Приложение N 5. Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

Приложение N 5
к приказу ФНС России
от 07.11.2023 г. N ЕА-7-3/816@

Порядок заполнения Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения

1. Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения (далее - налогоплательщики), ведут Книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее - Книга учета доходов и расходов), в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов отражают все хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период.

2. Книга учета доходов и расходов заполняется на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или языках народов Российской Федерации, должны иметь построчный перевод на русский язык.

3. Заполнение Книги учета доходов и расходов осуществляется как на бумажных носителях, так и в электронной форме. На каждый очередной налоговый период заполняется новая Книга учета доходов и расходов.

4. Книга учета доходов и расходов при ее заполнении должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице пронумерованной и прошнурованной налогоплательщиком Книги учета доходов и расходов (в том числе Книги учета доходов и расходов, которая велась в электронной форме и выведена на бумажные носители по окончании налогового периода) указывается количество содержащихся в ней страниц, которое подтверждается подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) и скрепляется печатью организации (индивидуального предпринимателя) (при ее наличии).

5. Исправление ошибок в Книге учета доходов и расходов должно быть обосновано и подтверждено подписью руководителя организации (индивидуального предпринимателя) с указанием даты исправления и печатью организации (индивидуального предпринимателя) (при ее наличии).

6. При заполнении титульного листа Книги учета доходов и расходов налогоплательщик указывает:

календарный год, на который открыта Книга учета доходов и расходов;

код формы Книги учета доходов и расходов по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) и дату начала ведения Книги учета доходов и расходов;

фамилию, имя, отчество (полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность, отчество при наличии) и код налогоплательщика по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

код причины постановки на учет (КПП) - для налогоплательщика - организации;

объект налогообложения - указывается объект налогообложения при применении упрощенной системы налогообложения, выбранный в соответствии со статьей 346.14 Налогового кодекса Российской Федерации;

номера расчетных и иных счетов и наименования банков, в которых данные счета открыты.

7. В графе 1 раздела I "Доходы и расходы" (далее - раздел I) указывается порядковый номер регистрируемой операции.

8. В графе 2 раздела I указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция.

9. В графе 3 раздела I указывается содержание регистрируемой операции.

10. В графе 4 раздела I согласно пункту 1 статьи 346.15 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) отражаются доходы, определяемые в порядке, установленном пунктами 1 и 2 статьи 248 Кодекса. В данной графе не учитываются следующие доходы:

доходы, указанные в статье 251 Кодекса;

доходы организации, облагаемые налогом на прибыль организаций по налоговым ставкам, предусмотренным пунктами 1.6, 3 и 4 статьи 284 Кодекса, в порядке, установленном главой 25 Кодекса;

доходы индивидуального предпринимателя, облагаемые налогом на доходы физических лиц в виде дивидендов, а также доходы индивидуального предпринимателя, облагаемые налогом на доходы физических лиц по налоговым ставкам, предусмотренным пунктами 2 и 5 статьи 224 Кодекса, в порядке, установленном главой 23 Кодекса.

11. В графе 5 раздела I указываются расходы, поименованные в пункте 1 статьи 346.16 Кодекса. Порядок признания и учета расходов при исчислении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения, установлен пунктами 2 - 4 статьи 346.16, пунктами 2 - 5 статьи 346.17, пунктами 2, 3, 5, 7 и 8 статьи 346.18 и пунктами 1, 2.1, 4 и 6 статьи 346.25 Кодекса.

Графа 5 раздела I в обязательном порядке заполняется налогоплательщиком, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов.

Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, в графе 5 раздела I отражает:

фактически осуществленные расходы, предусмотренные условиями получения выплат на содействие самозанятости безработных граждан и стимулирование создания безработными гражданами, открывшими собственное дело, дополнительных рабочих мест для трудоустройства безработных граждан за счет средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации;

фактически осуществленные расходы за счет средств финансовой поддержки в виде субсидий, полученных в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2007 N 209-ФЗ "О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации".

Указанные расходы отражаются в порядке, установленном пунктом 1 статьи 346.17 Кодекса.

Налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, вправе по своему усмотрению отражать в графе 5 раздела I иные расходы, связанные с получением доходов, налогообложение которых осуществляется в рамках упрощенной системы налогообложения.

12. Справка к разделу I Книги учета доходов и расходов заполняется налогоплательщиком, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов.

13. По коду строки "010" указывается сумма полученных налогоплательщиком доходов за налоговый период (значение показателя строки "Итого за год" графы 4 раздела I Книги учета доходов и расходов).

14. По коду строки "020" указывается сумма произведенных налогоплательщиком расходов за налоговый период (значение показателя строки "Итого за год" графы 5 раздела I Книги учета доходов и расходов).

