Приложение. План мероприятий по оптимизации государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных Государственным казённым учреждением "Архив города Севастополя" и иными государственными органами и организациями, расположенными на территории города Севастополя"

Приложение
УТВЕРЖДЕН
приказом Департамента
управления делами Губернатора
и Правительства Севастополя
от 01.12.2023 N 52

План мероприятий по оптимизации государственной услуги "Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных Государственным казённым учреждением "Архив города Севастополя" и иными государственными органами и организациями, расположенными на территории города Севастополя"

N п/п	Мероприятие	Дата начала	Дата окончания	Ответственный	Результат
1.	Организационные мероприятия
1.1.	Назначение заместителя руководителя, ответственного за реализацию плана мероприятий		31.12.2023	Заместитель директора Департамента управления делами Губернатора и Правительства Севастополя (далее - Департамент)	Распоряжение о назначении заместителя руководителя, ответственного за реализацию плана мероприятий
1.2.	Определение структурного подразделения, ответственного за реализацию плана мероприятий		31.12.2023	Заместитель директора Департамента	Ведомственный акт
1.3.	Определение ответственного за качество предоставления государственной услуги		31.12.2023	Заместитель директора Департамента	Ведомственный акт
1.4.	Определение структурного подразделения, ответственного за контроль качества предоставления государственной услуги		31.12.2023	Заместитель директора Департамента	Ведомственный акт
1.5.	Определение уполномоченного на досудебное рассмотрение жалоб по предоставлению государственной услуги		31.12.2023	Заместитель директора Департамента	Ведомственный акт
2.	Оптимизация взаимодействия с заявителем
2.1.	Реинжиниринг процессов предоставления государственных услуг при очном взаимодействии
2.1.1.	Обеспечение возможности предварительной записи на прием в Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента управления Делами Губернатора и Правительства Севастополя для подачи заявления и документов		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Ведомственный акт / внесение изменений в соответствующий административный регламент предоставления государственной услуги / отчет о реализации
2.1.2.	Обеспечение уведомления заявителя о предстоящей записи на прием для подачи заявления и документов		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Ведомственный акт / внесение изменений в соответствующий административный регламент предоставления государственной услуги / отчет о реализации
2.1.3.	Обеспечение информирования заявителя о предстоящих шагах и действиях, которые он должен совершить на каждом шаге, при получении государственной услуги		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Ведомственный акт / внесение изменений в соответствующий административный регламент предоставления государственной услуги / отчет о реализации
2.1.4.	Обеспечение возможности оценки качества предоставления государственной услуги на каждом пройденном этапе предоставления государственной услуги		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Ведомственный акт / внесение изменений в соответствующий административный регламент предоставления государственной услуги / отчет о реализации
2.2.	Реинжиниринг процессов предоставления государственных услуг по почте
2.2.1.	Обеспечение возможности оценки качества взаимодействия при предоставлении государственной услуги		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Ведомственный акт / внесение изменений в соответствующий административный регламент предоставления государственной услуги / отчет о реализации
2.3.	Реинжиниринг процессов консультирования заявителя, предоставления технической поддержки
2.3.1.	Обеспечение своевременной актуализации базы знаний, содержащей шаблоны ответов на типовые вопросы		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Ведомственный акт / отчет о реализации
2.4.	Обеспечение инициативного уведомления заявителя о ходе (статусе) и результате оказания государственной услуги 1 и информирования заявителя
2.4.1.	Обеспечение уведомления заявителя об изменении статуса оказания государственной услуги		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Ведомственный акт / отчет о реализации
2.4.2.	Создание раздела с ответами на часто задаваемые вопросы в рамках предоставления государственной услуги на официальном сайте		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Ведомственный акт / отчет о реализации
3.	Создание системы обратной связи
3.1.	Организация сбора обратной связи по государственной услуге		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Отчет о реализации / внесение изменений в соответствующий административный регламент предоставления государственной услуги
3.2.	Обеспечение возможности онлайн оценки государственной услуги на любом этапе ее предоставления и после получения результата		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Отчет о реализации / внесение изменений в соответствующий административный регламент предоставления государственной услуги
3.3.	Формирование системы управления изменениями на основании полученной обратной связи 2 , механизма рассмотрения предложений заявителей о доработке государственной услуги		31.12.2024	Управление архивным делом в городе Севастополе Департамента	Ведомственный акт
4.	Определение порядка проведения реинжиниринга государственной услуги
4.1.	Определение порядка реализации мероприятий по реинжинирингу процесса оказания государственной услуги, в том числе разработки плана по улучшению клиентского пути		31.12.2024	Заместитель директора Департамента	Ведомственный акт
4.2.	Определение порядка и периодичности актуализации клиентских сегментов и типовых потребностей заявителей		31.12.2024	Заместитель директора Департамента	Ведомственный акт

------------------------------

¹_{Инициативное уведомление обеспечивается независимо от использованного канала взаимодействия для подачи заявления и документов клиентом (заявителем).}

²_{Использование полученной обратной связи для выявления и изучения потребностей клиентов (заявителей), проектирования и реинжиниринга государственной услуги (сервиса).}