными делопроизводителями органов Администрации.

9.2.2. При формировании дел, документов необходимо соблюдать требования, предусмотренные пунктами 49 - 61 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, в том числе:

1) требования к составлению листа-заверителя дела (по форме приложения N 4 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

2) требования к составлению внутренней описи документов дела (по форме приложения N 5 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

3) требования к оформлению обложки дела (по форме приложения N 6 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77).

9.2.3. Подготовка электронных документов для передачи в архив Администрации предусматривает составление описи электронных документов в соответствии с пунктами 23, 25, 27, 28 и разделом X Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 12 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77).

9.2.4. Допускается частичное оформление дел, документов на бумажных носителях в органах Администрации в случаях, если муниципальным правовым актом (приказом) предусмотрено их централизованное оформление с привлечением сторонних исполнителей (типографское оформление).

9.3. Экспертиза ценности документов

9.3.1. В порядке, установленном разделом III Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, для организации и проведения экспертизы ценности документов муниципальным правовым актом создается экспертная комиссия Администрации (далее - ЭК).

9.3.2. Цели, функции, права, организация работы ЭК определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения об ЭК организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 43, и утверждается муниципальным правовым актом Администрации. Положение об ЭК подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией службы по делам архивов автономного округа.

9.3.3. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

9.3.3.1. законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов;

9.3.3.2. типовых перечней документов с указанием сроков их хранения:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года N 236;

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 28 декабря 2021 года N 142;

9.3.3.3. ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения.

9.3.4. По результатам экспертизы ценности дел, документов органов Администрации, оформления и передачи их в архив Администрации, архивом Администрации, на основании описей дел, документов, описей электронных документов органов Администрации составляются описи дел, документов, описи электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу в соответствии с пунктами 25, 28, 66 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложений N N 9 - 12 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77), а также акт о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению (по форме приложения N 3 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77) в порядке, установленном пунктами 26 - 31, 47, 158 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77.

9.4. Передача дел на хранение в архив органа

9.4.1. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации, относящихся к муниципальной собственности муниципального образования, и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в соответствии с пунктом 2 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, создается архив Администрации.

Комплектование архива Администрации осуществляется в соответствии с разделом V Правил, утвержденных приказом Росархива N 77.

9.4.2. Деятельность архива Администрации осуществляется на основании Положения об архиве Администрации, разрабатываемого, согласуемого и утверждаемого в соответствии с примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 42.

Организация хранения архивных документов осуществляется в соответствии с Правилами, утвержденными приказом Росархива N 77.

9.4.3. Архив Администрации обеспечивает ведение учета архивных документов в соответствии с разделом IX Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, в том числе:

1) обязательного учетного документа - дела фонда в соответствии с пунктами 118, 122 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77;

2) обязательного учетного документа - книги учета поступления и выбытия дел, документов в соответствии с пунктом 118 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 23 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

3) обязательного учетного документа - листа фонда в соответствии с пунктами 118, 121, 130 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 24 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

4) обязательных учетных документов - описей дел, документов, описей электронных документов в соответствии с пунктами 25, 28, 66 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по формам приложений N N 9-12 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

5) списка фондов в соответствии с пунктами 118, 124, 130 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 25 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

6) реестра описей дел, документов в соответствии с пунктом 125 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 26 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

7) паспорта архива органа, в случаях предусмотренных пунктом 115 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (в порядке и по форме, предусмотренной Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11);

8) акта о технических ошибках в учетных документах в соответствии с пунктами 103, 122, 129 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 16 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

9) акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному фонду и неучтенных в соответствии с пунктами 103, 122, 129 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 17 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

10) акта об утрате документов в произвольной форме в соответствии с пунктом 65 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77;

11) акта о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, в соответствии с пунктом 104 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 18 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

12) акта о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению в соответствии с пунктом 26 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 3 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

13) акта о неисправимых повреждениях архивных документов в соответствии с пунктом 106 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 19 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77);

14) акта приема-передачи архивных документов на хранение в соответствии с пунктом 220 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 30 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77).

9.4.4. При смене лица, определенного муниципальным правовым актом Администрации (ответственного за архив Администрации), прием-передача документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств к ним оформляется актом в соответствии с разделом XIX Правил, утвержденных приказом Росархива N 77 (по форме приложения N 31 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77).

9.4.5. В соответствии с пунктами 97 -103 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, архив Администрации осуществляет проведение проверки наличия и состояния документов, по результатам которой составляет акт по форме приложения N 15 к Правилам, утвержденным приказом Росархива N 77, а также комплекс мероприятий по обеспечению сохранности архивных документов в соответствии с разделом VIII Правил, утвержденных приказом Росархива N 77.

9.4.6. Ежегодная передача дел от органов Администрации в архив Администрации осуществляется на основании описей дел, документов, описей электронных документов, составляемых в органов Администрации после проведения экспертизы ценности документов, по форме, установленной приложениями N N 7, 8 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, в порядке, установленном пунктами 62 - 64, 73 - 75 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, а также в сроки (график), муниципальным правовым актом Администрации.

9.4.7. Прием дел в архив Администрации осуществляется после их надлежащего оформления в порядке, определяемом приказом органа и пунктами 50 - 61 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77.

Прием дел производится ответственным за архив Администрации в присутствии делопроизводителя, ответственного за архив в органе Администрации, с проставлением в двух экземплярах описей дел органа Администрации отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема передачи дел, а также подписи ответственного за архив Администрации и лица, передавшего дела); после передачи дел в графе "Примечание" рабочего экземпляра номенклатуры дел проставляется отметка "Передано в архив, опись от N ".

9.4.8. Архив Администрации обеспечивает в соответствии со сроками, установленными ежегодными планами-графиками, утверждаемыми муниципальным правовым актом Администрации:

предоставление согласованных ЭК Администрации описей дел постоянного хранения, в том числе описей фотодокументов, и описей дел по личному составу на рассмотрение ЭПК в порядке, установленном пунктами 19, 29 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, и приказом службы по делам архивов автономного округа от 16 ноября 2022 года N 79-О "О создании экспертно-проверочной комиссии службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа";

передачу архивных дел, документов в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации города Лабытнанги.

9.4.9. Планирование передачи архивных дел, документов в архивный отдел (муниципальный архив) Администрации осуществляется в соответствии со сроками, установленными статьей 22 Федерального закона N 125-ФЗ.

9.5. Организация доступа к архивным документам и их использования

9.5.1. Доступ к архивным документам и их использование в Администрации осуществляется в соответствии с разделом XIII Правил, утвержденных приказом Росархива N 77, и Положением об архиве Администрации.

9.5.2. Архивные документы из архива Администрации выдаются в порядке и сроки в соответствии с пунктами 107 -113 Правил, утвержденных приказом Росархива N 77.".