15. По коду строки "030" указывается сумма разницы между суммой уплаченного за предыдущий налоговый период минимального налога и суммой исчисленного за этот же период времени в общем порядке налога.

16. По коду строки "040" указывается налоговая база за налоговый период (код строки "010" за вычетом кода строки "020" и кода строки "030").

Отрицательное значение по коду строки "040" не указывается.

17. По коду строки "041" указывается сумма полученных налогоплательщиком за налоговый период убытков (сумма кода строки "020" и кода строки "030" за вычетом кода строки "010").

Отрицательное значение по коду строки "041" не указывается.

18. Раздел II "Расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление), достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу" (далее - раздел II) Книги учета доходов и расходов заполняется налогоплательщиком, применяющим упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов.

19. При заполнении раздела II Книги учета доходов и расходов налогоплательщиком указывается отчетный (налоговый) период, за который производится расчет расходов на приобретение (сооружение, изготовление, создание самим налогоплательщиком) основных средств и нематериальных активов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу (I квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

20. Расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение нематериальных активов, создание нематериальных активов самим налогоплательщиком, предусмотренные подпунктами 1 и 2 пункта 1 статьи 346.16 Кодекса, определяются в порядке, установленном пунктами 3 и 4 статьи 346.16, подпунктом 4 пункта 2 статьи 346.17, пунктами 2.1 и 4 статьи 346.25 Кодекса.

21. Расходы на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов отражаются в данном разделе отдельно по каждому объекту.

22. В графе 1 раздела II указывается порядковый номер операции.

23. В графе 2 раздела II указывается наименование объекта основных средств или нематериальных активов в соответствии с техническим паспортом, инвентарными карточками и иными документами на объект основных средств или нематериальных активов.

24. В графе 3 раздела II указывается дата (число, месяц и год) оплаты объекта основных средств или нематериальных активов на основании первичных документов (платежные поручения, квитанции к приходным кассовым ордерам, иные документы, подтверждающие факт оплаты).

25. В графе 4 раздела II указывается дата (число, месяц и год) подачи документов на государственную регистрацию объектов основных средств.

26. В графе 5 раздела II указывается дата (число, месяц, год) ввода в эксплуатацию (принятия к бухгалтерскому учету) объекта основных средств или нематериальных активов.

27. В графе 6 раздела II указывается первоначальная стоимость приобретенного (сооруженного, изготовленного) объекта основных средств в период применения упрощенной системы налогообложения и первоначальная стоимость приобретенного (созданного самим налогоплательщиком) объекта нематериальных активов в период применения указанной системы налогообложения.

Первоначальная стоимость приобретенного (сооруженного, изготовленного) основного средства в период применения упрощенной системы налогообложения отражается в графе 6 раздела II в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произошло последним по времени одно из следующих событий:

ввод в эксплуатацию объекта основных средств;

подача документов на государственную регистрацию прав на объект основных средств;

оплата (завершение оплаты) расходов на приобретение (сооружение, изготовление) объекта основных средств.

Первоначальная стоимость приобретенного (созданного самим налогоплательщиком) объекта нематериальных активов в период применения упрощенной системы налогообложения указывается в графе 6 раздела II в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произошло последним по времени одно из следующих событий:

принятие объекта нематериальных активов на бухгалтерский учет;

оплата (завершение оплаты) расходов на приобретение (создание самим налогоплательщиком) объекта нематериальных активов.

Расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств в целях главы 26.2 Кодекса определяются с учетом положений пункта 2 статьи 257 Кодекса.

Расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств отражаются в графе 6 раздела II в том отчетном (налоговом) периоде, в котором произошло последним по времени одно из следующих событий:

ввод в эксплуатацию объекта основных средств;

подача документов на государственную регистрацию прав на объект основных средств;

оплата (завершение оплаты) расходов на приобретение (сооружение, изготовление) объекта основных средств.

28. В графе 7 раздела II указывается определяемый в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 346.16 Кодекса, срок (количество лет) полезного использования объекта основных средств или нематериальных активов.

По приобретенным (сооруженным, изготовленным) основным средствам и приобретенным (созданным самим налогоплательщиком) нематериальным активам и введенным в эксплуатацию (принятым к бухгалтерскому учету) в период применения упрощенной системы налогообложения графа 7 раздела II не заполняется.

29. В графе 8 раздела II указываются:

остаточная стоимость приобретенных (сооруженных, изготовленных) основных средств, а также приобретенных (созданных самим налогоплательщиком) нематериальных активов до перехода на упрощенную систему налогообложения, учитываемая в соответствии с подпунктом 3 пункта 3 статьи 346.16 Кодекса;

расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, приобретенных до перехода на упрощенную систему налогообложения, учитываемые в соответствии с подпунктом 1 пункта 3 статьи 346.16 Кодекса.

