Подраздел 15. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Подраздел 15. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

135. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению.

136. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении номенклатуры дел Министерства;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

3) при подготовке к передаче дел в архив Министерства;

4) при подготовке дел к передаче в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

137. Экспертизу ценности документов организует и проводит экспертная комиссия Министерства, положение о которой утверждается правовым актом Министерства по согласованию с Министерством культуры Омской области.

В состав экспертной комиссии Министерства включается представитель Исторического архива (по согласованию).

138. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Министерства, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой дел Министерства.

139. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за ведение делопроизводства, при методической и практической помощи и под контролем лица, ответственного за ведение архива Министерства.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (в лицевых карточках, распоряжениях и др.), подшивку или переплет дела.

Формы номенклатуры дел Министерства и его структурных подразделений, обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела оформляются в соответствии с приложениями N 9 - 12 к Инструкции.

140. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет.

141. Описи дел в структурных подразделениях постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив Министерства составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.

Опись личных дел лиц, замещающих государственные должности Омской области, прекративших исполнение соответствующих полномочий, составляется управлением документооборота по окончании каждого делопроизводственного года по форме внутренней описи документов не позднее чем через 3 года после прекращения исполнения полномочий лиц, замещающих государственные должности Омской области.