При переходе организации на упрощенную систему налогообложения с общей системы налогообложения в графе 8 раздела II на дату такого перехода указывается остаточная стоимость каждого приобретенного (сооруженного, изготовленного) основного средства и приобретенного (созданного самой организацией) нематериального актива, которые были оплачены до перехода на упрощенную систему налогообложения, в виде разницы между ценой приобретения (сооружения, изготовления, создания самой организацией) и суммой начисленной амортизации в соответствии с требованиями главы 25 Кодекса.

При переходе на упрощенную систему налогообложения организации, применяющей систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог) в соответствии с главой 26.1 Кодекса, в графе 8 раздела II на дату указанного перехода отражается остаточная стоимость каждого приобретенного (сооруженного, изготовленного) основного средства и приобретенного (созданного самой организацией) нематериального актива, определяемые исходя из их остаточной стоимости на дату перехода на уплату единого сельскохозяйственного налога, уменьшенной на сумму расходов, определяемых в порядке, предусмотренном подпунктом 2 пункта 4 статьи 346.5 Кодекса, за период применения главы 26.1 Кодекса.

Остаточная стоимость каждого приобретенного (сооруженного, изготовленного) основного средства и приобретенного (созданного самой организацией) нематериального актива до перехода на упрощенную систему налогообложения указывается в графе 8 раздела II в том отчетном (налоговом) периоде применения упрощенной системы налогообложения, в котором произошло последним по времени одно из следующих событий:

ввод в эксплуатацию объекта основных средств (принятие объекта нематериальных активов на бухгалтерский учет);

подача документов на государственную регистрацию прав на объект основных средств;

оплата (завершение оплаты) расходов на приобретение (сооружение, изготовление) объекта основных средств и приобретение (создание самим налогоплательщиком) объекта нематериальных активов.

Расходы на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, приобретенных до перехода на упрощенную систему налогообложения, отражаются в графе 8 раздела II в том отчетном (налоговом) периоде, в котором в период применения упрощенной системы налогообложения произошло последним по времени одно из следующих событий:

ввод в эксплуатацию объекта основных средств;

подача документов на государственную регистрацию прав на объект основных средств;

оплата (завершение оплаты) расходов на приобретение (сооружение, изготовление) объекта основных средств.

30. В графе 9 раздела II указывается количество кварталов эксплуатации в налоговом периоде оплаченного и введенного в эксплуатацию (принятого к бухгалтерскому учету) объекта основных средств или нематериальных активов.

31. В графе 10 раздела II указывается доля стоимости приобретенного (сооруженного, изготовленного) объекта основных средств или приобретенного (созданного самим налогоплательщиком) объекта нематериальных активов, принимаемая в расходы в соответствии с пунктом 3 статьи 346.16 Кодекса, за налоговый период.

32. В графе 11 раздела II указывается доля стоимости приобретенного (сооруженного, изготовленного) объекта основных средств или приобретенного (созданного самим налогоплательщиком) объекта нематериальных активов, принимаемая в расходы за каждый квартал отчетного (налогового) периода, определяемая как частное данных граф 10 раздела II и 9 раздела II.

Значение данного показателя округляется до второго знака после запятой.

33. В графе 12 раздела II указывается сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, включаемая в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу за каждый квартал налогового периода.

При этом по приобретенным (сооруженным, изготовленным) объектам основных средств или приобретенным (созданным самим налогоплательщиком) объектам нематериальных активов и введенным в эксплуатацию (принятым к бухгалтерскому учету) в период применения упрощенной системы налогообложения, данная сумма определяется как произведение граф 6 раздела II и 11 раздела II, деленное на 100.

По приобретенным (сооруженным, изготовленным) объектам основных средств и приобретенным (созданным самим налогоплательщиком) объектам нематериальных активов до перехода на упрощенную систему налогообложения, данная сумма определяется как произведение граф 8 раздела II и 11 раздела II, деленное на 100.

Сумма расходов, относящаяся к каждому кварталу налогового периода, по графе 12 раздела II отражается в последнее число отчетного (налогового) периода в графе 5 раздела I Книги учета доходов и расходов.

34. В графе 13 раздела II указывается сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, включаемая в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы, за налоговый период. Данная сумма расходов определяется как произведение граф 12 раздела II и 9 раздела II.

35. В графе 14 раздела II указывается сумма расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств, а также расходы на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учтенная в составе расходов при исчислении налоговой базы по налогу за предыдущие налоговые периоды (данные графы 13 раздела II Книги учета доходов и расходов за предыдущие налоговые периоды).

По приобретенным (сооруженным, изготовленным) основным средствам и приобретенным (созданным самим налогоплательщиком) нематериальным активам и введенным в эксплуатацию (принятым к бухгалтерскому учету) в период применения упрощенной системы налогообложения графа 14 раздела II не заполняется.

36. В графе 15 раздела II указывается оставшаяся часть расходов на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, подлежащая списанию в последующих налоговых периодах (разность графы 8 раздела II и граф 13 раздела II и 14 раздела II).

По приобретенным (сооруженным, изготовленным) основным средствам и приобретенным (созданным самим налогоплательщиком) нематериальным активам и введенным в эксплуатацию (принятым к бухгалтерскому учету) в период применения упрощенной системы налогообложения графа 15 раздела II не заполняется.

37. В графе 16 раздела II указывается дата (число, месяц и год) выбытия (реализации) объекта основных средств или нематериальных активов.

38. По итоговой строке данного раздела за отчетный (налоговый) период указывается сумма значений показателей граф 6 раздела II, 8 раздела II, 12 - 15 раздела II.

39. Раздел III "Расчет суммы убытка, уменьшающей налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением упрощенной системы налогообложения" (далее - раздел III) Книги учета доходов и расходов заполняется налогоплательщиком, выбравшим объект налогообложения в виде доходов, уменьшенных на величину расходов, и получившим по итогам предыдущего (предыдущих) налогового (налоговых) периода (периодов) убытки от осуществляемой предпринимательской деятельности, в отношении которой применяется упрощенная система налогообложения.

Налогоплательщик вправе осуществлять перенос убытка на будущие налоговые периоды в течение 10 лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором получен этот убыток. Налогоплательщик вправе перенести на текущий налоговый период сумму полученного в предыдущем налоговом периоде убытка. Убыток, не перенесенный на следующий год, может быть перенесен целиком или частично на любой год из последующих девяти лет. Если налогоплательщик получил убытки более чем в одном налоговом периоде, перенос таких убытков на будущие налоговые периоды производится в той очередности, в которой они получены.

40. По коду строки "010" раздела III указывается сумма убытков, полученных по итогам предыдущих налоговых периодов, которые не были перенесены на начало истекшего налогового периода, а по кодам строк "020" - "110" раздела III указываются суммы убытка по годам их образования (соответствуют значениям показателей по кодам строк "150" - "250" раздела III Книги учета доходов и расходов за предыдущий налоговый период).

41. По коду строки "120" раздела III указывается налоговая база за истекший налоговый период (соответствует значению показателя по коду строки "040" справки к разделу I Книги учета доходов и расходов).

42. По коду строки "130" раздела III указывается сумма убытков, на которую налогоплательщик фактически уменьшил налоговую базу за истекший налоговый период (в пределах суммы убытков, полученных по итогам предыдущих налоговых периодов, которые не были перенесены на начало истекшего налогового периода, указанных по строке "010").

43. По коду строки 140" раздела III указывается сумма убытка за истекший налоговый период (соответствует значению показателя по коду строки "041" справки к разделу I Книги учета доходов и расходов).

44. По коду строки "150" раздела III указывается сумма убытков на начало следующего налогового периода, которые налогоплательщик вправе перенести на будущие налоговые периоды (соответствует значению показателя по коду строки "010" раздела III - код строки "130" раздела III + код строки "140" раздела III).

Значение показателя по коду строки "150" раздела III переносится в раздел III Книги учета доходов и расходов за следующий налоговый период и указывается по коду строки "010" раздела III.

45. По кодам строк "160" - "250" раздела III указываются суммы убытков, которые не были перенесены при уменьшении налоговой базы за истекший налоговый период, по годам их образования. Сумма значений показателей по кодам строк "160" - "250" раздела III соответствует значению показателя по коду строки "150" раздела III Книги учета доходов и расходов.

Значения показателей по кодам строк "160" - "250" раздела III переносятся в раздел III Книги учета доходов и расходов за следующий налоговый период и указываются по кодам строк "020" - "110" раздела III.

46. Раздел IV "Сумма торгового сбора, уменьшающая сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу), исчисленного по объекту налогообложения от вида предпринимательской деятельности, в отношении которого установлен торговый сбор" (далее - раздел IV) Книги учета доходов и расходов заполняется налогоплательщиком, выбравшим объект налогообложения в виде доходов.

47. В разделе IV отражается сумма уплаченного торгового сбора, уменьшающая сумму налога, уплачиваемого в связи с применением упрощенной системы налогообложения (авансовых платежей по налогу), исчисленного по объекту налогообложения от вида предпринимательской деятельности, в отношении которого в соответствии с главой 33 Кодекса установлен торговый сбор.

48. В графе 1 раздела IV указывается порядковый номер регистрируемой операции.

49. В графе 2 раздела IV указывается дата и номер первичного документа, на основании которого осуществлена регистрируемая операция.

50. В графе 3 раздела IV указывается период, за который произведена уплата торгового сбора.

51. В графе 4 раздела IV указывается сумма уплаченного торгового сбора.